文/朔州市檔案館 蔚玲
檔案業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)是收集與征集工作,是豐富館藏的主要手段,也是檔案部門(mén)一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作。在實(shí)際工作中,這是一項(xiàng)非常艱難的工作。習(xí)近平總書(shū)記強(qiáng)調(diào),要堅(jiān)持解放思想、與時(shí)俱進(jìn),主動(dòng)來(lái)一場(chǎng)思想革命,從一切不合時(shí)宜的思維定式、固有模式、路徑依賴(lài)中解放出來(lái)。檔案工作也要從轉(zhuǎn)變思維方式入手,樹(shù)立與新時(shí)代檔案工作體制結(jié)構(gòu)、職能任務(wù)、目標(biāo)要求相適應(yīng)的思想觀念,夯實(shí)檔案工作科學(xué)發(fā)展的思想基礎(chǔ)。
(一)個(gè)別單位和部門(mén)存在著輕重不分問(wèn)題。有些單位輕白頭文件,重紅頭文件。在收集征集工作中,有的單位和部門(mén)誤認(rèn)為紅頭文件才有保存價(jià)值,白頭文件沒(méi)有保存價(jià)值不在收集范圍。像單位產(chǎn)生的會(huì)議記錄、黨員花名冊(cè)、介紹信和調(diào)資表都沒(méi)作為檔案收集范圍內(nèi)容收集整理。也有些單位輕會(huì)議或?qū)n}材料,重機(jī)關(guān)發(fā)文,使一個(gè)機(jī)關(guān)的整體面貌不能全面呈現(xiàn)。而有些單位輕自身發(fā)文,重上級(jí)來(lái)文,致使一些部門(mén)單位保存了一堆屬于臨時(shí)參考或執(zhí)行的上級(jí)來(lái)文,而自身的一些文件保存不齊全。更有的單位輕其他載體檔案資料,重文字材料。雖然國(guó)家檔案局先后出臺(tái)了多種專(zhuān)門(mén)檔案的管理辦法、規(guī)定等,但在具體執(zhí)行中往往忽略了實(shí)物檔案的及時(shí)收集歸檔,把主要力量放在了文書(shū)檔案上,
(二)檔案館存在著檔案結(jié)構(gòu)單一問(wèn)題。有的單位重文書(shū)檔案輕專(zhuān)業(yè)檔案、重文字檔案輕其他載體檔案、重現(xiàn)行檔案輕歷史檔案的收集觀念,使檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)單一,內(nèi)容不豐富,難以真正成為愛(ài)國(guó)主義教育基地。檔案館雖然也重視接收、征集專(zhuān)業(yè)檔案及其他載體不同的檔案,但離要求相差還很遠(yuǎn),只有進(jìn)一步收集和征集專(zhuān)業(yè)檔案及其他載體的檔案,進(jìn)一步豐富館藏,使檔案館真正成為愛(ài)國(guó)主義教育基地,才能為朔州市的建設(shè)服務(wù)發(fā)揮更大的作用。
(三)對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視度不夠。檔案規(guī)范化管理能較好地推動(dòng)各單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展,提高單位的工作質(zhì)量和工作效率。當(dāng)前部分單位缺乏對(duì)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí),忽視檔案管理的規(guī)范化。甚至有些單位認(rèn)為檔案管理規(guī)范化不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而忽視其重要性,并且單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不會(huì)關(guān)注。還有一些單位在人力財(cái)力等方面存在不足,導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理工作無(wú)法得到有效貫徹。
(四)認(rèn)識(shí)水平不足。由于缺乏足夠的重視,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理也存在相同的問(wèn)題,由于檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,使得部分單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視員工檔案管理工作,將其劃歸為后勤類(lèi)工作,使得檔案管理工作人員工作積極性下降,出現(xiàn)檔案填寫(xiě)敷衍了事等問(wèn)題。
(一)增強(qiáng)檔案法制意識(shí),依法進(jìn)行檔案的收集。增強(qiáng)社會(huì)檔案法制意識(shí),有助于社會(huì)公眾自覺(jué)地遵守檔案法規(guī)。檔案法規(guī)是國(guó)家向全社會(huì)頒布的有關(guān)檔案事務(wù)方面的行為準(zhǔn)則。檔案執(zhí)法難的因素就是檔案法制建設(shè)沒(méi)有受到人們的關(guān)注和社會(huì)的重視,沒(méi)有得到廣大群眾的理解和支持,沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。現(xiàn)在有不少人認(rèn)為“《檔案法》可有可無(wú),無(wú)關(guān)大局”,既沒(méi)有刑法、民法的威懾力,又沒(méi)有其他法律的普遍性,并由此造成了執(zhí)法不嚴(yán)肅,違法不追究。為了適應(yīng)社會(huì)變化和檔案事業(yè)發(fā)展的需要,檔案行政管理部門(mén)應(yīng)轉(zhuǎn)變重業(yè)務(wù)輕法治的觀念,大膽依法去開(kāi)展收集工作。
(二)增強(qiáng)檔案宣傳教育,深化認(rèn)識(shí)水平。單位檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是保障單位檔案管理效果的重要手段。所以新時(shí)期在積極探索檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過(guò)程中,應(yīng)該借助有效的宣傳教育讓各單位檔案管理人員和其他部門(mén)的相關(guān)工作者認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,以及各單位檔案管理工作中對(duì)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的迫切需求。這樣在宣傳教育的作用下,各單位的檔案人員重新審視檔案管理工作的重要性。一方面,檔案管理工作人員從多角度積極探索檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作穩(wěn)步開(kāi)展;另一方面,單位各部門(mén)的工作人員能主動(dòng)配合檔案室管理工作的開(kāi)展,自覺(jué)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的搜集和整理,切實(shí)加快各單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程,增強(qiáng)各單位檔案資源的利用效果。
