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        基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式的探究

        2020-10-26 02:29:09李雅丹
        寫真地理 2020年30期
        關鍵詞:現(xiàn)代化管理工作檔案管理

        李雅丹

        摘 要: 科學技術的快速發(fā)展使很多先進技術運用到各行業(yè)中,使其發(fā)展更為迅速,現(xiàn)代化管理模式是在信息技術不斷發(fā)展進步背景下誕生的一種新型工作方式,與傳統(tǒng)工作模式相比有著良好的應用優(yōu)勢,不僅可以提高管理工作的水平及效率,而且可以保障數(shù)據(jù)存儲及取用的安全性和穩(wěn)定性,實現(xiàn)統(tǒng)一化的檔案管理工作,減輕員工的工作壓力,這符合時代發(fā)展的基本需求。

        關鍵詞: 基層計劃生育檔案;現(xiàn)代化管理模式

        【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.274

        引言:近年來,我國加大對于人口普查力度,已經(jīng)取得了非常不錯的成就。計劃生育是我國的基本國策,近年來,我國計劃生育工作已經(jīng)取得不小的成就。但是,如何加強基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理卻成為了重要的問題。目前我國基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理中出現(xiàn)了不少問題,導致基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理水平較低,不利于促進基層計劃生育檔案的發(fā)展。

        1 基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理工作應用優(yōu)勢

        結合現(xiàn)代化管理模式的應用效果來看,其依靠于信息技術手段可以實現(xiàn)規(guī)范化、統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)收集及管理工作。在檔案數(shù)據(jù)不斷增多的當下,應用信息技術進行自動化管理,能夠有效減輕檔案管理人員的工作壓力,提高工作效率。同時,讓管理人員可以將更多的工作精力放在如何有效開發(fā)和利用檔案資源上,推動新時期檔案管理工作的有序開展。最后,應用信息技術可以實現(xiàn)信息共享,方便受眾群體根據(jù)自己的需求查找個人檔案,還可以充分發(fā)揮出檔案管理工作的服務屬性,提高受眾對檔案管理工作的滿意度。因此,現(xiàn)代化檔案管理工作模式符合時代發(fā)展的基本需求,值得推廣應用。

        2 基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理工作的發(fā)展策略

        2.1 加強基層計劃生育檔案管理工作信息管理水平

        現(xiàn)代信息化社會背景下,在原有基礎上,進一步加強基層計劃生育檔案管理工作的信息化管理水平,可以讓基層計劃生育檔案管理工作質(zhì)量、效率得到根本上的提升。基層計劃生育檔案應該建立起電子檔案,在固有的信息管理系統(tǒng)和信息管理數(shù)據(jù)庫基礎上劃分文書檔案類型,分為不同的檔案管理子系統(tǒng),有目的地對現(xiàn)有基層計劃生育檔案進行分例、修編、保存,讓基層計劃生育檔案管理工作的信息化水平得到根本上的提高。除此之外,在加強基層計劃生育檔案管理工作信息管理水平的同時,還要完善信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護體系,確?;鶎佑媱澤龣n案的信息安全,避免出現(xiàn)信息丟失、信息遺漏等情況。

        2.2 加大對檔案管理工作的監(jiān)管力度

        工作效率的提升除了提升人員綜合素質(zhì)和引進現(xiàn)代化管理辦法,加強對現(xiàn)有工作人員的監(jiān)管也是必不可少的環(huán)節(jié)。要想適應社會發(fā)展的需求,提高基層計劃生育內(nèi)部管理效率,切實有效的實際管理非常重要,在具體操作中,從檔案基礎的日常工作抓起,對內(nèi)部歸檔準確性、檔案存儲完整性、內(nèi)部服務完善性,以及檔案資源的利用率等進行全面監(jiān)督。尤其是當今電子化辦公,一定要確保資料的安全性,加強對管理體系的安全防范設置,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題必須及時加以整改,進一步推動基層計劃生育日常檔案管理工作的有序開展。

