文/天津醫(yī)科大學 宋磊

公文是高校行政機關(guān)在行政管理過程中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，具有較強的政策性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性。通過公文的印發(fā)，把上級機關(guān)的方針、政策、工作意圖貫徹下去，把下級機關(guān)的工作情況反映上來，使各部門互相協(xié)調(diào)配合，是學校工作正常有序開展的重要途徑。公文處理工作是檢驗辦公室工作扎實與否、服務(wù)水平高低的重要標尺，關(guān)系到學校各項職能運行的質(zhì)量、水平和決策能力，也事關(guān)學校的形象和權(quán)威性。

2012年12月，中共中央政治局審議通過“關(guān)于改進工作作風、密切聯(lián)系群眾的八項規(guī)定”，將“精簡文件簡報，切實改進文風”作為“八項規(guī)定”的重要內(nèi)容。自“八項規(guī)定”實施以來，各地積極貫徹落實，取得了一定的實效。2019年3月，中共中央辦公廳印發(fā)《關(guān)于解決形式主義突出問題為基層減負的通知》，習近平總書記專門作出批示，2019年要解決一些困擾基層的形式主義問題，并將2019年確定為“基層減負年”。文件指出：“要嚴格控制層層發(fā)文、層層開會，著力解決文山會海反彈回潮的問題?！?020年4月，中共中央辦公廳印發(fā)了《關(guān)于持續(xù)解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強作風保證的通知》，通知文件中進一步指出：“要堅決杜絕形形色色的形式主義官僚主義，持續(xù)為基層松綁減負，讓干部有更多時間和精力抓落實。”

一、關(guān)于發(fā)文必要性存在的問題及對策思考

（一）存在的問題。1.過度依靠文件行政的傳統(tǒng)思維依然存在。一些部門推動工作、抓落實缺乏有效手段，習慣依靠發(fā)文推動工作，重復(fù)發(fā)文、過度制定貫徹落實意見和實施細則的情況仍然存在。2.部分文件規(guī)格偏高。表現(xiàn)在一些部門職責范圍內(nèi)的工作或部門常規(guī)工作的安排部署，部門認為工作由校級行文推動更有利于推進落實。3.部分文件確實存在由于上級文件修訂變動、領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)變動或部門名稱變動而需要重新修訂的情況。4.文件合并精簡力度不足，諸如任免、處分類文件同期連發(fā)的，可做合并處理，以達到精簡發(fā)文數(shù)量的目的。5.制度規(guī)章類文件印發(fā)的前瞻性管理不足，由于計劃性不強，存在臨時、突擊印發(fā)文的情況，一方面不利于文件質(zhì)量優(yōu)化，另一方面易導(dǎo)致文件數(shù)量超標。6.部分上行文的印發(fā)主要基于上級主管部門相關(guān)要求或是由于某些階段性重點工作的開展，屬于客觀確需印發(fā)的文件，強行精簡可能不利于工作順利開展。

