文/ 棗莊市婦幼保健院 李立立

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案的管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代發(fā)展需求。辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用信息技術(shù)，其工作內(nèi)容和流程較為復(fù)雜。通過智能化信息技術(shù)能有效提升檔案管理工作效率，推動檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

一、信息化時(shí)代辦公室檔案管理概述

（一）信息化檔案管理概念。檔案信息化管理是指在辦公室檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料高效收集、整理、存檔和保存的目的，與此同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)提供信息化檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與信息檔案有所不同，隨著技術(shù)的發(fā)展檔案管理工作向著智能化和數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，但是通常情況下開展檔案信息化管理工作需要在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn)下才能進(jìn)行。

（二）信息化檔案管理特點(diǎn)。第一，開展信息化檔案管理工作應(yīng)當(dāng)在我國相關(guān)的法律規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。第二，信息化檔案管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理有所不同，需要呈現(xiàn)信息化和數(shù)字化特點(diǎn)。第三，信息化檔案管理工作可以通過網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的手段，提升管理工作效率?？傮w來說，信息化檔案管理工作主要內(nèi)容就是將傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容和現(xiàn)代數(shù)字管理相融合，提升管理效果和效率。借助信息化技術(shù)手段能夠節(jié)約整理、保存和歸檔時(shí)間。

（三）信息化檔案管理具體內(nèi)容。信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容都是相同的，主要是添加現(xiàn)代信息技術(shù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)和平臺。第一，將硬件和軟件信息作為基礎(chǔ)，保證信息化檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。第二，應(yīng)當(dāng)結(jié)合我國實(shí)際發(fā)展情況，遵循科學(xué)發(fā)展原則，將各個(gè)部門之間工作內(nèi)容相聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化、全面化和規(guī)范化。第三，強(qiáng)化檔案管理工作智能化和信息化，將檔案信息進(jìn)行分類歸檔，加強(qiáng)檔案信息推廣力度。第四，在開展檔案管理工作時(shí)，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建信息化檔案管理平臺，促進(jìn)信息化管理平臺穩(wěn)定運(yùn)行。第五，加強(qiáng)信息化專業(yè)人才培養(yǎng)和管理。對信息化技術(shù)和專業(yè)人才要求較高，因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)力度，在引進(jìn)高水平員工后采用激勵措施留住專業(yè)人才。

（四）信息化檔案管理的意義。首先，滿足檔案管理工作的要求。由于受到傳統(tǒng)管理方法的影響，一直難以發(fā)揮實(shí)效。信息化管理工作就是指改變傳統(tǒng)的管理方式，通過標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的信息管理流程，滿足單位檔案管理工作的需求。其次，借助信息化技術(shù)提升管理效率。檔案管理信息化能夠優(yōu)化管理程序，提升管理效率。與此同時(shí)，提高檔案管理工作效率是確保工作規(guī)范化和制度化的基本條件，實(shí)現(xiàn)整理、分類、歸檔和保存的高效性。最后，信息化管理離不開制度的保障。制定規(guī)范的制度保障是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要依據(jù)?，F(xiàn)階段，辦公室的檔案管理工作還未健全。因此，制定規(guī)范的制度促進(jìn)信息化管理工作的完成，通過建立完善的制度和規(guī)范的操作流程推動檔案管理工作有序進(jìn)行。

二、信息化背景下辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）缺少信息安全意識。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作過程中，部分單位未對信息安全有清楚認(rèn)識，經(jīng)常會出現(xiàn)保存檔案的機(jī)器被黑客或不法分子入侵，使得數(shù)據(jù)信息被泄露和損壞。涉及的信息種類眾多，其中還包括極其重要的關(guān)鍵性內(nèi)容。檔案管理人員如果缺少信息安全認(rèn)識或者在收到檔案管理信息后沒有及時(shí)采取有效措施，就會為數(shù)據(jù)安全埋下隱患，造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失甚至可能會承擔(dān)法律責(zé)任。

（二）管理人員素質(zhì)較差。現(xiàn)階段，實(shí)行信息化檔案管理對有關(guān)人員提出了更高要求，他們不僅應(yīng)當(dāng)掌握熟練檔案管理理論知識，而且也應(yīng)當(dāng)全面掌握計(jì)算機(jī)使用方法。因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理不僅是將檔案進(jìn)行保存，而且也包含信息數(shù)據(jù)庫的建立，但是實(shí)際情況是辦公室檔案管理人員素質(zhì)和工作能力并未符合要求。與此同時(shí)，部分單位還未重視辦公室的檔案管理工作，缺少對檔案工作管理人員的培訓(xùn)。

（三）管理機(jī)制仍不健全。目前，很多單位還未明確檔案管理的具體部門，多數(shù)由會計(jì)人員或者行政部門兼職管理。在信息化的背景下，檔案管理工作存在眾多的不合理，限制辦公室檔案管理工作的開展。部分單位盡管在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的檔案管理部門，但是由于缺少健全管理制度以及制約責(zé)任，使得部門更多只是形式化管理。經(jīng)常出現(xiàn)信息丟失、篡改和泄露等問題，究其原因，還是在檔案管理工作過程中并沒有依據(jù)嚴(yán)格的制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案收集、借閱和保管等工作。

（四）管理理念方式落后。信息化背景下能夠?qū)⒏黜?xiàng)資源和信息調(diào)動，充分發(fā)揮使用價(jià)值。但在目前單位檔案管理工作中，相關(guān)工作人員缺少服務(wù)意識，使得信息化管理系統(tǒng)趨于形式，沒有完全發(fā)揮出信息化管理的效果。在傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作中，都是通過工作人員進(jìn)行操作，存在許多弊端，無法及時(shí)整理、歸檔和保存；無法及時(shí)高效調(diào)動數(shù)據(jù)信息；工作人員專業(yè)素質(zhì)較差，導(dǎo)致無法順利開展檔案管理工作。

