劉增華

摘 要：科技不斷進(jìn)步，信息化時(shí)代隨之而來。在新形勢下，信息化貫徹于工作生活的每一處，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)當(dāng)隨之變化。事業(yè)檔案管理在事業(yè)單位工作中占有很重要的位置，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，雖是基礎(chǔ)工作，但是其記錄并運(yùn)轉(zhuǎn)著事業(yè)單位的信息資源，包括單位人員的檔案信息以及重要事件的檔案信息等，所以檔案管理尤為重要。本文將對(duì)新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化進(jìn)行分析與探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;管理規(guī)范化;工作改革

一、引言

新形勢下，信息化趨勢促使許多傳統(tǒng)的工作方式有了改良，進(jìn)而提高工作的效率以及有效性，檔案的管理也應(yīng)當(dāng)趨于信息化，這樣更有利于對(duì)檔案進(jìn)行高效的管理，使工作人員更加了解檔案的情況。就目前的情況來看，有許多事業(yè)單位的檔案管理仍未做出改變，或者現(xiàn)有的人員與管理方式不能很好地適應(yīng)新形勢下檔案管理做出的改變，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化管理上有所欠缺，本文將針對(duì)這個(gè)問題進(jìn)行更加深入的分析與探討。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化中存在的問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)滯后

在新形勢下，信息化程度不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式以及檔案的更新速度無法滿足檔案管理信息化的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)。但是就目前來看，許多事業(yè)單位不夠重視這一問題，存放檔案的庫房內(nèi)環(huán)境雜亂無章，相關(guān)設(shè)備比較落后，并且不及時(shí)更新。檔案堆積的數(shù)目多就會(huì)導(dǎo)致進(jìn)行檔案管理更新時(shí)工作量大且煩瑣，工作效率低下，無法更加有效地為決策提供保障。雖然部分事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，但是管理過于形式化，并未真正落實(shí)。

（二）檔案管理意識(shí)薄弱

檔案管理是事業(yè)單位工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也正因如此，檔案管理的工作往往會(huì)被事業(yè)單位忽視，在整體工作中不受到重視，管理的意識(shí)也比較薄弱。單位并未為檔案管理設(shè)置專門的部門，只是納為辦公管理，使得檔案管理失去了獨(dú)立性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的工作地位越來越低，在整體工作的存在感較低，不容易被人注意到。也正是由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱，才會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)不能很好進(jìn)行，進(jìn)而影響檔案管理的有效進(jìn)行。

（三）檔案管理人才匱乏

檔案管理的信息化建設(shè)有著很嚴(yán)格的要求，尤其是對(duì)管理人員，管理人員的專業(yè)水平十分重要，必須保證其專業(yè)水平達(dá)到一定的高度。這一項(xiàng)工作是綜合性較強(qiáng)的管理工作，所以對(duì)檔案管理人員的要求也較為嚴(yán)格。就目前來看，部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)均已完成，但是管理人員的專業(yè)水平差距大，綜合素質(zhì)普遍不高，專業(yè)型管理人員較少，甚至有些事業(yè)單位沒有專業(yè)型管理人員，并且大多數(shù)都沒有足夠的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在管理工作中遇到問題不能很好應(yīng)對(duì)。檔案管理信息化建設(shè)中會(huì)淘汰落后的設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，但是事業(yè)單位檔案管理的人員大多沒有接受過專業(yè)訓(xùn)練，未熟練掌握設(shè)備以及技術(shù)，不能充分使引進(jìn)的技術(shù)設(shè)備發(fā)揮更大的作用。

