文/福建省邵武市城市建設(shè)檔案館 周音娜

隨著城市建設(shè)進(jìn)程的深化，城建檔案館的檔案管理工作逐漸引起了人們的重視。目前，各地城建檔案館的信息化建設(shè)工作均取得了一定的成果，但同時(shí)也產(chǎn)生了不同程度的問題。這些問題的存在不利于城建檔案館信息化建設(shè)工作的深入。因此，分析城建檔案館的信息化建設(shè)路徑具有一定的必要性。

一、城建檔案館開展信息化建設(shè)的意義

城建檔案館開展信息化建設(shè)工作的意義主要體現(xiàn)為：第一，適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展帶來的大量檔案。伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城市建設(shè)進(jìn)程逐漸加快，在此期間產(chǎn)生的大量檔案為城建檔案館的檔案管理工作帶來了一定的壓力。信息化建設(shè)工作的開展，可迅速提升城建檔案館的檔案管理效率、質(zhì)量，提高檔案管理工作與檔案數(shù)量變化、速度變化的適應(yīng)性。第二，保障城建檔案信息的儲(chǔ)存安全。城建檔案館的基本功能為：永久保存本城市的重要城建檔案。開展信息化建設(shè)工作后，基于數(shù)據(jù)信息形式儲(chǔ)存的城建檔案安全性可得到良好保障。第三，發(fā)揮城建檔案的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。城建檔案所形成的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益與其利用率密切相關(guān)。信息化建設(shè)工作的實(shí)施，可提升城建檔案館內(nèi)檔案的利用率，便于其更好地為城市發(fā)展提供社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。

二、城建檔案館的信息化建設(shè)現(xiàn)狀

結(jié)合當(dāng)前城建檔案館的信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀可知，這項(xiàng)工作中存在的不足主要包含：

（一）檔案管理方法單一，信息技術(shù)利用有限。目前，我國(guó)各地城建檔案館很多已經(jīng)啟動(dòng)了信息化建設(shè)項(xiàng)目，其檔案管理工作也基本實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)管理模式向信息化、數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)化。但從城建檔案館當(dāng)前的檔案管理方法來看，管理人員所采用的檔案管理方法較為單一。例如，某三線城市城建檔案館的檔案管理人員主要利用信息技術(shù)針對(duì)城建檔案進(jìn)行快速分類，其信息技術(shù)的利用率相對(duì)較低，信息技術(shù)的價(jià)值并未得到充分發(fā)揮。

（二）規(guī)劃方案不完善，限制信息化建設(shè)發(fā)展。城建檔案館的信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中涉及城建檔案的數(shù)字化、檔案管理制度更新等多項(xiàng)內(nèi)容。這項(xiàng)工作的復(fù)雜性特征決定著：城建檔案館需經(jīng)過一段較長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展及適應(yīng)，方可完全達(dá)到預(yù)期建設(shè)目標(biāo)。在實(shí)踐建設(shè)工作中，具有完善性、持續(xù)性特征的規(guī)劃方案，是開展信息化建設(shè)工作的必要指導(dǎo)及參照。而在實(shí)際建設(shè)工作中，部分城建檔案館對(duì)規(guī)劃方案設(shè)計(jì)、編制的重視程度不足，僅制定了短期規(guī)劃，而忽視了信息化建設(shè)工作的遠(yuǎn)期發(fā)展需要，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作發(fā)展混亂。這一問題的存在不利于信息化建設(shè)質(zhì)量的提升。

（三）專業(yè)人才相對(duì)不足，建設(shè)進(jìn)程發(fā)展較慢。人才是推動(dòng)城建檔案館信息化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展的重要力量，也是提升城建檔案館檔案管理信息化水平的關(guān)鍵所在。從當(dāng)前各城建檔案館人員隊(duì)伍的構(gòu)成來看，擁有信息技術(shù)、信息化檔案管理教育背景的人才占比偏低。而人才的缺失則會(huì)影響城建檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展。因此，盡快彌補(bǔ)人才缺口具有一定必要性。

