文/武夷山市立醫(yī)院人事科 林凌

醫(yī)院整體遷建項(xiàng)目會(huì)在醫(yī)院原有科室的基礎(chǔ)上進(jìn)行醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療部門及基礎(chǔ)設(shè)施的完善，使得醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平得到提升。檔案作為進(jìn)行醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行相關(guān)信息記錄的重要載體，做好檔案管理工作，不僅可以幫助醫(yī)院在遷建項(xiàng)目以后快速地進(jìn)入工作狀態(tài)，還有助于為醫(yī)院以后的發(fā)展提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

一、醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案資料完整性缺失。我市是一個(gè)國(guó)家五A級(jí)旅游度假城市，不僅擁有豐富的自然資源和文化遺產(chǎn)，還擁有較大的人流量，促進(jìn)了我市經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。但是，醫(yī)療問(wèn)題一直是我市的短板問(wèn)題，醫(yī)院病床不足、高級(jí)醫(yī)護(hù)人員缺失一直是我市醫(yī)院存在的問(wèn)題之一。因此，在醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目管理過(guò)程中，進(jìn)行檔案資料的管理，可以保證醫(yī)院檔案資料的完整，讓醫(yī)院可以根據(jù)整體遷建項(xiàng)目要求，進(jìn)行醫(yī)療問(wèn)題解決，提高我市的醫(yī)療水平。但是，醫(yī)院在進(jìn)行整體遷建項(xiàng)目的過(guò)程中，如果沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)收集和歸納，很可能會(huì)造成檔案資料的完整性缺失，這種現(xiàn)象在我國(guó)醫(yī)院工程建設(shè)項(xiàng)目中經(jīng)常出現(xiàn)，不利于醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展。造成這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因主要有以下幾個(gè)方面：一是檔案工作人員的意識(shí)不強(qiáng)，并沒(méi)有做好檔案資料的施工保障工作，在施工前沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行檔案資料的收集、整理與存檔，造成了醫(yī)院檔案資料的損害或丟失。二是施工人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，在施工過(guò)程中沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行關(guān)注，也沒(méi)有與醫(yī)院檔案資料管理人員進(jìn)行溝通，導(dǎo)致施工的過(guò)程中會(huì)造成醫(yī)院檔案資料的損壞和丟失。

（二）檔案資料管理制度不健全。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣的工作，尤其醫(yī)院的檔案資料種類繁多，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)檔案資料進(jìn)行分類和管理，以便后期對(duì)檔案資料進(jìn)行查找和使用。但是，目前我市醫(yī)院工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，并沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)制度的明確規(guī)定，導(dǎo)致醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)檔案并沒(méi)有明確的制度管理要求，不利于檔案管理工作的正常開(kāi)展，但是相關(guān)工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的重要性，開(kāi)展的檔案管理工作不符合檔案管理制度要求，造成檔案管理工作混亂，使得檔案資料管理人員不能根據(jù)制度要求進(jìn)行施工前的檔案收集，有可能會(huì)造成施工過(guò)程中，檔案資料的破壞和丟失。

（三）職責(zé)分工不明確。由于醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目的時(shí)間較長(zhǎng)、程序較多，每個(gè)程序中所產(chǎn)生的檔案資料都起著相輔相成的作用。但是，由于相關(guān)工作人員的職責(zé)分工不明確，沒(méi)有做好階段性的檔案管理工作，導(dǎo)致檔案在保存的過(guò)程中受損，既不利于后續(xù)建設(shè)工作的開(kāi)展，也影響了醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目進(jìn)度，導(dǎo)致醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目進(jìn)程緩慢。

（四）檔案資料查找不便利。由于醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目是一個(gè)長(zhǎng)期性的工作，工程在施工的過(guò)程中，需要根據(jù)建設(shè)要求不斷對(duì)工程檔案資料進(jìn)行查找，進(jìn)行建設(shè)數(shù)據(jù)、建設(shè)方案及教學(xué)效果的核對(duì)，以保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目效果。但是，如果沒(méi)有正確地對(duì)檔案進(jìn)行管理，會(huì)導(dǎo)致檔案工作人員花費(fèi)更多的時(shí)間進(jìn)行檔案資料的篩選與查找，不僅會(huì)造成時(shí)間上的浪費(fèi)，還會(huì)降低相關(guān)工作人員的工作效率，影響醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目的進(jìn)度。

二、醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目管理措施

為了保證醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目管理的順利開(kāi)展，應(yīng)該對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，逐步提升檔案管理的效果，從而為項(xiàng)目建設(shè)與管理提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，保證整體遷建項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

