周倩

【摘 ?要】在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用也越來(lái)越普遍。文書檔案是行政管理事務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，包括命令、指示、布告、通知、決定、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃等多種形式，管理內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，傳統(tǒng)管理模式的效率相對(duì)較低，難以保障信息的穩(wěn)定性與真實(shí)性。論文重點(diǎn)分析文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義和舉措，希望切實(shí)提高文書檔案管理水平。

【Abstract】Under the background of the rapid development of the market economy， the application of digitization technology in all walks of life is also becoming more and more common. Document archives are the products of administrative affairs activities， including orders， instructions， announcements， notices， decisions， briefings， plans and many other forms. The management content is relatively complicated， and the efficiency of traditional management mode is relatively low， and it is difficult to ensure the stability and authenticity of information. The paper focuses on the analysis of the significance and measures of realizing the digitization of document archives management， hoping to effectively improve the level of document archives management.

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理;數(shù)字化;意義;舉措

【Keywords】document archives management; digitization; significance; measures

【中圖分類號(hào)】G275.2 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2020）09-0009-02

1 引言

隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，文書檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程也隨之不斷加快。先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)不僅能實(shí)現(xiàn)文書檔案的高效利用與長(zhǎng)期保存，也開辟了更為便捷的查詢渠道，有助于促進(jìn)文書檔案管理效率與質(zhì)量的提高[1]。雖然目前文書檔案管理的數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)取得了較大的突破。但受傳統(tǒng)管理理念的影響，實(shí)際操作過(guò)程中仍存在較多的漏洞，相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用也仍處于探索發(fā)展的初步階段。同時(shí)，由于檔案管理人員隊(duì)伍中缺乏專業(yè)的信息人才，且信息安全意識(shí)不足，對(duì)文書檔案管理的安全發(fā)展造成了阻礙。文書檔案管理是檔案事業(yè)的源頭，文書檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)在推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中具有顯著的價(jià)值。同時(shí)，只有緊跟知識(shí)經(jīng)濟(jì)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的步伐，積極引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能有效促進(jìn)數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善。

2 文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義

2.1 有助于保護(hù)檔案資源

文書檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性是評(píng)估管理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量檔案價(jià)值的重要尺度。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存既需要投入大量的人力和物力，也容易受到害蟲、溫度和濕度的影響，隨著時(shí)間的推移，可能會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、破損等情況。而經(jīng)數(shù)字化處理后，文書檔案保存的相關(guān)問(wèn)題能得到有效解決。不僅如此，文書檔案的數(shù)字化副本可以實(shí)現(xiàn)一份文件多人共享，利用廣域網(wǎng)與局域網(wǎng)也可以實(shí)現(xiàn)異地傳輸，異地調(diào)閱將更加便捷。另外，文書檔案的數(shù)字化管理也是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公的重要基礎(chǔ)，既有效提高了檔案的查閱速度，也有效減少了能源浪費(fèi)。同時(shí)，借助數(shù)字化技術(shù)可以將水印加入文書檔案中，可以有效避免檔案被非法篡改。

2.2 有助于提高管理實(shí)效

數(shù)字化文書檔案管理模式符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求，既實(shí)現(xiàn)了信息的共享與交流，也改變了管理人員的工作模式。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，管理人員的大部分精力都放在歸檔、查檔上，一旦發(fā)生檔案資源遺漏的問(wèn)題，就需要進(jìn)行拆卷重做，嚴(yán)重拉低了管理工作效率。而利用數(shù)字化技術(shù)的電子類文書，可以有效降低檔案管理工作的難度和強(qiáng)度，在插入遺漏文件后，可以自動(dòng)生成新的目錄與編號(hào)，能有效避免重復(fù)勞動(dòng)，這不僅有助于提高文書檔案管理的實(shí)效性，也有助于控制檔案管理成本[2]。同時(shí)，在傳統(tǒng)管理模式下，由于未對(duì)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，導(dǎo)致每個(gè)人的工作方式都各有不同，在檔案分類方面也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理效率極高，可以按照既定程序優(yōu)化檔案立卷、分類等環(huán)節(jié)。

3 文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的舉措

3.1 強(qiáng)化制度保障，創(chuàng)新工作機(jī)制

想要切實(shí)推進(jìn)制度創(chuàng)新，強(qiáng)化制度保障，就必須對(duì)落后的規(guī)章制度進(jìn)行合理合法的清理。首先，綜合考慮現(xiàn)有管理體制及機(jī)構(gòu)情況，找出不適宜的規(guī)定并盡快完善或廢除。同時(shí)，要從文書檔案管理的整體性出發(fā)，重構(gòu)全面性的管理體系，并積極梳理文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位責(zé)任。在創(chuàng)新工作機(jī)制的同時(shí)，應(yīng)以原有制度為基礎(chǔ)制定完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)文書檔案管理體系的進(jìn)一步完善。其次，隨著新技術(shù)的不斷引入，文書檔案修編規(guī)范也應(yīng)隨之做出相應(yīng)的改變，同時(shí)，管理人員需明確文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨的任務(wù)，只有定期對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行評(píng)審、修訂、補(bǔ)充，才能促進(jìn)文書檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)實(shí)利益環(huán)境下，文書檔案管理部門必須加快建立起完善的自我營(yíng)銷機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理宣傳工作，以提高領(lǐng)導(dǎo)層及其他部門對(duì)文書檔案管理的重視程度，進(jìn)而為檔案生成質(zhì)量的提高打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，鼓勵(lì)員工積極參與到中心工作和重大活動(dòng)中，加快建立起科學(xué)的互動(dòng)、協(xié)調(diào)、銜接機(jī)制，并充分發(fā)揮自身的服務(wù)、監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，以凸顯文書檔案管理工作的重大意義。

