文/蘇州市廣濟(jì)醫(yī)院 金燕敏

人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院的人力資源利用具有重要的作用，它可以幫助醫(yī)院更科學(xué)更有效地調(diào)控人力，合理有效地利用人力資源。在人才競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，對(duì)人事檔案進(jìn)行充分利用還可以有效地提升醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。但是相對(duì)于人事檔案而言，醫(yī)院對(duì)病案檔案過(guò)度重視，致使人事檔案的管理資源被壓縮，導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中不免出現(xiàn)一些問(wèn)題。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人員流動(dòng)性大，管理人員專業(yè)素質(zhì)低。醫(yī)院的檔案管理相對(duì)于其他檔案管理機(jī)構(gòu)而言具有獨(dú)特性，這在人事檔案管理方面也有體現(xiàn)。醫(yī)院工作人員的工作具有特殊性，具體體現(xiàn)在人員具有較大的流動(dòng)性，同時(shí)人事檔案的轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入工作量較大，因此是否能夠公正客觀地對(duì)人事檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)和處理，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)造成了極大挑戰(zhàn)。這就要求醫(yī)院的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)具備較高層次的水準(zhǔn)。在大部分的醫(yī)院管理工作中，可以向檔案管理傾斜的資源遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理的需求。醫(yī)院管理層對(duì)檔案的管理工作并不重視，甚至在部分醫(yī)院沒(méi)有專門的檔案管理人員，或者是由其他人員兼任檔案管理人員，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，管理意識(shí)薄弱。對(duì)人事檔案多是被動(dòng)地將檔案資料進(jìn)行利用，而非主動(dòng)地去收集和整理資料。由于對(duì)人事檔案機(jī)密性的認(rèn)識(shí)不足，還導(dǎo)致檔案造假、檔案缺損等嚴(yán)重的管理失誤現(xiàn)象屢有發(fā)生。落后的管理制度、不夠?qū)I(yè)的管理人員和復(fù)雜繁多的工作內(nèi)容極大加重了醫(yī)院人事檔案管理的負(fù)擔(dān)。

（二）數(shù)字化水平低，信息化設(shè)備設(shè)施老舊。在大多數(shù)的醫(yī)院管理工作當(dāng)中，數(shù)字化、信息化的應(yīng)用已全面展開，但是在檔案管理方面仍然缺乏專業(yè)的人才隊(duì)伍、領(lǐng)導(dǎo)的重視以及資金技術(shù)的支持。許多醫(yī)院仍然存在使用手工錄入檔案信息、人工分類歸檔等情況，甚至很多醫(yī)院的檔案管理工作仍然借助于最原始的電腦系統(tǒng)進(jìn)行。老舊的設(shè)備無(wú)法滿足現(xiàn)階段醫(yī)院人力資源管理中對(duì)人事檔案的利用需求，這也是導(dǎo)致人事檔案利用率不高的原因之一。

低水平的數(shù)字化，不僅為醫(yī)院人事檔案的利用工作帶來(lái)了不便，也在人事檔案的管理上造成了許多問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相較于電子檔案而言存儲(chǔ)條件較為苛刻，要求的存儲(chǔ)空間也相對(duì)較大。但是大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院并沒(méi)有足夠的能力對(duì)日益增長(zhǎng)的檔案進(jìn)行有效的管理，即使是在城市，部分醫(yī)院在資源分配上也無(wú)法完全滿足紙質(zhì)人事檔案的管理需求。雖然人事檔案的數(shù)字化是檔案管理工作的必然發(fā)展走向，但是許多醫(yī)院卻沒(méi)有對(duì)其予以充分重視，這也是醫(yī)院在人事檔案管理中存在的一大弊端。

（三）信息收錄不全，內(nèi)容管理重視程度低。人事檔案管理在人才的利用和安排上發(fā)揮著不可替代的作用，在醫(yī)院的人事檔案管理過(guò)程中，人事檔案的內(nèi)容主要包括醫(yī)院工作人員的基本信息、職工學(xué)歷、各類證書鑒定、職稱、晉升任免信息、工資表及獎(jiǎng)罰等。其中最主要的就是各科室醫(yī)生和護(hù)士的專業(yè)信息，只有在了解各個(gè)醫(yī)生的專業(yè)特長(zhǎng)以后，才能更好地進(jìn)行崗位分配，使得醫(yī)生的專業(yè)特長(zhǎng)得以充分發(fā)揮，同時(shí)也在一定程度上影響醫(yī)院的人力資源規(guī)劃。

