文/太原市建筑設(shè)計(jì)研究院 陳姝

隨著社會(huì)的發(fā)展以及企事業(yè)單位的不斷深化管理，辦公室檔案管理工作在實(shí)際工作中扮演著越來越重要的角色。社會(huì)在進(jìn)步、科技在發(fā)展，我們應(yīng)該發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，并針對問題采取積極有效的措施，使得檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用。只有不斷創(chuàng)新、革陳出新，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理體系，才能有效提升檔案管理工作效率，讓我國單位辦公室檔案管理在良好的體系中茁壯成長。

一、單位辦公室檔案管理職能定位混亂

（一）對于檔案管理工作性質(zhì)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。由于單位辦公室檔案管理發(fā)展并不算久，很多人對它的工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)并不準(zhǔn)確，這就導(dǎo)致了在日常工作中對檔案管理的掌握不充分。對于單位辦公室檔案管理工作而言，它的工作性質(zhì)定位為儲(chǔ)存和檔案管理，在民眾需要的時(shí)候還可以及時(shí)調(diào)取查看。但從目前的單位檔案管理工作來看，大多把重點(diǎn)放在了收集資料上，不能把相關(guān)文檔分門別類地儲(chǔ)存與管理好。

（二）對于檔案管理工作任務(wù)認(rèn)識(shí)不清。從目前的單位辦公室檔案管理工作任務(wù)來看，維護(hù)檔案的完整與安全是其重中之重。檔案的安全不僅關(guān)系著整個(gè)單位的商業(yè)機(jī)密，更涉及員工的政治信息機(jī)密。維護(hù)檔案的完整是整個(gè)檔案管理工作中的共同任務(wù)與目標(biāo)。但就目前的單位辦公室檔案管理工作來看，很多都把工作任務(wù)定位為收集資料，儲(chǔ)存信息等，忽略了檔案的完整性與安全性。辦公室檔案管理的具體任務(wù)應(yīng)為：（1）防止檔案的損壞。（2）延長檔案的壽命。（3）維護(hù)檔案的安全。只有做好以上幾點(diǎn)，才能真正地認(rèn)識(shí)檔案管理工作的任務(wù)，落實(shí)好檔案管理工作的各項(xiàng)任務(wù)。

（三）對于檔案管理工作方向性模糊。缺乏統(tǒng)一的管理，一些單位主管部門既管理固定工身份和部分合同制工人檔案，同時(shí)也管理合同制工人檔案。這樣的管理方式和管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，朝著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向努力，向著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向發(fā)展自身的檔案管理工作，使得目標(biāo)明確而具有方向性。

二、單位辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）辦公室檔案存儲(chǔ)制度不完善。辦公室檔案管理工作是有需要的時(shí)候可以快速地查詢、調(diào)取。然而在實(shí)際的工作確保中，辦公室檔案儲(chǔ)存制度并不完善。其主要原因是各部門之間缺乏良好的溝通與配合。例如人事部的檔案管理工作，需要財(cái)務(wù)部、統(tǒng)計(jì)部等相關(guān)部門的相互配合才能更好地完成。這些部門屬于同級部門，彼此互不幫助，自己管理自己部門的檔案，不愿意將自身部門的檔案外借，不把自身部門檔案交由辦公室進(jìn)行管理。雖然自己管理自己部門的檔案，更方便查找，但是這樣容易造成辦公室檔案管理內(nèi)部檔案收錄不完整、不全面等問題。

（二）辦公室檔案管理人員設(shè)置不合理。企事業(yè)單位辦公室檔案管理的人員設(shè)置大概可以分為兩大類：一類是負(fù)責(zé)檔案收錄和管理的人員，另一類是負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案查閱的人員。辦公室檔案管理人員的設(shè)置之間關(guān)系到檔案管理工作的正常進(jìn)行。負(fù)責(zé)這部分工作的人員要更具專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。但有研究發(fā)現(xiàn)，很多企事業(yè)單位的檔案管理對于檔案查閱工作并不重視。在設(shè)置人員時(shí)也只是安排一些返聘人員或者是年老的員工。這些員工雖然在接待來訪群眾時(shí)態(tài)度和藹，但由于年齡與專業(yè)知識(shí)的限制，在工作時(shí)難免怠慢，操作時(shí)由于對電腦的不屬于以及對檔案管理工作的不熟悉、對信息化技術(shù)了解少等，不能熟練地操作電腦技術(shù)。再者并不是每一天都有人去查閱，所以負(fù)責(zé)這部分工作的人員變得可有可無。這也是檔案查閱工作人員不受重視的主要原因之一。

（三）辦公室檔案管理施展空間有限。隨著辦公室檔案管理的不斷發(fā)展，目前單位辦公室檔案管理已初具規(guī)模。辦公室檔案管理勢必要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。一次全新的檔案管理改革勢在必行。將現(xiàn)有的辦公室檔案管理模式進(jìn)行全新的規(guī)劃與革新，發(fā)揮檔案管理的更大作用，更加方便人們查閱和調(diào)取檔案。但在實(shí)際的踐行過程中卻會(huì)遇到很多困難，比如人手不足的問題。大部分的單位檔案都是長年累月地積累，數(shù)量巨大，整理起來繁雜，任務(wù)艱巨，如果想要改變現(xiàn)狀勢必要花費(fèi)巨大的經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)開銷大幅度增長，企事業(yè)單位很難承擔(dān)這部分的額外開銷，所以要想做好辦公室檔案管理的改革工作是非常困難的。即使企事業(yè)單位有心要改善現(xiàn)如今的檔案管理狀況，也可能因改革困難、耗時(shí)太長等問題而放棄。

