John Edwards

每個(gè)成功的IT項(xiàng)目都是團(tuán)隊(duì)共同努力的結(jié)果。靈感、熱情、協(xié)作、頭腦風(fēng)暴、倡議和支持都是IT創(chuàng)新的關(guān)鍵要素。但是，社交距離限制迫使員工們陷入新冠病毒造成的隔離狀態(tài)，這會對團(tuán)隊(duì)分工合作產(chǎn)生怎樣的影響呢？

德勤咨詢（Deloitte Consulting）主管兼全球未來工作負(fù)責(zé)人Steven Hatfield指出，當(dāng)環(huán)境迫使部門員工分開工作時(shí)，IT領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)采用一系列新的團(tuán)隊(duì)建設(shè)方法。一些企業(yè)已經(jīng)先行一步了。

他解釋說：“以前采用過面向未來工作舉措的企業(yè)在維持運(yùn)營等方面已經(jīng)處于比較有利的境地，能迅速響應(yīng)疫情導(dǎo)致的需求，包括在保持社交距離的情況下培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作精神等?！痹谶@些企業(yè)中，已經(jīng)建立了由虛擬資源、技術(shù)和行為規(guī)范構(gòu)成的生態(tài)系統(tǒng)，為各部門提供支持。這些生態(tài)系統(tǒng)將工作定義為去做事，而不是去哪里。

為幫助有遠(yuǎn)見的企業(yè)IT領(lǐng)導(dǎo)們在當(dāng)今充滿挑戰(zhàn)、相互隔離的新工作環(huán)境中打造協(xié)作、高效的團(tuán)隊(duì)，本文建議他們遵循以下7條原則。

1.未來是混合的

安森美半導(dǎo)體公司的首席信息官Kevin Haskew感慨說：“在這段時(shí)間，我們真得非常懷念以前大家彼此相互關(guān)心、細(xì)致入微的人際互動關(guān)系。而今后，我們可以將遠(yuǎn)程工作與本地/當(dāng)面工作的優(yōu)勢結(jié)合起來，從中獲得最佳工作成效?！?/p>

普華永道全球員工和部門聯(lián)席負(fù)責(zé)人Bhushan Sethi補(bǔ)充說，未來的工作是一種混合模式，員工既可以在辦公室工作，也可以遠(yuǎn)程辦公?！半S著虛擬工作的增加，協(xié)作、交流和指導(dǎo)的各個(gè)方面都需要重新定義。

HPE Pointnext技術(shù)服務(wù)公司總經(jīng)理Pradeep Kumar建議，要幫助員工適應(yīng)新的工作模式。Kumar認(rèn)為，所有廣泛使用的工作工具都應(yīng)該能夠?yàn)楸镜睾彤惖貑T工提供無縫的體驗(yàn)。他指出：“有效地使用技術(shù)不僅可以幫助員工更好地合作，而且能給企業(yè)帶來顯著的差異化優(yōu)勢。”

2.目標(biāo)更為重要

對于IT領(lǐng)導(dǎo)來說，建立清晰的目標(biāo)并與整個(gè)部門進(jìn)行溝通是很重要的。讓部門員工更全面地了解他們的工作是怎樣為企業(yè)帶來價(jià)值的，明確的目標(biāo)有助于員工提高工作效率和責(zé)任感。

全國人事和招聘公司Addison Group的組織發(fā)展經(jīng)理Tyler Cahill說：“員工應(yīng)非常清楚地知道他們在過程或者項(xiàng)目中所扮演的角色是怎樣影響部門成功的。這在一個(gè)需要保持社交距離的時(shí)代尤為重要，因?yàn)檫@確保了無論地理距離有多遠(yuǎn)，所有人都能在工作上達(dá)成共識，意識到自己的責(zé)任以及自己對企業(yè)成功做出了哪些貢獻(xiàn)。”

