劉增華
摘 要:科技不斷進(jìn)步,信息化時(shí)代隨之而來(lái)。在新形勢(shì)下,信息化貫徹于工作生活的每一處,事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)當(dāng)隨之變化。事業(yè)檔案管理在事業(yè)單位工作中占有很重要的位置,檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作,雖是基礎(chǔ)工作,但是其記錄并運(yùn)轉(zhuǎn)著事業(yè)單位的信息資源,包括單位人員的檔案信息以及重要事件的檔案信息等,所以檔案管理尤為重要。本文將對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化進(jìn)行分析與探討。
關(guān)鍵詞:檔案管理;事業(yè)單位;管理規(guī)范化;工作改革
一、引言
新形勢(shì)下,信息化趨勢(shì)促使許多傳統(tǒng)的工作方式有了改良,進(jìn)而提高工作的效率以及有效性,檔案的管理也應(yīng)當(dāng)趨于信息化,這樣更有利于對(duì)檔案進(jìn)行高效的管理,使工作人員更加了解檔案的情況。就目前的情況來(lái)看,有許多事業(yè)單位的檔案管理仍未做出改變,或者現(xiàn)有的人員與管理方式不能很好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理做出的改變,導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化管理上有所欠缺,本文將針對(duì)這個(gè)問題進(jìn)行更加深入的分析與探討。
二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化中存在的問題
(一)檔案管理信息化建設(shè)滯后
在新形勢(shì)下,信息化程度不斷加快,傳統(tǒng)的檔案管理方式以及檔案的更新速度無(wú)法滿足檔案管理信息化的發(fā)展,事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)。但是就目前來(lái)看,許多事業(yè)單位不夠重視這一問題,存放檔案的庫(kù)房?jī)?nèi)環(huán)境雜亂無(wú)章,相關(guān)設(shè)備比較落后,并且不及時(shí)更新。檔案堆積的數(shù)目多就會(huì)導(dǎo)致進(jìn)行檔案管理更新時(shí)工作量大且煩瑣,工作效率低下,無(wú)法更加有效地為決策提供保障。雖然部分事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化,但是管理過于形式化,并未真正落實(shí)。
(二)檔案管理意識(shí)薄弱
檔案管理是事業(yè)單位工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,也正因如此,檔案管理的工作往往會(huì)被事業(yè)單位忽視,在整體工作中不受到重視,管理的意識(shí)也比較薄弱。單位并未為檔案管理設(shè)置專門的部門,只是納為辦公管理,使得檔案管理失去了獨(dú)立性,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的工作地位越來(lái)越低,在整體工作的存在感較低,不容易被人注意到。也正是由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱,才會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)不能很好進(jìn)行,進(jìn)而影響檔案管理的有效進(jìn)行。
(三)檔案管理人才匱乏
檔案管理的信息化建設(shè)有著很嚴(yán)格的要求,尤其是對(duì)管理人員,管理人員的專業(yè)水平十分重要,必須保證其專業(yè)水平達(dá)到一定的高度。這一項(xiàng)工作是綜合性較強(qiáng)的管理工作,所以對(duì)檔案管理人員的要求也較為嚴(yán)格。就目前來(lái)看,部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)均已完成,但是管理人員的專業(yè)水平差距大,綜合素質(zhì)普遍不高,專業(yè)型管理人員較少,甚至有些事業(yè)單位沒有專業(yè)型管理人員,并且大多數(shù)都沒有足夠的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),在管理工作中遇到問題不能很好應(yīng)對(duì)。檔案管理信息化建設(shè)中會(huì)淘汰落后的設(shè)備,引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù),但是事業(yè)單位檔案管理的人員大多沒有接受過專業(yè)訓(xùn)練,未熟練掌握設(shè)備以及技術(shù),不能充分使引進(jìn)的技術(shù)設(shè)備發(fā)揮更大的作用。
(四)檔案管理制度不健全
每一項(xiàng)工作都會(huì)有相對(duì)的制度對(duì)其進(jìn)行規(guī)范約束,檔案管理工作也不例外。檔案管理工作的規(guī)范化以及有效性很大程度上取決于檔案管理制度。就目前來(lái)看,許多事業(yè)單位的檔案管理制度并不健全,或者雖制定了檔案管理制度,但如同虛設(shè),許多管理者對(duì)管理的工作不夠重視,并不會(huì)嚴(yán)格按照檔案管理的制度工作,甚至有些管理者敷衍了事,這樣就會(huì)導(dǎo)致管理工作陷入混亂境地。事業(yè)單位不能很好地根據(jù)實(shí)際情況制定管理工作,管理人員工作散漫不認(rèn)真執(zhí)行,兩者結(jié)合就導(dǎo)致了管理工作不能很好進(jìn)行,有效性以及工作效率大大下降。
