文/山東省血液中心 王靜

血站人事檔案管理是血站人力資源管理的重點工作之一，在血站公開招聘、專技人才隊伍建設(shè)以及干部選拔考察任用等方面起到了十分重要的作用。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，對血站人事檔案管理工作和管理者均提出了更高的要求。我國現(xiàn)已全面邁入信息化和科技化的時代，為順應(yīng)時代的發(fā)展，需不斷提升血站人事檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，本文基于PDCA循環(huán)原理，對人事檔案信息化開展了一系列優(yōu)化工作，以期能夠找出現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問題，并給出有效的工作措施，進而提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、血站人事檔案管理內(nèi)容及PDCA循環(huán)

（一）血站人事檔案管理內(nèi)容。血站人事檔案包括履歷表、考核表、學(xué)習(xí)學(xué)歷材料、職稱材料、黨團材料、獎懲材料、工資材料、任免材料等，是血站工作人員在學(xué)習(xí)、工作、職稱、科研學(xué)術(shù)、獎懲等方面的真實記錄和反映。人事檔案的有效管理有利于血站人事管理，是血站人事管理科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)化的前提。

（二）PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)最初是由美國質(zhì)量管理專家提出的環(huán)式四階段循環(huán)管理模型，目的是提高管理質(zhì)量。原理是將計劃、實施、檢查、處理四個步驟循環(huán)結(jié)合，通過四步驟評價、分析，提出解決方法，且四步驟不斷循環(huán)，形成閉環(huán)模型，在循環(huán)中螺旋上升提高管理質(zhì)量。在這個閉環(huán)中相互促進、相互優(yōu)化、相互補充。將這一模型應(yīng)用于血站人事檔案管理，能夠提升管理的效率性與嚴(yán)謹性。

二、新時期血站人事檔案管理存在的問題

新時期，血站人事檔案管理工作者應(yīng)該在工作能力和綜合素質(zhì)等方面進一步提升，必須具備相應(yīng)能力素養(yǎng)，才能更好地促進血站檔案管理工作發(fā)展。然而，目前國內(nèi)許多血站對于檔案管理工作者的能力素養(yǎng)重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。

（一）重視程度不夠。目前國內(nèi)大部分血站對人事檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作滯后，只是工作重心放到擴展血站規(guī)模和采供血專業(yè)人員素質(zhì)發(fā)展上，而忽略了檔案管理人才的引進與培養(yǎng)，使得現(xiàn)有檔案管理工作者的綜合素質(zhì)不高，未能達到新時期的要求，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量并不高，在一定程度上約束了血站的發(fā)展。有的血站把主要精力放在單位的文書檔案管理上，忽視了人事檔案的管理。

（二）缺少專業(yè)人士檔案管理人才。一直以來，我國血站人事檔案管理容易受到忽視，對于相關(guān)檔案管理工作人員的挑選亦不受重視，一部分人事檔案管理員缺乏系統(tǒng)的理論知識，導(dǎo)致業(yè)務(wù)不熟練，工作中頻頻出錯，缺少專業(yè)知識和判斷力，盡管工作中花費了大量的時間和精力，但是很難保證工作質(zhì)量，極大地降低了檔案管理的工作效率。另外，部分血站缺少嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案管理人員素質(zhì)低下，對于管理工作認識不足，沒有充分發(fā)揮出人事檔案對于人力資源管理工作的積極作用，這些都阻礙了血站檔案管理工作的開展。

（三）人事檔案管理者多為兼職人員，導(dǎo)致管理水平不能精益求精。許多血站的人事檔案管理者多為兼職，因忙于其他人事事務(wù)性工作，沒有精力對檔案散材料及時歸檔整理，有的甚至連續(xù)幾年沒有進檔整理，遇到上級檢查任務(wù)時出現(xiàn)突擊加班加點整理的現(xiàn)象，對人事檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生了很大影響。

所以，血站在未來發(fā)展的過程中，應(yīng)進一步提升人事檔案管理的重視程度，采取科學(xué)、有效的方式，增強血站工作隊伍的能力素養(yǎng)。

三、PDCA循環(huán)在提升血站人事檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用

（一）Plan（計劃）階段。P計劃階段是運用PDCA循環(huán)管理工具分析，現(xiàn)階段可以從以下幾個方面來提升人事檔案信息化的管理水平：1.加大重視程度。要想讓血站領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案管理的重要性，需要做好相應(yīng)的宣傳工作，向領(lǐng)導(dǎo)充分闡述和解釋利用信息化管理對于人事檔案工作的重要性，并在日常工作中向相關(guān)科室的工作人員普及人事檔案管理的重要性，對于日常產(chǎn)生的學(xué)歷、獎勵等與人事檔案緊密相關(guān)的材料需及時向人事部門歸檔，共同做好檔案的管理工作。2.充分發(fā)揮信息化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用。建立相關(guān)管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，將責(zé)任細化，避免出現(xiàn)工作混亂的情況。制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，讓所有檔案管理人員按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，降低人事檔案管理的隨意性。利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案工作水平，有利于從技術(shù)上防止檔案涂改造假。3.加強對檔案管理者的教育和培訓(xùn)，使其真正意識到工作的意義和重要性。尤其對新任的檔案管理者，應(yīng)增加繼續(xù)教育培訓(xùn)力度，通過參加遠程教育平臺學(xué)習(xí)和外出參加相關(guān)的培訓(xùn)班、會議等方式不斷地加強自身的專業(yè)能力水平，更好地為血站人力資源工作服務(wù)。

