張晗

吉林省洮南市逸園公墓管理處 吉林洮南 137100

目前的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)正在處于飛速發(fā)展的新階段，檔案管理也不斷的面臨著許許多多沒(méi)有遇到過(guò)的困難。增強(qiáng)檔案的管理，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)的管理措施等，是現(xiàn)如今提升檔案管理效率的重要任務(wù)。

1 目前檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

現(xiàn)如今，我們即便有了一支穩(wěn)定發(fā)展的檔案人才團(tuán)隊(duì)，但是檔案管理人員團(tuán)隊(duì)的文化程度與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還沒(méi)能夠適應(yīng)新階段開(kāi)展檔案工作的要求，特別是在進(jìn)入新時(shí)代后，了解檔案的內(nèi)容，能夠有效的進(jìn)行檔案信息深入化探究與開(kāi)發(fā)技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員缺乏。

1.2 檔案管理的不規(guī)范

當(dāng)下，有些大型的企業(yè)事業(yè)單位或者專(zhuān)業(yè)的檔案館都常常存在著不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在檔號(hào)的不規(guī)范，案卷標(biāo)題的不規(guī)范，很多的案卷沒(méi)有全面的卷內(nèi)目錄，最后是卷與卷的很混亂的組合現(xiàn)象。

1.3 檔案檢索效率不高

檔案進(jìn)行檢索的措施主要是手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索。在現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的手工檢索很普遍的在應(yīng)用。各個(gè)檔案部門(mén)在手工檢索的方式上做了很多的工作，從而編制了很多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)求多的現(xiàn)象，產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)知，認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)的質(zhì)量就越好[1]。

1.4 信息開(kāi)發(fā)與編研工作上也存在很多的問(wèn)題

很多的檔案部門(mén)為了達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)完善從而敷衍檢查很隨意的選幾個(gè)題人人都能夠來(lái)進(jìn)行編研，這樣就會(huì)使其編研的產(chǎn)品層次質(zhì)量低、實(shí)用性小、利用性更小。即便有些選題很好緊緊跟著目前的形勢(shì)，但是因?yàn)榫幯械臅r(shí)間過(guò)于長(zhǎng)，從而使其失去了時(shí)效性進(jìn)而影響了作用的效果。

2 怎么樣做好檔案管理工作

2.1 從思想上重視支持檔案工作

檔案工作是各個(gè)管理工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)一定要對(duì)檔案工作加以重視，要本著對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度。全面落實(shí)的增強(qiáng)檔案工作的指引，做到重視到位、投入到位、支持到位。要定期的聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)有效的探究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，為檔案管理工作的有序開(kāi)展創(chuàng)造有利的環(huán)境。

2.2 積極的做好宣傳工作，增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任心

積極有效的進(jìn)行宣傳工作，對(duì)整理的資料進(jìn)行認(rèn)真的審核，把真實(shí)有效的材料歸集到人事檔案當(dāng)中，嚴(yán)格把控質(zhì)量。在檔案鑒別的過(guò)程時(shí)，檔案管理人員一定要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、保證檔案的真實(shí)有效。全面的認(rèn)知到員工人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要作用，不斷的優(yōu)化工作方式、工作方式、創(chuàng)新工作模式、提高工作效率，從而提升服務(wù)質(zhì)量與工作質(zhì)量。在進(jìn)行鑒別時(shí)，能夠辨別是非，一定要把虛假的資料排查除外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)有效。

2.3 要健全企業(yè)檔案管理制度

建立完善的整體檔案工作管理制度，包括建立機(jī)構(gòu)，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確職責(zé)分工，組建網(wǎng)絡(luò)管理，確保檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與平穩(wěn)良好發(fā)展，使其檔案的工作與企業(yè)的改革與發(fā)展共同進(jìn)行，從而使其企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所形成的重要檔案全部的保存起來(lái)，確保歸檔的文件材料全面、整齊、精準(zhǔn)、系統(tǒng)[2]。

2.4 全面注重檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

增強(qiáng)對(duì)其自身的宣傳，提高對(duì)檔案工作人員的社會(huì)形象，加強(qiáng)檔案工作人員的榮譽(yù)感、自豪感。實(shí)行多層次、多角度、多方式的檔案工作業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)能力與文化綜合素質(zhì)。建立完善的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，從物質(zhì)與精神上進(jìn)行激勵(lì)，從而使其檔案工作人員甘愿奉獻(xiàn)精神的塑造。

2.5 提高對(duì)檔案保管條件的投入

進(jìn)行檔案保管條件的投入首要是要配備現(xiàn)代化的設(shè)施。以經(jīng)濟(jì)適用、適當(dāng)超前的原則，配套必要的信息化硬件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)終端與打印機(jī)等外設(shè)、數(shù)字化掃描設(shè)備、光盤(pán)刻錄機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、路由器等等網(wǎng)絡(luò)連接配套設(shè)備等。再有就是建立數(shù)字化檔案室軟件平臺(tái)[3]。在信息化大環(huán)境下，軟件系統(tǒng)已經(jīng)成為了新時(shí)期的檔案管理模式的中心，檔案信息的收集、管理、利用等各個(gè)流程都離不開(kāi)軟件平臺(tái)的支持，尤其是對(duì)于已經(jīng)開(kāi)展的電子文件的歸集整合檔案與管理的企業(yè)單位，一定要配套與電子文件一體化的管理需求對(duì)應(yīng)的數(shù)字化檔案軟件信息平臺(tái)。最后是對(duì)檔案的保護(hù)，做到防火、防盜、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防有害氣體等安全的防護(hù)需求，嚴(yán)禁出現(xiàn)霉變、褪色、蟲(chóng)蛀、鼠咬現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.6 嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理

檔案收集的紙張、規(guī)格、排版都要嚴(yán)格的符合國(guó)家的相關(guān)規(guī)定。嚴(yán)格的依照程序發(fā)布公文。文章要合理，文章的格式要規(guī)范。在做好歸檔文件資料的收集。對(duì)檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，同時(shí)還要不斷的提升全員檔案的意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)全面的有效管理，進(jìn)而做好對(duì)企業(yè)檔案資料的收集工作，實(shí)際的提升各種檔案的精準(zhǔn)、完整、歸檔、查準(zhǔn)。還有就是實(shí)行集中的統(tǒng)一管理，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)形成的各種領(lǐng)域、各種項(xiàng)目的檔案，都要不斷的歸集到本單位的綜合檔案整體管理，各個(gè)相關(guān)部門(mén)管理人員都要全部歸集到單位檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理，各個(gè)單位的檔案、人員都要在檔案部門(mén)的整體管理下有序的進(jìn)行檔案工作。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是日常工作中最為重要的構(gòu)成部分之一。檔案管理工作管理水平的提升也一定要增強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展。檔案管理是一個(gè)非常復(fù)雜且重要的工作。所以，要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而不斷的對(duì)其解決完善，并且從各個(gè)方面著重的增強(qiáng)檔案的管理。