（四）檔案資源開發(fā)不足，影響城建檔案價(jià)值。城建檔案館承擔(dān)著保存本城市重要城建檔案、利用檔案資源推動(dòng)城市建設(shè)（獲取社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益）等職責(zé)。在當(dāng)前信息化建設(shè)背景下，城建檔案館多通過對(duì)城市規(guī)劃建設(shè)工程圖紙、城市勘測(cè)工程資料等的數(shù)字化，開發(fā)城建檔案資料。但結(jié)合其開發(fā)工作的實(shí)際狀況來看，由于城建檔案的數(shù)字化程度不足，檔案內(nèi)容的數(shù)字化不全面，導(dǎo)致城建檔案在開發(fā)利用工作中常常會(huì)面臨信息不完善、信息割裂等問題。當(dāng)下檔案開發(fā)工作現(xiàn)狀，與城建檔案館的實(shí)際檔案管理需求仍然存在較大差距。

三、城建檔案館的信息化建設(shè)路徑分析

為了促進(jìn)信息化檔案管理模式作用的發(fā)揮，城建檔案館可經(jīng)如下路徑，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)：

（一）擴(kuò)展檔案管理方法體系。城建檔案管理方法的選擇，與城建檔案館檔案管理工作質(zhì)量、城建檔案價(jià)值的發(fā)揮均存在一定關(guān)聯(lián)性。結(jié)合當(dāng)前城建檔案館的檔案管理方法應(yīng)用狀況來看，城建檔案管理方法單一問題亟待解決。因此，可借助擴(kuò)展檔案管理方法體系這一路徑，提升城建檔案館的信息化建設(shè)工作質(zhì)量。可行的檔案管理方法體系擴(kuò)展措施為：第一，建立系統(tǒng)化檔案管理機(jī)制。當(dāng)前，部分城建檔案館管理人員對(duì)信息管理模式下的檔案管理工作的印象仍停留在：利用信息技術(shù)完成簡(jiǎn)單檔案管理任務(wù)（如檔案分類、儲(chǔ)存等）階段，并未形成系統(tǒng)化的信息管理意識(shí)。對(duì)此，在拓展檔案管理方法體系的過程中，城建檔案館可參照上述要求及自身狀況，建立系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制，即要求檔案管理人員在檔案分類、檔案資源開發(fā)、城建檔案利用等各項(xiàng)工作中，全面運(yùn)用信息技術(shù)。第二，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)可視化管理。城建檔案館開展信息化建設(shè)的最終目的為：利用信息技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量，使其迅速適應(yīng)當(dāng)前城市建設(shè)發(fā)展變化的需要?；谏鲜鲆螅煽紤]于城建檔案館的檔案管理方法體系中，引入可視化管理方法，借助該方法為各類檔案管理工作提供便利。例如，城建檔案館可運(yùn)用地理信息系統(tǒng)及BIM技術(shù)實(shí)現(xiàn)城建檔案的可視化管理，依據(jù)檔案館內(nèi)的城建檔案分布特征，構(gòu)建可視化模型，以此為城建檔案查詢、利用等提供支持。

（二）制定完善規(guī)劃方案。隨著城建檔案館信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的豐富，規(guī)劃方案的重要性逐漸被人們所熟知?；谝?guī)劃方案的重要意義，可將完善規(guī)劃方案的制定、設(shè)計(jì)作為一種可行路徑，利用該路徑的引導(dǎo)作用，促進(jìn)城建檔案館信息化建設(shè)工作的發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃方案制定流程為：第一，明確總體建設(shè)目標(biāo)。城建檔案館的信息化建設(shè)目標(biāo)是其建設(shè)工作的重要參照。為保障建設(shè)工作的順利開展，可結(jié)合城建檔案館的實(shí)際檔案管理需要、管理工作質(zhì)量提升要求等，確定恰當(dāng)?shù)慕ㄔO(shè)目標(biāo)。例如，某二線城市城建檔案館結(jié)合自身需要將總體建設(shè)目標(biāo)確定為：提升城建檔案管理工作效率及管理質(zhì)量。第二，確定建設(shè)要點(diǎn)。規(guī)劃方案中的建設(shè)要點(diǎn)，是方案可發(fā)揮良好引導(dǎo)作用的關(guān)鍵所在。建設(shè)要點(diǎn)的選擇需依托總體建設(shè)目標(biāo)確立。例如，某城建檔案館按照二級(jí)模式將總體建設(shè)目標(biāo)——提升檔案管理效率所對(duì)應(yīng)的建設(shè)要點(diǎn)細(xì)化分解為：第一級(jí)，識(shí)別影響城建檔案管理效率的因素；第二級(jí)，結(jié)合因素類型確立優(yōu)化措施。從該城建檔案館規(guī)劃方案的應(yīng)用效果來看，在完善規(guī)劃方案的引導(dǎo)下，該城建檔案館于推行信息化建設(shè)4個(gè)月內(nèi)達(dá)到初步電子化階段，12個(gè)月內(nèi)過渡至專業(yè)電子化階段，其城建檔案管理工作效率較開展信息化建設(shè)前提升26%左右。

