摘?要：企業(yè)是國民經(jīng)濟發(fā)展中的重要組成部分，而文書檔案作為企業(yè)發(fā)展過程中的重要載體，不僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程的真實歷史記錄，還是企業(yè)各項工作持續(xù)發(fā)展的重要客觀依據(jù)，隨著企業(yè)發(fā)展進程的加快，企業(yè)文書檔案管理的重要程度也日益凸顯。本文從企業(yè)文書檔案的重要性入手，分析了目前企業(yè)文書檔案管理的特點及存在問題，探討出具體工作中提質(zhì)增效的方法，促使企業(yè)文書檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化和高效化。

關(guān)鍵詞：文書檔案?問題?措施?歸檔

企業(yè)文書檔案是企業(yè)各項經(jīng)營管理活動的記錄，是對企業(yè)歷史發(fā)展進程的情境再現(xiàn)，具有高度的客觀性和真實性。良好的文書檔案可以讓企業(yè)在發(fā)展中結(jié)合歷史教訓(xùn)，借鑒成功經(jīng)驗，促進企業(yè)科學(xué)管理，對企業(yè)的決策和發(fā)展起著極其重要的參謀和憑證作用。做好文書檔案管理工作，實現(xiàn)檔案價值最大化，對企業(yè)發(fā)展運行意義重大。

一、企業(yè)文書檔案管理工作的特征

（一）文檔合一，分體管理

文書工作與文書檔案的形成緊密關(guān)聯(lián)，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，二者相互依存互為整體。但在實際工作中，兩者各司其職，文書工作在前，主要經(jīng)過文件的擬稿、審核、收發(fā)、批辦等程序，檔案工作在后，經(jīng)過文書一系列管理工作后進一步加工處理，前者對后者有直接影響。

（二）內(nèi)容繁多，形式多樣

企業(yè)的日常運行會產(chǎn)生大量的文件材料，涵蓋企業(yè)的黨政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科研技術(shù)等方面，還有上級領(lǐng)導(dǎo)單位及政府機關(guān)等外來文件材料，文書檔案管理工作就是對以上繁雜的材料進行分類、整編、歸檔，涉及公文、合同、聲像、實物等，其中既有實體的文件材料，又有電子數(shù)據(jù)材料，歸檔的形式也隨之多元。

二、企業(yè)文書檔案管理工作存在的問題

（一）人員缺乏對檔案的正確認識

各單位歸檔人員沒有充分認識到檔案工作的重要性，沒有切實將歸檔計劃落實到工作日程，導(dǎo)致文件材料歸檔滯后，積壓成疾;檔案管理部門缺乏深入有效的管理機制，對歸檔工作的監(jiān)管滲透不夠，給檔案管理產(chǎn)生一定消極影響，文書檔案的效率和價值難以發(fā)揮。

（二）文書工作與檔案工作脫節(jié)

文書工作與檔案工作相輔相成，但在企業(yè)管理中通常將兩者分而治之，這樣文書人員和檔案管理人員難免因缺乏協(xié)作，導(dǎo)致兩者之間出現(xiàn)斷層，在文書處理環(huán)節(jié)留下檔案管理的隱患。

（三）文書檔案收集整理工作不到位

一是文件材料收集力度不夠，存在盲歸檔、漏歸檔、滯留不歸檔等現(xiàn)象。二是文件材料整理不規(guī)范，文件整理工作是否規(guī)范直接影響文件材料的質(zhì)量，不規(guī)范的整理引起了不必要的返工，必然影響了文書檔案管理工作。

（四）信息化應(yīng)用不足，檔案管理效率低下

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，很多企業(yè)采用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案工作人員主要依賴人腦核對、手工操作，這樣既無法確保檔案歸檔的正確率，又降低了文書檔案管理的效率。

三、企業(yè)文書檔案管理工作優(yōu)化的措施

（一）建立健全相關(guān)制度，明確責(zé)任主體

要做好歸檔工作須制度先行，通過建立健全相關(guān)制度，明確職責(zé)分工，將檔案整理歸檔工作納入有關(guān)各單位和人員的崗位責(zé)任和績效考核范疇，以此增強歸檔人員工作責(zé)任感。檔案管理部應(yīng)建立與各單位的聯(lián)絡(luò)體系，定期開展培訓(xùn)，加強橫向交流，提高各單位歸檔人員的崗位技能，使文書檔案管理工作在檔案管理部門的引導(dǎo)下動起來、活起來。

（二）銜接文書與檔案工作，促進文檔一體化

文書是檔案的基礎(chǔ)，文件的質(zhì)量與檔案管理水平的高低具有直接的關(guān)系，因此在實際工作中，要超前控制文件管理，確保檔案質(zhì)量，實現(xiàn)文書工作和檔案工作的有機融合。如文書人員要樹立檔案意識，嚴格審核文件格式，及時收集閉環(huán)文件，對發(fā)現(xiàn)有問題的文件及時追溯原因，做好記錄，為后期文書檔案歸檔工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）規(guī)范文書檔案管理，實現(xiàn)精準服務(wù)

一深入調(diào)研，把“脈”開方，明確歸檔范圍，讓各單位了解要歸檔什么。沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，檔案管理部門應(yīng)基于國家及上級單位的管理要求，結(jié)合自身實際情況，制定合規(guī)可行、具體明確的歸檔范圍，并以管理制度的形式固化。二“做工”精細，實景導(dǎo)航 ，做好文件整理引導(dǎo)，讓各單位清楚怎么歸檔。檔案管理部門可針對文件整理中疑難易錯問題形成操作指南，場景化解析，突出重點，便于記憶，讓歸檔人員能直觀地理解流程和要求。

（四）加強檔案管理信息化應(yīng)用，提高工作效率

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)今后應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式和作業(yè)方式，引入信息化技術(shù)，促進文書檔案信息化建設(shè)。信息化的文書檔案管理，將更加便于存儲、進行批量智能化處理，更加有利于檔案的開發(fā)和利用，大大提高文書檔案工作的效率以及正確性。

四、結(jié)語

文書檔案管理水平體現(xiàn)出企業(yè)的管理水平，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，在知識和信息急速變化發(fā)展的今天，文書檔案管理的重要性將越來越重要，做好文書檔案管理工作是一件功在當代利在千秋的事業(yè)。企業(yè)應(yīng)正確、全面認識文書檔案管理的價值，本著“對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”原則，加強對文書檔案工作的管理，實現(xiàn)文書檔案價值最大化。

參考文獻

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作者簡介：王黎旭（1988.08.01—），女，漢族，廣東省湛江市人，本科學(xué)歷，從事方向：文書檔案管理。