（二）對策思考。針對以上問題，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方式，改進工作方法，不斷加大公文的審核力度，是精簡文件的有效途徑。1.確保領(lǐng)導(dǎo)干部重視。精簡文件工作效果如何，領(lǐng)導(dǎo)干部的重視是關(guān)鍵。要結(jié)合《關(guān)于解決形式主義突出問題為基層減負的通知》和《關(guān)于持續(xù)解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強作風保證的通知》文件要求，同發(fā)文量較多的職能部處負責人強化溝通，達成共識，在轉(zhuǎn)文風、改作風上下功夫，嚴格審批和審慎把控印發(fā)文件標準。從校領(lǐng)導(dǎo)層面嚴格把關(guān)，校長辦公室或黨政辦公室負責審核，本著嚴謹務(wù)實、切實為基層減負的原則，沒有實質(zhì)性內(nèi)容、發(fā)文必要性不足的堅決不發(fā)，深入研究文件歸類，結(jié)合實際發(fā)文情況，對可以歸類合并發(fā)文的進行合并，確保發(fā)文的質(zhì)量和必要性。2.加強公文管理制度性建設(shè)。定期對公文處理工作出現(xiàn)的問題進行系統(tǒng)性梳理，修訂學校公文管理辦法。從制度建設(shè)的角度提升公文精簡力度，真正達到為基層減負的目的。主要可以從以下幾方面入手：一是結(jié)合上級文件對公文管理的規(guī)定，特別是公文精簡方面的最新要求進行修訂。二是從事務(wù)重要性角度考量，對重要性不足以達到印制文件標準的事項改換傳達方式，避免過度依賴文件。三是適當關(guān)注被動發(fā)文情況，例如臨時性機構(gòu)人員變動導(dǎo)致的調(diào)整文件印制，可探索建立柔性表達范例，避免無意義的重復(fù)發(fā)文。3.加強對制度規(guī)章類文件印發(fā)的前瞻性管理。如學校還未制定規(guī)范性文件管理辦法，可探討制定學校規(guī)范性文件管理辦法的可行性，探索實施各部門規(guī)章制度類文件年度計劃與特殊事務(wù)應(yīng)對相結(jié)合的審核管理方式，進行計劃管理，綜合考慮國家政策變化及學校實際情況，年初對部門擬發(fā)規(guī)章制度類文件進行規(guī)劃，并給予一定彈性曠量，以應(yīng)對緊急的計劃外事項。規(guī)范學校規(guī)章制度類文件制定程序，提高文件的質(zhì)量和制定效率，構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學規(guī)范、運行有效的文件管理制度體系。4.進一步落實文件規(guī)格管理，嚴格控制發(fā)文規(guī)格。文件規(guī)格要遵循“就低不就高”原則，嚴禁隨意提高文件規(guī)格。建立發(fā)文規(guī)格清單制標準，對于符合發(fā)文規(guī)格標準的文件方可印發(fā)，綜合高校工作實際，清單制標準至少應(yīng)為學校重大事項或重要工作安排、規(guī)范性文件以及其他必須以校級文件明確的事項。針對高校各管理部門職責范圍內(nèi)的工作，如例行性、周期性的工作安排、工作計劃、各種節(jié)日和紀念日活動方案以及貫徹落實上級相關(guān)部門文件、會議精神的意見等，原則上應(yīng)由各管理部門自行下發(fā)通知，不應(yīng)以學校行政或?qū)W校辦公室名義下發(fā)。5.探索建立擬稿前的發(fā)文必要性審查機制。在現(xiàn)行公文印發(fā)過程中，高校辦公室往往是接到帶有領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件簽發(fā)單后才進行相關(guān)工作，如果文件不符合發(fā)文要求進行退回，容易導(dǎo)致部門間的矛盾。因此要變被動接受簽發(fā)單為主動的文件發(fā)文必要性管理，打出提前量，減少高校辦公室與各管理部門之間工作摩擦，提前做好溝通協(xié)調(diào)，使工作事項以合適的形式進行傳達布置，提升行政管理效率。

二、關(guān)于發(fā)文規(guī)范性方面的問題及對策思考

（一）存在的問題。1.目前高校中院系、管理部門內(nèi)的公文管理制度還存在不夠完善的情況。對發(fā)文標準的把握缺乏客觀的依據(jù)，對哪類工作事項需要發(fā)文，哪類事項不需要以文件形式印發(fā)，缺乏客觀依據(jù)標準，常根據(jù)工作人員和部門負責人的工作經(jīng)驗進行主觀判斷。2.存在院系/管理部門發(fā)文流程不夠規(guī)范的情況。高校內(nèi)各院系、職能部門發(fā)文流程不盡相同，有的以簽發(fā)單進行流程管理，有的則以黨政聯(lián)席會議的會議紀要作為公文印發(fā)依據(jù)，既缺乏規(guī)范化統(tǒng)一的標準，也難以保證流程的科學性。3.管理部門、院系相關(guān)工作人員普遍對正式公文的體式、語言、標點符號、數(shù)字、計算單位以及文字表述的規(guī)范性使用等掌握有限，缺乏相關(guān)專業(yè)性培訓，行文中泛口語化表達，導(dǎo)致公文缺乏嚴謹性，易導(dǎo)致執(zhí)行難等問題。4.發(fā)文過程中部門間的協(xié)調(diào)機制不夠健全。在校級層面印發(fā)公文中一般設(shè)有會簽制度，而學院與管理部門層面缺乏相應(yīng)的協(xié)調(diào)機制，存在院系/管理部門印發(fā)文件與其他部門現(xiàn)行公文規(guī)定間存在潛在沖突的隱患。

