宋琪

摘 要： 現(xiàn)如今，我國是現(xiàn)代化快速發(fā)展的新時期，在各企業(yè)的內部發(fā)展中，檔案管理都是重要的工作內容，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有直接性的影響，各項工作的開展與實施，都會以企業(yè)檔案為基礎，突出企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位與價值。結合目前各企業(yè)的發(fā)展情況分析，在企業(yè)檔案管理工作中，依然存在著相應的問題，由于受到的影響因素不同，所產生的影響效果不同，但是都會對企業(yè)的發(fā)展造成不利的影響。對此，需要企業(yè)對此提高重視度，加大對其的管理力度，制定完善的管理制度與措施，有效解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，從而提升企業(yè)檔案管理工作質量與效率。

關鍵詞： 企業(yè)檔案管理;安全風險;防控措施

【中圖分類號】F270 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）11-0298-01

引言：檔案管理是一個企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，不僅能夠對企業(yè)的知識資源和信息資源進行收集和保護，同時也能夠促進企業(yè)的研發(fā)、生產、經(jīng)營、管理等活動的有效開展，有助于企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。本文就企業(yè)檔案管理工作作一粗淺探討，談一些自己的見解，愿與同行一起切磋。

1 企業(yè)檔案管理安全風險防控現(xiàn)狀分析

1.1 管理不到位

由于企業(yè)管理人對于檔案工作認識不到位，從而造成檔案管理相關制度在企業(yè)中不健全，檔案管理人員也不專業(yè)，也就導致了企業(yè)檔案管理不到位。很多檔案管理人員只能做到將基本材料進行留存，至于按照檔案整理標準進行工作，只能是看檔案員的基本素質，認真負責、有點基本業(yè)務知識的，檔案整理就好些，反之就會差很多。

1.2 檔案管理系統(tǒng)復雜

大型企業(yè)通常具有跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨部門的特征，其內部機構龐大，部門設置繁多，經(jīng)營范圍廣泛，由此決定了大型企業(yè)的檔案材料繁雜，內容涉及面廣，與之相應的檔案管理系統(tǒng)也十分復雜。大型企業(yè)在促進國民經(jīng)濟發(fā)展的過程中，各個部門都發(fā)揮了非常重要的作用，要想使各職能部門都有條不紊地開展工作，必須建立完善的管理制度進行規(guī)范化管理，對于企業(yè)檔案管理工作而言亦如此。由于檔案管理系統(tǒng)的復雜性，大型企業(yè)的檔案管理工作很容易陷入混亂之中，只有建立健全各項檔案管理制度，明確檔案管理各個環(huán)節(jié)的具體要求，開展分類管理，才可有效提高檔案管理工作水平。

1.3 革新意識不強

一方面，現(xiàn)行的大型企業(yè)的經(jīng)營者認為檔案管理屬于附屬工作，按照老規(guī)矩做好服務工作就行，因此導致認知的片面性、管理的單一性以及工作方式的單調和原始性，致使其改革缺失動力，無法跟上時代的發(fā)展;另一方面，檔案部門長期以來形成的思維定式，使他們害怕承擔改革帶來的不良后果，因此安于現(xiàn)狀的思維比較普遍，所以創(chuàng)新意義也是十分薄弱的，綜合而言是革新意識不強。

2 企業(yè)檔案管理安全風險防控措施

2.1 提高檔案管理重視度

檔案管理對企業(yè)的長久發(fā)展有直接性的影響，企業(yè)不僅要考慮到自身的發(fā)展，對各項工作的嚴格管理，而且還要考慮到市場動態(tài)發(fā)展形勢，及時調整企業(yè)的發(fā)展方案，能夠確保企業(yè)自身的發(fā)展隨著時代的發(fā)展共同進步。除此之外，企業(yè)之間的競爭形勢越來越激烈，增加企業(yè)的發(fā)展壓力，甚至有些企業(yè)為了自身的利益，對競爭企業(yè)進行惡性的影響。對此，需要各企業(yè)都對檔案管理工作提高重視度，結合企業(yè)自身的發(fā)展與檔案管理工作綜合分析，制定完善的管理制度與風險防控措施，降低企業(yè)檔案管理的安全風險。尤其對企業(yè)檔案管理的安全風險防控，需要各部門之間的相互協(xié)作與配合，把檔案安全風險防控工作全面落到各項工作環(huán)節(jié)中，確保各部門工作的規(guī)范性。

2.2 構建企業(yè)檔案信息化的管理機制

首先，需要建立組織機構。建立相對獨立的企業(yè)檔案管理部門，實現(xiàn)整個企業(yè)檔案管理工作的協(xié)調與配合，能夠按照檔案管理的規(guī)章制度，對企業(yè)部門的各項信息進行整合歸納。其次，積極履行各項檔案管理職責。企業(yè)檔案部門作為重要的信息集成中心，需要重點負責企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的建立，以及后續(xù)的服務管理工作。同時，需要制定嚴格的考勤制度，對于企業(yè)信息的錄入、流程等管理工作都需要制定嚴格的量化標準，對于訪問的權限與密碼都需要有規(guī)范的管理與制度，在科學、合理的制度規(guī)定下促進企業(yè)檔案信息化管理工作的有效開展。最后，企業(yè)的檔案管理工作必須服務企業(yè)為主體，該項服務工作的中心需要以企業(yè)為中心，積極配合，協(xié)調企業(yè)的戰(zhàn)略評估工作，幫助企業(yè)開展適應性的戰(zhàn)略調整。同時，企業(yè)的檔案管理工作需要立足于檔案信息化的成果進行不斷創(chuàng)新，積極向企業(yè)與社會提供可利用的檔案信息資源。

2.3 數(shù)字化檔案管理

數(shù)字化檔案管理是新時期企業(yè)檔案管理的重要內容，因數(shù)字化管理的時效性和可靠性更強，已經(jīng)被眾多企業(yè)所應用，所以要注重數(shù)字化檔案的真實性和完整性，在檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案存檔過程中要制定較為嚴格的管理制度。如數(shù)字檔案歸檔標準、數(shù)字檔案保存方法、數(shù)字檔案的使用范圍等。企業(yè)檔案管理工作具備規(guī)范性，包括檔案收集齊全完整、分類明確、前后一致、歸檔范圍及保管期限劃分準確、排列科學合理、編目清楚、索引、電子信息保存、紙質掃描、影像數(shù)字化、紙質入庫、檔案利用等，特別是在數(shù)字化檔案發(fā)展的今天，企業(yè)更應注重于檔案的數(shù)字化管理。

2.4 加強信息技術的應用

隨著科學技術的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術被越來越廣泛地應用到社會生活的方方面面，極大地促進了各項事業(yè)的迅速發(fā)展。大型企業(yè)檔案管理工作也應順應時代要求，積極引入現(xiàn)代信息技術，通過信息技術提升檔案管理工作效率，將檔案管理人員從繁重的檔案管理模式中解放出來，不斷提高檔案管理工作質量。

結語：綜上所述，企業(yè)檔案管理工作質量，對企業(yè)的發(fā)展有巨大的影響，需要企業(yè)對此提高重視度，加大對其的監(jiān)管力度，制定完善的管理制度，全面落實到企業(yè)檔案管理工作中，確保檔案管理工作的規(guī)范性。加大檔案管理人員培訓力度，提升人的專業(yè)水平與綜合能力，對具體的工作內容與工作職責的明確劃分，提升檔案管理人員的安全意識，加大對企業(yè)檔案安全保護力度，使檔案管理工作能夠為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮出重要作用。

參考文獻

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