張立

（黑山縣水利事務服務中心，遼寧錦州 121400）

1 引言

高校檔案是高校師生和職工在為黨育人、為國育才的教學、管理和科研活動中直接形成的對社會有價值的各種原始資料，也包括實物。隨著檔案信息化的普及，高校檔案部門不僅要提供對檔案原件進行有針對性的個體服務，還要通過互聯(lián)網對社會提供服務，這既給檔案工作人員和利用者帶來便捷，也給檔案信息的安全、個人和單位的隱私保護帶來隱患。因此，保障高校檔案的原件安全、檔案網絡服務社會的信息安全顯得尤為重要。

2 高校檔案原件安全管理

檔案原件的安全因素很多，高校檔案隨著時間的推移、檔案保管條件和環(huán)境的變化以及自然災害（如火災、地震、建筑物破壞、水災等）的影響，檔案原件受到安全威脅甚至是銷毀，同時隨著時間流逝和原件的損壞，檔案信息也會受到危害，影響利用和長期保存，給社會和歷史造成損失。

2.1 高校檔案原件載體安全管理

檔案載體在光、熱、灰塵和二氧化硫、硫化氫等有害氣體等物質的作用下發(fā)生了不可逆轉的化學變化，如膠片的影像變得模糊不清甚至消失、紙張發(fā)黃和變脆等。使檔案制成材料耐久性下降，縮短了高校檔案的使用壽命，阻礙了檔案功能的正常發(fā)揮。為此首先要建立和完善各種有效的保護制度，如檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計制度、檢查制度等；其次是強化檔案工作人員的檔案安全意識，在實際工作中提高自己的工作能力；再次制定長期的檔案災害預警機制，從而最大程度地降低檔案災害發(fā)生所造成的損失，保障檔案安全；最后改善檔案保管條件，控制好空氣溫度、空氣相對濕度、照明度、空氣內有害雜質的含量、含塵量、庫內換氣倍數、文件感染微生物的程度及其他因素，給高校檔案原件的保護提供良好的保管條件，增加檔案壽命。

2.2 高校檔案原件信息安全管理

隨著時間的變化，檔案載體上附著的信息在生成、保存和使用中，人們對檔案信息資源內容的使用次數會變得越來越少，信息資源包含的信息內容價值會逐步降低，直到可用價值降為零甚至銷毀，這是一種檔案信息老化的現(xiàn)象。檔案信息老化管理是一個復雜和永不停歇的過程，為此一方面把控好檔案價值的時效性標準，根據檔案的價值在保管期限上可以分為短期、長期和永久，到期檔案的再鑒定和銷毀。另一方面把握好需求動態(tài)，社會和人們的需求也在不斷的改變，今天需要或許明天就不再需要。作為高校教學科研育人活動中原始記錄的檔案，它的內容、屬性也必定會根據社會的發(fā)展、科技水平的上升而發(fā)生變化。此外，高校檔案原件信息的保密安全是高校檔案原件信息安全管理重要內容。無論是檔案原件的提供利用還是網上的傳輸利用，都要把檔案信息安全做好，遵守保密法，防治機密檔案信息內容擴散和傳播，甚至篡改行為的出現(xiàn)。

檔案原件的安全治理和信息安全是檔案安全管理工作中的重要環(huán)節(jié)，也是基層檔案工作者的一項重要職責。安全治理檔案的目的就在于延長檔案壽命，更好地利用檔案，但是檔案利用環(huán)境的復雜性和保管條件的差異性、檔案載體的多樣化，又會給檔案老化治理帶來一定的困難。因此要通過安全管理讓檔案在保管和利用過程中的治理更加完善，使檔案的治理與利用完美的聯(lián)系在一起，從而充分發(fā)揮檔案價值。

3 高校檔案網絡服務安全管理

3.1 高校檔案網絡服務安全管理方面的突出成就

2017年6月《中華人民共和國網絡安全法》實施，相繼配套的法律法規(guī)出臺，如《信息網絡傳播權保護條例》《互聯(lián)網信息搜索服務管理規(guī)定》為網絡安全和凈化網絡空間環(huán)境奠定了堅實的基礎。網絡安全保障能力明顯提升，全民的安全網絡意識顯著增強。

