李曉玉

現(xiàn)在人們已進入信息化時代，信息數(shù)據(jù)利用率不斷提高，在此背景下，檔案管理工作也面臨更大的挑戰(zhàn)，需要順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，對原有的工作模式進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整優(yōu)化，以滿足新時代的發(fā)展要求。貫徹落實檔案電子信息化管理，構(gòu)建完善檔案管理體系，積極運用各項先進手段，不斷提高電子檔案管理水平，是目前需要研究的重要內(nèi)容。

一、檔案電子信息化管理概述

新時代背景下的檔案電子信息化管理，利用計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及多媒體等設(shè)備完成對各項數(shù)據(jù)信息的管理，與傳統(tǒng)的人工手動管理方式相比，具有更大的優(yōu)勢。簡單來講，就是將電子信息系統(tǒng)作為管理核心，采取有效手段實現(xiàn)對檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一化管理，整個管理流程具有更強的傳遞性與交互性。以信息系統(tǒng)為載體，構(gòu)建功能完善的數(shù)據(jù)鏈，以便更好地實現(xiàn)檔案信息資源的歸檔、分類、管理以及存儲，每一個環(huán)節(jié)的保障性更強，對外部因素的抵抗力也更大，保證了檔案信息的完整性與安全性，同時也可以進一步提高檔案管理綜合效率［1］。目前來看，信息的應(yīng)用越來越廣泛，社會整體信息化水平不斷提升，開展檔案電子信息化管理已勢在必行。必須正視目前管理工作中存在的不足與缺陷，積極進行調(diào)整，不斷豐富電子檔案的渠道載體以及管理方式，改革創(chuàng)新電子檔案管理模式，爭取在最短的時間內(nèi)取得顯著的成績。

二、檔案電子信息化管理的注意事項

（一）創(chuàng)新意識不足

檔案管理存在量大、專業(yè)性強的特點，所有信息的歸檔、分類、管理以及存儲，不僅要保證較高的工作效率，更要確認檔案內(nèi)容的完整性與真實性，以及檔案資料的安全性。相比傳統(tǒng)的手工管理，檔案電子信息化管理的效率更高，但是因為相關(guān)領(lǐng)域起步較晚，目前部分文件依然采用封閉或半封閉管理方式。尤其是創(chuàng)新意識不足，導(dǎo)致相關(guān)管理技術(shù)更新緩慢，缺乏專業(yè)經(jīng)驗作為支持，檔案電子信息管理模式面臨巨大的阻礙。同時，內(nèi)部結(jié)構(gòu)體制問題的存在，決定了信息化管理模式資金的不足，很多配置尚未完善，無法集中性地開展信息化建設(shè)［2］。維持檔案管理部門運營的資源來源于財政撥款，但是因為思想尚未認識到此方面的重要性，無法為檔案管理部門的信息化建設(shè)提供有力的財政支持，無疑加大了檔案電子信息化建設(shè)的難度。

（二）專業(yè)能力較低

檔案電子信息化管理的前提是電子信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，面對日益增多的檔案資料，想要保證較好的工作質(zhì)量，務(wù)必保證所用技術(shù)有較強的適應(yīng)性與有效性，能夠?qū)λ袡n案資料進行全面收集、存儲、分析、管理與應(yīng)用。這就對檔案管理人員提出了更高的要求，相比以往的手工作業(yè)模式，信息化管理涉及的技術(shù)以及理論復(fù)雜度較高，管理人員想要在短時間內(nèi)熟練掌握相關(guān)技術(shù)將面臨較大的困難。并且，鑒于檔案資料的特殊性，必須保證其真實性與完整性，信息技術(shù)的應(yīng)用對此具有至關(guān)重要的影響。目前我國相關(guān)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用還存在較大的不足，在很大程度上限制了檔案電子信息化管理效率與質(zhì)量的提升。

（三）管理體制缺失

檔案管理工作不僅工作量大，且對工作質(zhì)量有十分嚴(yán)格的要求，所有信息的處理必須規(guī)范準(zhǔn)確，嚴(yán)格按照流程進行，這就需要以滿足實際工作需求為根本，制定具有針對性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為整個管理工作的開展提供依據(jù)與支持。雖然我國檔案管理相關(guān)流程已經(jīng)比較完善，但是應(yīng)用年限較短的電子辦公依然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理質(zhì)量參差不齊。檔案電子信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，需要就書寫、錄入、保存等環(huán)節(jié)進行指導(dǎo)，并對文書檔案資料收集、管理、使用等多個環(huán)節(jié)制定明確標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作執(zhí)行的科學(xué)性與有效性［3］。

