文/衡陽市雁峰區(qū)人力資源服務中心 周春蘭

人事檔案能夠讓我們了解到人才的各項信息，并結(jié)合人才信息來科學、合理地應用人才，從真正意義上做到“人盡其才”。要完成新形勢下對人才市場檔案管理提出的新要求，作為其內(nèi)部的一名檔案管理工作者，有必要努力探索新的管理舉措，以更好發(fā)揮出人才市場檔案的資源優(yōu)勢，提高為社會的服務能力。因此，筆者結(jié)合工作實際，并針對當前人才市場檔案管理中存在的問題，提出新的對策，以期對提高人才的有效合理使用發(fā)揮重要的信息服務作用。

一、做好新時代檔案管理工作的重要性

隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，我國的教育事業(yè)得到質(zhì)的飛躍，逐漸完成了由量變到質(zhì)變的發(fā)展。人事檔案管理是構(gòu)成社會公共信息的關(guān)鍵部分。在這樣的社會背景下，人才檔案儲備工作的重要性日趨凸顯。

（一）人事檔案管理工作的重要性。人事檔案能夠準確、真實記錄個人的各項基本信息，為用人單位提供理論依據(jù)。用人單位可以結(jié)合人事檔案來了解個人以往的工作經(jīng)驗、業(yè)績情況以及品行道德，并以此為參考依據(jù)來進行決策，在一定程度上能夠促使用人單位的決策趨于科學化。現(xiàn)階段，許多用人單位為了做到“崗得其人，人適其崗”，在招聘人才的時候會全方位、多角度地了解，不會局限于面試。一般情況下，個人在以往單位工作的時候，其升職降職、獎勵懲罰等各個方面的情況都會整理入檔，用人單位能夠通過查看個人的人事檔案來進行決策。

（二）干部人才檔案的作用。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。黨的十八大以來，干部人事檔案在干部考察、防止干部“帶病提拔”，巡視巡察、紀檢監(jiān)察機關(guān)執(zhí)紀辦案、社會保障、司法公正等方面發(fā)揮了越來越重要的作用。

二、目前人才市場檔案管理工作存在的主要問題

目前，人才市場的檔案以從各大院校畢業(yè)的學生檔案居多，是反映人才綜合素質(zhì)信息的重要載體，也是滿足社會各界需求人才最重要的信息依據(jù)。在區(qū)人才服務中心一般管理流動人員檔案，在職干部檔案、離退休檔案等以及數(shù)據(jù)共享、業(yè)務辦理、檔案業(yè)務受理流轉(zhuǎn)、檔案調(diào)動及調(diào)閱業(yè)務等，同時還要承擔招聘、就業(yè)、辦理相關(guān)資格證等多項業(yè)務。

（一）館內(nèi)硬件配置未到位。人才市場的檔案管理，特別在經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，存在著嚴重的檔案管理硬件投入不足。有的地方迄今沒有實現(xiàn)館員辦公室、閱檔室和檔案庫房的“三室”分開，有的沒有給檔案庫房配置防盜門窗，以及室內(nèi)保持檔案保藏質(zhì)量的去溫機、溫濕度表等硬件設備。還有的引入現(xiàn)代化管理手段，如網(wǎng)絡與電腦，有的建立了數(shù)據(jù)庫，但技術(shù)應用大多停留在輔助檔案材料目錄的錄入等簡單操作。

（二）管理手段相對較滯后、程序繁瑣。人才市場在檔案管理上，盡管大多數(shù)能按規(guī)定執(zhí)行，但在實際操作上，存在收集不及時、被動等問題。多數(shù)人才市場未能形成自己的檔案管理實施細則和制度，多采用傳統(tǒng)手工操作和簡單分類管理，即便是建立起數(shù)據(jù)庫的，也沒有及時升級形成同步。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和生活、工作節(jié)奏的加快，程序繁瑣的人事檔案管理難以滿足社會對人才檔案的信息需求，快捷的人事檔案管理服務成為人們強烈的訴求。