為加大高校檔案網絡安全管理的法規(guī)制度保障力度，國家檔案局出臺了一些加強高等學校檔案工作的文件，國家教育部陸續(xù)頒布了關于我國普通高校檔案工作規(guī)范和普通高等學校檔案管理辦法等一系列文件法規(guī)，這些行業(yè)主管部門和業(yè)務主管部門所下發(fā)的文件使得高校檔案網絡服務制度不斷完善，高校檔案網絡安全管理有了依據。

隨著網絡的發(fā)展，高校檔案的數字化文件和電子文件都存入存儲設備，高校檔案電子化和無紙化管理逐漸成為主流，這樣一方面提高了檔案的利用效率，另一方面減少了檔案管理人員的勞動量，一份電子文件可以同時提供給多個利用者共享。網絡化和數字化技術的應用，有效提升了紙質檔案的安全管理水平。與此同時網絡安全技術的成熟，為數字化的檔案信息提供了保障。

3.2 高校檔案網絡服務安全管理存在的主要問題

從目前高校檔案網絡服務的安全管理現(xiàn)狀看，首先體現(xiàn)在網絡安全管理制度上，部分高校檔案館尚未建立災害預警機制，應對自然災害能力不足；高校檔案服務社會方面的規(guī)章制度尚需完善。其次，檔案安全管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待于提高，保密意識差，往往未到開放期的檔案信息被非授權人員獲取。第三，高校檔案形成者對其成果、作品依法享有專有權利，高校檔案館的網絡服務會涉及著作權及相關的數字化權和網絡傳輸權等法律問題，需要妥善處理好高校著作權問題，避免導致侵權行為發(fā)生，此外高校檔案信息網站的更新緩慢對高校檔案網路服務和社會公眾的檔案利用熱情都造成了消極的影響。

3.3 高校檔案安全管理在網絡服務社會中的對策

高校檔案部門作為國家事業(yè)單位，保存著重要檔案信息資源，這些檔案資源要運用到社會發(fā)展之中，才會產生效益。為此，高校檔案部門提供檔案網絡服務社會是高校的社會責任，為了更好地加強高校檔案網絡安全管理并服務社會，需要加強四方面的工作。

（1）完善高校檔案網絡服務社會中的檔案安全管理制度

要做好高校檔案網絡服務社會中的檔案安全管理工作，首先，制定科學的用人制度，利于聘任有檔案工作經驗、熟知維護檔案信息安全的基本知識與技能的人員進行社會化服務。其次，遵守檔案實體和信息安全的制度。檔案信息載體在耐久性方面都有自身的缺陷（如紙張易老化，磁盤、光盤易消磁或磁粉脫落等），在經歷重復復印、拷貝的過程中，檔案信息的完整性、原真性和可讀性就會受到威脅。上網的檔案信息資源要建立備份制度，備份時一定要有一份紙質文件歸檔并明確的規(guī)定其保存格式，還要執(zhí)行國家保密制度，完善檔案信息公開發(fā)布。第三，執(zhí)行檔案館藏公開制度和保密制度。高校檔案館有相當一部分館藏涉及到著作權，要特別重視這部分檔案的利用服務，檔案館員必須很清楚地了解館藏檔案的著作權狀態(tài)，要清楚地向利用者闡明檔案館對利用這部分檔案的相關規(guī)定，避免法律糾紛。檔案館藏信息公開和發(fā)布時要經過保密程序的審查，使得檔案信息資源在公開時得以安全評估與保護。

（2）建立高校檔案災害預警機制保證檔案安全

為了保障高校檔案的原件安全和信息安全，各高校均建起了以電話、無線通信、氣象部門等預警發(fā)布網絡，為提高對自然災害的預警、監(jiān)測和預防提供了條件。高校檔案部門也都制定了詳細的《檔案館災害預警預案》和《檔案災害防災計劃》，建立完善的預警信息管理機制，并明確計劃執(zhí)行者在危機發(fā)生時的職責，切實理解執(zhí)行防災計劃及預案，提高檔案部門的災害預警和防控能力。國家教育行政部門和各級高校還要對建立高校檔案災害預警機制予以重視，配備一流的檔案設施設備，安排一定的經費保障，引進高端設備和先進技術，完善預警體制、機制和手段，保障高校檔案的安全并達到檔案災害預警的效果，進而降低檔案災害發(fā)生所造成的損失。

