摘 要：機關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的文書檔案不但數(shù)量較多，而且存在一些保密等級較高的本書，為了提高文書檔案的管理效率和質(zhì)量，當(dāng)前已經(jīng)通過應(yīng)用電子信息化管理系統(tǒng)提高工作效率?；趯C關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理工作落實現(xiàn)狀的分析，本文指出了當(dāng)前工作中存在的問題，并提出針對這類問題的解決方法，讓技術(shù)體系可以獲得進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;文書檔案管理;電子信息化管理

中圖分類號：D630.1;G270.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）09-0-02

機關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理系統(tǒng)中，要把不同類型的文書檔案存儲到不同數(shù)據(jù)庫內(nèi)，并且不同的文書檔案要具備相應(yīng)權(quán)限的人員方可查閱，要求建成的電子信息化管理系統(tǒng)既能夠自主收集和記錄各類信息，也要在后續(xù)的信息查閱過程能夠完成安全驗證工作，這兩項要求對整個系統(tǒng)的建設(shè)要求相對較高。

一、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理現(xiàn)狀

（一）管理體系不完善

當(dāng)前的機關(guān)事業(yè)單位電子信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)過程并未實現(xiàn)該項技術(shù)的完全使用，而是正處于紙質(zhì)存儲和電子檔案存儲的雙向融合階段，從實際工作效果上來看，管理體系也具有調(diào)整過程中的相關(guān)缺陷表現(xiàn)。比如各部門工作人員并不了解電子信息系統(tǒng)的實際操作方法，管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)部門之間的銜接關(guān)系相對較差、相應(yīng)的文書檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)不全面等，這類問題的出現(xiàn)會導(dǎo)致文書檔案的電子版未能得到全面的存儲和建設(shè)，同時紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的運行效率也逐漸下降，該過程是最容易出現(xiàn)文書檔案遺漏的時間段。

（二）管理媒介不全面

電子信息化系統(tǒng)運行過程中，必須要對硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進行同步性升級，尤其是在當(dāng)前各種新型計算機技術(shù)的使用階段，可以采用云盤存儲技術(shù)、物理存儲技術(shù)，共同實現(xiàn)對于不同資料的管理[1]。電子信息處理技術(shù)由于正處于初步應(yīng)用階段，所以導(dǎo)致該系統(tǒng)的實際運行質(zhì)量成為一個未知數(shù)，最終表現(xiàn)為，電子信息技術(shù)的工作管理體系建設(shè)水平不足，導(dǎo)致該系統(tǒng)難以第一時間獲得各類數(shù)據(jù)。

（三）管理系統(tǒng)不對接

管理系統(tǒng)的不對接體現(xiàn)在兩個方面：一個是人力資源方面的不對接，另一個是各工作部門電子信息系統(tǒng)的不對接，前者表現(xiàn)為，當(dāng)前各個工作部門中雖然會產(chǎn)生大量的文書檔案，但是由于相關(guān)人員對檔案管理工作的重視程度相對較低，導(dǎo)致其未能按照已經(jīng)建成的電子化工作管理規(guī)范，將各類文書檔案第一時間提交;針對后者，主要是當(dāng)前各部門使用的工作軟件、整個機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部建立的電子信息系統(tǒng)，都未能設(shè)置獨立化的文書檔案上傳端口，最終導(dǎo)致整個管理系統(tǒng)的不對接工作長期存在。

（四）管理路徑不適配

在管理路徑的建設(shè)過程中，要以文書檔案管理工作部門為出發(fā)點，以其他業(yè)務(wù)部門為輔助部門，讓所有人員都了解文書檔案的處理工作需求，并且了解該項工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，之后才能落實數(shù)據(jù)的提交和資料的存儲工作。另外，在機關(guān)事業(yè)單位的文書檔案中，存在大量具有較高保密等級的資料，其需要完全按照檔案信息中的設(shè)置抬頭，由電子信息系統(tǒng)即時分析相關(guān)檔案的保密等級，之后將其存儲到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。從目前的工作方式上看，由于電子信息技術(shù)并不具備這類功能，則需要由專業(yè)工作人員按照已經(jīng)設(shè)立的臨時管理制度完成任務(wù)，而在信息分辨過程中容易出現(xiàn)誤操作問題。

二、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理方法

（一）管理體系完善方法

在管理體系的完善過程中，首先要分析不同類型的文書檔案的保密等級需求，要求所有的工作人員了解文書檔案的存儲位置，同時也要在電子信息技術(shù)的建設(shè)和優(yōu)化階段，讓其能夠自主根據(jù)檔案的抬頭信息，研究相關(guān)檔案的后續(xù)處理流程，并對其進行正確存儲[2]。其次要求建立的管理體系中，所有人員具備后續(xù)的專業(yè)工作流程分析意識和操作思想。最后是相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)，整個系統(tǒng)中的所有工作人員都需要了解當(dāng)前規(guī)章管理制度中所涵蓋的工作要求，并且這類信息也需要經(jīng)過長期持續(xù)性的優(yōu)化和整理，基于此才可讓整個系統(tǒng)的運行質(zhì)量獲得保障。

