郁敏潔

海鹽縣濱海工程檢測(cè)有限公司 浙江嘉興 314300

工程建設(shè)前期、中期和后期都會(huì)產(chǎn)生大量的調(diào)查資料，工序資料，參數(shù)資料以及各種合同等內(nèi)容。這些內(nèi)容都需要進(jìn)行收集整理并進(jìn)行歸檔，供工程驗(yàn)收、審計(jì)、監(jiān)督等方面的參考，同時(shí)也是對(duì)整個(gè)工程的真實(shí)記錄，對(duì)工程建設(shè)具有重要影響。因此創(chuàng)優(yōu)工程中不僅需要具有優(yōu)良的實(shí)體工程，同時(shí)還需要具有優(yōu)質(zhì)的工程檔案，這也凸顯出工程檔案管理在工程創(chuàng)優(yōu)中的作用。因此在工程項(xiàng)目開(kāi)展中，需要兼顧工程實(shí)體的建設(shè)以及工程檔案管理的優(yōu)化，但是在實(shí)際工程項(xiàng)目建設(shè)中，管理人員將大部分精力都投放在工程實(shí)體的質(zhì)量管理和控制中，忽視檔案管理的創(chuàng)新工作，導(dǎo)致創(chuàng)優(yōu)工程建設(shè)不理想。接下來(lái)將對(duì)工程檔案優(yōu)化管理的具體對(duì)策進(jìn)行分析。

1 提升工程檔案管理的認(rèn)識(shí)

首先，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在工程項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始前，公司檔案管理部門(mén)需要提升檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的重點(diǎn)工程檔案資料構(gòu)建，使檔案管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并不斷提升檔案管理業(yè)務(wù)水平，豐富檔案管理知識(shí)，為檔案管理工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。其次，做好工程項(xiàng)目檔案管理人員的責(zé)任分工工作，可以采用項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，也就是工程項(xiàng)目法人以及領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，其中包括對(duì)工程項(xiàng)目中的檔案負(fù)責(zé)。因此在工程項(xiàng)目檔案管理中必須要選擇合適的人員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目的檔案管理以及竣工驗(yàn)收，并保證檔案管理與工程項(xiàng)目實(shí)施的同步性，一般以項(xiàng)目總設(shè)計(jì)師和質(zhì)量總監(jiān)作為直接負(fù)責(zé)人，資料管理人員負(fù)責(zé)配合直接負(fù)責(zé)人對(duì)檔案資料的收集、整理和歸檔。最后，保證工程項(xiàng)目管理制度的完善性，工程項(xiàng)目部門(mén)需要制定完善的檔案管理機(jī)制，包括檔案收集、存儲(chǔ)以及應(yīng)用等機(jī)制，并在管理制度中對(duì)檔案管理中各部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行明確劃分[1]。同時(shí)制定工程檔案管理流程制度，根據(jù)工程建設(shè)具體情況明確工程管理資料的內(nèi)容以及具體檔案格式等，使檔案管理人員能夠進(jìn)行有效操作，按照管理制度保證工程程序的合理性。

2 做好重點(diǎn)控制，實(shí)現(xiàn)跟蹤收集

工程項(xiàng)目工作開(kāi)展中，一直將投標(biāo)作為重點(diǎn)，不重視結(jié)算的作用，這也是工程施工中急需要解決的問(wèn)題。針對(duì)這種情況項(xiàng)目部門(mén)需要做好檔案資料收集工作，并使檔案管理與工程施工同步。

2.1 做好重點(diǎn)控制工作

工程建設(shè)中會(huì)涉及到設(shè)計(jì)變更問(wèn)題，必須要做好工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更文件收集工作，保證收集的合理性和全面性。同時(shí)做好工程變更中變更通知單、工程業(yè)務(wù)以及圖紙會(huì)審等方面的工作文件管理。由工程項(xiàng)目資料管理人員負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)變革的各項(xiàng)技術(shù)文件進(jìn)行收集和整理，總工程師負(fù)責(zé)保存，同時(shí)預(yù)算員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，通過(guò)三方面的協(xié)調(diào)配合，保證資料管理工作的有效性，防止重要文件丟失。