（三）需要配備專職檔案管理人員。由于各地人才市場在館員配置上，大多由其他工種人員兼職擔任，使其檔案管理人員隊伍嚴重缺乏應有的綜合素質(zhì)，“保管員”的角色造成管理操作不規(guī)范，質(zhì)量參差不齊，服務態(tài)度差等問題，影響到工作的嚴肅性和效能，更談不上促進人才市場檔案管理工作改革與發(fā)展的理論探討。對人才市場檔案管理的工作和內(nèi)容都非常清楚的管理員來說，在實際的工作中也可能會出現(xiàn)差錯，沒有足夠的管理人員科學管理檔案，并且每年有大量畢業(yè)生的檔案需要進行處理，導致沒有足夠的管理員開展相關(guān)的管理工作。隨著畢業(yè)生越來越多，檔案員的工作內(nèi)容比較繁瑣，人員的缺失導致在工作中可能出現(xiàn)差錯。

（四）檔案開發(fā)利用率低下。目前，在人才市場上，檔案信息加工、處理及開發(fā)，基本處在被動服務層面，或者封閉半封閉狀態(tài)，信息化功能尚未健全，開發(fā)出的人事信息資源僅限于工資套改、干部任用考察等方面，利用率低下，未能真正發(fā)揮出應有的服務作用。

三、新形勢下如何提升檔案管理工作和服務水平

互聯(lián)網(wǎng)時代，國家高度重視“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”，人才市場檔案管理工作應緊跟時代發(fā)展潮流，加大管理創(chuàng)新，更新工作措施，發(fā)揮出更大更多的檔案信息資源優(yōu)勢，為社會各界提供高效優(yōu)質(zhì)的服務。湖南省人力資源服務中心積極貫徹落實“互聯(lián)網(wǎng)+人社”行動計劃，針對流動人員人事檔案管理特性，研發(fā)了湖南省流動人員人事檔案管理一體化服務平臺。2016年9月，向全省市州及區(qū)縣推廣湖南省流動人員人事檔案管理一體化服務平臺，截至2017年6月，完成了全省13個市州、119個區(qū)縣，共133個公共人力資源服務機構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)工作，實現(xiàn)了全省流動人員人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息共享、業(yè)務受理及流轉(zhuǎn)全程監(jiān)控，上下聯(lián)動、內(nèi)外聯(lián)網(wǎng)，結(jié)束了全省辦理流動人員人事檔案服務“來回跑”的歷史，成為全國第一個實現(xiàn)全省人事檔案聯(lián)網(wǎng)管理的省份。2018年5月，人事檔案管理一體化服務平臺與廣西成功聯(lián)網(wǎng)，開創(chuàng)了流動人員人事檔案管理省際聯(lián)網(wǎng)協(xié)同辦公的先河，為全國流動人員人事檔案管理聯(lián)網(wǎng)打下了良好基礎(chǔ)。未來，人事檔案管理一體化服務平臺將致力與更多的?。ㄗ灾螀^(qū)）完成聯(lián)網(wǎng)，爭取實現(xiàn)全國流動人員人事檔案互聯(lián)互通，造福更多的流動人員。

（一）加強檔案管理現(xiàn)代化水平配置配備。針對人才市場檔案管理的配套設施建設不足，應積極爭取當?shù)卣母叨戎匾暸c支持，一是劃撥資金，投入設施設備，實現(xiàn)檔案管理“三室”分離，引入并應用現(xiàn)代化技術(shù)手段，如網(wǎng)絡、電腦等硬件設施，建立起多種檢索工具，提高檔案信息查找利用。二是科學編制人才市場檔案專職人員的配備，實行統(tǒng)一管理和調(diào)配，保證其福利待遇收入和職務晉升，促進其工作的積極性。

