馮云蓉

摘 要 隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，基層檔案管理工作也有了新任務(wù)、新要求。本文在分析了當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題后，從四個方面探討了如何在信息化時代背景下做好檔案管理工作，以期對基層檔案管理工作規(guī)范化有所助益，從而充分發(fā)揮檔案管理工作的社會效益。

關(guān)鍵詞 信息化 基層檔案 檔案管理

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0745（2020）02-0042-02

檔案作為一種信息資源，是工作與生產(chǎn)活動的真實記錄，是管理和業(yè)務(wù)信息的重要載體，也是社會歷史不斷發(fā)展的珍貴資料。在大數(shù)據(jù)智能化新時代，基層檔案管理工作也有了電子化，數(shù)字化等新的元素，為此，我們必須把適當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式納入重要議事日程，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、完善制度、科學(xué)管理，使基層檔案管理工作更加規(guī)范化，為社會各方面發(fā)展提供有力支撐。

1 基層檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 組織管理

一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定一名專兼職綜合檔案管理人員，保障工作經(jīng)費，做到責(zé)任到人；二是建立健全檔案工作制度，擬定檔案工作計劃，把檔案管理列入議事日程，并開展個人年度考核；三是注重檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案規(guī)范化管理夯實基礎(chǔ)。[1]

1.2 設(shè)施設(shè)備

絕大多數(shù)基層單位和組織按照《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，設(shè)立了專門的檔案室，購置了桌柜、電腦及打印復(fù)印一體機(jī)、滅火器等設(shè)施設(shè)備，檔案管理基本達(dá)到了“九防”的要求。

1.3 業(yè)務(wù)建設(shè)

一是根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，結(jié)合實際制定了《檔案管理規(guī)范制度》、《檔案分類方案》等制度；二是文書檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行立卷整理歸檔，并對其它門類和載體檔案分別按照各門類檔案規(guī)范要求進(jìn)行整理歸檔。

1.4 檔案信息化建設(shè)

在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的同時，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，配備專用電腦，使用檔案部門統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理軟件，對已經(jīng)形成的檔案建立數(shù)據(jù)庫，方便查詢。

1.5 檔案開發(fā)利用

一是進(jìn)一步完善了檔案綜合利用制度，分別健全檔案查借閱、利用效果等登記冊；二是認(rèn)真編制文書檔案《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》等檢索工具，為安全保管和快捷準(zhǔn)確提供檔案充分發(fā)揮作用。

2 基層檔案管理工作存在的主要問題

2.1 思想認(rèn)識還不足

由于《檔案法》宣傳貫徹的力度不大、深度廣度不夠，全社會的檔案法律意識還不強(qiáng)，檔案工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用被忽視，基層對檔案管理工作的重視程度不高。截止調(diào)研時，仍有基層單位逾期檔案未移交進(jìn)館，有的單位檔案并未實行集中統(tǒng)一管理，將部分檔案資料存放于分管領(lǐng)導(dǎo)處或者具體業(yè)務(wù)科室，少數(shù)業(yè)務(wù)科室人員把本職工作中形成的有價值檔案據(jù)為己有。甚至有的投資上億的重點工程雖已投入使用了好幾年，但相關(guān)的檔案資料還沒有移交進(jìn)館。而一些農(nóng)村路橋、老舊小區(qū)、市政設(shè)施維修往往找不到圖紙，部分山林土地流轉(zhuǎn)程序也不到位，相關(guān)資料散放在農(nóng)村，這些檔案方面的問題無疑會給以后的工作，帶來極大的麻煩。

2.2 管理人員不專業(yè)

大多數(shù)基層單位缺乏有專業(yè)技術(shù)職稱的檔案員，特別是熟悉檔案管理、能進(jìn)行檔案信息研究的人才十分緊缺。許多單位檔案工作由辦公室同志負(fù)責(zé)，由于身兼數(shù)職，花在檔案上的精力不夠，就無法保證檔案管理工作的有序開展。部分基層單位大量的項目資料堆積如山，檔案工作人員變動頻繁，有的剛接手檔案工作就調(diào)走或者調(diào)整了工作崗位，很容易造成單位檔案資料的缺失、遺漏、不齊全、不規(guī)范。此外，檔案管理人員大多是臨時上陣，缺乏專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少扎實的檔案學(xué)理論知識，不能適應(yīng)新時代檔案管理要求，從某種程度上阻礙了檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

2.3 體制機(jī)制不完善

部分基層單位受機(jī)構(gòu)編制及人員因素的制約，有的只是建立了一個綜合檔案室，把重要的文書、會計、業(yè)務(wù)和音像等方面檔案實行集中統(tǒng)一保管；而對短期工作記錄、臨時性文書等檔案資料，缺乏專責(zé)專室專人保管，這極易造成檔案管理的職能不明、分工不細(xì)、專業(yè)不精，從而影響檔案管理工作水平。同時，部分基層單位的檔案管理工作制度還不完善，檢查督促考核落實也不到位。截止調(diào)研時，一些行業(yè)主管部門對涉及檔案管理方面的制度、職責(zé)規(guī)定不全面，有些基層單位的檔案管理制度是自行研究制定，也未納入年度目標(biāo)考核。

2.4 信息化程度不高

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到了各行各業(yè)，但檔案管理信息化建設(shè)步伐相對較慢：一是計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等在檔案管理方面的應(yīng)用相對滯后，跟不上新時代高質(zhì)量發(fā)展的需要。而在檔案管理信息化中，由于缺少先進(jìn)的設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)沒有實現(xiàn)全覆蓋，導(dǎo)致信息資源無法共享，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢沒有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，這極大影響到檔案管理工作的信息化水平。二是檔案管理人員信息技術(shù)水平參差不齊，對信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用不夠熟練，這也給檔案管理工作造成不便，一些基層單位館藏存量檔案數(shù)字化工作只完成了極少部分。[2]

3 規(guī)范基層檔案管理工作的對策建議

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識

要切實從黨的事業(yè)和人民需要的大局出發(fā)，突破傳統(tǒng)方式、對標(biāo)職責(zé)定位、轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，使檔案工作逐步適應(yīng)時代需要。要把檔案工作發(fā)展列入發(fā)展規(guī)劃，列入本單位年度工作計劃，與其他工作同部署、同檢查、同考核。進(jìn)一步完善檔案管理工作責(zé)任制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備具體人員，形成各相關(guān)科室協(xié)同參與的管理網(wǎng)絡(luò)。單位主要領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，定期聽取檔案工作匯報，著力解決本單位檔案管理工作遇到的困難和問題；分管領(lǐng)導(dǎo)要切實履行職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)、抓好落實；作為檔案管理工作人員，要切實做好檔案的存儲、收集、整理、上報等，力爭出色地完成檔案管理相關(guān)工作。