（二）管理媒介升級方法

在管理媒介的升級過程中，首先是針對數(shù)據(jù)庫的管理，可以根據(jù)不同保密等級設(shè)置專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫可以使用SQL Server架構(gòu)，在該數(shù)據(jù)庫的使用過程中，針對特定檔案，可以在抬頭部分設(shè)立專業(yè)的編碼，而該編號分別對應(yīng)了不同的保密等級，要求在檔案上傳和處理過程中，由信息系統(tǒng)自主分析相關(guān)編號所代表的含義，之后將其存儲到特定的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。其次是針對服務(wù)器的改造，機關(guān)事業(yè)單位由于產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量較多，而不同類型的檔案被查閱的頻率也有差別，所以在具體的工作階段，可以采用虛擬服務(wù)器和物理服務(wù)器銜接運行方案，虛擬服務(wù)器主要處理的文書檔案是具有較高被檢索頻率和查閱頻率的信息，物理服務(wù)器主要是存儲高保密等級以及低查閱頻率的檔案，這兩個系統(tǒng)要分工合作，防止檔案的查閱工作效率下降。最后是針對各個工作部門的信息調(diào)查，要能夠讓建成的檔案管理系統(tǒng)與各工作部門的網(wǎng)絡(luò)操作端口進行對接，同時建成整個工作單位級別的電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并設(shè)置專業(yè)的檔案上傳和管理端口，讓生成的各類文書檔案根據(jù)實際情況直接提交，并借助該系統(tǒng)存儲。

（三）管理系統(tǒng)對接方法

管理系統(tǒng)的對接方法包括兩個方面：一個是針對人力資源的對接，另一個是針對檔案管理系統(tǒng)的對接，在前項工作中，可以讓檔案管理系統(tǒng)的工作人員參加單位召開的檔案管理系統(tǒng)工作會議，說明當(dāng)前其他工作部門的操作方式檔案管理和收集工作方面產(chǎn)生的困擾，或者直接反映當(dāng)前文書檔案管理工作中的缺陷，讓單位能夠重視這一問題[3]。同時所有工作部門也需要規(guī)范自身的工作方式，針對業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門之間的對接，研究當(dāng)前該系統(tǒng)的實際作用表現(xiàn)，讓各業(yè)務(wù)部門可以按照已經(jīng)建成的規(guī)章制度，與文書檔案管理部門建立緊密關(guān)聯(lián)，盡全力保障提交的文書檔案中不存在形式上的缺陷，而檔案管理系統(tǒng)則需要第一時間記錄向電子信息系統(tǒng)中提交的各類檔案信息，最終形成檔案信息的記錄表。

（四）管理路徑適配方法

在管理路徑的適配過程中，主要是從電子信息系統(tǒng)的運行模式和工作人員從業(yè)素養(yǎng)的提升方面，讓檔案管理部門完成各項工作任務(wù)。在具體工作中，要求各部門的工作人員全面了解當(dāng)前建成的電子信息系統(tǒng)運行方法，包括管理的信息、該電子信息系統(tǒng)的操作流程、該系統(tǒng)對于操作方面提出的具體要求等，要求在所有參數(shù)都可以得到全面保障的基礎(chǔ)上，才可確保最終獲得的相關(guān)參數(shù)具有良好的可靠性。針對工作人員從業(yè)素養(yǎng)方面的對接工作，主要是要求管理系統(tǒng)工作人員可以在實際工作過程中和其他部門的人員保持交流，而其他部門人員要支持檔案管理系統(tǒng)的工作，最終建成數(shù)據(jù)的及時傳遞體系，唯有如此才可確保取得的各類數(shù)據(jù)上傳之后會被第一時間記錄。

三、結(jié)語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，目前存在的主要缺陷包括管理路徑的建設(shè)問題、檔案的傳遞和存儲媒介建設(shè)問題、管理體系的完善性問題等，這類問題的存在都會導(dǎo)致信息的管理、接收和存儲工作路徑不順暢，問題的解決方法是針對現(xiàn)有電子信息系統(tǒng)進行全面性的升級，同時所有工作人員都要具備電子信息時代文書檔案管理工作的新型思想。

參考文獻：

[1]孔曉蕾.機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理要做到“四化”[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（5）.

[2]李歌.機關(guān)事業(yè)單位文書檔案電子信息化的管理[J].電子世界，2020（2）.

[3]張偉純.加強機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（6）.

收稿日期：2020-3-7

作者簡介：劉丹（1983—），女，山東煙臺人，助理館員，主要從事人事檔案和文書檔案研究。