此外，要完善高校檔案館網絡服務社會的溝通反饋渠道，高校檔案網絡服務社會的過程中與用戶建立互聯(lián)網、電子郵件、信函和電話等信息溝通渠道，檔案利用者在來訪和利用過程中如若發(fā)現(xiàn)存在一些安全隱患，可通過互聯(lián)網進行信息溝通，高校檔案館也可以定期向利用者群體發(fā)送利用者安全隱患的調查郵件，進而發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（3）應用安全管理技術保障高校檔案網絡服務

高校檔案網絡服務的安全是檔案服務的先決條件和技術保障，因此高校檔案網絡服務安全管理要從管理安全、平臺安全、應用安全、系統(tǒng)安全、惡意代碼與病毒、黑客攻擊、網關接口漏洞、內部人為因素等多方面考慮。網絡安全是動態(tài)的，高校檔案服務網絡的維護和管理也需要實時監(jiān)督檢查，屬于技術與管理的結合。

在選用網絡安全產品時，本著先進、經濟和實用的原則，要綜合考慮網絡安全生產的技術性和復雜性，對防病毒、防火墻、入侵檢測、容災與數據備份等安全技術進行理論分析和深入研究，弄清原理、技術特點、未來發(fā)展趨勢，一方面安全產品有較好的可維護性、可擴展性、可升級性，另一方面還要考慮產品間的匹配性、互聯(lián)性、互動性和互補性，選擇適合高校檔案網絡化服務需要。

建立完整的異地備份系統(tǒng)會將人為的一些過錯給檔案數據造成損失現(xiàn)象降到最低，達到保證檔案安全的目的。引用新型加密技術以防止利用者獲取非授權用戶獲取不該獲取的檔案信息、甚至篡改檔案信息，進而保障檔案的信息安全。應用用戶訪問控制技術對網上檔案信息資源的有效安全措施，防止對網上檔案信息的非法利用和蓄意破壞，保護網上檔案信息的安全。

（4）增加高校檔案網絡服務社會的核心競爭力

高校的職能是人才培養(yǎng)、科研、社會服務和文化傳承與創(chuàng)新，相應的高校核心競爭力也在于高校在為黨育人、為國育才過程中的人才培養(yǎng)能力、科研能力、社會服務能力和文化傳承與創(chuàng)新能力。高校檔案網絡服務社會的核心競爭力也表現(xiàn)在把高校的核心競爭力宣傳出去，供社會各界參考學習和運用。

高校自身的核心競爭力體現(xiàn)在辦學方向和目標、辦學定位、辦學資源、辦學特色、校園文化建設及各項成果上，同時也能在高校檔案中體現(xiàn)出來，要想增加高校檔案網絡服務社會的核心競爭力。首先，優(yōu)化館藏，提高館藏的質量。高校檔案館除了黨群檔案、教學科研檔案以外，還要在檔案精品、特色館藏方面下功夫，面向校友、教職工、社會大范圍的征集資料，來豐富館藏；還可以通過當事人的口述，建立科學的口述檔案，來還原歷史、完善館藏。其次，強化檔案編研。根據檔案館館藏，不斷深入研究高校檔案文獻內容，根據社會需要按專題分類別地選題和編研，進行較高層次的信息開發(fā)，為檔案利用提供更好的服務。第三，開展特色專題服務。高校檔案館要走進社會，通過各種渠道開展有針對性的社會調查，努力了解社會各方面的需求，并以此為基礎，確定自己的主要服務方向，結合檔案館的特色專題，提供個性化檔案服務和檔案專題服務，在廣泛層面上滿足社會對高校檔案信息的要求。第四，構建網絡服務平臺，開展多樣化的服務形式。積極開展高校檔案網上的服務，竭力把高校檔案館的館藏信息資源在執(zhí)行保密制度的基礎上共享利用，為用戶提供更為快捷、方便的服務。檔案館可以通過網上發(fā)布新信息、電子郵件服務、畢業(yè)生檔案信息的在線檢索、目錄信息的網絡檢索、利用者存疑的在線咨詢等，建設檔案信息服務平臺，盡力滿足社會對高校檔案信息的需求。還可以采用微博、微信等方式，定期做一些主題，向社會介紹檔案知識、介紹檔案館館藏等，高校檔案館的服務內容不要只局限于一次檔案信息，還要選好主題開展專題編研，為利用者提供二次、三次的檔案信息。服務方式也要打破傳統(tǒng)的面對面的服務，可以通過傳真、網絡、郵件等多種形式多渠道服務。

