文/大同市云岡區(qū)同煤集團(tuán)檔案處 張潔琳

一、企業(yè)檔案保管工作的意義

在企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中，企業(yè)的檔案有著非常重要的作用，能夠有效地為企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)保障。所以，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視。

一般情況下，在對(duì)企業(yè)檔案保管的過(guò)程中，需要結(jié)合實(shí)際情況和檔案管理的環(huán)境使用科學(xué)合理的技術(shù)、設(shè)備等對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣一來(lái)，不僅能夠有效保證檔案保管工作的效率，還能避免人為損壞檔案的問(wèn)題。所以，在檔案各項(xiàng)工作活動(dòng)中，檔案保管工作有著非常重要的作用。但是在實(shí)際的保管過(guò)程中由于受各種因素的影響，如存放環(huán)境等，檔案可能會(huì)不斷地老化甚至逐漸消失。所以，只有有效地對(duì)檔案保管工作進(jìn)行強(qiáng)化，才能夠最大限度地提高檔案的完整性和安全性，從而有效地促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展。

二、企業(yè)檔案損壞的原因

在企業(yè)實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，檔案是一種存在的實(shí)體物質(zhì)，能夠有效地對(duì)企業(yè)的實(shí)際狀況進(jìn)行記錄。而隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案的種類在不斷增加，數(shù)量也越來(lái)越多，但是由于各種因素的影響，檔案在實(shí)際的保管過(guò)程中會(huì)受到各種各樣的損害。

（一）自然因素導(dǎo)致檔案的損毀。一般情況下，企業(yè)中大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，但是在實(shí)際的存放過(guò)程中，由于受溫度或者光線等因素的影響，紙質(zhì)的化學(xué)性質(zhì)很容易發(fā)生變化，檔案也會(huì)受到不同程度的損壞。所以，相關(guān)的檔案管理人員在實(shí)際的管理過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合檔案本身的特點(diǎn)，使用合理有效的措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案的保管時(shí)間。除此之外，在印刷紙質(zhì)檔案的過(guò)程中一般會(huì)將墨水作為主要的印刷材料，但如果在印刷的過(guò)程中使用的是劣質(zhì)的印刷材料，那么隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，檔案中的文字可能會(huì)存在退化或者模糊的現(xiàn)象，大大降低檔案保管工作的效率。第二，檔案庫(kù)房保管環(huán)境也是檔案發(fā)生損壞的原因之一。如果檔案存放環(huán)境溫度變化劇烈，或者有較多的灰塵以及強(qiáng)烈的光線輻射等，也有可能會(huì)破壞檔案的完整性。除此之外，如果檔案庫(kù)房沒(méi)有適宜的保管溫度或者環(huán)境過(guò)于潮濕，也可能會(huì)對(duì)文件紙張?jiān)斐蓢?yán)重的損壞，從而對(duì)紙質(zhì)檔案的耐久度產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。所以，當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)制定了有關(guān)檔案管理庫(kù)房的溫度和濕度。企業(yè)在保管檔案的過(guò)程中只有嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)定的濕度和溫度，才能夠有效地提高檔案管理工作的效率，并有效地降低微生物和害蟲(chóng)的數(shù)量。除此之外，檔案庫(kù)房中的有害氣體也會(huì)對(duì)紙質(zhì)文檔產(chǎn)生嚴(yán)重的損壞，甚至還有可能會(huì)發(fā)生腐爛現(xiàn)象。

（二）人為因素的損壞。在管理檔案的過(guò)程中，有可能發(fā)生庫(kù)房搬運(yùn)的活動(dòng)。在此過(guò)程中，如果相關(guān)的工作人員沒(méi)有多加注意，就有可能出現(xiàn)檔案磨損的現(xiàn)象，從而損壞檔案。除此之外，在實(shí)際的管理過(guò)程中，也有可能因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員工作疏忽或者其他因素，在一定程度上給檔案造成不可逆的損壞。