（四）檔案管理制度不健全

每一項(xiàng)工作都會(huì)有相對(duì)的制度對(duì)其進(jìn)行規(guī)范約束，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作的規(guī)范化以及有效性很大程度上取決于檔案管理制度。就目前來看，許多事業(yè)單位的檔案管理制度并不健全，或者雖制定了檔案管理制度，但如同虛設(shè)，許多管理者對(duì)管理的工作不夠重視，并不會(huì)嚴(yán)格按照檔案管理的制度工作，甚至有些管理者敷衍了事，這樣就會(huì)導(dǎo)致管理工作陷入混亂境地。事業(yè)單位不能很好地根據(jù)實(shí)際情況制定管理工作，管理人員工作散漫不認(rèn)真執(zhí)行，兩者結(jié)合就導(dǎo)致了管理工作不能很好進(jìn)行，有效性以及工作效率大大下降。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

（一）完善數(shù)字信息化建設(shè)

檔案管理信息化就是結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)以及傳統(tǒng)的檔案管理制定一套管理的系統(tǒng)。文件到檔案的轉(zhuǎn)化的過程是十分煩瑣的，它是一項(xiàng)要求專業(yè)性極強(qiáng)并且操作程序十分復(fù)雜的工作，每一卷檔案的收集與管理都有著十分嚴(yán)格的要求。由于檔案所含信息十分重要，在檔案管理的過程中要防止人為或者自然災(zāi)害的損壞，這就要求相關(guān)管理人員既要十分熟練檔案的整理與存放工作，又要熟練掌握相關(guān)管理技術(shù)以及數(shù)字信息化建設(shè)管理系統(tǒng)。

目前，有部分單位開發(fā)出了文檔一體化管理系統(tǒng)，通過對(duì)檔案有效的序列排放以及檔案文本在計(jì)算機(jī)的留檔，日常查閱、借閱以及管理監(jiān)控更加便捷?？萍疾粩噙M(jìn)步，會(huì)不斷涌現(xiàn)出新型的存儲(chǔ)介質(zhì)以及先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用，那么對(duì)信息記錄和管理的要求也會(huì)隨之發(fā)生變化，可以肯定的是，要求只會(huì)更加嚴(yán)格而不會(huì)松懈。這就要求檔案管理人員順應(yīng)新形勢下的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，更加熟練掌握相關(guān)管理以及對(duì)設(shè)備使用的技術(shù)，進(jìn)而確保檔案管理的有效性。

（二）提高管理意識(shí)與水平

首先，要提高檔案管理人員的管理意識(shí)和管理水平。領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識(shí)與水平是其重要保障，從一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識(shí)能看出整個(gè)事業(yè)單位的管理意識(shí)。如果領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理的工作，管理的意識(shí)比較薄弱，那么檔案管理人員也會(huì)由此放松對(duì)檔案的管理，導(dǎo)致管理意識(shí)薄弱，所以領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識(shí)與水平十分重要。當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)組織可以定期組織領(lǐng)導(dǎo)者學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的法律以及法規(guī)等，通過一些具體的案例說明檔案管理的重要性，使他們對(duì)檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作有所改觀，使其足夠重視檔案管理的工作。同時(shí)，要將檔案管理納入日常議事日程，以此來增加對(duì)其的重視度，使得檔案管理工作具有獨(dú)立性。

其次，要提高檔案管理人員的管理意識(shí)和管理水平。領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識(shí)與水平的提高能夠帶動(dòng)管理人員的意識(shí)的提高，但是這樣不能完全保證檔案管理工作有效進(jìn)行，檔案管理人員是其中最關(guān)鍵的因素。檔案管理人員的管理意識(shí)不僅是依靠相關(guān)規(guī)章制度以及單位領(lǐng)導(dǎo)者的約束來提高的，更多的是依靠檔案管理人員在日常工作以及順以新形勢的變化，自己有效學(xué)習(xí)進(jìn)步提高的，這樣的提高對(duì)檔案管理工作的進(jìn)行更加有效。作為檔案管理人員，要有管理的意識(shí)，認(rèn)可并重視管理工作。還要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，可能有些領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作，此時(shí)檔案管理人員就要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，充分利用各種機(jī)會(huì)以及形式向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理的工作。在檔案管理工作開會(huì)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)邀請領(lǐng)導(dǎo)參加，從而使領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到檔案管理的重要性，使得檔案管理得到單位的充分重視，如此才能使檔案管理工作更加規(guī)范化。

