文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理工作是在文秘人員將文件收集齊全移交歸檔后，由檔案人員參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。涉及文件整理的標(biāo)準(zhǔn)包括《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）等。隨著辦公自動化系統(tǒng)（OA）在機(jī)關(guān)部門的廣泛應(yīng)用，機(jī)關(guān)文秘人員不僅要熟悉Word、Excel、CAD等紙質(zhì)文件的輸出整理，還將面臨照片、音頻、視頻等各種類型的電子文件的歸檔整理問題，在收集階段未進(jìn)行電子文件的有效收集，在整理階段將難以達(dá)到齊全完整，為機(jī)關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)的后續(xù)利用帶來不可估量的影響。如何提高機(jī)關(guān)“辦文”“辦事”“辦會”能力，發(fā)揮決策參謀助手的作用，機(jī)關(guān)工作人員掌握電子文件歸檔前的整理打包是當(dāng)前面臨的一項(xiàng)重要工作。本文從修訂后DA/T 22的要求變化，結(jié)合公文整理中的常見問題，談?wù)剬﹄娮游募w檔前的收集整理技巧。

一、樹立整理到管理轉(zhuǎn)變的指導(dǎo)思想

傳統(tǒng)檔案人員的工作重點(diǎn)在“末端整理”，管理工作由辦公室文件秘書負(fù)責(zé)，“文”和“檔”界限分明，歸檔前的收集整理工作由機(jī)關(guān)的工作人員或是文件秘書承擔(dān)，歸檔后的整理工作由檔案室的檔案管理人員進(jìn)行，檔案管理工作難以深入到文件產(chǎn)生到利用的整個(gè)生命周期，新DA/T 22的修訂是在電子文件歸檔整理的新要求之下進(jìn)行的，在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的整理基礎(chǔ)之上，對電子文件的組件問題提出了基本要求。檔案人員在工作中應(yīng)樹立從“整理”到“管理”轉(zhuǎn)變的指導(dǎo)思想，掌握歸檔前電子文件整理打包的基本要求，從簡單的文件整理到以“事件”為基礎(chǔ)的管理，將反映同一事件的文件組合在一個(gè)案卷或文件包中，便于后期機(jī)關(guān)部門對檔案的利用。

DA/T 22對歸檔文件的整理流程有明確規(guī)定，即：組件-分類-排列-編號-編目-修整-裝訂-編頁-裝盒-排架。傳統(tǒng)工作中，組件一般由文件處理人員（秘書）完成，后續(xù)工作由檔案人員來完成，每一步工作的完成對后續(xù)工作均帶來一定的影響。電子文件環(huán)境下，機(jī)關(guān)的文件處理人員需掌握以“事件”為基礎(chǔ)的文件管理思想，完成歸檔前電子文件的組件，產(chǎn)生文件包。在電子文件產(chǎn)生初期，即樹立管理的指導(dǎo)思想，將文件全生命周期管理理論應(yīng)用在前期收集整理過程中，會對后續(xù)文件的組件提供便利。同一事件的不同機(jī)關(guān)的管理人員需協(xié)同管理，電子文件流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)標(biāo)記事件標(biāo)識，為后續(xù)組件、打包、利用打好基礎(chǔ)。

二、掌握歸檔文件整理原則是基礎(chǔ)

對機(jī)關(guān)工作人員來說，組件是為了文件的后續(xù)利用，組件情況會直接影響檔案的檢索和利用效果。認(rèn)真理解、體會、掌握歸檔前電子文件整理應(yīng)遵循的基本原則是做好組件工作的基礎(chǔ)。

（一）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的基本聯(lián)系。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的基本聯(lián)系是文件組件的第一原則，根據(jù)《規(guī)則》相關(guān)定義：歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應(yīng)作為檔案管理的文件材料，文件整理以件為基本單位。歸檔文件打包要避免有主件、無附件，有請示、無批復(fù)的情況，破壞文件的基本聯(lián)系。電子文件的歸檔應(yīng)是將一件文件中各類文本格式、不同部門形成的文件進(jìn)行組件，并保存在一個(gè)文件夾之下再進(jìn)行電子文件的歸檔。在電子文件歸檔的情況下，做一個(gè)復(fù)制粘貼動作，即可避免同一事件的材料在不同的文件夾來回翻找，為后續(xù)利用提供便利。