        2.3 加強檔案管理隊伍建設

        要符合基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn),就要注重管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化培養(yǎng)。強化培訓及提高技能是基本要求。基層計劃生育工作應加強檔案管理隊伍綜合素質(zhì),鼓勵檔案管理人員學習新知識,給檔案工作者多提供培訓、外出調(diào)研、會議交流的機會,提升其綜合工作能力和綜合素質(zhì)?;鶎佑媱澤龣n案管理人員在平日的管理工作中,應及時掌握檔案事業(yè)發(fā)展的動態(tài)、積極創(chuàng)新工作思路,不斷學習和實踐,掌握一定的現(xiàn)代化辦公技術,提高信息分析能力,成為具備高等文化素質(zhì)、現(xiàn)代化管理技術、檔案業(yè)務的掌握度、工作的組織和協(xié)調(diào)能力和綜合管理技能、一專多能、一專多才的綜合性檔案人才。

        2.4 規(guī)范數(shù)據(jù)收集及整理環(huán)節(jié)

        在實際開展現(xiàn)代化管理工作時,必須要對數(shù)據(jù)進行規(guī)范化的收集及整理工作。通常情況下,檔案管理部門需要統(tǒng)一檔案的存儲格式,比如,利用TXT格式存儲文檔,利用JPG格式存儲圖片。存儲類型的選擇要注重于考慮不同系統(tǒng)的兼容性問題,避免出現(xiàn)檔案內(nèi)容無法顯示的問題。同時,由于檔案管理部門不僅涉及到檔案存儲的問題,還需要考慮檔案的開發(fā)及利用功能。這就需要管理人員在前期檔案數(shù)據(jù)整理環(huán)節(jié),利用計算機模擬人工立卷,再按照類別把所屬的條目內(nèi)容打印出來,用來替代傳統(tǒng)以“卷”為單位案卷目錄的檢索工具。通過這種方式,可以給后續(xù)檔案查找工作提供便利,而且也可以為后續(xù)檔案存儲工作的有序開展奠定基礎,進而減輕員工的工作負擔,提高工作效率。

        2.5 建立完善的檔案管理模式

        首先,檔案管理人員要制定完善的檔案管理制度,明確檔案管理人員的工作職能和工作范圍,制定有效的考核和獎懲制度,督促管理人員提高管理效率;其次,檔案管理人員要跟隨時代發(fā)展的腳步,創(chuàng)新信息技術管理模式,提高管理的效率和質(zhì)量;最后,要求管理人員要加強對人員崗位安排和人員素質(zhì)的重視,切實提高工作人員的綜合素質(zhì),促進基層計劃生育檔案管理工作的發(fā)展。

        2.6 建立互動交流平臺

        基于城市當中每天的新增人口數(shù)量不斷增加,為了確保基層計劃生育檔案管理工作的有序發(fā)展,計劃生育部門的檔案管理工作人員在進行數(shù)據(jù)登記工作的時候,還需要與受眾群體進行密切的溝通交流。由于以往的溝通交流方式存在信息滯后性的問題,影響著檔案管理工作的質(zhì)量及效率。在現(xiàn)代化管理工作模式當中,工作人員可以利用網(wǎng)絡渠道建立互動交流平臺。讓基層受眾通過登錄平臺來自主登記個人信息,完成對檔案數(shù)據(jù)的實時收集。

        結語:綜上所述,在信息化和現(xiàn)代化不斷進步、飛速發(fā)展的新時代,基層計劃生育檔案管理要和時代發(fā)展要求密切聯(lián)系起來,不斷更新理念、提高服務意識,不斷學習最新的管理技術和手段,利用新軟件、新技術、新知識,利用有效的措施和檔案理論知識,逐步實現(xiàn)資源共享。

        參考文獻

        [1] 周熠曉.淺談衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理現(xiàn)代化[J].中外企業(yè)家,2016(28).

        [2] 宋健.關于基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式的探索[J].科技經(jīng)濟導刊,2016(20).

        [3] 崔慧.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2017(06).

        [4] 歐軍.企業(yè)基層計劃生育管理人員的逐級培訓探索[J].企業(yè)文化旬刊,2019(08).

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