三、企業(yè)檔案保管工作的基本原則

（一）根據(jù)專業(yè)種類對(duì)檔案進(jìn)行保管。在企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)的檔案部門應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況按照檔案的專業(yè)或者工程項(xiàng)目種類的不同對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，這樣不僅能夠加強(qiáng)檔案之間的聯(lián)系，并且還能夠系統(tǒng)化、條理化地對(duì)檔案進(jìn)行存放和保管，在找尋檔案資料的過(guò)程中也能夠節(jié)省時(shí)間。例如，對(duì)于接收進(jìn)館的地質(zhì)檔案或者是基建檔案以及相關(guān)科研檔案等，相關(guān)的工作人員應(yīng)該將這些檔案分配給不同的檔案庫(kù)房，然后存放工作人員根據(jù)檔案標(biāo)注的序號(hào)依次進(jìn)行排放，這樣就能夠按照類目對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，再根據(jù)檔案的序號(hào)以及實(shí)際的需求編制相關(guān)的《檔案存放引導(dǎo)》，相關(guān)工作人員在尋找檔案的過(guò)程中能夠根據(jù)引導(dǎo)直接找尋到檔案的實(shí)際存放地點(diǎn)，減少尋找過(guò)程中浪費(fèi)的時(shí)間，并進(jìn)而提高使用效率。除此之外，在對(duì)檔案進(jìn)行保管的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分類有序的保管，相關(guān)人員在歸還檔案時(shí)也能夠準(zhǔn)確地將檔案歸還到原有的位置，不僅方便了使用者，也在一定程度上減輕了管理者的工作量。除此之外，對(duì)于沒(méi)有接收進(jìn)館的設(shè)計(jì)預(yù)案基建檔案和維簡(jiǎn)資金產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案，在對(duì)其進(jìn)行分類的過(guò)程中首先應(yīng)該參考本單位的分類大綱，例如：按照綜合、礦建、工建以及機(jī)電設(shè)備安裝和工程項(xiàng)目監(jiān)理、管網(wǎng)布局等進(jìn)行科學(xué)合理的分類，再結(jié)合檔案實(shí)際的標(biāo)注序號(hào)對(duì)檔案進(jìn)行存放。除此之外，為了進(jìn)一步對(duì)檔案進(jìn)行更加有序的保管，還應(yīng)該在檔案存放的書(shū)架上設(shè)置相關(guān)的文字指引，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的歸類和排列，從而有效地減少調(diào)檔工作的時(shí)間，進(jìn)一步提高檔案的利用效率。

（二）以防為主。在企業(yè)進(jìn)行檔案保管工作的過(guò)程中還應(yīng)該堅(jiān)持“以防為主，防治相互結(jié)合”的工作原則，從“防”和“治”兩大方面入手。在此過(guò)程中，“防”是其中重要的工作內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案損壞的原因以及規(guī)律進(jìn)行全面深入的了解，再結(jié)合實(shí)際情況使用科學(xué)合理的技術(shù)和措施，從而最大限度地降低檔案在實(shí)際應(yīng)用中的損壞率，并將人為損壞檔案現(xiàn)象的發(fā)生率降到最低。這就是“防”的主要工作內(nèi)容。但是對(duì)于已經(jīng)發(fā)生損壞的企業(yè)檔案，則需要使用“治”。在進(jìn)行有關(guān)檔案保管工作的過(guò)程中，不僅需要充足的物質(zhì)條件，還需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)相關(guān)的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行完善。當(dāng)前很多企業(yè)都已經(jīng)提高了對(duì)檔案保管工作的重視，并且也在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中給予了檔案部門足夠的支持，加大了資金的投入力度，便于檔案部門購(gòu)買更好的設(shè)備和工具。在實(shí)際的檔案保管工作中，第一，為了能夠最大限度地減少陽(yáng)光、潮濕空氣以及風(fēng)化等因素對(duì)檔案的影響，企業(yè)可以在檔案庫(kù)房的周圍建立外跨走廊，最大限度地改善檔案庫(kù)房存放環(huán)境，從而有效加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案保管工作的力度。第二，每年的春季是害蟲(chóng)生長(zhǎng)、盛行的季節(jié)，相關(guān)的管理工作人員可以在檔案庫(kù)房放置一定數(shù)量的樟腦丸或者其他消滅害蟲(chóng)的裝備，從而有效遏制害蟲(chóng)的生長(zhǎng)，避免害蟲(chóng)對(duì)檔案進(jìn)行啃食等，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的保管力度。第三，檔案管理人員可以在檔案庫(kù)房放置溫度設(shè)備和濕度控制設(shè)備，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案庫(kù)房實(shí)際的溫度和濕度進(jìn)行智能化、自動(dòng)化的控制，最大限度地避免紙質(zhì)檔案發(fā)生潮濕發(fā)霉或者變脆等現(xiàn)象，保證檔案能夠在適宜的環(huán)境下進(jìn)行保管，從而提高檔案保管工作的效率。第四，在最近幾年，有些企業(yè)購(gòu)買了大量的成套縮微設(shè)備，結(jié)合實(shí)際情況縮微各類不同的圖書(shū)文檔，并制定相關(guān)的檢索工具，有效地加強(qiáng)對(duì)原檔案的保管力度，并最大限度地減少對(duì)檔案的損壞。第五，還可以使用掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并將其與專業(yè)的軟件進(jìn)行連接，在設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限之后，共享相關(guān)的數(shù)據(jù)資源，加強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)力度。