（二）對策思考。針對上述問題，進一步建立健全院系/管理部門文件管理制度，加強相關(guān)培訓，開展人員工作交流活動，建立評價機制與落實檢查督導(dǎo)責任是解決問題的有效途徑。1.建立健全院系/管理部門發(fā)文管理制度。在健全校級文件管理規(guī)范、修訂學校公文管理辦法的同時，對院系/管理部門發(fā)文的規(guī)格標準、發(fā)文流程等關(guān)鍵問題進行明確，做到有據(jù)可依。在學校范圍內(nèi)，對院系/管理部門發(fā)文所使用的紅頭紙張、文號等進行規(guī)范統(tǒng)一。指導(dǎo)各院系、管理部門以學校公文管理辦法為參考依據(jù)，制定本單位的公文管理規(guī)定，并探索建立學院系與管理部門層面的協(xié)商會簽機制，為院系/管理部門公文的規(guī)范化管理夯實基礎(chǔ)，避免文件沖突造成基層額外負擔。2.加強公文培訓工作。指導(dǎo)各院系/管理部門設(shè)立兼職公文管理員，提升公文管理工作的專業(yè)性。采用邀請校外專家等方式定期組織公文管理員專題培訓，培訓工作要兼顧理論與實際操作。一方面，要加強公文管理的理論培訓，講解上級對公文管理的最新文件要求，幫助公文管理員了解最新的政策并建立系統(tǒng)的管理思維，使他們理解公文規(guī)范的意義，為做好公文管理工作打好基礎(chǔ)；另一方面，需針對日常公文管理中發(fā)現(xiàn)的問題，特別是公文格式規(guī)范性及語言規(guī)范性問題開展培訓，切實提升文件的有效性。3.開展公文管理人員交流沙龍活動。興趣愛好是最好的老師，利用公文管理交流沙龍活動，培養(yǎng)高校各級公文管理人員對公文管理的興趣，把為基層減負的主題融入其中，提升他們對公文管理的主動性與積極性。一方面，引導(dǎo)他們交流日常公文管理中的問題，針對問題進行討論和專項學習，提升公文管理水平；另一方面，可以從中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性問題，理順公文管理體系，提升高校公文管理系統(tǒng)的整體運行效率。4.建立院系/管理部門公文管理評價機制，加強發(fā)文的檢查督導(dǎo)。定期開展抽樣檢查督導(dǎo)工作，以“短實新文風，篇幅簡短、結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準確、文字精煉”為文件規(guī)范性的基本要求，對各院系/管理部門的公文管理水平進行評價，將公文管理水平不高的院系和管理部門作為重點督導(dǎo)對象，幫助各院系/管理部門發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，針對部分在實際業(yè)務(wù)操作中存在困難的兼職公文管理員，可以進行專項輔導(dǎo)培訓，提升公文管理水平。

三、結(jié)語

公文是高校進行行政管理的重要手段，在中央不斷要求為基層減負的大背景下，高校在各級機構(gòu)中把文件質(zhì)量提上去、把文件數(shù)量減下來是積極落實相關(guān)文件的必然要求，也是高校適應(yīng)“雙一流”建設(shè)，打造一流公文管理的必然選擇。因此，不斷在實踐中發(fā)現(xiàn)問題，并結(jié)合上級要求，有針對性地改進，不斷完善管理體系，將學校公文處理效率持續(xù)提升是一項持之以恒的工作。