周國偉 劉發(fā)水

（1.福建華閩通達信息技術有限公司，福建 福州 350000；2.福州市公路事業(yè)發(fā)展中心，福建 福州 350102）

一、電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展

近年來，以互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)為中心的信息技術，為公路行業(yè)的發(fā)展提供了新的契機。在信息化背景下，利用新技術收集、加工及傳輸工程信息，并指導和控制工程物質流，已成為普通公路養(yǎng)護工程管理的必然趨勢。

電子文件的產(chǎn)生是人類信息記錄的革命。與以往信息存儲不同，電子文件在記錄方式、記錄載體等方面有更深刻、廣泛及實質的意義。目前電子文件在應用層次上主要以“雙軌制”為主，電子文件推動紙質文件發(fā)展，并以紙質文件完善電子文件管理。盡管各機構具體情況不盡相同，但都對電子文件標準化提出了要求。2016年12月國家檔案局、國家發(fā)展及改革委員會發(fā)布的《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》提出了電子檔案的形成、管理、歸檔等方面的管理要求及系統(tǒng)功能需求，有利于促進項目信息化管理、大數(shù)據(jù)應用的發(fā)展。在此背景下，電子文檔在公路工程設計、建設、歸檔等方面都作出了一些有益嘗試。

目前，電子文件在公路養(yǎng)護上的應用還處于初級階段。通過全面探討電子文件在普通公路養(yǎng)護方面的實現(xiàn)模型、節(jié)點流程及管理標準，建立高效適用的普通公路養(yǎng)護電子文件管理體系具有重要意義。

二、公路養(yǎng)護電子文件管理模型

信息技術的廣泛應用使電子文件的管理流程、環(huán)節(jié)較傳統(tǒng)紙質文件都發(fā)生了變化，而明確公路養(yǎng)護項目電子文件管理的流程、環(huán)節(jié)，是建立基于電子文件的普通公路養(yǎng)護體系的基礎。因此，以OAIS模型為基礎概念模型，根據(jù)公路養(yǎng)護工程的特點梳理各個流程、環(huán)節(jié)的管理標準，構建普通公路養(yǎng)護電子文件管理模型如圖1所示。

圖1 普通公路養(yǎng)護電子文件管理模型

（一）信息攝入和采集

在公路養(yǎng)護工程中，信息采集主要是通過養(yǎng)護文件室從建設、施工、監(jiān)理等參與公路養(yǎng)護單位接收提交信息包(SIP)并準備內容，以便能夠在電子文件系統(tǒng)中存儲和管理信息。具體功能包括接收SIP包、確認子SIP包質量、生成符合檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式和文件標準的存檔信息包（AIP）、從AIP中抽取出描述信息存入檔案數(shù)據(jù)庫，以及協(xié)調檔案存儲和數(shù)據(jù)管理的修改工作。

電子文件的形成需保證數(shù)據(jù)客觀真實、完整安全、及時有效。在普通公路的養(yǎng)護過程中，提交的數(shù)據(jù)包括對已形成紙質文件的電子化處理、養(yǎng)護工程過程數(shù)據(jù)的人為輸入、通過前方圖像自動檢測及智能設備上傳的物聯(lián)數(shù)據(jù)、自動引用的其他關聯(lián)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。這些技術的應用極大降低了工程管理的工作量，也保證了數(shù)據(jù)有跡可循。

（二）信息處理和存儲

在公路養(yǎng)護的基礎數(shù)據(jù)管理中，通過標準化定義數(shù)據(jù)實現(xiàn)統(tǒng)一的編碼、統(tǒng)一的分類和組織。以ETL架構對原始數(shù)據(jù)憑借一定規(guī)則完成抽?。‥xtract）、轉化（Transform），確保數(shù)據(jù)規(guī)則，同時加載（Load）到目的端，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的內在價值展。ETL可依照內置處理模型完成初始加載、增量加載、緩慢增長維、慢速變化維、事實表加載等數(shù)據(jù)集成，根據(jù)養(yǎng)護工程的業(yè)務需求制定相應的加載策略并維護。在公路養(yǎng)護工程中，根據(jù)巡查數(shù)據(jù)實施公路技術狀況評定的數(shù)據(jù)處理需在該環(huán)分完成。

