劉加偉，范麗麗，李家偉，于琦，于永俊

（海洋石油工程（青島）有限公司， 山東 青島 266520）

物資出場管理是建造場地管理的重要內(nèi)容，關(guān)系到企業(yè)物資、財產(chǎn)的安全和完整，其中物資出場審批表是公司物資出場的重要依據(jù)和憑證，傳統(tǒng)的紙質(zhì)物資出場審批表需要多個部門的負責(zé)人逐級簽字，跑簽流程長、耗時多，且根據(jù)審批表當(dāng)日當(dāng)次有效的規(guī)定，容易造成物資無法及時出場，影響后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營工作，且紙質(zhì)文件存在容易偽造、無法驗真等弊端。為解決傳統(tǒng)紙質(zhì)物資出場審批表存在的問題，基于移動辦公平臺定制了一套物資出場移動審批程序[1]，對審批表單、審批流程進行了設(shè)計，并對組織機構(gòu)、人員權(quán)限進行了劃分，具備移動審批、實時推送、進度可視、電子歸檔、掃碼驗真等優(yōu)點，提高了物資出場審批管理的效率和水平。

1 審批表單設(shè)計

審批表單的設(shè)計一方面需包含傳統(tǒng)紙質(zhì)審批表的關(guān)鍵信息，另一方面需考慮移動端填寫的便捷性。審批表單的信息項主要包括申請人、申請人部門、項目名稱、承運單位名稱、委托單位名稱、車牌號碼、攜物人/申請人、聯(lián)系方式以及物資明細，其中物資明細包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量（重量）、單位和出場原因，在填寫時可以根據(jù)需要添加條目。

此外，物資出場的支持文件可以在填寫移動審批表單時通過附件、圖片等電子化形式附加到表單中，不再需要打印、簽字。

2 審批流程設(shè)計

圖1 物資出場審批流程

根據(jù)公司的物資出場管理規(guī)定，物資出場審批表需要經(jīng)過（項目）部門、工程項目管理中心、場地管理部相關(guān)負責(zé)人的簽字和工程項目管理中心、場地管理部初審、審批、蓋章和存檔。據(jù)此，對物資出場移動審批流程進行了設(shè)計，如圖1所示。

上述流程中，各個環(huán)節(jié)的批準(zhǔn)或拒絕僅需要具備相應(yīng)崗位權(quán)限的一名人員進行，屬于審批流程的“或簽”類型，以項目管理中心批準(zhǔn)人簽字環(huán)節(jié)為例，可以設(shè)置多名中心領(lǐng)導(dǎo)具備審批權(quán)限，當(dāng)某個審批流程進入該環(huán)節(jié)后，僅需要一名中心領(lǐng)導(dǎo)審批即可。“或簽”設(shè)置能大幅提高審批操作的效率，縮短審批流程時間。

3 移動審批操作與歸檔

基于移動辦公平臺，相關(guān)人員可在手機APP或電腦客戶端進行移動審批程序的提交、審批和簽字、掃碼驗真等操作，并能夠生成PDF文件供打印、蓋章和歸檔使用。

（1）提交操作

申請人進入移動辦公平臺的審批模塊，選擇相應(yīng)項目或部門的物資出場審批，然后根據(jù)軟件界面提示填寫表單信息、附加文件，完成后提交。

申請人完成提交后，審批流程正式發(fā)起，將自動根據(jù)流程的設(shè)計推進，實時對相關(guān)人員進行推送和提醒。申請人和相關(guān)各方能夠在軟件界面上實時查看審批的狀態(tài)和進度，實現(xiàn)了進度可視化。

（2）審批和簽字操作

審批流程自動按照設(shè)計環(huán)節(jié)推進，相關(guān)人員能夠接收審批助手、待辦事項和APP推送等多種途徑的提醒，進入待處理審批項后，能夠查看申請人提交的表單信息、附加文件和前序?qū)徟鸂顟B(tài)，上述信息處于只讀模式，無法修改，保證了信息的安全。

完成信息的審閱后，相關(guān)人員可以進行審批操作，選擇“同意”或“拒絕”，并填寫意見，還可附加圖片、附件等。系統(tǒng)要求“同意”操作需要進行電子簽名[2]，相關(guān)人員可以在手機觸屏進行手寫簽字，首次簽字完成后可存儲為電子簽章供后續(xù)使用。

完成審批和簽字后，當(dāng)前審批環(huán)節(jié)完成，審批流程自動推進至下一個環(huán)節(jié)。

（3）PDF文件生成

在審批進行和完成階段，可以利用軟件生成物資出場審批表單PDF文件，供打印、蓋章和存檔使用。PDF文件帶有表單信息、附件信息、各級審批信息以及驗真二維碼。

（4）掃碼驗真

軟件生成的物資出場審批表單PDF文件附帶有驗真二維碼，可以使用移動辦公平臺手機APP進行掃碼，掃碼成功后，APP自動跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)的審批流程，可以在線查看審批信息和狀態(tài)，實現(xiàn)掃碼驗真。

4 結(jié)論

本文介紹了一套基于移動辦公平臺定制的物資出場移動審批程序，能夠?qū)崿F(xiàn)審批工作的數(shù)字化和移動化，具備移動審批、實時推送、進度可視、電子歸檔、掃碼驗真等優(yōu)點，該程序已用于公司各個項目和部門的物資出場管理，替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)版，克服了跑簽耗時、審批進度緩慢等困難，還避免了他人模仿簽字的風(fēng)險。線上審批大大提高了審批效率，平均每單審批耗時1個半小時，年審批量在6000-7000單，大幅提高了物資出場審批管理的效率和水平。

◆參考文獻

[1] 許燕. 基于釘釘?shù)囊苿愚k公微應(yīng)用的設(shè)計與實現(xiàn)[J].軟件，2017，38(4)：137-141.

[2] 趙春宇，劉紹華. 基于Android系統(tǒng)的移動辦公應(yīng)用設(shè)計與實現(xiàn)[J].軟件，2016，37(12)：219-223.