（三）突出檔案保管工作重點(diǎn)。在企業(yè)檔案保管工作進(jìn)行過(guò)程中，不同類檔案的重要程度也有一定區(qū)別，而且不同檔案之間的保管時(shí)間也各不相同。在實(shí)際的檔案保管工作中，應(yīng)該突出重點(diǎn)，但是也需要兼顧一般，對(duì)不同檔案進(jìn)行合理的區(qū)別對(duì)待。對(duì)于企業(yè)發(fā)展過(guò)程中一些比較重要的、珍貴的檔案，應(yīng)該在檔案庫(kù)房進(jìn)行保管，還需要確保相關(guān)保護(hù)裝備的齊全，加強(qiáng)對(duì)重要檔案的保管力度。而對(duì)于一般的檔案，也應(yīng)該適當(dāng)兼顧，結(jié)合實(shí)際情況和企業(yè)發(fā)展需求，制定合適的保管措施。但如果在檔案保管過(guò)程中發(fā)生突發(fā)事件，必須要首先搶救重要的檔案。

（四）做好檔案保密工作。在企業(yè)管理檔案的過(guò)程中，管理人員還應(yīng)該遵循保密原則。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要保證檔案的完整性和安全性，不僅要保證實(shí)體的安全性，還應(yīng)該提高檔案內(nèi)容的安全性。在集中保管的過(guò)程中，不散是主要的工作重點(diǎn)，避免檔案分散保管而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。而不亂則是對(duì)檔案進(jìn)行有序的管理。

當(dāng)前我國(guó)也已經(jīng)制定了有關(guān)檔案管理的法律，保守機(jī)密是每一個(gè)管理人員應(yīng)盡的工作義務(wù)和工作職責(zé)。在企業(yè)日常的管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該提高對(duì)檔案保密的重視度，對(duì)檔案的實(shí)際使用范圍進(jìn)行明確的界定，對(duì)檔案保密等級(jí)進(jìn)行劃分。在實(shí)際的工作中，還需要結(jié)合不同的保密等級(jí)對(duì)檔案制定不同的管理制度和措施，最大限度地提高檔案保管工作的效率。

四、總結(jié)

從文中分析可以了解到，在我國(guó)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中，要想有效強(qiáng)化檔案保管工作，就必須要遵守檔案保管工作的原則，結(jié)合實(shí)際情況使用合理的技術(shù)和措施，對(duì)檔案保管工作的環(huán)境進(jìn)行改善，解決檔案保管中存在的不利因素，并利用先進(jìn)的技術(shù)水平提高檔案的修復(fù)技術(shù)，從而進(jìn)一步提高檔案的完整性，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。