2.2 加強(qiáng)資料的跟蹤收集

工程項(xiàng)目檔案資料管理工作開(kāi)展中，資料管理人員需要積極深入現(xiàn)場(chǎng)了解工程的開(kāi)展情況和進(jìn)度，并掌握相應(yīng)的工程建設(shè)信息，督促工程技術(shù)部門(mén)做好檔案資料的收集和管理工作。同時(shí)將收集到的各種資料進(jìn)行報(bào)驗(yàn)，并將收集到的檔案信息向工程管理部門(mén)上交，保證檔案管理工作的及時(shí)性、全面性和完整性，提升工程檔案管理的質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理工作。防止在檔案管理中出現(xiàn)原始材料遺失或者遺漏等情況，為工程創(chuàng)優(yōu)工作開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

2.3 采取三同步管理模式

工程檔案管理工作開(kāi)展中需要遵循三同步原則，具體包括工程立項(xiàng)與竣工資料收集的同步性，工程施工與竣工資料的同步性以及工程驗(yàn)收與竣工資料驗(yàn)收的同步性。在這個(gè)過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)管理模式的規(guī)范，做好對(duì)各項(xiàng)檔案資料的收集、整理和分類，并形成完善的工程檔案案卷。通過(guò)這種檔案管理方式的應(yīng)用，在工程驗(yàn)收過(guò)程中，能夠根據(jù)需要及時(shí)出具相應(yīng)的竣工檔案資料。三同步管理模式能夠?qū)⒐こ坦芾碇袕?fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)分步完成，而且環(huán)環(huán)相扣的管理模式能夠?qū)n案管理人員形成監(jiān)督和提醒作用，保證工程開(kāi)展的質(zhì)量和進(jìn)度[2]。

3 做好檔案管理與項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)工作

工程項(xiàng)目檔案管理工作的主要地點(diǎn)為公司檔案室，其具有對(duì)竣工檔案資料收集、整理和指導(dǎo)、監(jiān)督的作用。工程項(xiàng)目工作建設(shè)中，可以通過(guò)配合和協(xié)調(diào)的管理模式，在檔案室工程開(kāi)始前結(jié)合工程檔案驗(yàn)收和管理要求，總結(jié)竣工檔案資料的收集方法、標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)工程項(xiàng)目管理部門(mén)，則需要結(jié)合具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，做好對(duì)檔案資料管理工作的全程規(guī)范。并為檔案管理人員提供相應(yīng)的指導(dǎo)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問(wèn)題，并加強(qiáng)整改、監(jiān)督和指導(dǎo)。具體包括結(jié)合工程項(xiàng)目各方要求保證資料管理表格的統(tǒng)一性，保證竣工資料各項(xiàng)目開(kāi)展中簽字的齊全性和不漏項(xiàng)性[3]。在書(shū)寫(xiě)材料中所采用的紙張需要以不褪色的材料為主，并對(duì)工程往來(lái)中的各項(xiàng)資料做好歸檔工作。工程項(xiàng)目中的竣工圖要進(jìn)行妥善保管，防止圖紙出現(xiàn)磨損，保證圖紙的清晰性、準(zhǔn)確性和完整性，如果涉及到工程圖紙變更，盡可能保證設(shè)計(jì)變更與施工圖紙、材料以及質(zhì)檢記錄等相符，保證檔案管理中文圖物的一致性。

工程項(xiàng)目管理中做好檔案收集工作是歸檔工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，需要結(jié)合檔案管理部門(mén)提出的檔案收集和管理標(biāo)準(zhǔn)、要求，保證檔案管理質(zhì)量符合要求。在具體實(shí)踐過(guò)程中，檔案管理部門(mén)必須要堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的原則，做好檔案管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

工程項(xiàng)目檔案管理工作的精細(xì)化和完善化是創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)工程的基礎(chǔ)，因此項(xiàng)目工程管理單位必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，正確認(rèn)知工程檔案管理工作，做好項(xiàng)目工程管理的基礎(chǔ)工作內(nèi)容。同時(shí)根據(jù)工程開(kāi)展情況加強(qiáng)重點(diǎn)控制，并根據(jù)工程建設(shè)情況跟蹤收集相關(guān)檔案資料，做好三同步工作，保證資料收集的全面性和準(zhǔn)確性。最后做好檔案部門(mén)與項(xiàng)目部門(mén)的協(xié)調(diào)工作，保證檔案管理工作開(kāi)展的合理性。