文/山東省濟(jì)寧市疾病預(yù)防控制中心 徐福元

伴隨著新時(shí)代大數(shù)據(jù)的到來，醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)越來越多，并且它的復(fù)雜程度也有了很大的提高，這就給管理檔案的工作人員帶來了非常大的工作負(fù)擔(dān)，所以為了減少這種不利的因素，需要用自動(dòng)化和現(xiàn)代化的技術(shù)，以此來取代檔案管理中人為的操作。對于醫(yī)院而言，其檔案的管理工作可以給醫(yī)院的運(yùn)作、科學(xué)研究和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展方向提供重要作用。現(xiàn)在這個(gè)階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是具備辦公自動(dòng)化的先進(jìn)技術(shù)方式，并且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給醫(yī)院的辦公活動(dòng)提供了非常方便的前提條件。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下開展有效的檔案工作，融入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)安全的基礎(chǔ)上明確管理制度的標(biāo)準(zhǔn)，歸類檔案信息，深度挖掘檔案價(jià)值，突出其優(yōu)勢，提升服務(wù)質(zhì)量。

一、在醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中辦公自動(dòng)化的作用

（一）辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化指用現(xiàn)代的技術(shù)手段，對辦公室內(nèi)的相關(guān)工作信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)檔案的傳輸、存放、發(fā)送、信息接收等，提高了信息傳播的速度并確保其準(zhǔn)確性。作為高科技產(chǎn)物的辦公自動(dòng)化，把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行了充分的發(fā)揮。把辦公業(yè)務(wù)與辦公人員相結(jié)合構(gòu)成的系統(tǒng)，可以稱為人機(jī)信息系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在運(yùn)營的過程里面，存在著很多的優(yōu)勢，可以更好地做好辦公活動(dòng)，從而提升辦公的效率。

（二）辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的重要性。1.提升工作時(shí)效。醫(yī)院的檔案內(nèi)容多種多樣，可以劃出很多的種類，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用過程中，可以使醫(yī)院的職員、智能、辦公流程在很大程度上受到影響，讓傳統(tǒng)人工操作有效地突破限制，推進(jìn)檔案管理工作向合理科學(xué)的方向發(fā)展，讓信息檢索的便捷性大大提高。2.強(qiáng)化儲(chǔ)存方式的安全可靠性。在以前管理醫(yī)院的檔案過程當(dāng)中，因?yàn)槭艿綔囟扰c濕度這樣的因素影響，關(guān)系著紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存、管理成果，因此需要主動(dòng)利用自動(dòng)化的系統(tǒng)縮小檔案存放的空間并提升其利用率，盡量延長檔案壽命。并且在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下儲(chǔ)存方法也能從單一變成多元的，例如文本、圖像等。3.實(shí)現(xiàn)共享資源。如果能夠有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理，那么科學(xué)性和規(guī)范性的管理就可以實(shí)現(xiàn)，最大程度上提高資源的實(shí)際使用率以及查尋效率，讓每一個(gè)科室的工作人員，均可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的最大化運(yùn)用。

二、辦公自動(dòng)化條件下的醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

（一）可實(shí)現(xiàn)信息的共享。有的醫(yī)院應(yīng)用檔案信息時(shí)只重視醫(yī)療效果，對于管理工作卻做得不到位。這樣就勢必造成檔案信息在運(yùn)用中出現(xiàn)較為混亂的情況，對于未來各項(xiàng)工作的開展均有可能導(dǎo)致一些不良影響。而在辦公室自動(dòng)化的條件下，醫(yī)院在工作中可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在醫(yī)院中工作人員可對信息做好調(diào)整及運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)信息的共享。同時(shí)，監(jiān)督管理人員在具體的作業(yè)期間可通過互聯(lián)網(wǎng)去監(jiān)管及管理檔案，避免在運(yùn)用階段出現(xiàn)信息泄露等而對醫(yī)生造成的不良影響情況發(fā)生。

（二）信息收集靈活。之前醫(yī)院檔案是以紙張方式開展，受制約大，存儲(chǔ)更是困難。而當(dāng)辦公自動(dòng)化環(huán)境出現(xiàn)后，檔案可通過數(shù)字化方式，減少了儲(chǔ)存的難度，也為之后檔案管理工作的順利進(jìn)行打好基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院更好地發(fā)展。

三、辦公自動(dòng)化條件下醫(yī)院檔案管理的不足

（一）儲(chǔ)存文件的保密性較弱。對于醫(yī)院而言，病歷是其中一項(xiàng)最重要的記錄，其中包含了一些數(shù)字化的信息，需要儲(chǔ)存和管理還有運(yùn)輸，關(guān)于隱私保護(hù)的安全性有著非常高的要求，因此充分的保護(hù)工作十分重要?，F(xiàn)在普遍使用網(wǎng)絡(luò)，故網(wǎng)絡(luò)安全也會(huì)受到一定影響，文件在儲(chǔ)存時(shí)，其安全性可以說是最應(yīng)該引起重視的問題。單依電子文件來說，未有固定標(biāo)記、形式和修改也過于容易，沒有較高的保密性。

（二）缺少管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在醫(yī)院里面開展檔案管理工作時(shí)，能夠有效使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用先進(jìn)的設(shè)備，可以大幅度提高工作效率，但與此同時(shí)，在管理的部分就會(huì)出現(xiàn)較多問題，例如：醫(yī)院的許多文件都是只有存檔，并沒有與之聯(lián)系的原始文件和底稿，這就會(huì)在一定程度上給管理工作帶來較大的難度。在醫(yī)院管理檔案的時(shí)候，在辦公自動(dòng)化實(shí)施的過程中，沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)制度，進(jìn)而造成在管理流程上出現(xiàn)了很多問題。