三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施
(一)完善數(shù)字信息化建設(shè)
檔案管理信息化就是結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)以及傳統(tǒng)的檔案管理制定一套管理的系統(tǒng)。文件到檔案的轉(zhuǎn)化的過程是十分煩瑣的,它是一項(xiàng)要求專業(yè)性極強(qiáng)并且操作程序十分復(fù)雜的工作,每一卷檔案的收集與管理都有著十分嚴(yán)格的要求。由于檔案所含信息十分重要,在檔案管理的過程中要防止人為或者自然災(zāi)害的損壞,這就要求相關(guān)管理人員既要十分熟練檔案的整理與存放工作,又要熟練掌握相關(guān)管理技術(shù)以及數(shù)字信息化建設(shè)管理系統(tǒng)。
目前,有部分單位開發(fā)出了文檔一體化管理系統(tǒng),通過對(duì)檔案有效的序列排放以及檔案文本在計(jì)算機(jī)的留檔,日常查閱、借閱以及管理監(jiān)控更加便捷??萍疾粩噙M(jìn)步,會(huì)不斷涌現(xiàn)出新型的存儲(chǔ)介質(zhì)以及先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用,那么對(duì)信息記錄和管理的要求也會(huì)隨之發(fā)生變化,可以肯定的是,要求只會(huì)更加嚴(yán)格而不會(huì)松懈。這就要求檔案管理人員順應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展,不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步,更加熟練掌握相關(guān)管理以及對(duì)設(shè)備使用的技術(shù),進(jìn)而確保檔案管理的有效性。
(二)提高管理意識(shí)與水平
首先,要提高檔案管理人員的管理意識(shí)和管理水平。領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識(shí)與水平是其重要保障,從一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識(shí)能看出整個(gè)事業(yè)單位的管理意識(shí)。如果領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理的工作,管理的意識(shí)比較薄弱,那么檔案管理人員也會(huì)由此放松對(duì)檔案的管理,導(dǎo)致管理意識(shí)薄弱,所以領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識(shí)與水平十分重要。當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)組織可以定期組織領(lǐng)導(dǎo)者學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的法律以及法規(guī)等,通過一些具體的案例說(shuō)明檔案管理的重要性,使他們對(duì)檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作有所改觀,使其足夠重視檔案管理的工作。同時(shí),要將檔案管理納入日常議事日程,以此來(lái)增加對(duì)其的重視度,使得檔案管理工作具有獨(dú)立性。
其次,要提高檔案管理人員的管理意識(shí)和管理水平。領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識(shí)與水平的提高能夠帶動(dòng)管理人員的意識(shí)的提高,但是這樣不能完全保證檔案管理工作有效進(jìn)行,檔案管理人員是其中最關(guān)鍵的因素。檔案管理人員的管理意識(shí)不僅是依靠相關(guān)規(guī)章制度以及單位領(lǐng)導(dǎo)者的約束來(lái)提高的,更多的是依靠檔案管理人員在日常工作以及順以新形勢(shì)的變化,自己有效學(xué)習(xí)進(jìn)步提高的,這樣的提高對(duì)檔案管理工作的進(jìn)行更加有效。作為檔案管理人員,要有管理的意識(shí),認(rèn)可并重視管理工作。還要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通,可能有些領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作,此時(shí)檔案管理人員就要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通,充分利用各種機(jī)會(huì)以及形式向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理的工作。在檔案管理工作開會(huì)議時(shí),應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加,從而使領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到檔案管理的重要性,使得檔案管理得到單位的充分重視,如此才能使檔案管理工作更加規(guī)范化。
