文/煙臺(tái)市疾病預(yù)防控制中心 閆愛(ài)軍

疾控中心在實(shí)施各項(xiàng)工作中，檔案資源在其中發(fā)揮著非常重要的參考作用，在最大程度上提升疾控檔案管理資料使用效率與價(jià)值，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理工作中面臨的重點(diǎn)問(wèn)題。如今，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化逐漸成為各個(gè)行業(yè)主要的發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公方式，在對(duì)資料進(jìn)行收集、整理以及查閱時(shí)，都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成。檔案就是對(duì)信息技術(shù)使用的基礎(chǔ)上，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力、傳輸能力以及存儲(chǔ)等功能作用充分發(fā)揮出來(lái)，從而在更大程度上提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。因此，對(duì)于我國(guó)疾控中心而言，通過(guò)加強(qiáng)電子檔案管理建設(shè)工作，不但可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)復(fù)雜的檔案管理方式，對(duì)于整個(gè)檔案管理工作發(fā)展也有著非常重要的推動(dòng)作用。

一、目前疾控中心檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺少先進(jìn)的檔案管理觀念。通常情況下，疾控中心的各項(xiàng)研究工作都是在疾控檔案資料分析的基礎(chǔ)上開(kāi)展的。所以，疾控檔案資料在疾病研究過(guò)程中起到了非常重要的參考作用。但在目前疾控檔案管理工作中還存在著非常多的問(wèn)題，這主要是因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，很多檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在思想方面沒(méi)有樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，很多情況下會(huì)認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行收集與整理，沒(méi)有根據(jù)具體情況制定出完善的檔案管理制度，同時(shí)各方面投入的資源不足。長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致疾控檔案管理工作在整體上呈現(xiàn)出了非常明顯的復(fù)雜性與混亂性等特點(diǎn)。另外，一些檔案管理人員自身專(zhuān)業(yè)性達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)缺少足夠的檔案管理技能與經(jīng)驗(yàn)，這就導(dǎo)致在實(shí)際的管理工作中，還不能實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理性運(yùn)用，從而對(duì)檔案管理工作的高效性以及完整性帶來(lái)了一定影響，也對(duì)疾控檔案管理工作的開(kāi)展形成了非常嚴(yán)重的阻礙。

（二）檔案資料質(zhì)量有待提升。在疾控中心以往的檔案管理工作中，通常都是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行收集與管理，不但工作量比較大，同時(shí)資料內(nèi)容比較分散，導(dǎo)致最終的檔案管理質(zhì)量一直得不到明顯提升，這就需要更多的人力投入到檔案管理工作中，對(duì)檔案資料進(jìn)行劃分與整理，這種工作模式不但會(huì)對(duì)檔案儲(chǔ)存效果帶來(lái)一定影響，也會(huì)進(jìn)一步降低檔案資料的使用效率與價(jià)值。另外，因?yàn)榧堎|(zhì)資料本身耐久性比較低，在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的保存之后，可能會(huì)出現(xiàn)不同程度的腐蝕、潮濕以及霉菌等問(wèn)題，這就在很大程度上減少了檔案資料的保存年限，對(duì)檔案資料使用人員帶來(lái)了一定困擾。

二、疾控中心加強(qiáng)電子檔案建設(shè)工作的重要意義

（一）疾控檔案的重要性。疾控檔案資料不但在各項(xiàng)衛(wèi)生防疫工作開(kāi)展中起到了非常重要的橋梁作用，也為防疫工作人員作出重要決策提供了非常重要的參考作用，有利于各項(xiàng)防疫研究工作的順利開(kāi)展。結(jié)合實(shí)際情況可以了解到，疾控檔案中涉及的內(nèi)容比較多，一般主要包括衛(wèi)生防疫調(diào)查案例、實(shí)驗(yàn)分析、數(shù)據(jù)報(bào)告、防疫方案以及實(shí)測(cè)觀測(cè)等內(nèi)容。通常情況下，檔案資料都是對(duì)最原始的內(nèi)容進(jìn)行收集與整理，所以在使用過(guò)程中可以體現(xiàn)出非常明顯的真實(shí)性與可追溯性，可以為衛(wèi)生防疫、醫(yī)學(xué)技術(shù)救援以及環(huán)境保護(hù)等工作開(kāi)展提供非常重要的基礎(chǔ)條件，是現(xiàn)代技術(shù)量不斷發(fā)展的結(jié)果，當(dāng)出現(xiàn)一些新的研究項(xiàng)目時(shí)，疾控檔案可以為其提供非常準(zhǔn)確的信息資料，從而可以有效促使科研項(xiàng)目的成功。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理建設(shè)的重要性。針對(duì)目前疾控檔案管理工作中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)電子檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)的合理應(yīng)用有著非常重要的作用，具體主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.可以方便疾控檔案資料的保存。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，疾控工作是一項(xiàng)非常重要的衛(wèi)生預(yù)防工作，與人們的生命財(cái)產(chǎn)安全有著非常密切的聯(lián)系，因此在實(shí)施過(guò)程中具有一定的長(zhǎng)久性。如今，隨著疾控檔案資料的不斷增加，即便采取更加完善的檔案保存方式，紙質(zhì)檔案都不可避免會(huì)遇到腐蝕或者是變質(zhì)等問(wèn)題，并且在經(jīng)歷較長(zhǎng)的時(shí)間之后，檔案資料可能會(huì)出現(xiàn)破損以及缺失現(xiàn)象，再加上檔案資料在保存過(guò)程中會(huì)不斷被使用，從而在一定程度上減少了檔案資料的使用年限。同時(shí)，在以往的檔案資料管理中，都是通過(guò)人工操作的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行劃分與整理，在整理過(guò)程不可避免地會(huì)面臨各種失誤，從而對(duì)后期資料的查閱與使用帶來(lái)一定難度。紙質(zhì)資料的不斷增加，對(duì)于儲(chǔ)存空間方面也有著非常高的要求，需要在其中投入非常多的人力與物力，從而在一定程度上影響了檔案管理工作效率。而通過(guò)加強(qiáng)電子檔案建設(shè)工作，可以使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行合理劃分與保存，通過(guò)掃描將紙質(zhì)檔案內(nèi)容保存在硬盤(pán)中，有效防止各種信息差錯(cuò)問(wèn)題的產(chǎn)生。同時(shí)，在對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)，也可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，這在很大程度上減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的使用與破損，從而有效保證檔案資料的完整性。另外，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理與查閱，可以有效減少檔案管理人員工作總量，對(duì)于提升疾控檔案管理工作效率有著非常重要的作用。2.檔案查詢(xún)便利，具有明顯的開(kāi)放性。將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于疾控檔案管理工作中，各部門(mén)可以利用自身權(quán)限對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱，同時(shí)也可以將所需要的資料進(jìn)行打印，這在很大程度上提升了檔案信息資料的共享價(jià)值，并且提升了資料查詢(xún)效率，節(jié)省了工作人員查詢(xún)資料時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間。3.降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)與成本。加強(qiáng)電子檔案建設(shè)工作，可以將每一個(gè)管理環(huán)節(jié)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)完成，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的遠(yuǎn)距離傳輸，通過(guò)這種方式不但減少了對(duì)紙張的使用，還在一定程度上減少了檔案管理成本的投入。