在醫(yī)院的人事檔案管理中，對(duì)人事檔案的內(nèi)容管理卻不甚重視，在對(duì)人事檔案管理的過(guò)程中，沒(méi)有體現(xiàn)出醫(yī)院人事檔案較其他機(jī)構(gòu)人事檔案的不同。對(duì)基本信息的管理過(guò)于重視而忽略了對(duì)內(nèi)容質(zhì)量的管理，對(duì)能夠更好地體現(xiàn)醫(yī)生工作水平的診療記錄、病案典型、科研報(bào)告卻極少進(jìn)行收集歸檔，對(duì)聲像檔案、圖片檔案等文字檔案之外的新型檔案信息類型收集程度不高。這種過(guò)于單一化的人事檔案收集，造成了在醫(yī)院的人事檔案管理中可利用的方式缺乏多樣化，可供利用的內(nèi)容也有限，因此在管理層面導(dǎo)致了醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的忽視。此外，信息收錄的不全面更容易造成對(duì)一個(gè)醫(yī)生進(jìn)行人事任免時(shí)出現(xiàn)有失公允的現(xiàn)象。

二、醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策意見

如何提高人事檔案在醫(yī)院管理工作中的比重是當(dāng)前階段亟待解決的關(guān)鍵問(wèn)題。針對(duì)醫(yī)院在人事檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，提出一些對(duì)策建議提升醫(yī)院在人力資源利用和開發(fā)上對(duì)人事檔案的利用，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案地位的有效提升。

（一）提升檔案管理人員專業(yè)水平。在醫(yī)院的管理工作當(dāng)中，如果強(qiáng)行要求醫(yī)院管理層人員加大醫(yī)院管理資源向檔案工作傾斜的力度，不僅無(wú)法取得良好的效果反而容易導(dǎo)致醫(yī)院管理方面出現(xiàn)更大的問(wèn)題。那么，如何在合理的范圍內(nèi)加強(qiáng)人事檔案管理資源，提升檔案管理人員的專業(yè)水平與能力就是我們需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。部分醫(yī)院由于本身競(jìng)爭(zhēng)力不強(qiáng)，經(jīng)營(yíng)范圍小而忽略了對(duì)檔案管理的重視，導(dǎo)致了醫(yī)院在檔案管理上會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題，但是專門性地設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)又會(huì)壓縮醫(yī)院的醫(yī)療資源，造成更為嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。因此，如何在有效提升醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，既不對(duì)醫(yī)院的管理資源和經(jīng)營(yíng)所需的醫(yī)療資源造成影響，又可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理人員專業(yè)能力的提升？對(duì)于部分資源條件不充分的醫(yī)院而言，可以對(duì)充當(dāng)檔案管理人員角色的員工進(jìn)行短期的專業(yè)性培訓(xùn)工作。在專門的檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，節(jié)約醫(yī)院資源的同時(shí)也提升了檔案管理人員的專業(yè)水平。另外，可以從提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)方面著手，醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高同檔案管理人員自身的檔案服務(wù)意識(shí)也有關(guān)系。檔案管理是一項(xiàng)瑣碎的專門性工作，很多檔案管理人員自身存在很大問(wèn)題，他們不能主動(dòng)去發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足之處，導(dǎo)致出現(xiàn)人浮于事的情況。所以這就需要醫(yī)院提升員工的責(zé)任感和擔(dān)當(dāng)感，制定一套行之有效的人員管理制度，提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使其積極、主動(dòng)、及時(shí)地進(jìn)行人事檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)人事檔案的管理。1.合理分類，同病案檔案聯(lián)系，除了病案檔案管理以外，在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案的管理也具有重要地位。在我們對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)只重視對(duì)病案檔案的管理利用而忽視對(duì)人事檔案的管理利用的情況。病案檔案和人事檔案都是醫(yī)院檔案管理的重心，將兩者有機(jī)結(jié)合并進(jìn)行管理可以更好地發(fā)揮二者的優(yōu)勢(shì)。將人事檔案與病案檔案分卷進(jìn)行管理，采用不同的案卷分類方式，歸檔整理后錄入同一個(gè)檔案管理系統(tǒng)之內(nèi)。在對(duì)病案檔案進(jìn)行調(diào)用的過(guò)程中，可以結(jié)合人事檔案中的相關(guān)資料加以分析，例如在進(jìn)行病例分析時(shí)關(guān)聯(lián)人事檔案案卷，查找有關(guān)病例專家醫(yī)生的人事檔案，從其中發(fā)現(xiàn)與病例有關(guān)的其他有用檔案。在進(jìn)行人事檔案歸檔時(shí)，也可以結(jié)合有關(guān)病歷檔案，用更有特色化的分類方式將醫(yī)生的診療記錄和病案評(píng)價(jià)做分類。2.優(yōu)化配置，提高數(shù)字化水平，醫(yī)院應(yīng)加大在信息化技術(shù)方面的投入，將信息化建設(shè)推進(jìn)到醫(yī)院的日常管理工作當(dāng)中去。大部分醫(yī)院已經(jīng)全面開展了信息化改革，醫(yī)院的信息化系統(tǒng)也已經(jīng)全面推廣，所以在醫(yī)院的檔案管理方面也應(yīng)該進(jìn)行信息化改革，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，配置信息化檔案管理系統(tǒng)，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。加大資金投入，優(yōu)化資源配置。老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備已經(jīng)無(wú)法滿足檔案信息化的管理水平，醫(yī)院只有加大資金投入到信息化、數(shù)字化中，才能使人事檔案管理適應(yīng)新的信息化管理軟件。建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，使得醫(yī)院人事檔案收集、整理、利用等日趨規(guī)范化，進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案方面的管理質(zhì)量。在人事檔案的收集方面由原來(lái)的紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案，節(jié)約管理成本，合理利用有限的空間資源，最大化地開發(fā)與利用人事檔案資源。3.簡(jiǎn)化程序，設(shè)立專門數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步簡(jiǎn)化管理程序，將一些老舊的人工管理流程由信息化檔案管理所取代。建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，確立統(tǒng)一的管理規(guī)范，將人事檔案的編目、立卷等工作交由信息系統(tǒng)來(lái)完成，既可以減少人力資源的浪費(fèi)，又可以避免因主觀的人為因素導(dǎo)致多種分類方式同時(shí)存在。針對(duì)醫(yī)院的特點(diǎn)，設(shè)立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)資源。結(jié)合醫(yī)院自身的診療重心，建立專門的專業(yè)化的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，將醫(yī)院的特色與醫(yī)生本身的能力特長(zhǎng)相結(jié)合，更好地發(fā)揮每位醫(yī)療工作人員的專長(zhǎng)。