（三）工作人員素養(yǎng)不足。醫(yī)院檔案管理所使用的自動(dòng)化系統(tǒng)，和傳統(tǒng)管理方式相比，不僅是管理方式還是實(shí)施過程都存在比較大的不同之處，對于檔案管理的工作人員也有著極高要求。管理人員不單需要熟悉有關(guān)技術(shù)，還需要有一定的專業(yè)素養(yǎng)及管理能力，并且一定要擁有創(chuàng)新的認(rèn)識，進(jìn)而能夠很好地面對實(shí)際的工作需要。然而現(xiàn)實(shí)生活中大部分醫(yī)院管理檔案的職員關(guān)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)掌握不充分，未能科學(xué)、合理運(yùn)用系統(tǒng)來完成各種工作，影響工作的開展。

（四）管理系統(tǒng)有待完善。在辦公自動(dòng)化運(yùn)行過程中，醫(yī)院實(shí)行檔案管理工作時(shí)，就一定要有完善科學(xué)的管理體系為它奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)實(shí)生活中，許多醫(yī)院都會(huì)有相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，但卻不夠完善。因此，在日常管理中，軟件使用少且效率不高，影響了辦公自動(dòng)化在檔案管理工作中的實(shí)效。

四、辦公自動(dòng)化當(dāng)中醫(yī)院檔案管理實(shí)施方法

（一）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全。在醫(yī)院檔案管理工作中使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的時(shí)候，需要面對的問題是網(wǎng)絡(luò)的安全與否，所以有關(guān)工作者需要對網(wǎng)絡(luò)安全問題加以確定，讓網(wǎng)絡(luò)保持安全，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)安全。首先，在實(shí)際運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的方面來看，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由基礎(chǔ)的設(shè)施以及硬件等組成，具有很多特征優(yōu)勢，例如高效性以及網(wǎng)絡(luò)的安全性等。確保網(wǎng)絡(luò)安全需從各系統(tǒng)著手，防止系統(tǒng)被更改或入侵，造成檔案資源外泄，確保整體系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全。另外，在實(shí)際醫(yī)院檔案管理的時(shí)候能夠加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)安全性能，利用好現(xiàn)代技術(shù)的方式，在檔案管理中設(shè)置好訪問權(quán)限，把實(shí)際的責(zé)任明確到個(gè)人，避免外人訪問本院的系統(tǒng)，否則病人的個(gè)人診治信息和案例方面的安全性會(huì)受到威脅。特別需要注意，要保護(hù)好每一個(gè)人病人的隱私，這也是保護(hù)醫(yī)院及患者雙方的利益。

（二）擬定科學(xué)、合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。開展檔案管理工作，醫(yī)院需要對每項(xiàng)資料進(jìn)行全方位收集，整理好后保管妥當(dāng)，并做好保管、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等等，提供信息檢索，方便服務(wù)。這也是主要的工作流程內(nèi)容。當(dāng)前，在辦公自動(dòng)化條件下，為提升其總體的檔案管理水平，需要擬定與實(shí)際相符的制度與標(biāo)準(zhǔn)，把管理工作的細(xì)節(jié)規(guī)范到工作中，明確每一個(gè)工作人員的責(zé)任。

（三）完善相應(yīng)的人才培訓(xùn)制度。在醫(yī)院檔案管理過程中，開展辦公自動(dòng)化工作是與其管理高水平人才有著密不可分的關(guān)系。那么，醫(yī)院就要著重培養(yǎng)檔案管理員的工作能力，從檔案的制度標(biāo)準(zhǔn)來說，要注重信息和檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，引進(jìn)更多的專業(yè)人才，為醫(yī)院檔案管理充實(shí)人才。

（四）增加投入。要想開展好自動(dòng)化辦公需要投入設(shè)備和資金，更好完善管理工作。同時(shí)，定期引進(jìn)、優(yōu)化計(jì)算系統(tǒng)和設(shè)備，全面控制辦公系統(tǒng)的運(yùn)行效率，支持辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

（五）強(qiáng)化檔案信息建設(shè)。為保證醫(yī)院對檔案管理工作的順利開展，應(yīng)該合理地利用辦公自動(dòng)化的技術(shù)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的開展。之后，引入更多的創(chuàng)新技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等科學(xué)手段，從而科學(xué)地掌握每一項(xiàng)檔案資料的工作，讓檔案資料都能夠被載入信息化的數(shù)據(jù)庫中，給各個(gè)科室適當(dāng)?shù)叵路艡?quán)力，讓他們可以及時(shí)地查找和搜索相關(guān)的醫(yī)療資料，確保醫(yī)療活動(dòng)的順利開展以及實(shí)施。

（六）建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。全方位地提高檔案管理工作的實(shí)施水平，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)工作時(shí)可以融入電子文檔以及檔案管理，在技術(shù)方面確保工作的順利進(jìn)行。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持下，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)是比較復(fù)雜的組成，但可以輔助檔案管理工作的開展。在檔案管理系統(tǒng)下，醫(yī)院公文管理工作的歸檔活動(dòng)就變得規(guī)范了。

五、結(jié)語

總而言之，辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院需要切實(shí)開展有關(guān)檔案管理工作，在之前的管理工作基礎(chǔ)上，優(yōu)化工作方式并提高管理的水平。如果想要切實(shí)解決醫(yī)院在開展辦公自動(dòng)化檔案工作中所遇到的問題，不單需強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全，擬定合理、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)制度，還需要建立完善的檔案管理人才的培養(yǎng)制度，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效運(yùn)行，開發(fā)、利用檔案，加大建設(shè)檔案信息化和管理系統(tǒng)，使其起到有效的管理作用。