羅葉霖 黃恒菁 胡南 諶錚松

【摘要】學(xué)籍檔案是一個人重要的檔案資料之一。隨著數(shù)字化、信息化甚至智能化辦公的不斷發(fā)展，高校學(xué)籍檔案的管理也有很大的改進(jìn)空間。通過收集整理國內(nèi)高校關(guān)于學(xué)籍管理的文獻(xiàn)，結(jié)合筆者所在學(xué)校實際，詳細(xì)分析了在學(xué)籍檔案管理過程中存在的問題，提出學(xué)籍檔案管理一體化理念，并對現(xiàn)存的問題提出改進(jìn)建議以及在具體管理中應(yīng)注意的問題，從而切實提高學(xué)籍檔案管理的效率。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案;信息化管理;管理效率

一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀分析

學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程的重要依據(jù)，為保證每個學(xué)生的學(xué)籍檔案信息準(zhǔn)確無誤，學(xué)校在檔案管理方面做了大量的工作。通過大量調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多高校對學(xué)籍檔案的重視程度并不如預(yù)期，學(xué)生學(xué)籍檔案的管理大致存在以下幾方面問題。

首先，在校期間對學(xué)生學(xué)籍的變更操作頻繁但并不集中。多數(shù)高校的學(xué)生檔案最終由檔案室相關(guān)人員集中管理，從對學(xué)生資格審查合格并正式注冊學(xué)籍開始，各個相關(guān)部門就開始專屬性的、分散性的、間斷性的、長期性地對每位學(xué)生的大學(xué)成長歷程進(jìn)行完整的記錄。例如學(xué)業(yè)發(fā)展方向的學(xué)生學(xué)籍異動管理、成績信息、畢業(yè)材料等由教務(wù)部門不定時提供，學(xué)生事務(wù)方向的綜合素質(zhì)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等由學(xué)生工作部門提供等。學(xué)生在整個大學(xué)期間均有形成變動檔案的可能性，如個別學(xué)生在開學(xué)前或者學(xué)期中因參軍保留學(xué)籍、因事休（復(fù)）學(xué)、個別新生申請轉(zhuǎn)專業(yè)、因?qū)W業(yè)情況出現(xiàn)的學(xué)生跳降級等一系列學(xué)籍異動情況，只能由相關(guān)工作人員在每一次變更時進(jìn)行對應(yīng)的操作。

其次，進(jìn)行操作的經(jīng)由部門多且雜，降低辦公效率。隨著國家鼓勵在校大學(xué)生參軍入伍、創(chuàng)業(yè)等一系列政策的出臺，在校學(xué)生學(xué)籍異動越來越多。由于人力和權(quán)限限制，導(dǎo)致降低辦事效率。例如，學(xué)生學(xué)籍異動由學(xué)校教務(wù)部門學(xué)籍管理科負(fù)責(zé)，學(xué)生在辦理時，先到學(xué)籍管理科做好記錄并拿到相應(yīng)業(yè)務(wù)流程單，到相應(yīng)部門辦理相關(guān)手續(xù)后將手續(xù)辦結(jié)的流程單返回學(xué)籍管理科存檔。由于信息化水平不算太高，信息管理系統(tǒng)還不足夠完善，致使辦理學(xué)籍異動時至多同時只辦理一位同學(xué)，多人只能依次進(jìn)行，而無法做到同時辦理，給學(xué)生造成流程繁復(fù)的體驗，降低了學(xué)生滿意度。

此外，目前多數(shù)高校學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主。學(xué)生檔案應(yīng)為完整正確及時的反映學(xué)生在校全部表現(xiàn)的檔案，由于檔案內(nèi)容填寫未做出強(qiáng)制性規(guī)范，對于個別新生不以為意，填寫檔案信息卡片時填寫規(guī)范往往被學(xué)生直接忽視。高校學(xué)生檔案是日后人事檔案的前身，因個別信息填寫的不規(guī)范往往導(dǎo)致后續(xù)系列問題的發(fā)生。

在管理過程中造成問題后，按照目前的方式學(xué)生是無法立即發(fā)現(xiàn)的，只能在畢業(yè)信息確認(rèn)時，才會發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而在畢業(yè)學(xué)期處理檔案信息失真的相關(guān)問題。因記入檔案的材料保存的時效性以及材料保管方式的多樣性，極易造成學(xué)生相關(guān)信息的支撐材料遺失，時間久了則難以提供原來的支撐材料，造成學(xué)生部分檔案不能體現(xiàn)真實性。

二、學(xué)籍檔案管理的改進(jìn)

（一）優(yōu)化信息化管理。信息化是時代潮流，勢不可擋。在妥善保存原始紙質(zhì)憑證的同時，凌駕于現(xiàn)行各個獨立的部門內(nèi)部系統(tǒng)之外，利用數(shù)字信息化系統(tǒng)，建立學(xué)籍管理智能化系統(tǒng)。學(xué)生可以進(jìn)行自助式學(xué)籍注冊、學(xué)籍異動操作，管理端也可以進(jìn)行實時監(jiān)控管理，為保密等級不高的信息發(fā)布、交流提供一個有效場所，也為保密性比較高的信息提供備份平臺，而學(xué)生能借此及時獲知自己的發(fā)展動態(tài)，其中數(shù)據(jù)可由學(xué)校權(quán)限較高者調(diào)取以分析學(xué)生情況。具體流程如圖1所示。