三、加強(qiáng)疾控電子檔案管理建設(shè)的相關(guān)策略

（一）樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理觀念。疾控中心要想保證電子檔案建設(shè)工作順利開(kāi)展，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹(shù)立先進(jìn)的管理意識(shí)，全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)自身發(fā)展所產(chǎn)生的重要性，不斷提升檔案管理工作水平。同時(shí)，要結(jié)合實(shí)際情況制定出完善的檔案管理制度，對(duì)具體的檔案管理程度與方法進(jìn)行明確。另外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，通過(guò)學(xué)習(xí)可以促進(jìn)檔案管理人員進(jìn)行有效溝通與交流，同時(shí)對(duì)先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)與方法進(jìn)行全面掌握，在更大程度上提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性與素質(zhì)水平，從而更好地投入到電子檔案建設(shè)工作中，在更大程度上保證疾控檔案資料的完整性與真實(shí)性。

（二）做好檔案信息反饋工作。在疾控中心電子檔案建設(shè)工作實(shí)施中，還需要對(duì)檔案資料使用效率引起高度重視，對(duì)最終檔案資料的使用情況進(jìn)行總結(jié)與反饋，這樣才能在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，并結(jié)合采取有效的措施進(jìn)行解決。首先，疾控檔案管理工作人員應(yīng)針對(duì)疾控檔案的查詢(xún)與使用情況做好準(zhǔn)確的記錄工作，并對(duì)最終的使用結(jié)果做好統(tǒng)計(jì)，然后將統(tǒng)計(jì)結(jié)果反饋給相關(guān)人員。其次，疾控檔案資料使用人員可以對(duì)檔案資料使用中的感受進(jìn)行總結(jié)，找出目前檔案資料管理中存在的問(wèn)題，并給予合理性的建議，從而方便檔案管理人員對(duì)工作中的不足進(jìn)行完善，并從中吸取經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，提升疾控檔案管理工作效率和質(zhì)量。最后，檔案管理人員可以通過(guò)電子信息技術(shù)完成檔案資料分類(lèi)工作，針對(duì)每一類(lèi)資料完成關(guān)鍵目錄制定工作，從而方便人員對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢(xún)，在更大程度上提升檔案資料使用的時(shí)效性。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在疾控中心電子檔案管理建設(shè)工作中，應(yīng)該逐漸加強(qiáng)硬件與軟件設(shè)施方面的投入力度，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建出相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，將資料保存到信息系統(tǒng)當(dāng)中，在面對(duì)一些比較重要的疾控檔案資料時(shí)，應(yīng)該將其進(jìn)行備份處理。另外，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)工作，在最大程度上將信息傳輸共享作用充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)對(duì)疾控檔案資料的充分利用，同時(shí)對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行充分挖掘，在更大程度上發(fā)揮出疾控檔案資料使用價(jià)值，同時(shí)也能第一時(shí)間向疫情防控工作的開(kāi)展提供準(zhǔn)確有效的信息資料。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案資料在我國(guó)疾控中心發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，可以為各項(xiàng)衛(wèi)生研究工作的開(kāi)展提供非常重要的參考數(shù)據(jù)。因此，疾控中心一定要全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，加強(qiáng)電子檔案管理建設(shè)工作，將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，可以更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的全面收集與整理，有效提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)疾控檔案管理工作的發(fā)展。