（二）加強檔案管理工作的科學規(guī)范化?？茖W規(guī)范化管理人才市場的檔案管理，是檔案信息資源優(yōu)勢發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。要嚴格執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合本地人才市場實際情況，制定出適宜本地管理的相應制度，特別要注意收集人才近期在論文發(fā)表、培訓進修和科研成果等體現(xiàn)實踐能力等方面的材料，將其補充進檔案，從而更加全面客觀地反映出人才的綜合素質(zhì)。

（三）加強檔案管理工作者的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。對人才市場檔案管理工作者須從三個方面加強對綜合素質(zhì)的提升培養(yǎng)。一是加強業(yè)務知識學習，利用多種渠道提高館員的重視度，特別要做好人才就業(yè)方面的咨詢服務工作，同時有效批量化進行檔案數(shù)據(jù)庫管理，減少檔案因外放遺失等危險。二是通過內(nèi)部競爭上崗等方式，促進檔案管理工作者主動通過多種渠道加強人事檔案梳理知識的學習，進而針對性開展工作提升服務能力；提高相關(guān)管理人員的素質(zhì)和業(yè)務水平。積極吸引相關(guān)人才，按照人才市場檔案管理辦法和相關(guān)規(guī)定增加相關(guān)專業(yè)人才，保證檔案管理信息化更完整，更快速。在積極吸引專業(yè)人才和管理人才的同時，應該注重檔案管理的相關(guān)培訓，這樣能夠培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)過硬，工作經(jīng)驗豐富的復合型人才。加強對專業(yè)人才和管理人才的持續(xù)學習和培訓。隨著時代的發(fā)展和社會的變革，檔案管理的內(nèi)容和方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。這就要求檔案管理人員在檔案管理政策和執(zhí)行方面都要不斷學習，提升自己的業(yè)務水平，這樣才能促進人才市場檔案管理水平的提升。

（四）推動有條件的地區(qū)實行“互聯(lián)網(wǎng)+人社”行動。在疫情防控期間，為確保人民群眾生命安全和身體健康，全國大部分地方人事檔案辦理實行“不見面”的方式開展服務工作，在新形勢下，探索人事檔案管理信息化建設，推行“互聯(lián)網(wǎng)+”模式顯得尤為重要。實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享、人事檔案業(yè)務受理及流轉(zhuǎn)全程監(jiān)控、檔案調(diào)動（調(diào)閱）告別“來回跑”、證明材料異地及網(wǎng)絡遠程打印，形成了全省各級公共人力資源服務機構(gòu)“任意一點受理、多點服務”的協(xié)同辦公格局。希望全國流動人員、畢業(yè)生、干部職工等人事檔案管理聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)“足不出戶”省錢省時辦事模式，全面推動電子檔案文件歸檔工作。

（五）進一步做好檔案管理工作的信息深度開發(fā)。人才市場檔案管理，不能只是單純的保管場所，更要為社會各界提供人才有效流動、合理配置的重要信息服務能力。因此，需要進一步加大對原始檔案的開發(fā)利用，利用網(wǎng)站管理、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應用，進行詳細分類，使人才信息能方便快捷地一次性查詢到位。同時繼續(xù)發(fā)揮傳統(tǒng)檔案保管的優(yōu)越性，為有效開發(fā)檔案信息提供較為完整、安全的資料。

四、結(jié)語

新形勢下，不斷優(yōu)化檔案管理機制，能夠提升檔案管理工作效率和服務水平，更好地服務群眾。全省聯(lián)網(wǎng)后，所有流動人員檔案信息首次實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息集中與共享，能及時查詢到檔案和檔案歸屬情況，檔案管理現(xiàn)代化穩(wěn)步邁進。通過統(tǒng)一的服務平臺、統(tǒng)一的操作規(guī)范、統(tǒng)一的服務標準，區(qū)域各級人力資源服務機構(gòu)快速脫離傳統(tǒng)手工作業(yè)模式，工作效率和服務水平顯著提升。本文希望通過對人事檔案管理工作的一些建議，給相關(guān)行業(yè)一些參考。