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        企業(yè)檔案管理安全風險防控與措施

        2020-10-20 16:41:13宋琪
        寫真地理 2020年11期

        宋琪

        摘 要: 現(xiàn)如今,我國是現(xiàn)代化快速發(fā)展的新時期,在各企業(yè)的內部發(fā)展中,檔案管理都是重要的工作內容,對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有直接性的影響,各項工作的開展與實施,都會以企業(yè)檔案為基礎,突出企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位與價值。結合目前各企業(yè)的發(fā)展情況分析,在企業(yè)檔案管理工作中,依然存在著相應的問題,由于受到的影響因素不同,所產生的影響效果不同,但是都會對企業(yè)的發(fā)展造成不利的影響。對此,需要企業(yè)對此提高重視度,加大對其的管理力度,制定完善的管理制度與措施,有效解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題,從而提升企業(yè)檔案管理工作質量與效率。

        關鍵詞: 企業(yè)檔案管理;安全風險;防控措施

        【中圖分類號】F270 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733(2020)11-0298-01

        引言:檔案管理是一個企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分,不僅能夠對企業(yè)的知識資源和信息資源進行收集和保護,同時也能夠促進企業(yè)的研發(fā)、生產、經(jīng)營、管理等活動的有效開展,有助于企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。本文就企業(yè)檔案管理工作作一粗淺探討,談一些自己的見解,愿與同行一起切磋。

        1 企業(yè)檔案管理安全風險防控現(xiàn)狀分析

        1.1 管理不到位

        由于企業(yè)管理人對于檔案工作認識不到位,從而造成檔案管理相關制度在企業(yè)中不健全,檔案管理人員也不專業(yè),也就導致了企業(yè)檔案管理不到位。很多檔案管理人員只能做到將基本材料進行留存,至于按照檔案整理標準進行工作,只能是看檔案員的基本素質,認真負責、有點基本業(yè)務知識的,檔案整理就好些,反之就會差很多。

        1.2 檔案管理系統(tǒng)復雜

        大型企業(yè)通常具有跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨部門的特征,其內部機構龐大,部門設置繁多,經(jīng)營范圍廣泛,由此決定了大型企業(yè)的檔案材料繁雜,內容涉及面廣,與之相應的檔案管理系統(tǒng)也十分復雜。大型企業(yè)在促進國民經(jīng)濟發(fā)展的過程中,各個部門都發(fā)揮了非常重要的作用,要想使各職能部門都有條不紊地開展工作,必須建立完善的管理制度進行規(guī)范化管理,對于企業(yè)檔案管理工作而言亦如此。由于檔案管理系統(tǒng)的復雜性,大型企業(yè)的檔案管理工作很容易陷入混亂之中,只有建立健全各項檔案管理制度,明確檔案管理各個環(huán)節(jié)的具體要求,開展分類管理,才可有效提高檔案管理工作水平。

        1.3 革新意識不強

        一方面,現(xiàn)行的大型企業(yè)的經(jīng)營者認為檔案管理屬于附屬工作,按照老規(guī)矩做好服務工作就行,因此導致認知的片面性、管理的單一性以及工作方式的單調和原始性,致使其改革缺失動力,無法跟上時代的發(fā)展;另一方面,檔案部門長期以來形成的思維定式,使他們害怕承擔改革帶來的不良后果,因此安于現(xiàn)狀的思維比較普遍,所以創(chuàng)新意義也是十分薄弱的,綜合而言是革新意識不強。

