文/中鐵一局集團(tuán)物資工貿(mào)有限公司 居華峰

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，各類(lèi)信息化技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了較好的應(yīng)用，在國(guó)企文書(shū)檔案管理中也不例外。特別是信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的辦公自動(dòng)化體系，直接改變了文書(shū)檔案管理活動(dòng)的內(nèi)容與方式，給文書(shū)檔案管理活動(dòng)的創(chuàng)新開(kāi)展帶來(lái)了較為豐富的機(jī)遇。但需要注意的是，還有部分國(guó)企的文書(shū)檔案管理模塊在辦公自動(dòng)化背景下出現(xiàn)了不適應(yīng)的情況，無(wú)法完成檔案管理流程的重構(gòu)。這些情況使得文書(shū)檔案管理活動(dòng)無(wú)法取得預(yù)計(jì)成效，甚至出現(xiàn)了內(nèi)部紊亂的情況，必須充分引起重視。

一、辦公自動(dòng)化給國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)

第一，在引入信息化技術(shù)以后，文書(shū)檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑傳播，避免了人工操作可能發(fā)生的疏漏。不僅如此，在靈活應(yīng)用各類(lèi)信息技術(shù)以后，可以使得傳統(tǒng)檔案管理活動(dòng)實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上轉(zhuǎn)化，切實(shí)提高了各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)的管理效率。第二，在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理過(guò)程中，紙張保存的方式很容易受到破壞，使得部分?jǐn)?shù)據(jù)信息變得不完整或者直接出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真。但在自動(dòng)化檔案模式全面貫徹以后，這種情況就得到了較好的改善。這主要是因?yàn)槲臅?shū)檔案數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，再加上數(shù)據(jù)備份、云盤(pán)保存等方式，使得數(shù)據(jù)信息能夠更好地保存。第三，辦公自動(dòng)化模式全面應(yīng)用以后，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)更好地共享。在傳統(tǒng)管理模式中，各個(gè)部門(mén)要想使用文書(shū)檔案信息，需要進(jìn)行一系列審批，流程非常煩瑣，不利于數(shù)據(jù)的共享使用。但在辦公自動(dòng)化背景下，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，使用數(shù)據(jù)的人員在擁有相應(yīng)權(quán)限的基礎(chǔ)上，可以調(diào)取這些數(shù)據(jù)，顯著增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的共享水平。

二、國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）國(guó)企文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀。在辦公自動(dòng)化體系全面貫徹以后，國(guó)企文書(shū)檔案管理體系整體格局實(shí)現(xiàn)了顯著的創(chuàng)新，同時(shí)整體效率也得到了顯著提升。但需要注意的是，當(dāng)前仍然有較多國(guó)企并沒(méi)有真正把握好文書(shū)檔案管理的精髓。這也使得文書(shū)檔案管理活動(dòng)跟辦公自動(dòng)化產(chǎn)生了一定沖突，很難充分發(fā)揮其作用與價(jià)值。這也說(shuō)明了在當(dāng)前新時(shí)代背景下，辦公自動(dòng)化體系并沒(méi)有全面融入文書(shū)檔案管理活動(dòng)中，整體現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，需要在后續(xù)時(shí)間里深入探索與分析，明確檔案管理活動(dòng)存在的具體問(wèn)題。

（二）國(guó)企文書(shū)檔案管理的問(wèn)題。當(dāng)前我國(guó)國(guó)企文書(shū)檔案管理活動(dòng)的整體現(xiàn)狀之所以不容樂(lè)觀，主要是因?yàn)槲覈?guó)很多國(guó)企對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)知水平不足，沒(méi)有在這方面給予較多支持。部分中高層領(lǐng)導(dǎo)者更加重視企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)拓展和自身在行業(yè)領(lǐng)域中的戰(zhàn)略發(fā)展，沒(méi)有真正關(guān)注文書(shū)檔案管理活動(dòng)。但立足于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的角度來(lái)看，文書(shū)檔案管理活動(dòng)能夠提供較多的戰(zhàn)略信息，如果利用得當(dāng)就可以給企業(yè)戰(zhàn)略決策提供較好的支撐。但是結(jié)合當(dāng)前我國(guó)大部分國(guó)企單位在這方面的實(shí)際情況來(lái)看，多數(shù)國(guó)企單位的高層領(lǐng)導(dǎo)者并沒(méi)有這方面的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理活動(dòng)獲得的資源支持有限，很難全面融入辦公自動(dòng)化的相關(guān)模塊。在這種情況下，多數(shù)國(guó)企的文書(shū)檔案管理流程沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全面的重構(gòu)，還在實(shí)行傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致具體管理活動(dòng)出現(xiàn)了顯著的不適應(yīng)現(xiàn)狀，應(yīng)該進(jìn)行全面調(diào)整。在辦公自動(dòng)化模塊全面貫徹的時(shí)候，傳統(tǒng)檔案管理模式將會(huì)淘汰，需要企業(yè)結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行檔案管理流程的重構(gòu)與體制的創(chuàng)新。但目前很多國(guó)有企業(yè)都還沒(méi)有這方面的覺(jué)悟，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理體系的發(fā)展遇到了較多阻礙與困境，不利于整套體系在辦公自動(dòng)化背景下創(chuàng)新調(diào)整。