（一）檔案管理體系的完善。醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作效果的提升，與醫(yī)院管理體系有著緊密的聯(lián)系，醫(yī)院在進(jìn)行日常檔案工作管理過(guò)程中，要以國(guó)家檔案管理要求為前提，以醫(yī)院建設(shè)發(fā)展為目標(biāo)，進(jìn)行科學(xué)化、細(xì)致化管理，完善檔案資料管理工作內(nèi)容，以使檔案資料工作人員可以根據(jù)要求進(jìn)行日常工作安排，使得檔案資料管理更具規(guī)范性與科學(xué)性。

例如，醫(yī)院在進(jìn)行重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的過(guò)程中，應(yīng)該做好檔案管理工作，根據(jù)醫(yī)療資源整合的要求，進(jìn)行檔案管理意識(shí)的提升、專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)以及檔案管理體系的完善。醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體遷建項(xiàng)目的目的是提供更好的醫(yī)療環(huán)境，提升我市的醫(yī)療水平，使得醫(yī)院真正可以解決人民“看病難”的問(wèn)題。在這個(gè)過(guò)程中，進(jìn)行檔案資料的管理，可以為新院進(jìn)行醫(yī)療環(huán)境提升、醫(yī)護(hù)人員培訓(xùn)、醫(yī)療服務(wù)意識(shí)提升，提供重要的數(shù)據(jù)，為新院檔案建設(shè)提供理論依據(jù)。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作十分重要，新院應(yīng)該進(jìn)行檔案管理模式與體系的完善，通過(guò)規(guī)范化的體系進(jìn)行檔案工作內(nèi)容與要求的安排，不僅可以提高檔案收集和整理的效果，還可以對(duì)檔案進(jìn)行責(zé)任制的落實(shí)，進(jìn)一步保證檔案的完整性。

（二）強(qiáng)化項(xiàng)目監(jiān)督機(jī)制。醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目管理僅靠醫(yī)院進(jìn)行保存與管理存在一定的難度，需要施工方與醫(yī)院共同配合，共同進(jìn)行醫(yī)院檔案資料的管理工作，提升檔案資料的完整度。因此，醫(yī)院應(yīng)該強(qiáng)化項(xiàng)目管理的監(jiān)督機(jī)制，從醫(yī)院遷建項(xiàng)目開(kāi)展的目的性出發(fā)，對(duì)遷建項(xiàng)目整體工程進(jìn)行監(jiān)督，重點(diǎn)進(jìn)行檔案資料的監(jiān)督和檢查，不僅可以對(duì)項(xiàng)目工程檔案管理人員的工作意識(shí)和工作責(zé)任進(jìn)行提升，還有助于對(duì)檔案資料的完整性提供雙重保障。

武夷山市立醫(yī)院整體遷建項(xiàng)目占地面積93.5畝，建筑面積93602平方米，建設(shè)項(xiàng)目總共投資約3.1億元，系武夷山市2009年省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目。2009年底我主動(dòng)請(qǐng)纓參與醫(yī)院整體遷建項(xiàng)目建檔工作，在當(dāng)?shù)貦n案部門的精心指導(dǎo)下，我虛心向同行請(qǐng)教，多次到福建省立醫(yī)院、南平市第一醫(yī)院、南平市第二醫(yī)院等周邊醫(yī)院取經(jīng)學(xué)習(xí)，同時(shí)嚴(yán)格按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》以及檔案主管部門制定的規(guī)范性文件和標(biāo)準(zhǔn)整理。經(jīng)過(guò)近3年的努力，不斷對(duì)項(xiàng)目建設(shè)文件材料進(jìn)行收集、分類、組卷、編目等整理工作，共整理基建檔案216卷，保證了我院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性與安全性。根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、檔案主管部門制定的規(guī)范性文件及有關(guān)電子文件管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)整理檔案。同時(shí)，在進(jìn)行關(guān)于重建項(xiàng)目檔案資料收集、歸檔、分組、管理與保存的過(guò)程中，合理進(jìn)行檔案工作安排，共整理基建檔案263卷。新院在建設(shè)的過(guò)程中，形成很多檔案資料，做好新院建設(shè)檔案資料的監(jiān)督，不僅可以提高新院建設(shè)的速度，還可以避免新院在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，保證新院建設(shè)工作的順利開(kāi)展。首先，醫(yī)院要做好項(xiàng)目檔案資料的跟蹤工作，對(duì)項(xiàng)目建立的各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行跟蹤，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)工程的每個(gè)工作環(huán)節(jié)的檔案資料都進(jìn)行監(jiān)督與檢查，不僅可以對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的整體環(huán)節(jié)進(jìn)行把握，還加深了檔案工作人員對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料收集和保存的意識(shí)，避免出現(xiàn)因檔案收集不及時(shí)而被破壞的現(xiàn)象，保證項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料的完整性。其次，醫(yī)院相關(guān)工作人員應(yīng)該與工程檔案工作人員進(jìn)行配合，根據(jù)檔案管理體系的要求，認(rèn)真落實(shí)檔案日常管理工作，并做好檔案資料管理安排，避免因施工現(xiàn)場(chǎng)的混亂現(xiàn)象造成檔案資料的破損，做好施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案資料收集與管理工作，進(jìn)一步明確檔案工作內(nèi)容。