（二）區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。歸檔文件是有歸檔價(jià)值的文件，歸檔時(shí)要區(qū)分不同的價(jià)值，要避免“有文必檔”和“重紅輕白”的情況。如《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（8號令）明確規(guī)定，立檔機(jī)關(guān)主要保存反映本單位管理活動的文件材料，對于上級機(jī)關(guān)普發(fā)性的不需要本單位辦理的文件，即使是重要的“紅文”也不需要在本單位歸檔。相反，由建設(shè)單位承擔(dān)的項(xiàng)目檔案，應(yīng)按GB/T 50328、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28）范圍接收歸檔，包括管理部門的“紅文”和技術(shù)部門的“白文”。在電子文件收集整理時(shí)，應(yīng)區(qū)分定稿和修改稿。定稿需保存，對于修改稿的保存價(jià)值，需要進(jìn)行鑒定，涉及重大或有爭議的修改稿可歸檔保留，以提供查考，無重大變化意義的修改稿，可不保留。同時(shí)，還應(yīng)對文件內(nèi)容進(jìn)行判讀，對照8號令，對保管期限進(jìn)行初步鑒定，對于長期和永久保管的文件，需建立子文件夾進(jìn)行整理保存并移交歸檔，對于短期等保存價(jià)值不大的文件，可不整理歸檔。

（三）符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。文件組件時(shí)還要考慮電子文件組件時(shí)需采集元數(shù)據(jù)項(xiàng)、格式轉(zhuǎn)換、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等要求，考慮條目的錄入、檢索和保管利用的需求。這項(xiàng)要求在數(shù)字化檔案館（室）沒有完全建立的情況下，只能是前瞻性的基本要求。實(shí)際工作中，主要體現(xiàn)在單位在進(jìn)行數(shù)字化檔案館（室）需求論證時(shí)，要符合文件的全生命周期管理要求，規(guī)范電子文件元數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)，保障基本要素采集齊全，考慮預(yù)留其他可能需要采集的要素，為后續(xù)計(jì)算機(jī)管理（查詢、利用、編研、上報(bào)等）提供便利。

（四）保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。電子文件的歸檔是信息化技術(shù)發(fā)展的需求，2012年國家相關(guān)部門先后提出了電子文件的歸檔和電子檔案的保管利用要求，DA/T 22在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件整理一般要求的基礎(chǔ)上提出了兩者協(xié)調(diào)統(tǒng)一的整理原則。對于照片、視頻等影像資料的整理，應(yīng)遵循這一原則，主要表現(xiàn)為：照片整理除精選同一主題下各時(shí)間段、各個(gè)角度的照片外，還應(yīng)對每張入選照片加上內(nèi)容簡介、主要人物、攝影時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝者等必要的文字說明，視頻資料加上解說詞一起整理。有其他文字材料（如技術(shù)報(bào)告、試驗(yàn)數(shù)據(jù)等）時(shí)，還應(yīng)將照片、視頻資料和文字材料整理到同一專題目錄下，以保證兩者相互照應(yīng)，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

三、按照一般要求，遵循基本原則，靈活組件

DA/T 22對文件的組件、件內(nèi)文件的排序做了一般要求，在實(shí)際工作中，通常按一般要求處理即可，特殊情況下應(yīng)遵循基本原則，靈活組件。

（一）正文和附件、轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文。正文和附件、轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文是兩個(gè)不可分割的整體，通常情況下作為一件進(jìn)行整理。在項(xiàng)目的報(bào)批請示中，常常遇到附件過多、過厚、編制單位多，對后序的裝訂、檢索利用帶來問題時(shí)，也可以把正文和附件分別按件整理。后續(xù)處理時(shí)正文和附件可分別錄入，標(biāo)注附件的文件名時(shí)需標(biāo)示為xxx的附件，檔案需連續(xù)寫，電子文件應(yīng)整理打包在同一文件夾下，對于其他專業(yè)軟件產(chǎn)生的電子文件附件，盡可能采集電子文件，不能采集的應(yīng)做適當(dāng)說明。而發(fā)文和轉(zhuǎn)發(fā)文是完全不可割裂的一份文件，不能分件整理，在標(biāo)準(zhǔn)的文件（尤其是電子文件）制作時(shí)，要避免多次的原文轉(zhuǎn)發(fā)，引起歸檔不齊。