（三）重視人事檔案內(nèi)容的質(zhì)量。1.注重檔案類型多樣化的收集。在醫(yī)院人事檔案內(nèi)容的收集方面，應(yīng)當(dāng)注重多樣化人事檔案類型的收集，豐富人事檔案的形式，可以將醫(yī)生的手術(shù)視頻、案例教學(xué)視頻、個(gè)人典型病例報(bào)告、科研的成果報(bào)告等收錄到醫(yī)生的人事檔案當(dāng)中，使得人事檔案的內(nèi)容更加豐富具體，更具代表性。在對(duì)人事檔案進(jìn)行利用時(shí)也能夠更加公正客觀地進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)醫(yī)院工作人員的任免也能夠更加專業(yè)、科學(xué)。重視人事檔案內(nèi)容的質(zhì)量還可以從人事檔案載體的形式入手，在傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念當(dāng)中，人事檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，但隨著科技的進(jìn)步，一些信息逐步數(shù)字化。我們?cè)趯?duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，決不能只重視對(duì)紙質(zhì)檔案的收集整理工作，還應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)字報(bào)表、圖片、視頻資料、光盤等進(jìn)行收集，如果條件允許，醫(yī)院還可以將有利用價(jià)值的醫(yī)生護(hù)士值班監(jiān)控記錄等納入收集范圍，這樣既可以全面地展現(xiàn)檔案的客觀性，也可以在一定范圍內(nèi)避免不必要的醫(yī)患糾紛。2.制定專門的檔案管理制度。醫(yī)院不重視人事檔案的管理工作很大一部分原因是因?yàn)闆](méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案在進(jìn)行人力資源開發(fā)上所能提供的服務(wù)利用。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立一套完善的檔案管理制度，將人事檔案的利用納入人力資源開發(fā)規(guī)劃、人才的引進(jìn)、薪酬福利的計(jì)算以及日?？?jī)效考核當(dāng)中去。將人事檔案與晉升制度掛鉤，使得員工重視人事檔案的利用。專門的檔案管理制度，在一定程度上可以減少醫(yī)院人浮于事的狀況，做到物盡其用、人盡其才。強(qiáng)化對(duì)人事檔案的管理，減少檔案造假、檔案損毀現(xiàn)象的產(chǎn)生。雖然醫(yī)院的人事檔案管理工作還存在許多問(wèn)題，但是隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和醫(yī)院對(duì)人事檔案利用的不斷重視，這些問(wèn)題將會(huì)得到完善的解決，我們應(yīng)當(dāng)相信提高人事檔案的重視程度將是進(jìn)行醫(yī)院管理工作的必然趨勢(shì)。