結(jié)合當(dāng)前國(guó)企文書(shū)檔案管理的基本現(xiàn)狀來(lái)看，有一部分國(guó)企單位已經(jīng)開(kāi)始著手進(jìn)行檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，同時(shí)也引入了較多自動(dòng)化檔案管理技術(shù)。但是由于國(guó)企單位對(duì)于辦公自動(dòng)化的認(rèn)知水平比較有限，沒(méi)有充分關(guān)注檔案數(shù)據(jù)信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中的信息安全防護(hù)。這也使得文書(shū)檔案管理的信息化創(chuàng)新轉(zhuǎn)變可能存在較多的安全隱患。對(duì)于國(guó)企單位來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)記錄了企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)發(fā)展的重要信息，一旦遭到泄露或篡改，將會(huì)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)帶來(lái)較為顯著的沖擊。因此，各個(gè)國(guó)企單位都應(yīng)該充分做好文書(shū)檔案數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)。除此之外，我國(guó)國(guó)企單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)也存在一定欠缺，有相當(dāng)一部分檔案管理人員對(duì)于辦公自動(dòng)化和信息檔案管理體系的認(rèn)知存在不足，很難勝任崗位工作。在這種情況下，就有必要立足于當(dāng)前新時(shí)代背景，探索文書(shū)檔案管理創(chuàng)新轉(zhuǎn)變的有效路徑。

三、國(guó)有企業(yè)檔案管理體系的改善對(duì)策

（一）提高對(duì)自動(dòng)化檔案管理的支持。辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代信息化技術(shù)在國(guó)企辦公室領(lǐng)域中創(chuàng)新應(yīng)用的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是未來(lái)一段時(shí)間里國(guó)企辦公體系的主要方向之一。因此，國(guó)企單位一定要認(rèn)清辦公自動(dòng)化體系的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值，并充分提高對(duì)自動(dòng)化檔案管理的支持度，在這方面傾斜一定的資金和人力資源，促進(jìn)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。在我國(guó)全面進(jìn)入信息化時(shí)代背景以后，智能信息化技術(shù)對(duì)于我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展都產(chǎn)生了非常顯著的影響。對(duì)于國(guó)企文書(shū)檔案管理活動(dòng)來(lái)說(shuō)，也應(yīng)該在信息化時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)自身的積極創(chuàng)新轉(zhuǎn)型發(fā)展。從這個(gè)角度來(lái)看，國(guó)企單位全面實(shí)施自動(dòng)化檔案管理體系已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢(shì)，同時(shí)也是企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)新發(fā)展的重要方向。因此，國(guó)企單位的中高層管理人員一定要充分明確自動(dòng)化檔案管理的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值，并給予相應(yīng)支持。為了充分提高中高層管理人員在這方面的認(rèn)知水平，國(guó)企單位也可以在高層會(huì)議上進(jìn)行辦公自動(dòng)化等戰(zhàn)略體系的詳細(xì)探討，并立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度明確辦公自動(dòng)化和文書(shū)檔案信息化管理能夠給國(guó)企單位帶來(lái)的收益。在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)議組織者最好能夠引入一些真實(shí)的企業(yè)案例，讓高層人員可以真切感知到辦公自動(dòng)化帶來(lái)的收益情況，切實(shí)提高文書(shū)檔案自動(dòng)化管理的地位，獲得更多支持。

（二）實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理流程的重構(gòu)。在辦公自動(dòng)化背景下，國(guó)企文書(shū)檔案管理活動(dòng)的內(nèi)外部環(huán)境都出現(xiàn)了非常顯著的變化，傳統(tǒng)管理流程也出現(xiàn)了較為顯著的不適應(yīng)情況。在這種情況下，國(guó)企單位應(yīng)該結(jié)合辦公自動(dòng)化背景進(jìn)行文書(shū)檔案管理流程的重構(gòu)。這也需要國(guó)企單位深入到文書(shū)檔案管理活動(dòng)的各個(gè)細(xì)節(jié)模塊中，并制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制度內(nèi)容。特別是檔案信息操作系統(tǒng)本身就有一套標(biāo)準(zhǔn)化的操作方式，因此管理流程的重構(gòu)也可以結(jié)合這些內(nèi)容進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)設(shè)計(jì)。當(dāng)前我國(guó)市面上已經(jīng)有了較多文書(shū)檔案管理的信息化軟件，但各個(gè)企業(yè)的文書(shū)檔案管理活動(dòng)都存在一定的差異。因此，國(guó)企單位應(yīng)該先結(jié)合自身文書(shū)檔案管理的實(shí)際需求和業(yè)務(wù)活動(dòng)選擇最合適的軟件。而在選定軟件以后，國(guó)企單位就可以分析文書(shū)檔案管理的當(dāng)前現(xiàn)行制度跟信息化軟件運(yùn)作流程之間的聯(lián)動(dòng)情況，并適當(dāng)調(diào)整檔案管理的流程，保證文書(shū)檔案管理活動(dòng)。