（三）檔案工作人員素質(zhì)的提升。檔案資料管理人員作為對(duì)檔案收集、分類、整理、保存和利用的主要人員，其工作素質(zhì)和專業(yè)能力直接影響了檔案資料管理的效果，因此應(yīng)該對(duì)檔案資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其在培訓(xùn)過(guò)程中提高自己的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)水平，運(yùn)用自己的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行工程現(xiàn)場(chǎng)檔案資料的收集、整理和保存，提升檔案資料的安全性。

首先，可以根據(jù)檔案資料保存和運(yùn)用的要求，進(jìn)行檔案資料管理人員的日常培訓(xùn)，把檔案資料專業(yè)工作知識(shí)與工作技巧納入培訓(xùn)內(nèi)容中，在提升工作人員檔案知識(shí)專業(yè)度的基礎(chǔ)上讓責(zé)任意識(shí)得以提升，幫助檔案資料管理人員對(duì)檔案管理中知識(shí)與技能進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓檔案資料管理人員認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，及時(shí)做好現(xiàn)場(chǎng)檔案資料的收集、分類與保存，提高檔案管理質(zhì)量。其次，對(duì)檔案資料管理工作人員進(jìn)行責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，讓其認(rèn)識(shí)到檔案資料保存工作的重要性，不斷對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理制度和規(guī)章的培訓(xùn)，明確其工作職責(zé)、要求，做好日常工作安排，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的收集、管理與保存，保證檔案資料的完整性，為其他工作的開(kāi)展提供重要的保障。最后，讓工作人員借助信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案的日常工作，增加檔案資料的信息化與數(shù)字化，借助信息技術(shù)輔助檔案資料管理人員進(jìn)行信息化管理，完成檔案資料的收集、錄入、分類、整理和保存，增加了檔案資料管理的便捷性。因此，檔案資料管理工作人員根據(jù)信息技術(shù)的要求進(jìn)行信息化操作的培訓(xùn)，運(yùn)用信息化知識(shí)完善檔案工作模式，不僅可以提升檔案工作的效率，對(duì)檔案資料做到雙重保護(hù)，還可以完善檔案資料儲(chǔ)存與查閱方式，使得相關(guān)人員可以借助信息技術(shù)來(lái)查找資料，減少檔案資料管理工作人員的工作量，有助于保障檔案資料的完整。

（四）檔案管理權(quán)責(zé)的明確。醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目中的參與方有很多，對(duì)檔案管理權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，可以進(jìn)一步實(shí)行檔案規(guī)范化和完整性的管理。這就需要設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方、醫(yī)院方等多個(gè)單位相互配合，明確職責(zé)，有助于提高檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)，并根據(jù)權(quán)責(zé)要求，落實(shí)各項(xiàng)工作的職責(zé)。這樣既保證醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的有序開(kāi)展，又對(duì)醫(yī)院檔案資料的收集、管理與保存提供便利，提升檔案資料管理的質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和人民生活水平的不斷發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)改革已經(jīng)成為我市黨和政府關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題之一，我市醫(yī)院的醫(yī)療資源不斷完善，可以為全市人民的健康保駕護(hù)航。醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整體遷建項(xiàng)目雖然存在很多問(wèn)題，醫(yī)院及相關(guān)項(xiàng)目參與方，仍應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性，協(xié)調(diào)醫(yī)院進(jìn)行檔案管理體系完善，強(qiáng)化檔案監(jiān)督項(xiàng)目，提升檔案管理人員的工作素質(zhì)，使得檔案管理工作可以順利進(jìn)行，保證檔案資料的完整與安全，為遷建項(xiàng)目的順利進(jìn)行打好基礎(chǔ)。