三、檔案電子信息化管理執(zhí)行方法

（一）調(diào)整工作理念

在信息化技術(shù)水平快速發(fā)展的前提下，進一步提高檔案管理綜合效率，首先要做的就是完成思想意識的轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)工作理念的限制，遵循時代發(fā)展趨勢，樹立信息化、數(shù)字化管理理念。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案電子信息化管理模式的適應(yīng)性更強，將信息系統(tǒng)作為核心，以計算機網(wǎng)絡(luò)為載體，靈活運用各種信息化手段，實現(xiàn)檔案資料的收集、存儲、管理以及應(yīng)用全流程的優(yōu)化，在保證檔案資料安全管理的同時，為后期靈活應(yīng)用創(chuàng)造有利條件［4］。信息化管理模式的建立，還能夠進一步提高電子辦公效率，推動檔案管理部門的信息化建設(shè)，實現(xiàn)內(nèi)部系統(tǒng)的建立，為后期各項工作的開展提供保障。

（二）加強財政支持

資金是限制檔案信息化建設(shè)的主要因素，必須正確看待其帶來的系列問題，并爭取獲得更大的財政支持，為下一階段的信息化建設(shè)管理提供更加有利的條件。可根據(jù)時代發(fā)展情況，適當(dāng)擴大資金來源渠道，采取多元化的方式籌措資金，同時更要注重贏得政府部門的支持。檔案管理機構(gòu)要充分利用自身的優(yōu)勢，與政府保持良好的溝通，就信息化建設(shè)問題有效協(xié)商，爭取進一步加強資金支持。并且，檔案管理機構(gòu)從上到下所有人員都需要實現(xiàn)思想意識的創(chuàng)新，明確信息化建設(shè)的重要性與緊迫性，積極爭取獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持與肯定，可以將檔案電子信息管理納入政府重點項目［5］。還要注意工作模式以及服務(wù)模式的創(chuàng)新，不斷提升信息產(chǎn)品的附加價值，更可以借助有效手段開展商業(yè)活動，利用更多的渠道獲取資金。

（三）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

計算機技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，將其靈活地應(yīng)用到檔案管理中，能夠進一步推動整個管理工作效率的提升?，F(xiàn)在檔案載體呈多樣化態(tài)勢，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更強，因此傳統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法滿足實際需求，還需要根據(jù)電子信息化建設(shè)的要求，在原有基礎(chǔ)上對規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行補充完善［6］。應(yīng)對電子檔案建立過程進行嚴(yán)格規(guī)范，確定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條件，保證檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范，便于后期的管理與應(yīng)用。修訂完善相關(guān)制度，配合檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上提高工作執(zhí)行的有效性。

（四）共享信息資源

相比傳統(tǒng)的管理方式，檔案信息化建設(shè)的另一大優(yōu)勢便是可實現(xiàn)信息共享，以電子檔案資料為基礎(chǔ)，推動整個檔案管理流程的高效進行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進行總結(jié)，建立完善的檔案電子信息化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息格式進行管理，并且實現(xiàn)軟件程序的一體化。各個部門之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，按照新制定的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，真正做到信息共享，將信息化與電子化的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，不斷提高檔案管理整體效率。

（五）完善基礎(chǔ)建設(shè)

基礎(chǔ)建設(shè)程度低也是限制檔案電子信息化管理實現(xiàn)的關(guān)鍵要素，很多檔案管理機構(gòu)的網(wǎng)站建設(shè)還存在諸多問題，包括未對自身網(wǎng)站進行準(zhǔn)確定位，以及網(wǎng)站信息更新不及時等。必須加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，深入完成相關(guān)技術(shù)軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善檔案管理信息基礎(chǔ)系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段實現(xiàn)管理工作的自動化與數(shù)字化發(fā)展。同時，加強電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，進一步推動信息共享的實現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實現(xiàn)高效、快速的檔案管理。面對不同的客戶群體，需要建設(shè)相應(yīng)的服務(wù)體系，保證在第一時間實現(xiàn)信息資源的更新。注意提高網(wǎng)站信息的利用率，在真正做到信息共享的同時，保證信息的時效性與準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

檔案電子信息化管理已成為時代發(fā)展的必然趨勢，必須端正態(tài)度，正視目前檔案管理存在的諸多不足，并且積極采取措施完成電子信息化體系建設(shè)，利用更加科學(xué)、規(guī)范的方式提高檔案管理的綜合效率和質(zhì)量，推動整個檔案管理工作的開展。