(三)接收檔案時(shí)堅(jiān)持“寧多勿漏”。檔案的收集、征集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此,必須重視并做好這項(xiàng)工作,這是管好用好檔案的第一步。檔案收集要堅(jiān)持“寧多勿漏”原則,檔案是來(lái)源于各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄,真實(shí)再現(xiàn)了各項(xiàng)活動(dòng)的歷程和結(jié)果。檔案的價(jià)值是由檔案本身的屬性和社會(huì)對(duì)檔案的需求兩個(gè)方面決定的,其外在表現(xiàn)是有用性,對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和各項(xiàng)工作活動(dòng),起著重要的依據(jù)和參考作用。在檔案材料收集過(guò)程中,我們始終要圍繞一個(gè)“用”字,按照文書(shū)歸檔范圍,凡是認(rèn)為有用的材料,不論其用處大小,都收集起來(lái)。
(四)提高服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)檔案的收集。有個(gè)別單位把文件材料據(jù)為己有,占為己用,不配合檔案館積極移交,只為以后自己使用起來(lái)方便。針對(duì)這種情況,我們要改善服務(wù)質(zhì)量,提高服務(wù)水平,以?xún)?yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們信任,使他們自覺(jué)自愿地把自己擁有的文件材料移交檔案館。1.對(duì)來(lái)查檔案的人熱情接待,有時(shí)他們只提供查閱內(nèi)容,具體文號(hào)、年份、作者不清楚,我們不怕麻煩,就從最近年份開(kāi)始,一年一年挨個(gè)查,直至查全查清楚為止。2.提供多種形式的服務(wù),如有的單位查檔人直接電話咨詢(xún)我館辦公室,只要在電話中說(shuō)明要查的文件材料,我館查檔接待人查詢(xún)以后電話通知,如查詢(xún)有此文件,查檔人再來(lái)我館填寫(xiě)查閱登記表。因此,他們都主動(dòng)把文件材料送到檔案館,用他們自己的話說(shuō),放在檔案館比放在自己手中查找方便、及時(shí)。3.健全制度,防止文件材料的散失。在工作中,我們通過(guò)健全和完善檔案管理制度,有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理;二是實(shí)行文件接收上架登記制度,就是文件材料何時(shí)移交檔案館、何時(shí)上架入庫(kù)都登記清楚,避免出現(xiàn)盲區(qū)。
(五)樹(shù)立質(zhì)量效益觀念,提高檔案歸檔接收。1.尋求社會(huì)效益最大化。我們各單位人員要認(rèn)清檔案信息在政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)中不可替代的參考價(jià)值,充分認(rèn)清檔案服務(wù)在社會(huì)文化活動(dòng)中的重要作用,克服無(wú)作為、難作為、不想作為等錯(cuò)誤觀點(diǎn),以更加有力的舉措、更加踏實(shí)的作風(fēng)和自覺(jué)的行動(dòng),大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源。2.尋求經(jīng)濟(jì)效益最大化。科學(xué)把握檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的投放,實(shí)現(xiàn)低成本高收益、低投入高收成、低消耗高質(zhì)量,把有限的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)用在刀刃上,避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。3.牢固樹(shù)立開(kāi)放協(xié)作觀念。檔案工作雖然在業(yè)務(wù)上是一個(gè)體系,但不能畫(huà)地為牢,要打破固有的工作模式,為檔案工作發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)開(kāi)放的環(huán)境。我們檔案人員要積極打破行業(yè)界限,與相關(guān)行業(yè)機(jī)構(gòu)建立協(xié)作機(jī)制,定期進(jìn)行情況溝通,實(shí)現(xiàn)協(xié)同配合。使各行業(yè)資源互相借鑒和互相聯(lián)動(dòng)發(fā)展。檔案人員也要打破部門(mén)界限,新時(shí)代檔案工作要求高、任務(wù)重,僅靠檔案部門(mén)個(gè)人努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,只有上下聯(lián)合、齊抓共管,才能為檔案工作提供有力的組織保障。
總之,在社會(huì)全面發(fā)展的背景下,要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化建設(shè)開(kāi)展檔案工作,積極為檔案工作提供服務(wù)保障,為中心工作服務(wù)履職盡責(zé)、有所作為。檔案收集、征集工作也出現(xiàn)了一定的變化,要想保證檔案管理作用的發(fā)揮,就應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)探索檔案收集、征集工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),促進(jìn)檔案收集、征集水平的提高,為檔案館的綜合管理工作創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。