（二）來文與復(fù)文一般獨(dú)立成件，也可為一件。來文與復(fù)文在公文中是一對密不可分的文件，通常成對出現(xiàn)，包括請示和批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等。工作中，有些單位習(xí)慣將請示視為批復(fù)的附件，作為一件來辦理、歸檔。在電子文件出現(xiàn)后，電子文件明顯是獨(dú)立的文件，來文與復(fù)文通常有不同的責(zé)任者，作為一件處理，對元數(shù)據(jù)采集、責(zé)任者的界定和檢索帶來不便，建議獨(dú)立設(shè)文件名，連續(xù)編號，必要時(shí)形成壓縮文件包。

（三）文件正本與發(fā)文稿紙、定稿。通過OA系統(tǒng)發(fā)文后，一次正式的發(fā)文包括了文件正文、定稿、歷次修改稿，在普通的機(jī)關(guān)單位，歷次修改稿的保管價(jià)值意義并不大，如果不區(qū)分文件價(jià)值，將普通文件正文、定稿、歷次修改稿一起輸出歸檔，對于保管和利用勢必帶來較大的壓力。但是對于法律法規(guī)等重要文件，歷次修改稿對查考有重要的參考價(jià)值。在歸檔時(shí)，一般歸檔發(fā)文正本與發(fā)文稿紙即可，重要文件才輸出文件正本、定稿、歷次修改稿，以完整反映文件的形成過程。在件內(nèi)文件排序上，需注意區(qū)分文件處理單和發(fā)文稿紙的排序。文件處理單一般和收文在一起，處理單在前，收文在后。發(fā)文稿紙和發(fā)文在一起，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤蟆?/p>

（四）報(bào)表、名冊、圖冊、會議紀(jì)要、會議記錄等其他。報(bào)表、名冊、圖冊、會議紀(jì)要、會議記錄等是重要的“白文”，機(jī)關(guān)單位應(yīng)將其納入本單位歸檔文件范圍。報(bào)表、名冊、圖冊通常獨(dú)立編號，整理時(shí)一般按冊整理，作為附件時(shí)按正文、附件處理。會議紀(jì)要按單次會議作為一件記錄整理，用記錄本進(jìn)行會議記錄時(shí)按年度記錄、整理。派遣證、報(bào)到證等存根按年度整理。行政處罰等相關(guān)文件，按事件整理為一件，結(jié)論在前，后續(xù)按過程排列。

（五）分類、形成日期等相關(guān)問題。對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗或立檔單位內(nèi)的文件在一定時(shí)期應(yīng)保持分類的一致性和穩(wěn)定性。歸檔文件一般采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限三級分類，不宜采用過多的分類層次。對于所內(nèi)機(jī)關(guān)部門整理文件時(shí)，按年度-保管期限劃分即可。年度為第一級分類，應(yīng)安排布置歸檔范圍內(nèi)的單位按年度收集整理文件，將文件按年度分類，跨年度的文件以簽發(fā)日為準(zhǔn)，跨年度辦理、形成的歸入辦結(jié)年。多份文件組件的文件，簽發(fā)日期不同時(shí)，以第一份為準(zhǔn)。

四、結(jié)語

總之，在文件的整理過程中，遇到的問題基本相同，按照DA/T 22的一般要求，管理人員應(yīng)樹立從整理到管理轉(zhuǎn)變的指導(dǎo)思想，將其貫穿在文件傳閱流程，便于文件處理人員正確組件和排序。在個(gè)別特殊情況下，也可以遵循整理的基本原則，結(jié)合電子文件元數(shù)據(jù)采集和錄入需求，靈活組件，做好文件歸檔前的整理工作，實(shí)現(xiàn)文件的快速檢索和利用。