（三）充分保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全。在辦公自動(dòng)化背景下，文書(shū)檔案管理的數(shù)據(jù)資料雖然能夠較好規(guī)避傳統(tǒng)因素帶來(lái)的威脅，比如火災(zāi)、文本丟失等。但是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境也帶來(lái)了新的危險(xiǎn)源，比如惡意入侵、信息泄露等。在這種情況下，國(guó)企單位也應(yīng)該加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的安全性保護(hù)，具體可以采取的方式有很多，比如權(quán)限等級(jí)模式、防火墻技術(shù)、云備份技術(shù)等。通過(guò)這些安全防護(hù)，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的安全性就可以得到較好保障，更好給國(guó)企各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。在這個(gè)過(guò)程中，國(guó)企單位可以考慮先對(duì)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行重要等級(jí)劃分。對(duì)于那些不是很重要并且平時(shí)經(jīng)常使用的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)，可以考慮使用云備份技術(shù)進(jìn)行定期備份，保證數(shù)據(jù)受到破壞的時(shí)候可以及時(shí)恢復(fù)。而對(duì)于那些非常重要的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)該使用普通硬盤(pán)備份的方式，同時(shí)還要做好權(quán)限等級(jí)管理，避免這些數(shù)據(jù)資料出現(xiàn)泄漏等情況。除此之外，文書(shū)檔案的線(xiàn)上管理活動(dòng)也應(yīng)該做好操作痕跡的保留，同時(shí)還要出具每日日志，保證文書(shū)檔案數(shù)據(jù)信息安全性遭到破壞的時(shí)候能夠找到對(duì)應(yīng)人員。

（四）拉起一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。在辦公自動(dòng)化全面貫徹以后，文書(shū)檔案管理活動(dòng)也出現(xiàn)了較為顯著的變化，融入了較多信息檔案管理技術(shù)。這種情況也要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的信息素養(yǎng)，同時(shí)還要對(duì)新型檔案管理技術(shù)有較好的掌握。在這種情況下，國(guó)企單位就應(yīng)該注意提高檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，重視考察應(yīng)聘人員的信息檔案管理技能水平。這也需要國(guó)企單位實(shí)現(xiàn)檔案管理人員招聘流程的重構(gòu)，不僅僅要重視普通簡(jiǎn)歷篩選和面試，在必要的時(shí)候還要進(jìn)行一些檔案信息管理軟件的實(shí)操考察，保證招收的檔案管理人員能夠具有一定的信息化檔案管理操控能力。除此之外，國(guó)企單位在平時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)教育活動(dòng)，使得他們能夠在參與工作的過(guò)程中不斷提高自身的素質(zhì)水平。這也需要國(guó)有企業(yè)能夠結(jié)合自身對(duì)于文書(shū)檔案管理自動(dòng)化技術(shù)的具體需求以及企業(yè)當(dāng)前使用的自動(dòng)化檔案管理軟件，布設(shè)針對(duì)性較強(qiáng)的培訓(xùn)活動(dòng)。為了充分保證檔案管理人員參與這些培訓(xùn)活動(dòng)的積極性，可以考慮制定一定的獎(jiǎng)懲制度。檔案管理人員也應(yīng)該積極主動(dòng)提高自身的能力，最終實(shí)現(xiàn)個(gè)人發(fā)展與企業(yè)戰(zhàn)略格局的統(tǒng)一。

四、結(jié)束語(yǔ)

國(guó)企單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值，同時(shí)還要立足于辦公自動(dòng)化體系來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的流程重構(gòu)。這需要國(guó)企單位明確傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理與信息管理模式的差異，找到最適合辦公自動(dòng)化背景的文書(shū)檔案管理模式。在這個(gè)過(guò)程中，國(guó)企單位應(yīng)該充分重視文書(shū)檔案數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中的安全保障，同時(shí)還要提升檔案管理人員對(duì)于各類(lèi)信息化檔案管理方法的認(rèn)識(shí)水平。通過(guò)這些方式，文書(shū)檔案管理體系就可以在辦公自動(dòng)化背景下實(shí)現(xiàn)較好的創(chuàng)新，取得預(yù)計(jì)的戰(zhàn)略成效。