最后，要加強(qiáng)與同事、群眾的溝通。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)向領(lǐng)導(dǎo)申請定期為同事、群眾宣傳檔案管理的重要性，檔案的信息關(guān)乎自己的前途，檔案一旦受損，會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失，加強(qiáng)同事以及群眾的檔案管理意識(shí)，可以進(jìn)而防止檔案受到人為損壞。

（三）培養(yǎng)專業(yè)型管理人才

新形勢下，有許多先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)引進(jìn)檔案管理的工作中，檔案管理的模式也會(huì)由此發(fā)生改變。如何根據(jù)現(xiàn)有形式進(jìn)行改進(jìn)，需要怎樣的方案，如何建立完善檔案管理制度，并且保證檔案管理能夠規(guī)范化執(zhí)行，這都是當(dāng)下事業(yè)單位該思考的問題，此時(shí)專業(yè)型管理人才就十分重要了。培養(yǎng)專業(yè)型管理人才可以從以下幾方面進(jìn)行。

一要提高檔案管理人員的積極性。提高檔案管理人員的積極性，有利于在單位內(nèi)營造良好的工作氛圍，進(jìn)而帶動(dòng)單位同事努力做好本職工作，提高整體的工作效率。提高積極性可以依靠領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的重視度，重視度越高，檔案管理人員越會(huì)有努力工作的動(dòng)力?？梢愿纳茩n案管理人員的待遇和環(huán)境等，使其工作變被動(dòng)為主動(dòng)，相關(guān)部門也要定期對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力。

二要積極從社會(huì)以及高校引進(jìn)專業(yè)型管理人才，擴(kuò)充檔案管理人員的隊(duì)伍。同時(shí)，要營造好管理人員的工作環(huán)境，鼓勵(lì)并支持其創(chuàng)造性的意見，調(diào)動(dòng)其積極性與創(chuàng)造性。若在日常的生活與工作有問題，要及時(shí)溝通解決，便于他們能夠安心做好自己的工作，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作有效進(jìn)行。

三要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，提高政治素質(zhì)的培養(yǎng)。雖然這些管理人員知道一些法律法規(guī)，但是并沒有深入的理解，因而要組織培訓(xùn)，加深其對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的了解，樹立正確又扎實(shí)的政治觀念。另一方面，提高業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)。定期培訓(xùn)加強(qiáng)鞏固專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，同時(shí)，通過一些實(shí)際案例向其傳授一些工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于新引入的設(shè)備與技術(shù)，要集中培訓(xùn)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)。

（四）健全檔案管理制度

為確保檔案管理的有效進(jìn)行，確保檔案管理工作更加規(guī)范化，要健全完善檔案管理制度。其制定要根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)共同制定，必須確保制度的權(quán)威性、合理科學(xué)性。與此同時(shí)，檔案管理制度不能只約束檔案管理人員，還要對(duì)其他人員有一定約束。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的監(jiān)督部門，以此保障檔案管理制度能夠規(guī)范有效地落實(shí)。除此之外，還要設(shè)立檔案管理人員的獎(jiǎng)罰制度。該制度應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定對(duì)不遵守檔案管理制度人員的處罰措施，表現(xiàn)好的檔案管理人員要有一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施，如通報(bào)表揚(yáng)等，以此促進(jìn)檔案管理人員工作的積極性，營造良好的工作氛圍，進(jìn)而使得檔案管理工作規(guī)范化。

四、結(jié)語

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也正因如此得不到充分重視，新形勢下，事業(yè)單位必須重視起來。為使檔案管理規(guī)范化工作順利進(jìn)行，需保證事業(yè)單位滿足幾點(diǎn)要求，即有健全的檔案管理制度、有專業(yè)型人才、提高管理人員的管理意識(shí)、努力完善檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，還需注意時(shí)刻關(guān)注時(shí)代的發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理不斷進(jìn)步，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

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