Cahill還建議確定在未來6到12個(gè)月內(nèi)必須取得的關(guān)鍵勝利成果。他建議說：“然后，開始將這些勝利成果逆向分解為個(gè)人或者部門可以努力實(shí)現(xiàn)的較小的里程碑?！?/p>

Cahill還建議使用在線項(xiàng)目管理工具，讓員工建立主人翁意識，確保部門不斷有新進(jìn)展。他解釋道：“這樣，無論部門員工在哪里，他們都可以登錄并查看實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的進(jìn)度。這也有助于限制讓收件箱變得雜亂無章、不必要的電子郵件或者短信?！?h3>3.“數(shù)字化優(yōu)先”是首要任務(wù)

在保持社交距離的時(shí)代，有必要采取強(qiáng)有力的“數(shù)字化優(yōu)先”策略來促進(jìn)高效的團(tuán)隊(duì)合作。遠(yuǎn)程工作和跨區(qū)域部門并不是什么新鮮事，但由于新冠病毒，這些工作模式現(xiàn)在應(yīng)用得很快，但是卻很混亂，員工幾乎沒有時(shí)間適應(yīng)新的工作環(huán)境。

Hatfield說：“為了保持工作效率，當(dāng)一些部門員工返回辦公室，而其他人繼續(xù)遠(yuǎn)程工作時(shí)，企業(yè)應(yīng)注意構(gòu)建一個(gè)由虛擬資源、技術(shù)和文化規(guī)范構(gòu)成的生態(tài)系統(tǒng)，以幫助模擬并提供與物理辦公環(huán)境相同的支持和協(xié)作?！?p>

雖然重要，但社交、移動、分析和云工具等數(shù)字化優(yōu)先技術(shù)只有在員工實(shí)際使用時(shí)才有用。在用戶適應(yīng)新類型的應(yīng)用程序、服務(wù)和流程時(shí)，IT領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵他們并提供支持。Hatfield建議說：“從員工需求和用戶體驗(yàn)開始。在整個(gè)過程中融入設(shè)計(jì)思維將有助于最大限度地發(fā)揮新數(shù)字技術(shù)的影響?！?/p>

從長遠(yuǎn)看，過渡到數(shù)字化優(yōu)先的工作環(huán)境是有好處的。Hatfield說：“簡化耗時(shí)的流程能給員工們提供更多的機(jī)會，讓他們創(chuàng)造性地、戰(zhàn)略性地完成更重要的任務(wù)，而且還促進(jìn)了部門員工之間的創(chuàng)新和協(xié)作?！?h3>4.開放溝通才是王道

當(dāng)員工分散在不同的、相互隔離的地方時(shí)，部門溝通會迅速惡化。為了團(tuán)結(jié)部門員工，工業(yè)機(jī)器人制造商Vecna Robotics在召開員工會議時(shí)既要遵守社交距離要求，也要尊重員工的喜好。

公司辦公室主任Kay Perkinson說：“對于辦公室里的員工來說，這意味著椅子要相隔6英尺，而且要一直戴著口罩。對其他員工來說，如果他們覺得相互之間離得越遠(yuǎn)感覺越舒服的話，可以自己找張桌子接入，或者如果他們更喜歡一個(gè)人獨(dú)處，也可以從自己家里接入。”

社交距離也會導(dǎo)致員工感到孤獨(dú)和孤立。Vecna通過一系列舉措解決了這一問題。Perkinson說：“我們提倡各種各樣的非工作活動，這些活動真得有助于把我們的團(tuán)隊(duì)凝聚在一起。這包括遠(yuǎn)程和面對面的社交、咖啡聊天、瑜伽課、俱樂部聚會等等。”

5.異步協(xié)作工具是必不可少的

Gartner軟件咨詢服務(wù)公司首席分析師Brian Westfall指出，在保持社交距離的時(shí)代，異步協(xié)作工具是一種高效的團(tuán)隊(duì)協(xié)作技術(shù)手段。他介紹說，數(shù)字白板和甘特圖對于在不同時(shí)區(qū)工作的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)協(xié)作是非常有用的?！爸杂行?，是因?yàn)檫@不要求員工同時(shí)呆在同一個(gè)地方，而且促進(jìn)了大家公平地提出自己的想法。”