（二）具體流程分析。1.報到注冊。學(xué)籍注冊是學(xué)生入學(xué)時必經(jīng)的手續(xù)，通過學(xué)生學(xué)籍管理一體化系統(tǒng)，學(xué)生先用校園一卡通或者輸入學(xué)號密碼進(jìn)入系統(tǒng)，密碼默認(rèn)設(shè)置為學(xué)生身份證后六位，選中自助學(xué)籍注冊板塊，接著系統(tǒng)提示即將進(jìn)行身份識別，學(xué)生將身份證置于掃描區(qū)，系統(tǒng)進(jìn)行信息篩查，篩查內(nèi)容包括是否已錄取、是否重復(fù)注冊等，提示登錄成功的同時，系統(tǒng)開啟實時錄像，學(xué)生按下指紋以辨別操作是否本人，并將學(xué)生證放在相應(yīng)區(qū)域內(nèi)進(jìn)行注冊蓋章。2.學(xué)籍異動的一體化管理。學(xué)籍異動管理由教務(wù)部門主導(dǎo)，其他部門及各個學(xué)院配合輔助審核及登記，以教務(wù)部為第一級管理，通過學(xué)生學(xué)籍管理一體化系統(tǒng)自助終端提交申請，持相關(guān)證明到各個輔助辦理部門進(jìn)行第二級別的異動，異動也可由學(xué)生本人在系統(tǒng)中線上申請并由相關(guān)部門線上審批。學(xué)籍管理人員在系統(tǒng)中可利用其中數(shù)據(jù)可進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出、登記查詢、單據(jù)打印、報表統(tǒng)計、到期提醒等系列操作。通過一體化管理系統(tǒng)實現(xiàn)歸檔材料統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高了學(xué)籍管理的信息化程度。3.檔案信息維護(hù)由檔案管理人員負(fù)責(zé)，對學(xué)生在校期間各類獎懲信息進(jìn)行有效登記并統(tǒng)一記入檔案，待學(xué)生畢業(yè)離校后，按統(tǒng)一要求將學(xué)生檔案整理并投遞到用人單位，實現(xiàn)學(xué)生在校期間檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、學(xué)籍檔案管理應(yīng)注意的問題

制度建設(shè)是高校運行之本。學(xué)籍管理辦法是高校的學(xué)籍管理工作的依據(jù)，高校在修訂學(xué)籍管理辦法之前應(yīng)充分學(xué)習(xí)領(lǐng)會教育部相關(guān)文件精神，同時結(jié)合高?，F(xiàn)狀與特色，分析在辦學(xué)歷史中所存在或發(fā)生過的特殊情況，全面制定各學(xué)校的學(xué)籍管理辦法。同時，高校也應(yīng)制定行之有效的具體操作辦法，對日常管理中所遇到的實際問題，確定科學(xué)合理的操作流程，減輕師生辦理相關(guān)事宜的負(fù)擔(dān)，提高學(xué)籍管理工作中的規(guī)范性、合理性。

高校對學(xué)籍管理工作的重視程度決定了其管理水平。信息化技術(shù)高速發(fā)展，新技術(shù)、新手段層出不窮，高校應(yīng)積極組織相關(guān)管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊伍建設(shè)，使之能快速接收技術(shù)的改革與創(chuàng)新。高校應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的創(chuàng)新教育，激發(fā)創(chuàng)新意識、提高創(chuàng)新能力，加強(qiáng)管理人員之間的相互學(xué)習(xí)、相互進(jìn)步，提高學(xué)籍管理隊伍整體管理水平。同時，引導(dǎo)管理人員形成無私奉獻(xiàn)的職業(yè)道德，強(qiáng)化服務(wù)意識，積極改善以往“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的官僚主義和形式主義作風(fēng)，努力提高為高等教育和師生服務(wù)的水平。

高校對學(xué)籍管理人員的重視程度決定了管理工作的風(fēng)險程度?；诟咝W(xué)生學(xué)籍檔案管理應(yīng)用一體化系統(tǒng)，對于在校期間操作頻繁和流程繁復(fù)的問題上是可以達(dá)到較好效果的。但應(yīng)用信息化系統(tǒng)，最為重要的是需要加強(qiáng)后臺的管理。要真正應(yīng)用學(xué)籍管理智能化系統(tǒng)，就需要有一個專門的后臺管理部門或直接以教務(wù)下屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行安裝、調(diào)試、編程及日常維護(hù)工作，例如學(xué)生對系統(tǒng)不恰當(dāng)使用造成的信息泄露問題;同時，在應(yīng)用過程中遇到的新問題，要及時準(zhǔn)確的進(jìn)行開發(fā)，以解決新問題。高校應(yīng)加強(qiáng)對管理人員的相關(guān)思想政治培訓(xùn)，使相關(guān)管理人員將保密工作貫穿學(xué)籍檔案管理工作始終，牢固樹立底線意識，加強(qiáng)工作的原則性。

四、結(jié)論與展望

學(xué)籍檔案是學(xué)生時期最為重要的檔案之一，其管理工作也是重中之重。信息技術(shù)加速發(fā)展，信息化管理為提高檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率提供了有效手段，同時也對相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力提出了更高的要求。學(xué)校更應(yīng)形成具備較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的教師隊伍，通過信息化手段形成方法規(guī)范化、模式多樣化、流程制度化、管理智能化的體系，來實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案的高效規(guī)范管理。

【本課題為西南石油大學(xué)2019年度課外開放實驗項目（編號NKSZ19002）?！?/p>

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