鐘燕

摘 要：隨著社會環(huán)境的不斷發(fā)展進步，我國企業(yè)數(shù)量增長趨勢逐漸上升。但過多的企業(yè)數(shù)量導(dǎo)致了企業(yè)間的競爭更加激烈，同時也導(dǎo)致企業(yè)將更多的精力放于與其他企業(yè)的商業(yè)競爭中，從而忽略了企業(yè)本身的管理。在企業(yè)自身管理中，檔案管理存在的問題較大，當(dāng)前多數(shù)企業(yè)選擇引進現(xiàn)代信息技術(shù)幫助完成企業(yè)檔案管理工作。本文就現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策展開討論。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);企業(yè);檔案管理;影響;對策

現(xiàn)代信息化通過企業(yè)檔案信息化影響著企業(yè)檔案管理進程，但在企業(yè)檔案管理信息化進程中依舊存在著問題尚待解決。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，需要提供足夠的人力、物力、財力等資源，對企業(yè)來講是一項較大的支出，所以大多數(shù)傳統(tǒng)模式下企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)中不被看好，但企業(yè)檔案管理作為一個企業(yè)的內(nèi)涵展示地，若缺少妥當(dāng)管理會造成企業(yè)運行出現(xiàn)問題。當(dāng)前最快捷的辦法就是通過對互聯(lián)網(wǎng)的運用將企業(yè)檔案進行信息化處理，方便企業(yè)使用，促進企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)缺點

（一）優(yōu)點

企業(yè)檔案信息化管理是符合當(dāng)代信息化社會設(shè)定的，通過對企業(yè)檔案的信息化管理可加強企業(yè)對自身的認識，方便企業(yè)員工尋找、使用檔案，減少企業(yè)檔案管理部門的人才投入，對企業(yè)整體發(fā)展有著不可忽視的作用。同時，通過對企業(yè)檔案的信息化管理，有助于將企業(yè)檔案融入企業(yè)日常工作，在企業(yè)檔案的影響下，能夠使企業(yè)各項工作更加具有科學(xué)性。

（二）缺點

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，往往需要在企業(yè)建筑內(nèi)設(shè)立單獨空間進行檔案收集及整理。由于我國傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已沿用幾十年，一時間將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案會造成企業(yè)檔案管理人員產(chǎn)生工作方式上的不適應(yīng)，易引發(fā)出對企業(yè)發(fā)展不利的工作失誤。且企業(yè)檔案信息化管理需要以互聯(lián)網(wǎng)為載體，互聯(lián)網(wǎng)雖然具有快捷、簡便的優(yōu)點，但同樣也有穩(wěn)定性差的缺點，在依靠互聯(lián)網(wǎng)將企業(yè)檔案進行信息化管理的過程當(dāng)中，若工作人員粗心導(dǎo)致不法分子對企業(yè)信息檔案的竊取行為，那么對企業(yè)來說是無法挽回的損傷。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

（一）改變了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式

我國傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中，存在收集管理困難、基礎(chǔ)資料流失風(fēng)險大、資金投入多等缺點，對于中小企業(yè)來講，建立傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理部門會對企業(yè)經(jīng)濟造成不小的損耗。但通過建立企業(yè)檔案管理信息化改變了該局勢，由于信息化管理較為方便快捷，且管理模式方式較為簡單，所以當(dāng)前大部分企業(yè)會選擇建設(shè)企業(yè)檔案信息化管理模式，以便推動企業(yè)整體發(fā)展。

（二）對企業(yè)員工提出了新要求

新式管理模式意味著新的知識內(nèi)容，對企業(yè)員工來說就必須對其有一定的認知，尤其是企業(yè)檔案管理部門人員。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，對互聯(lián)網(wǎng)的使用是必不可少的，所以企業(yè)員工需對互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)有足夠的認知，以方便后期管理。所以企業(yè)在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，也不能忽略對員工的培養(yǎng)，通過對企業(yè)已有員工的培養(yǎng)減少向社會的需求人數(shù)，促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。

（三）資源共享性加強

在傳統(tǒng)檔案管理模式下的企業(yè)，尤其是大中型企業(yè)，通常會由于企業(yè)檔案管理困難較大所以存在各部門資源獨占的情況。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)后，首先就是企業(yè)檔案信息得到更加完善的共享，促進企業(yè)各部門間的交流合作，推動企業(yè)整體發(fā)展。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的主要應(yīng)對措施

在企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)進程中，首先需要明確信息化的概念，由于當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)達，許多企業(yè)管理人員對信息化技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)分辨較低，認為企業(yè)檔案信息化管理就是將紙質(zhì)檔案通過互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案。但事實上，這樣草率的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)極易造成后期檔案信息無法使用、信息化管理混亂、資源查找難度大等問題，從而使檔案信息淪為無用的數(shù)據(jù)垃圾，浪費企業(yè)資源。所以在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，一是需要企業(yè)管理人員對信息化有足夠認知。二是充分落實好基礎(chǔ)性工作。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)前，需要充分落實好信息的采集、分類、整理、分析等基礎(chǔ)性工作，確保在信息化建設(shè)進程中不會由于基礎(chǔ)性工作中的誤差造成企業(yè)損失。三是將企業(yè)檔案管理信息化工作常態(tài)化。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，且企業(yè)檔案管理信息化并不是一時之間就能完成的工作，所以企業(yè)應(yīng)做好常態(tài)化建設(shè)工作，為企業(yè)發(fā)展提供切實的動力。

四、結(jié)語

簡言之，企業(yè)檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，但與此同時企業(yè)檔案管理信息化并不是短時間內(nèi)可以完成的，且其中的管理模式轉(zhuǎn)變需要一定的適應(yīng)過程，所以企業(yè)要從多方面入手，為企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)造良好條件，推動企業(yè)整體發(fā)展。

參考文獻

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