電子文件的存儲的功能包括：從攝入數(shù)據(jù)接收AIP，并存儲到統(tǒng)一的存儲系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，并管理存儲系統(tǒng)的組織結構，根據(jù)具體的電子文件管理需求及其他相應的數(shù)據(jù)業(yè)務需求操作存儲數(shù)據(jù)，開展日常的維護工作和特殊錯誤檢查、提供特殊情況下的災難恢復能力，同時為用戶端提供API，以實現(xiàn)文件的提取利用。

（三）信息保證和應用

電子文件是有組織的信息集合體，依賴信息化環(huán)境實現(xiàn)存取功能，要求管理模型需要能夠監(jiān)測OAIS環(huán)境，保證即使在原有計算環(huán)境都退化后也能應用文件。主要功能包括評估存儲內容，周期性地提供存檔信息建議以便進行文件移植；監(jiān)測管理系統(tǒng)的技術環(huán)境和目標用戶（DC）的服務需求及相應背景的變化。通過提供設計幫助和評價處理包（IP）的模板，形成特定的SIP和AIP，保證信息能夠被利用和移植。同時，需建立相應的備份數(shù)據(jù)，在特殊情況下保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

電子文件需要在完成紙質文件的職能的同時，充分發(fā)揮電子數(shù)據(jù)靈活的特點。在電子文件管理體系中，養(yǎng)護工程的文件檔案工作可以從原始的手工操作、查詢、翻閱中脫離出來，通過計算機檢索、信息下載及打印等。同時，靈活的電子化記錄數(shù)據(jù)可以作為大數(shù)據(jù)技術的底層數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶的需求提供相應的數(shù)據(jù)展示和決策支持業(yè)務功能。

二、公路養(yǎng)護電子文件管理需求

通過公路養(yǎng)護電子文件的管理模型，結合普通公路養(yǎng)護的特點梳理電子文件管理體系的要求。

（一）電子文件形成流轉功能需求

1.使用數(shù)據(jù)自動采集設備或掌上輸入設備采集數(shù)據(jù)

普通公路養(yǎng)護作業(yè)實施過程中產(chǎn)生大量的文件是管理數(shù)據(jù)的載體，是工程信息化管理、大數(shù)據(jù)應用的重要基礎。在智能設備大量應用到公路巡檢和養(yǎng)護工程施工背景下，電子文件的形成應借助物聯(lián)網(wǎng)技術，使用數(shù)據(jù)自動采集或掌上輸入設備采集數(shù)據(jù)，有效提高數(shù)據(jù)采集的效率和準確性，確保所形成電子文件的質量和效率，進而從源頭保障電子文件及其記載數(shù)據(jù)的準確性，為形成優(yōu)質電子檔案及工程建設項目信息化管理的底層數(shù)據(jù)奠定基礎。

2.內置統(tǒng)一、規(guī)范的施工用表

公路養(yǎng)護管理有一套對應的用表規(guī)則，是公路養(yǎng)護工程所形成的科技性文件的主要組成部分，也是工程數(shù)據(jù)最主要、最直接的載體。因此，電子文件管理需內置一套科學、規(guī)范、統(tǒng)一的管理用表，是形成優(yōu)質工程電子文件、電子檔案的基礎，也是工程信息化、大數(shù)據(jù)應用的關鍵。此外，系統(tǒng)應內置表格填寫示例，指導、規(guī)范工程數(shù)據(jù)的錄入。

3.建立分解至工序級的工作結構分析（work break structure，WBS）方案

合理的分類方案是實現(xiàn)電子文件前端控制的核心。電子文件管理體系需要統(tǒng)一的結構劃分，因此應建立分解至工序級的WBS方案，并將各部位的管理用表與WBS工序節(jié)點逐一匹配，實現(xiàn)對電子文件形成、流轉的量化管控，也為以WBS計劃為基準，實現(xiàn)信息化文件管理與項目管理的集成、項目管理的組織集成、完整的管理業(yè)務集成的養(yǎng)護項目信息化管理方法奠定了基礎。此外，工程數(shù)據(jù)應可以從對應的表格中提取，確保數(shù)據(jù)引用、匯總的準確性和便捷性，進而保證所形成的相關文件數(shù)據(jù)的準確性。

4.電子文件的在線流轉

系統(tǒng)應按照工程實際工作流程，內置流程引擎，實現(xiàn)電子文件的在線流轉、審批，進而實現(xiàn)對電子文件流轉的有效控制，提高電子文件的形成、流轉效率。

（二）元數(shù)據(jù)及信息包形成需求

1.元數(shù)據(jù)