最后,要加強(qiáng)與同事、群眾的溝通。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)定期為同事、群眾宣傳檔案管理的重要性,檔案的信息關(guān)乎自己的前途,檔案一旦受損,會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失,加強(qiáng)同事以及群眾的檔案管理意識(shí),可以進(jìn)而防止檔案受到人為損壞。
(三)培養(yǎng)專業(yè)型管理人才
新形勢(shì)下,有許多先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)引進(jìn)檔案管理的工作中,檔案管理的模式也會(huì)由此發(fā)生改變。如何根據(jù)現(xiàn)有形式進(jìn)行改進(jìn),需要怎樣的方案,如何建立完善檔案管理制度,并且保證檔案管理能夠規(guī)范化執(zhí)行,這都是當(dāng)下事業(yè)單位該思考的問題,此時(shí)專業(yè)型管理人才就十分重要了。培養(yǎng)專業(yè)型管理人才可以從以下幾方面進(jìn)行。
一要提高檔案管理人員的積極性。提高檔案管理人員的積極性,有利于在單位內(nèi)營(yíng)造良好的工作氛圍,進(jìn)而帶動(dòng)單位同事努力做好本職工作,提高整體的工作效率。提高積極性可以依靠領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的重視度,重視度越高,檔案管理人員越會(huì)有努力工作的動(dòng)力。可以改善檔案管理人員的待遇和環(huán)境等,使其工作變被動(dòng)為主動(dòng),相關(guān)部門也要定期對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn),增強(qiáng)綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力。
二要積極從社會(huì)以及高校引進(jìn)專業(yè)型管理人才,擴(kuò)充檔案管理人員的隊(duì)伍。同時(shí),要營(yíng)造好管理人員的工作環(huán)境,鼓勵(lì)并支持其創(chuàng)造性的意見,調(diào)動(dòng)其積極性與創(chuàng)造性。若在日常的生活與工作有問題,要及時(shí)溝通解決,便于他們能夠安心做好自己的工作,進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作有效進(jìn)行。
三要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面,提高政治素質(zhì)的培養(yǎng)。雖然這些管理人員知道一些法律法規(guī),但是并沒有深入的理解,因而要組織培訓(xùn),加深其對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的了解,樹立正確又扎實(shí)的政治觀念。另一方面,提高業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)。定期培訓(xùn)加強(qiáng)鞏固專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),同時(shí),通過一些實(shí)際案例向其傳授一些工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于新引入的設(shè)備與技術(shù),要集中培訓(xùn)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)。
(四)健全檔案管理制度
為確保檔案管理的有效進(jìn)行,確保檔案管理工作更加規(guī)范化,要健全完善檔案管理制度。其制定要根據(jù)實(shí)際情況,結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)共同制定,必須確保制度的權(quán)威性、合理科學(xué)性。與此同時(shí),檔案管理制度不能只約束檔案管理人員,還要對(duì)其他人員有一定約束。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的監(jiān)督部門,以此保障檔案管理制度能夠規(guī)范有效地落實(shí)。除此之外,還要設(shè)立檔案管理人員的獎(jiǎng)罰制度。該制度應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定對(duì)不遵守檔案管理制度人員的處罰措施,表現(xiàn)好的檔案管理人員要有一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施,如通報(bào)表?yè)P(yáng)等,以此促進(jìn)檔案管理人員工作的積極性,營(yíng)造良好的工作氛圍,進(jìn)而使得檔案管理工作規(guī)范化。
四、結(jié)語(yǔ)
檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,也正因如此得不到充分重視,新形勢(shì)下,事業(yè)單位必須重視起來(lái)。為使檔案管理規(guī)范化工作順利進(jìn)行,需保證事業(yè)單位滿足幾點(diǎn)要求,即有健全的檔案管理制度、有專業(yè)型人才、提高管理人員的管理意識(shí)、努力完善檔案管理信息化建設(shè)。除此之外,還需注意時(shí)刻關(guān)注時(shí)代的發(fā)展,使事業(yè)單位檔案管理不斷進(jìn)步,跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。
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