文/山東省日照市疾病預(yù)防控制中心 韓笑；山東省日照市結(jié)核病防治所 蘇丹

檔案管理對(duì)事業(yè)單位的所有信息、資料進(jìn)行記錄、匯總以及整理，而人事檔案則是對(duì)單位所有人員的信息進(jìn)行錄入并且以文字的方式展現(xiàn)出來(lái)的活動(dòng)。因此，對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行合理保管，有利于幫助事業(yè)單位引進(jìn)更多的人才，也有助于事業(yè)單位的優(yōu)化和升級(jí)。所以，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作水平的高低，直接對(duì)單位未來(lái)的可持續(xù)性發(fā)展有著重要影響，對(duì)提升管理效率也有著重要意義。本文重點(diǎn)對(duì)新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理提出了有效對(duì)策，其目的在于為我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理提供建議。

一、事業(yè)單位檔案管理方法優(yōu)化的重要作用

檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，在事業(yè)單位的發(fā)展和改革中發(fā)揮著重要的價(jià)值和作用。在工作開(kāi)展中不僅要對(duì)接不同的行業(yè)，還會(huì)涉及諸多的資料和內(nèi)容，由此在整個(gè)過(guò)程中也對(duì)事業(yè)單位檔案的保管和整理提出了更高的要求。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)規(guī)范的管理流程去開(kāi)展工作，不斷完善科學(xué)合理的管理制度，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，為檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)保障。同時(shí)，隨著事業(yè)單位的快速發(fā)展和改革，單位應(yīng)該意識(shí)到檔案資料的重要性，優(yōu)化檔案管理手段和方法，定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，提升員工管理水平和能力，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)和系統(tǒng)，從而提升檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性，為事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的依據(jù)。

二、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在的不足

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位?，F(xiàn)階段，在我國(guó)大部分事業(yè)單位檔案管理中，受傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作改革的必要性。將單位的工作重點(diǎn)都放在了社會(huì)服務(wù)上，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)于單位未來(lái)的價(jià)值和作用。同時(shí)，檔案管理人員也認(rèn)為檔案管理工作不能給單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，這種錯(cuò)誤的意識(shí)很容易造成事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中忽視對(duì)檔案的管理工作，最終對(duì)檔案管理工作投入的人力物力不足，影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理方式滯后。目前，我國(guó)大部分檔案管理方式十分落后，仍然停留在以往的管理方式上，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理信息的需求。同時(shí)，檔案管理信息機(jī)制單一，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類(lèi)和整理，導(dǎo)致大量的檔案信息資料被丟失和破壞，直接降低了檔案管理工作的效率。上文所述，領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不重視的問(wèn)題，也間接導(dǎo)致事業(yè)單位管理工作過(guò)于形式化。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息的處理和儲(chǔ)存都慢慢取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作變得更加方便和快捷。但是在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，大部分事業(yè)單位依舊采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)制定管理體系，沒(méi)有及時(shí)更新數(shù)據(jù)系統(tǒng)，導(dǎo)致信息技術(shù)沒(méi)有更好地運(yùn)用在檔案管理當(dāng)中，造成檔案管理方式滯后。

（三）檔案管理人員綜合素養(yǎng)偏低。檔案管理工作是一項(xiàng)十分煩瑣復(fù)雜的工作，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平提出了很高的要求。檔案管理人員不僅需要具備專(zhuān)業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，還要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，掌握合理的管理技巧和方式。同時(shí)，檔案管理工作具有一定的單調(diào)性和枯燥性，需要管理人員適應(yīng)枯燥乏味的工作環(huán)境，樹(shù)立認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度?，F(xiàn)如今，我大部分國(guó)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視，對(duì)檔案工作人員要求也嚴(yán)格，造成很多檔案管理員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)都不達(dá)標(biāo)，對(duì)檔案分類(lèi)和整理工作缺乏專(zhuān)業(yè)性的認(rèn)知，在工作過(guò)程中對(duì)檔案的整理和保管方式不規(guī)范，直接影響了檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性和效率。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，優(yōu)化管理方式。為了有效提升事業(yè)單位的檔案管理效率和質(zhì)量，應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作方式進(jìn)行優(yōu)化和改革。首先，在檔案管理信息化建設(shè)方面，領(lǐng)導(dǎo)要看到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要價(jià)值，積極轉(zhuǎn)化自己的觀念，樹(shù)立正確的態(tài)度和認(rèn)識(shí)，把檔案管理信息化建設(shè)提上工作日程。同時(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，為了確保員工個(gè)人檔案的保密工作到位，為員工的個(gè)人檔案管理提供專(zhuān)門(mén)的保管空間，沒(méi)有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，員工不得隨意進(jìn)入，并對(duì)空間門(mén)窗進(jìn)行加固處理。其次，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理和歸檔，并與其簽訂保密協(xié)議。此外，事業(yè)單位應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，大力提倡檔案管理信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備將紙質(zhì)的文字、圖片檔案等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行信息化保存。最后，引入先進(jìn)的信息化設(shè)備和系統(tǒng)，不僅可以有效減輕人工檔案管理的負(fù)擔(dān)，還可以提升檔案材料的利用率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理，提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。檔案管理人員作為檔案管理工作的直接參與者，其管理水平和能力直接關(guān)系到檔案管理工作的有效性，提高檔案管理人員的管理水平是促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要手段。在信息化檔案管理建設(shè)過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，而一直以來(lái)采取傳統(tǒng)管理模式的工作人員如果不加以培訓(xùn)和學(xué)習(xí)將難以勝任信息化檔案管理工作。所以加強(qiáng)工作人員的管理水平勢(shì)在必行，要為員工創(chuàng)造學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，要針對(duì)性地開(kāi)展一些相關(guān)檔案管理以及信息系統(tǒng)的培訓(xùn)活動(dòng)，以此提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平和管理業(yè)務(wù)水平。在培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展前，需要提前了解清楚檔案管理人員的實(shí)際情況，根據(jù)他們的實(shí)際情況來(lái)制定培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)計(jì)劃，確保培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展的有效性。此外，為了提高檔案管理員工的工作積極性，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要適度地制訂考核制度和獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)一步保證培訓(xùn)活動(dòng)的效果。

（三）完善檔案管理制度和基礎(chǔ)管理設(shè)備。為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向規(guī)范化，完善檔案管理制度非常重要。根據(jù)單位實(shí)際需求，結(jié)合法律規(guī)定，從事業(yè)單位的收集、整理、分類(lèi)、保密等方面下手，形成一套完整的檔案管理制度。要加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的資金投入，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，利用信息技術(shù)的力量，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)和軟件，促使檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，讓事業(yè)單位檔案管理工作走向統(tǒng)一、規(guī)范化，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升。此外，事業(yè)單位應(yīng)該不斷完善檔案管理硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是保障檔案管理自動(dòng)化落實(shí)的基礎(chǔ)。為了保障檔案管理工作順利地進(jìn)行，最為主要的工作就是完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，定期對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，建立防火墻，這樣才能保障檔案資料的安全性，也能更好地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化檔案管理，從而地提高檔案管理的工作效率，減輕人工檔案管理的壓力。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新時(shí)期背景下，事業(yè)單位檔案管理手段的優(yōu)化和創(chuàng)新對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展有著重要的作用。同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須意識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位未來(lái)發(fā)展的重要價(jià)值，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是改變事業(yè)單位檔案管理所現(xiàn)狀的關(guān)鍵?，F(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。因此，事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理方法，結(jié)合單位的實(shí)際情況，完善檔案管理制度和基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障服務(wù)。