電子文件的過程信息、版本信息、背景信息是大數(shù)據(jù)環(huán)境下實現(xiàn)對電子文件形成和管理過程的追溯，以及滿足知識管理需求的重要信息。在建立公路養(yǎng)護電子文件管理體系時，要求能夠及時、有效、完整地捕獲相關元數(shù)據(jù)。在項目管理領域，電子文件所記載的管理數(shù)據(jù)是項目管理信息化、大數(shù)據(jù)應用的基礎，其背景信息的描述十分重要。在電子文件管理體系中，建議自動捕獲或人工著錄的元數(shù)據(jù)應包括儀器設備、作業(yè)環(huán)境、數(shù)據(jù)采集軟件、樣品等工程業(yè)務背景信息。

2.信息包的形成

目前，采用封裝的方法是解決電子文件與其他相關信息包的常用方法，且《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發(fā)〔2012〕7號）第七條提出“元數(shù)據(jù)應當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)”。此外，國家檔案局已出臺了電子文件封裝行業(yè)標準《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DAT 48-2009），因此應遵循DAT 48的要求，采用基于XML的電子文件封裝方式將電子文件與其他信息關聯(lián)，形成電子文件信息包。

（三）電子簽名的技術要求

建議采用實體印章與電子印章相結合的技術，通過紙質文件的蓋章與電子文件的電子簽章相結合，當實體印章在文件相應位置蓋章時，系統(tǒng)能夠識別簽名者的實體印章，并在相應蓋章部位為電子文件附上電子印章。該技術的應用不僅能夠防止電子文件被修改，保證其真實性、完整性，而且能夠通過識別實體印章確認蓋章人的身份，防止代簽現(xiàn)象的發(fā)生，適用于業(yè)務復雜的普通公路養(yǎng)護管理工程。

三、公路養(yǎng)護電子文件建設內容

要完成公路養(yǎng)護方面的電子文件管理體系研究，需要從電子文件的用表規(guī)范、電子文件的流轉控制及相應的基礎管理方面進行內容建設。

（一）公路養(yǎng)護管理用表規(guī)范

1.設計公路養(yǎng)護管理用表樣式

制定涵蓋普通公路養(yǎng)護從巡查、養(yǎng)護計劃到養(yǎng)護工程施工管理全過程的所有表格樣式，包括公路巡查用表、技術評定用表、養(yǎng)護施工管理用表等。

2.編制公路養(yǎng)護管理用表目錄

研究包括公路一般日常巡查檢測記錄文件目錄、養(yǎng)護施工項目土建工程施工文件目錄、實測項目質量保證資料目錄等。

3.明確公路養(yǎng)護管理用表填寫規(guī)范

明確公路管理用表的填寫要求和規(guī)范，提供養(yǎng)護工程中常見文件管理所涉及的用表填寫示例供參考，最大程度縮小表格使用者的理解誤差。

圖2 電子文件過程管理及控制主要內容

4.梳理公路養(yǎng)護管理用表流轉要求

梳理各管理用表記錄的責任主體和相關的文件流轉程序，以及具體的編制、簽章、簽轉等過程節(jié)點。

（二）公路養(yǎng)護電子文件過程管理及控制規(guī)范

主要建設內容包括：明確文件管理目標，梳理文件種類及格式，確定行文規(guī)則，確定文件擬制、辦理及組織管理的要求，明確業(yè)務分類、文件架構及代碼表，確定處置計劃，明確檢查考核要求。具體過程管理流程圖如圖2所示。

（三）公路養(yǎng)護電子文件基礎管理

明確普通公路養(yǎng)護電子文件管理中的規(guī)范和流程后，需要進一步明確電子文件的基礎管理需求，該部分內容是電子文件管理體系系統(tǒng)化建設的內在需求。

1.電子文件管理流程方面

明確電子文件捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統(tǒng)計管理、存儲保管和檢索利用的需求。

2.文件管理配置方面

明確文件分類方案、保管期限與處置表、文件類型的配置和維護等要求。

3.安全管理方面

明確身份認證、權限管理、審計跟蹤、數(shù)字簽名等需求。

四、結語

普通公路養(yǎng)護過程中形成的大量文件是實施公路項目管理的重要基礎，以過程文件為依托建立的管控體系對公路養(yǎng)護管控有現(xiàn)實指導意義。充分利用信息技術的紅利，對文件進行規(guī)范化和電子化建設，是實現(xiàn)項目管理信息化的必由之路。通過建立全面的電子文件管控體系，以客觀、真實、清晰的過程信息決策指導普通公路養(yǎng)護，是未來的發(fā)展方向。