異步工具還為部門每個(gè)員工提供了為企業(yè)作出貢獻(xiàn)的機(jī)會，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)安全的工作環(huán)境。Westfall建議從整個(gè)企業(yè)的系統(tǒng)開始。他補(bǔ)充道：“然后，各個(gè)部門和團(tuán)隊(duì)可以設(shè)置最適合他們需求的異步模式?！?/p>

6.工作場所是開放的實(shí)驗(yàn)場所

在疫情逐漸消退而成為歷史后，我們的職場會是什么樣子？自由互助保險(xiǎn)公司（Liberty Mutual Insurance）首席信息官James McGlennon坦承：“我們還不知道答案。根據(jù)我們對員工的調(diào)查和深度分析，看起來很清楚的一點(diǎn)是，新常態(tài)不會是以前那樣的環(huán)境?！?/p>

辦公室的結(jié)構(gòu)和布局很可能會迅速改變。McGlennon說：“它們將被重新用于發(fā)展人際關(guān)系、慶祝活動和培訓(xùn)。實(shí)驗(yàn)將是決定什么真正有效的關(guān)鍵。”

隨著新常態(tài)的確立，McGlennon建議詢問部門員工哪些時(shí)間以及哪種安排方式最適合他們。他說：“我們必須更加靈活地安排會議時(shí)間，盡可能幫助員工不占用額外的工作時(shí)間。部門應(yīng)商定好適合每個(gè)人的會議時(shí)間，并允許員工們靈活地安排工作日。”

咨詢公司EY Americas的人事咨詢服務(wù)負(fù)責(zé)人Kim Billeter建議，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的工作概念，即，能當(dāng)面完成的工作，就不要以遠(yuǎn)程的方式去完成。她敦促說：“應(yīng)該鼓勵并支持部門員工從所有可能的接入點(diǎn)開展工作，在工作的各個(gè)方面都能取得成功。通過使用設(shè)計(jì)的很漂亮、適應(yīng)性很強(qiáng)而且敏捷的方法以及吸引人的視覺/音頻提示，讓員工們保持注意力，提高創(chuàng)造力，以更好的狀態(tài)服務(wù)于企業(yè)，這些對于實(shí)現(xiàn)差異化的虛擬協(xié)作是非常重要的。”

7.倦怠是最大的敵人

工作倦怠是工作效率下降的主要原因。Sethi說：“當(dāng)公司裁員的時(shí)候，員工們極力展示自己的價(jià)值，這說明人們都不愿意失業(yè)。” 然而過度勞累往往會導(dǎo)致出錯，或者產(chǎn)生令人難以理解的結(jié)果。和疫情之前相比，很多員工的工作時(shí)間延長了，因此鼓勵部門員工偶爾休息一段時(shí)間來為自己充電是很重要的。

Inflection Point Coaching公司的首席執(zhí)行教練Cory Colton建議，除了支持日常工作任務(wù)外，協(xié)作工具還可以用來幫助壓力大的員工放松身心。如果不能在辦公室內(nèi)即興聚會，也不能在茶水間聊天，為了確保團(tuán)隊(duì)精神的持續(xù)性，可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行虛擬視頻群聊，目的僅僅是為了聯(lián)系、打卡和保持關(guān)系。Cotton說：“不允許談業(yè)務(wù)?！?/p>

John Edwards是一位資深的商業(yè)技術(shù)記者。他的文章發(fā)表在《紐約時(shí)報(bào)》、《華盛頓郵報(bào)》以及很多商業(yè)和技術(shù)出版物上，包括CIO、ComputerWorld、《網(wǎng)絡(luò)世界》、CFO雜志、IBM數(shù)據(jù)管理雜志、RFID雜志和《電子設(shè)計(jì)》等。