（二）Do（實施）階段。D階段是在第一階段（P階段）制定的總體目標(biāo)之下進行具體的實施。一是要全面加強人事檔案管理者的綜合素質(zhì)。對于出現(xiàn)的問題和環(huán)節(jié)等向相關(guān)工作人員準(zhǔn)確傳達，以不斷增強相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提高對于檔案管理重要性的認識，提升其專業(yè)素質(zhì)。還應(yīng)細化工作流程，明確工作責(zé)任。委派專門工作人員對檔案采集、裝訂和驗收工作進行檢查，減少信息錯誤情況的發(fā)生。二要全方面提升信息化的正確性和高效性。為了提升工作效率，便于人事信息的查閱審核，在改版審核工作當(dāng)中一旦出現(xiàn)特殊情況，需要及時形成電子檔案；目錄編輯和檔案掃描的工作責(zé)任由專人獨自承擔(dān)，掃描檔案是對檔案目標(biāo)編輯情況的檢查和核對，由一個人承擔(dān)這兩種工作責(zé)任，當(dāng)出現(xiàn)目錄編輯情況不準(zhǔn)確時，其可以將錯誤情況及時地反饋給系統(tǒng)并進行及時修改，提升了工作效率；還應(yīng)嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定做好干部人事數(shù)字檔案工作。三要根據(jù)相關(guān)的歸檔制度，做好日常人事檔案材料的歸檔工作，確保資料的完成性和無誤性。同時做好檔案的驗真工作。對呈遞上來的人事檔案材料進行真?zhèn)伪鎰e，確保認識檔案的真實性和權(quán)威性，同時應(yīng)及時處理不符合條件的材料，對于信息失真的材料嚴(yán)禁其入檔。

（三）Check（檢查）階段。C階段主要是在第一階段（P階段）制定的總體目標(biāo)之下，重點側(cè)重于查錯防弊，增加前兩階段的容錯率，同時注重總結(jié)工作。在具體實施后，對于落實檢查實施情況根據(jù)目標(biāo)，核查任務(wù)完成情況，分析任務(wù)完成過程，檢查工作完成與目標(biāo)的偏離程度，從而發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問題點，進行相應(yīng)的總結(jié)歸納，并分析形成問題的原因。分析原因需要結(jié)合實施階段的工作記錄，留下關(guān)鍵步驟痕跡。通過這一階段的開展，針對優(yōu)化措施實行的效果，通過工作量抽查、人事信息質(zhì)量、小組成員及歸檔人員的實際評價，驗證工作開展的有效性，從而達到提升人事檔案管理的工作效率和信息錄入質(zhì)量的目的，保證檔案庫信息的完整性和嚴(yán)謹性。同時為處置階段總結(jié)關(guān)鍵點、關(guān)鍵問題打下基礎(chǔ)。

（四）Action（處置）階段。A階段將針對C階段發(fā)現(xiàn)的問題，通過積極的解決和改進，將相關(guān)的整改方案進行推廣。要按時組織相關(guān)會議進行討論、考評，分析檢查結(jié)果，并進行總結(jié)，以便及時吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，并討論改進措施。討論出的改進措施，要第一時間上報，并對其實施成果進行分析等，上級部門根據(jù)上報內(nèi)容及具體情況，制定下一輪PDCA循環(huán)計劃。此階段以干部人事檔案專項審核工作為例進行說明：要結(jié)合上級的規(guī)定和要求，對干部人事檔案中出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份，尤其是檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等進行嚴(yán)格審核。對出生日期有涂改、出生日期信息記載前后不一致、出生日期公農(nóng)歷未換算的人員檔案材料進行再驗證。做到逐條梳理、查漏補缺、仔細鑒別、規(guī)范整理，一是突出嚴(yán)肅性，嚴(yán)把審核質(zhì)量關(guān)，采取初審和復(fù)審交叉進行的方式進行審核。二是突出準(zhǔn)確性，對檔案中的原有材料和新補充材料，逐份審查，準(zhǔn)確鑒別。三是嚴(yán)肅工作紀(jì)律。對審核中出現(xiàn)的新問題及時向站領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門匯報，通過一系列措施，按照上級要求保質(zhì)保量完成工作任務(wù)，達到預(yù)期目的。

四、結(jié)語

血站人事檔案管理工作可以通過利用PDCA質(zhì)量改進工具，對血站當(dāng)前的人事檔案管理模式進行完善和優(yōu)化，計劃階段注意人員和硬件建設(shè)，提升對人事檔案的認識。實施階段嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定，注意檔案工作的實效性和嚴(yán)謹性，檢查階段注意人事檔案完整性和連貫性，處置階段注重補充和總結(jié)檔案整理過程的問題，從而為下一循環(huán)管理階段提供基礎(chǔ)，使PDCA質(zhì)量改進工具更好地服務(wù)并不斷促進血站人事檔案管理工作，順應(yīng)信息化、科技化時代要求，提高血站人力資源管理水平和工作效率。