4 統(tǒng)籌保障高校檔案原件及其網絡服務的安全

4.1 網絡安全是高校檔案網絡服務社會的根基

高校檔案的網絡安全管理是高校檔案管理的重要內容之一，伴隨著我國社會的進步和公民檔案素養(yǎng)的提高，社會經濟發(fā)展需要高校檔案的智力支持，公民的文化道德建設需要高校檔案的滋養(yǎng)，高校檔案館儲備著重要的經濟、文化、政治、軍事等重要戰(zhàn)略資源，為社會提供安全的、真實的高校檔案信息，如果高校檔案安全管理沒做好，造成失密、檔案篡改、無限制傳播等，那么高校檔案的網絡服務社會工作不僅會出現(xiàn)問題，還會給國家造成重大損害，因此要高度重視高校檔案的網絡安全管理。

4.2 高校檔案原件安全是高校檔案網絡服務社會的保障

高校數字檔案館為社會提供了網絡服務方便快捷，但是檔案利用者有時會利用實物檔案和尚未數字化的其他載體檔案，一方面利用者在利用這些檔案過程要避免受到殘留的毒素，灰塵、細菌給檔案利用者造成人身傷害，另一方面這些檔案會因時間的推移使得載體老化，信息過時老化，不要因為數字檔案的普及而疏于安全防護，進而給高校檔案帶來安全管理隱患。

2019年2月，國家檔案局印發(fā)了《檔案館安全風險評估指標體系》，這對包括高校檔案館在內的各級檔案機構提出了更高要求，要健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案信息安全防護體系；要求選用忠誠可靠、負責擔當的檔案工作人員；貫徹落實保密法及其相關制度；安裝“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、防盜報警器），裝視頻監(jiān)控、門禁管控等安全設備，確保檔案原件和檔案內容信息的絕對安全。

4.3 檔案信息安全是高校檔案網絡服務社會的前提

高校檔案網絡服務社會的主要方式是把檔案數字化的檔案數據庫連接到互聯(lián)網上，檔案利用者通過互聯(lián)網去篩選所需要的檔案信息。在提供檔案網絡服務社會的過程中，數據庫信息如果被不法分子竊取、檔案真實性就會隨之下降，如果發(fā)現(xiàn)這類問題，要拿出措施，消除隱患，解決問題，確保檔案的安全保密。因此，在做好檔案網絡服務工作過程中，必須做好檔案安全管理，落實各種技術安全防范措施、檔案信息網絡安全保密制度，配齊網絡安全保密設備，確保檔案信息存儲、傳輸和服務利用的安全，要加強網絡安全管理和權限設置，對聯(lián)網的核心計算機要安裝殺毒軟件和防火墻，堵住網絡失泄密漏洞，防止越權使用。

5 結束語

在信息化和網絡化的時代背景下，高校檔案工作的核心也由重“藏”到重“用”，從僅向學校內部師生服務到面向社會公眾服務的發(fā)展。高校檔案館作為公共事業(yè)單位的一部分，推動高校檔案網絡服務社會的進程，是實現(xiàn)檔案社會價值和檔案工作的價值。高校檔案網絡服務是檔案工作的發(fā)展趨勢，做好高校檔案網絡服務的前提是安全地管理好高校檔案原件的載體和信息，貫徹好高校檔案網絡服務的相關法規(guī)制度，完善檔案安全管理預警機制，加強安全基礎設施建設，運用好網絡安全技術，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、安全意識、安全防護能力，促使高校檔案館實現(xiàn)高效、安全、科學的管理，為社會提供多層次全方位的服務注入新的活力。