（三）強(qiáng)化人才引入與培養(yǎng)。人才是城建檔案館開展信息化建設(shè)的重要支持，也是全面實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的關(guān)鍵所在。由于目前城建檔案館人員隊(duì)伍中的專業(yè)人才占比水平較低，可考慮通過如下路徑，提升專業(yè)人才比重，以便借助專業(yè)人才的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，快速推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展：第一，提供豐富的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。城建檔案館管理人員對(duì)信息技術(shù)、信息化檔案管理模式的了解普遍不足。對(duì)此，城建檔案館可采取與專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作的形式，為檔案管理人員提供豐富的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。例如，某城建檔案館為了實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的可視化，與本地一家BIM外包培訓(xùn)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，由該培訓(xùn)機(jī)構(gòu)結(jié)合城建檔案館提供的相關(guān)信息，面向城建檔案館全體檔案管理人員展開BIM技術(shù)培訓(xùn)。根據(jù)該培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供的考核結(jié)果，培訓(xùn)工作結(jié)束后，檔案館所有參與培訓(xùn)活動(dòng)的檔案管理人員的BIM知識(shí)掌握率平均升高64%。第二，加大招聘力度，吸引專業(yè)人才。對(duì)于城建檔案管理而言，從外界吸收具有良好檔案信息化建設(shè)教育背景或?qū)嵺`管理背景的人才，也是一種可行的提升專業(yè)人才的占比方法。對(duì)此，可在提供優(yōu)質(zhì)薪酬福利待遇的基礎(chǔ)上，于公開平臺(tái)發(fā)布招聘信息，吸納更多的專業(yè)人才組建檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（四）深化檔案資源開發(fā)。在信息化建設(shè)工作中，城建檔案館的檔案資源開發(fā)無疑是一項(xiàng)重要內(nèi)容。為了改善檔案資源開發(fā)工作質(zhì)量，可參照現(xiàn)代化管理模式的特征，運(yùn)用適宜措施，促進(jìn)城建檔案資源開發(fā)的深化?？尚写胧┌旱谝唬瑯?gòu)建空間型檔案數(shù)據(jù)庫。整合城市空間信息與信息化檔案管理，是實(shí)現(xiàn)可視化的重要前提。因此，城建檔案館可結(jié)合城市空間信息，構(gòu)建空間型檔案數(shù)據(jù)庫，借助空間信息的定位優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)城建檔案可視化管理的發(fā)展。第二，建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。在舊城拆遷改造、新園區(qū)建設(shè)等城建項(xiàng)目中，如各方信息溝通不暢，容易影響城建檔案內(nèi)容的完善性。對(duì)此，可利用建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的方式，為城建項(xiàng)目各方提供實(shí)時(shí)性的信息溝通、傳輸平臺(tái)，借助該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料的動(dòng)態(tài)收集，為城建檔案的開發(fā)與利用提供支持。

四、結(jié)論

綜上所述，加強(qiáng)城建檔案館的信息化建設(shè)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。為了推動(dòng)城建檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的價(jià)值，可結(jié)合信息化建設(shè)工作中的問題，運(yùn)用適宜的路徑，加快城建檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用。此外，還應(yīng)注意結(jié)合城建檔案應(yīng)用的需要，持續(xù)完善信息管理系統(tǒng)功能，以發(fā)揮城建檔案館的價(jià)值。