        2 企業(yè)檔案管理安全風險防控措施

        2.1 提高檔案管理重視度

        檔案管理對企業(yè)的長久發(fā)展有直接性的影響,企業(yè)不僅要考慮到自身的發(fā)展,對各項工作的嚴格管理,而且還要考慮到市場動態(tài)發(fā)展形勢,及時調整企業(yè)的發(fā)展方案,能夠確保企業(yè)自身的發(fā)展隨著時代的發(fā)展共同進步。除此之外,企業(yè)之間的競爭形勢越來越激烈,增加企業(yè)的發(fā)展壓力,甚至有些企業(yè)為了自身的利益,對競爭企業(yè)進行惡性的影響。對此,需要各企業(yè)都對檔案管理工作提高重視度,結合企業(yè)自身的發(fā)展與檔案管理工作綜合分析,制定完善的管理制度與風險防控措施,降低企業(yè)檔案管理的安全風險。尤其對企業(yè)檔案管理的安全風險防控,需要各部門之間的相互協(xié)作與配合,把檔案安全風險防控工作全面落到各項工作環(huán)節(jié)中,確保各部門工作的規(guī)范性。

        2.2 構建企業(yè)檔案信息化的管理機制

        首先,需要建立組織機構。建立相對獨立的企業(yè)檔案管理部門,實現(xiàn)整個企業(yè)檔案管理工作的協(xié)調與配合,能夠按照檔案管理的規(guī)章制度,對企業(yè)部門的各項信息進行整合歸納。其次,積極履行各項檔案管理職責。企業(yè)檔案部門作為重要的信息集成中心,需要重點負責企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的建立,以及后續(xù)的服務管理工作。同時,需要制定嚴格的考勤制度,對于企業(yè)信息的錄入、流程等管理工作都需要制定嚴格的量化標準,對于訪問的權限與密碼都需要有規(guī)范的管理與制度,在科學、合理的制度規(guī)定下促進企業(yè)檔案信息化管理工作的有效開展。最后,企業(yè)的檔案管理工作必須服務企業(yè)為主體,該項服務工作的中心需要以企業(yè)為中心,積極配合,協(xié)調企業(yè)的戰(zhàn)略評估工作,幫助企業(yè)開展適應性的戰(zhàn)略調整。同時,企業(yè)的檔案管理工作需要立足于檔案信息化的成果進行不斷創(chuàng)新,積極向企業(yè)與社會提供可利用的檔案信息資源。

        2.3 數(shù)字化檔案管理

        數(shù)字化檔案管理是新時期企業(yè)檔案管理的重要內容,因數(shù)字化管理的時效性和可靠性更強,已經(jīng)被眾多企業(yè)所應用,所以要注重數(shù)字化檔案的真實性和完整性,在檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案存檔過程中要制定較為嚴格的管理制度。如數(shù)字檔案歸檔標準、數(shù)字檔案保存方法、數(shù)字檔案的使用范圍等。企業(yè)檔案管理工作具備規(guī)范性,包括檔案收集齊全完整、分類明確、前后一致、歸檔范圍及保管期限劃分準確、排列科學合理、編目清楚、索引、電子信息保存、紙質掃描、影像數(shù)字化、紙質入庫、檔案利用等,特別是在數(shù)字化檔案發(fā)展的今天,企業(yè)更應注重于檔案的數(shù)字化管理。

        2.4 加強信息技術的應用

        隨著科學技術的快速發(fā)展,現(xiàn)代信息技術被越來越廣泛地應用到社會生活的方方面面,極大地促進了各項事業(yè)的迅速發(fā)展。大型企業(yè)檔案管理工作也應順應時代要求,積極引入現(xiàn)代信息技術,通過信息技術提升檔案管理工作效率,將檔案管理人員從繁重的檔案管理模式中解放出來,不斷提高檔案管理工作質量。

        結語:綜上所述,企業(yè)檔案管理工作質量,對企業(yè)的發(fā)展有巨大的影響,需要企業(yè)對此提高重視度,加大對其的監(jiān)管力度,制定完善的管理制度,全面落實到企業(yè)檔案管理工作中,確保檔案管理工作的規(guī)范性。加大檔案管理人員培訓力度,提升人的專業(yè)水平與綜合能力,對具體的工作內容與工作職責的明確劃分,提升檔案管理人員的安全意識,加大對企業(yè)檔案安全保護力度,使檔案管理工作能夠為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮出重要作用。

        參考文獻

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        [3] 劉冀平,龔麗.淺談企業(yè)檔案管理安全風險防控與措施[J].機電兵船檔案,2019(1):87-89.

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