（五）新舊檔案卷宗混亂。盡管目前單位意識到信息化管理工作的重要作用，但現(xiàn)階段部分醫(yī)院硬件和軟件設(shè)備還沒有配備齊全，使得檔案管理工作難以真正落實(shí)和運(yùn)轉(zhuǎn)。開展檔案管理工作面臨巨大困難。檔案管理的工作質(zhì)量存在參差不齊的狀況，限制檔案管理工作的發(fā)展。部分單位由于長期疏于卷宗管理，使得很多卷宗出現(xiàn)與記錄情況不相符合的狀況，造成醫(yī)院花費(fèi)大量資金找回信息卷宗。

三、信息化背景下辦公室檔案管理工作的有效措施

（一）增強(qiáng)信息安全意識。為避免檔案信息遭到泄漏或者破壞，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全意識。辦公室檔案信息主要包括各個(gè)部門工作進(jìn)度、會議記錄、員工檔案和病患信息等，都是保證單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要資料。單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)的資料有著很大的保存價(jià)值，并且應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。信息時(shí)代的背景下要將各類資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)將信息以電子形式保存，并且將各項(xiàng)資料分類保存，建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息庫，使得單位檔案形成系統(tǒng)和完整的電子信息系統(tǒng)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存的信息經(jīng)過技術(shù)處理加以保存，并且采用加密形式進(jìn)行處理，保護(hù)檔案信息。建立辦公室檔案信息化體系是漫長過程，也是構(gòu)建信息化辦公室檔案管理平臺的主要方法。

（二）提升管理人員素質(zhì)。部分辦公室檔案管理人員并非是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)或者計(jì)算機(jī)專業(yè)的，掌握的檔案管理知識相對較少而且還不全面，無法符合信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的要求。并且非專業(yè)的人員也沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，在實(shí)際工作過程中，經(jīng)常由于疏忽造成各種問題。因此，各單位應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。通過組織有關(guān)人員參加學(xué)術(shù)討論活動或者交流會的形式進(jìn)行相互溝通交流，學(xué)習(xí)其他單位的管理經(jīng)驗(yàn)，提升自身專業(yè)能力和素質(zhì)，聘請專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理人才完成此項(xiàng)工作，為單位構(gòu)建優(yōu)秀的檔案管理人才隊(duì)伍。

（三）健全檔案管理機(jī)制。在信息時(shí)代的背景下，辦公室檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注資源、使用和安全三個(gè)方面的建設(shè)，促進(jìn)單位辦公室的檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。第一，建立專門的檔案管理部門，依據(jù)各單位實(shí)際發(fā)展水平、經(jīng)營狀況和規(guī)模設(shè)置人員組成結(jié)構(gòu)。第二，應(yīng)當(dāng)依據(jù)管理部門的有關(guān)內(nèi)容建立相應(yīng)的機(jī)制，包括管理人員獎勵懲罰機(jī)制和考核機(jī)制，確定全面管理制度，有效約束工作人員的行為，保證工作質(zhì)量。第三，將信息化技術(shù)作為檔案管理工作的切入點(diǎn)，將資源、使用和安全體系作為基本建設(shè)點(diǎn)，促進(jìn)辦公室檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。第四，建立檔案管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位文化和其他規(guī)章制度，才能真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法。推動辦公室檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展，需做到如下兩方面：一方面，創(chuàng)新管理理念。檔案信息有著極為重要的價(jià)值，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管理理念，不僅僅是做好資料收集、整理、歸檔和保存等工作，還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理理念。包括單位領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案工作管理人員都需要拓寬檔案管理思維，不斷積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理理念，并且以理念為基礎(chǔ)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。另一方面，創(chuàng)新管理方式。第一，單位可以通過多方面力量推動檔案管理工作信息化建設(shè)，將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理提升管理效率提供有利條件。各單位應(yīng)當(dāng)提供充足的人力、物力和財(cái)力加以支持。第二，傳統(tǒng)人力工作形式無法順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作，要建設(shè)數(shù)字化檔案管理，提升管理效率。第三，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，提供查詢和搜索功能，解決傳統(tǒng)檔案管理存在的查詢難和搜索慢等問題，提高檔案管理工作的有效性。

（五）明確檔案管理工作。第一，單位為有效提升信息化檔案管理水平應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，使信息化檔案管理真正得以落實(shí)，促進(jìn)單位正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)，推動檔案管理工作信息化發(fā)展。第二，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理，定期開展檢查整理工作，避免出現(xiàn)遺失或者與記錄不相符的狀況，也充分保證醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)節(jié)省資金投入量。與此同時(shí)，單位應(yīng)當(dāng)實(shí)行檔案信息化管理，加強(qiáng)檔案管理力度，提升檔案管理質(zhì)量和效率。第三，對于一些從事多年檔案管理工作的老員工來講，面對新的檔案管理模式一時(shí)之間難以適應(yīng)，特別是在剛剛引進(jìn)信息化管理模式時(shí)涉及信息轉(zhuǎn)寫、歸檔、歸類和錄入等環(huán)節(jié)，對于檔案管理老員工而言是不小的挑戰(zhàn)。因此，單位可以組織員工參加相關(guān)培訓(xùn)或者適當(dāng)調(diào)動工作崗位，以滿足現(xiàn)代信息化檔案管理的要求。

四、結(jié)語

檔案管理工作在現(xiàn)代單位發(fā)展中有著重要作用，特別在制定決策階段，要通過檔案管理總結(jié)以往工作經(jīng)驗(yàn)保證決策合理性。傳統(tǒng)的檔案管理工作無法順應(yīng)新時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展需求，要建立信息化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。