三、加強(qiáng)單位辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）不斷完善檔案存儲(chǔ)制度。良好的檔案存儲(chǔ)制度不僅能保障檔案管理工作正常、有序地展開，更是其發(fā)展的根本條件。目前，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)有很多辦公室檔案管理工作存在著存儲(chǔ)制度問題，這不僅影響了檔案管理工作的開展，還阻礙了企事業(yè)單位的發(fā)展。針對存儲(chǔ)制度，企事業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷改善，建立完善的存儲(chǔ)制度使得辦公室檔案管理工作更好地進(jìn)行。如針對檔案的保密性，不能備份的檔案，但是辦公室又想要收錄這些檔案，各部門之間不合作造成這些問題無法解決，企事業(yè)單位可以通過建立專門的檔案管理通道，利用互聯(lián)網(wǎng)作為媒介傳輸信息、文件等，同時(shí)創(chuàng)新和完善制度，讓良好的制度成為高效率的跳板。在良好的檔案存儲(chǔ)制度下，各部門之間能互惠互利、互幫互助。既不影響自身部門的檔案管理工作，還能幫助其他部門的檔案管理順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)工作人員自身素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理工作人員的自身素質(zhì)直接影響到整個(gè)檔案工作的運(yùn)作與進(jìn)度、效率與質(zhì)量。所以強(qiáng)化員工自身素質(zhì)，提高其專業(yè)素養(yǎng)非常有必要。首先，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的電腦操作技能。因?yàn)樵?1世紀(jì)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要條件。各行各業(yè)也都實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以檔案管理工作必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。如建筑設(shè)計(jì)研究院的辦公室檔案管理相關(guān)人員，單位可以有方法、有步驟地加強(qiáng)檔案工作人員的自身素質(zhì)培養(yǎng)。（1）各級領(lǐng)導(dǎo)為檔案人才的培養(yǎng)提供政策、資金上的支持。例如政策方面可以把檔案工作納入單位工作規(guī)劃中，關(guān)心、愛護(hù)檔案人員；建立獎(jiǎng)勵(lì)制度；在待遇、福利方面給予重視。（2）培養(yǎng)檔案人員的專業(yè)知識(shí)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、文書、編纂、檔案保密、檔案維護(hù)等，熟悉有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針。（3）培養(yǎng)檔案人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)，讓檔案人員能熟練掌握計(jì)算機(jī)的各種操作，以此優(yōu)化檔案的整理和歸檔。

（三）強(qiáng)化各部門之間的合作。檔案往往會(huì)涉及企事業(yè)單位的機(jī)密，一旦泄露，容易帶給單位工作上的被動(dòng)。嚴(yán)重的還會(huì)造成巨大的經(jīng)濟(jì)、政治損失。這就要求檔案工作者有較高的政治素質(zhì)和保密意識(shí)。根據(jù)《檔案法》第一章第三條規(guī)定：一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第四章第二十條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。利用未開放檔案的辦法，由國家檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門規(guī)定。保密的檔案不便外借，這就需要強(qiáng)化各部門之間的合作，讓各部門之間相互協(xié)調(diào)、互幫互助。可以建立部門之間的溝通機(jī)制，如互聯(lián)網(wǎng)傳輸、部門共享平臺(tái)等，把需要的檔案及時(shí)傳輸?shù)狡脚_(tái)上面供有需要的部門查詢，強(qiáng)化部門之間的溝通與合作。部門之間簽署保密協(xié)議，防止需要保密的檔案外泄。制定相關(guān)的責(zé)任制度，每個(gè)檔案人員都需要承擔(dān)起保密責(zé)任，如此在分享檔案的同時(shí)還能很好地保護(hù)好檔案。

（四）管理技術(shù)與工作效率兩手抓。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的工作效率。首先，需要檔案管理人員切實(shí)加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，通過系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案知識(shí)來提高實(shí)踐技能。其次，要對自身的工作投入熱情，再枯燥的工作也飽含熱情去完成。由于檔案管理工作人員整天要面對大量的文字，工作多是對檔案的分類、整理、存儲(chǔ)等，容易感到枯燥。檔案工作人員可以在工作中自我鼓勵(lì)，調(diào)動(dòng)自身的積極性，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。最后，應(yīng)該更新檔案管理的工作方式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)的普遍運(yùn)用，檔案管理工作也應(yīng)將文本紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行對接，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)改變傳統(tǒng)的工作方式，代以數(shù)字化檔案存儲(chǔ)，建立電子資源數(shù)據(jù)庫，使檔案管理工作效率更高。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是一項(xiàng)煩瑣而復(fù)雜的工作。直面單位辦公室檔案管理中存在的問題，并針對問題強(qiáng)化辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)。我們在實(shí)際的工作過程中要注重積累經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題、面對問題、解決問題。針對發(fā)現(xiàn)的問題采取各種積極有效的措施，以此提高檔案管理工作效率，充分發(fā)揮檔案管理工作對企事業(yè)單位的作用。使得檔案管理更好地為企事業(yè)單位服務(wù)，為大眾、為社會(huì)服務(wù)。