3.2 注重人才培養(yǎng)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

在文書檔案管理工作中，一些管理人員不僅缺乏數(shù)字化管理技能，同時(shí)，也不是專業(yè)的檔案管理人士，還有一部分人員由于年齡較大，對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)的接受速度較慢，在很大程度上限制了文書檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。為改善這一問(wèn)題，首先，要建立起完善的人才引入機(jī)制，把好入口關(guān)，以提高文書檔案管理隊(duì)伍中高素質(zhì)、高資歷、高技術(shù)人才的比例。其次，要強(qiáng)化內(nèi)部培訓(xùn)，根據(jù)崗位實(shí)際情況組織管理人員進(jìn)行多形式、分層次的繼續(xù)教育，以增強(qiáng)其知識(shí)儲(chǔ)備，提高其綜合工作素養(yǎng)。在實(shí)際工作中，可實(shí)行崗位輪換機(jī)制，以強(qiáng)化管理人員之間的橫向業(yè)務(wù)交流，進(jìn)而有效促進(jìn)其綜合業(yè)務(wù)能力的提高。最后，要本著公平、公正的原則建立起優(yōu)勝劣汰的用人機(jī)制，并完善職稱評(píng)定、晉升制度，對(duì)于在文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)中表現(xiàn)優(yōu)異的人員，應(yīng)給予福利待遇方面的獎(jiǎng)勵(lì)以及精神層面的表?yè)P(yáng)。對(duì)于在工作中出現(xiàn)重大失誤或責(zé)任感較差的人員，也絕不能姑息，應(yīng)給予相應(yīng)的懲戒，以強(qiáng)化全體管理人員的工作危機(jī)意識(shí)。

3.3 深化管理變革，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新

文書檔案管理工作想要徹底轉(zhuǎn)變?cè)械牡取⒖?、要工作模式，就必須加快工作?chuàng)新，并致力于從“閉系統(tǒng)”向“開系統(tǒng)”的轉(zhuǎn)變。檔案部門也應(yīng)樹立信息開放性意識(shí)，定期將檔案目錄和專題成果展示于公眾媒體上，以便用戶及時(shí)查閱，進(jìn)而充分發(fā)揮文書檔案的應(yīng)用價(jià)值。當(dāng)然，文書檔案具有一定的保密性質(zhì)，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，也要強(qiáng)化對(duì)重要隱私檔案的保護(hù)，并采取有效手段及時(shí)消除泄露隱患。文書檔案管理的工作創(chuàng)新與數(shù)字化建設(shè)均離不開實(shí)用性強(qiáng)、拓展空間大的軟件，但不同單位的實(shí)際情況不同，只有充分考慮軟件的適用度，并建立起個(gè)性化的數(shù)字化管理平臺(tái)，才能滿足文書檔案管理的通用性要求。管理人員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的發(fā)展理念，主動(dòng)了解數(shù)字化技術(shù)與相關(guān)理論知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的最優(yōu)利用。同時(shí)，要提高自身的安全意識(shí)，嚴(yán)格把控文書檔案借閱環(huán)節(jié)，以降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。無(wú)論是電子借閱還是紙質(zhì)借閱，其具體流程在本質(zhì)上的區(qū)別不大，在提供檔案信息前，管理人員必須認(rèn)真審核借閱申請(qǐng)單，并嚴(yán)格審批，以最大限度地提高文書檔案管理的規(guī)范化水平。

3.4 引入先進(jìn)技術(shù)，提高服務(wù)效率

數(shù)字化技術(shù)不僅是優(yōu)化檔案管理工作的重要手段，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息高效交流的重要媒介。檔案管理部門必須樹立起現(xiàn)代化的文書檔案管理理念，積極引入先進(jìn)的管理技術(shù)，切實(shí)提高服務(wù)效率與水平。受傳統(tǒng)管理觀念的影響，部分管理人員常會(huì)固執(zhí)地認(rèn)為手工方式更可靠，在引入新技術(shù)后，難以形成接受新技術(shù)、新方法的工作使命感，對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用與推廣造成了阻礙。基于此，必須強(qiáng)化宣傳工作，扭轉(zhuǎn)管理人員對(duì)文書檔案數(shù)字化管理無(wú)效益的片面認(rèn)知。同時(shí)，要構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，利用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)強(qiáng)化部門間的溝通與交流，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效配置。此外，也要安排專業(yè)人員對(duì)信息化管理平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，并做好文書檔案的遠(yuǎn)程檢測(cè)，在方便用戶獲取文書檔案信息的同時(shí)，也能提高檔案管理工作的安全性。數(shù)字化文書檔案管理不僅在提高管理工作效率方面發(fā)揮著重要的作用，也形成了更高質(zhì)量的圖像文件，為用戶的瀏覽帶來(lái)了較大的便利。

4 結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的有效路徑，檔案管理部門應(yīng)從整體實(shí)際情況出發(fā)，利用先進(jìn)技術(shù)強(qiáng)化管理工作創(chuàng)新，以充分發(fā)揮文書檔案的最優(yōu)價(jià)值，進(jìn)而從根本上提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】尚曉燕.文書檔案管理的特點(diǎn)及創(chuàng)新途徑研究[J].數(shù)字化用戶，2019，25（15）：60-61.

【2】張文佳.建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2019，3（13）：255.