陳慧 羅慧玉 王曉曉 張凱

摘要：“境外”與“工程”雙重屬性賦予境外工程檔案管理極其多元的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)在突顯境外工程檔案管理特色的同時(shí)，也引發(fā)管理沖突、監(jiān)管困難、檔案流失以及利用不便等問(wèn)題。文章在深入探析上述問(wèn)題根源的基礎(chǔ)上，提出以標(biāo)準(zhǔn)化助力境外工程檔案管理走出困境，即通過(guò)實(shí)現(xiàn)管理體制標(biāo)準(zhǔn)化與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化促使境外工程檔案管理工作由“繁”變“簡(jiǎn)”，由“人治”走向“法治”，由“雜亂”走向“統(tǒng)一”。

關(guān)鍵詞：境外工程檔案 管理特點(diǎn) 現(xiàn)實(shí)困境 標(biāo)準(zhǔn)化管理

Abstract： The dual attributes of“overseas”and“engineering”give extremely diverse characteristics tooverseasengineeringarchivesmanagement. These characteristics not only highlight the distin？ guishing features of overseas engineering archives management， but also cause problems such as man？ agement conflicts， regulatory difficulties， archives loss and inconvenience in utilization. On the basis of in- depth analysis of the above- mentioned prob？ lems， this study proposes that standardized manage？ ment can help overseas engineering archives man？ agement get out of such dilemmas. It means that the overseas engineering archives management can be changed from“complex”to“simple”， from“rule by man”to“rule by law”， from“messy”to“unification”by realizing the standardization of management sys？ tem and business links.

Keywords： Overseas engineering archives； Man？ agement characteristics； Realistic dilemmas； Stan？ dardized management

一、引言

在貿(mào)易經(jīng)濟(jì)全球化深入發(fā)展、區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化加快推進(jìn)的大背景下，我國(guó)境內(nèi)企業(yè)紛紛加快“走出去”的步伐，積極承接境外項(xiàng)目，延伸業(yè)務(wù)領(lǐng)域，由此產(chǎn)生了大量不同形式、不同載體的境外檔案[1]。其中，境外工程檔案是國(guó)內(nèi)企業(yè)在境外工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的具有憑證和參考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像及實(shí)物等文件材料[2]。它既能全面地反映境外工程項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模和施工質(zhì)量，為工程的后續(xù)管理與維護(hù)營(yíng)運(yùn)提供有效依據(jù)，也能真實(shí)地記錄各項(xiàng)工程活動(dòng)的證據(jù)、責(zé)任和詳細(xì)情況，為境外機(jī)構(gòu)的權(quán)益維護(hù)與爭(zhēng)端解決提供有力保障[3]，在境外檔案中占據(jù)著十分重要的位置。

境外工程檔案集“境外檔案”與“工程檔案”的雙重特色于一體，其管理也相應(yīng)地呈現(xiàn)出“境外”與“工程”兩方面的特點(diǎn)。這些特點(diǎn)在凸顯境外工程檔案管理特色的同時(shí)，也為其管理帶來(lái)了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，諸如管理沖突、監(jiān)管困難、檔案流失及利用不便等日益尖銳的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)劃而長(zhǎng)期得不到解決。但現(xiàn)階段境外檔案研究仍主要集中在境外歷史檔案征集機(jī)制、境外企業(yè)檔案管理模式、體系與策略探析等方面，對(duì)境外工程檔案的研究較少，僅有的研究或從宏觀層面對(duì)境外工程檔案管理的重、難點(diǎn)加以分析，或從組織機(jī)構(gòu)角度對(duì)境外工程檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行探究，尚未對(duì)境外工程檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的總體規(guī)劃研究。

因此，本研究擬從標(biāo)準(zhǔn)化管理的視角入手，對(duì)境外工程檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境及其解決思路進(jìn)行再思考。標(biāo)準(zhǔn)化是指在各類社會(huì)實(shí)踐中，對(duì)重復(fù)性的事物和概念，通過(guò)制訂、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到統(tǒng)一[4]。標(biāo)準(zhǔn)化視角下的檔案管理主張以相關(guān)國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)和指導(dǎo)檔案工作的開(kāi)展，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范固化檔案工作的科學(xué)方法與程序[5]，將其應(yīng)用于境外工程檔案管理實(shí)踐中，可避免各主體在管理體制與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的不一致性或不通用性，從而有效緩解上述四大困境帶來(lái)的困擾。

二、境外工程檔案管理的顯著特點(diǎn)

境外工程檔案本質(zhì)上是境外檔案與工程檔案的復(fù)合體，在其管理方面也融合了“境外”與“工程”的雙重屬性，體現(xiàn)出管理主體的多元性、監(jiān)管流程的特殊性、保管形式的分散性以及語(yǔ)言種類的多樣性。“境外”與“工程”雙重屬性的融合并非二者屬性的簡(jiǎn)單疊加，而是含有內(nèi)在邏輯的重新組合，如圖1所示。

（一）管理主體的多元性

境外工程檔案管理主體的多元性，是境外工程項(xiàng)目參建單位繁多、涉及國(guó)家多元的結(jié)果。一方面，境外工程項(xiàng)目涉及主體廣泛復(fù)雜，對(duì)外涉及當(dāng)?shù)卣?、承包方、建設(shè)方、設(shè)計(jì)方、施工方及監(jiān)理方等，對(duì)內(nèi)又涉及企業(yè)的各個(gè)部門(mén)[6]。這些主體在工程項(xiàng)目建設(shè)期間會(huì)生成大量的原始記錄，并對(duì)其負(fù)有相應(yīng)的管理職責(zé)。因此，境外工程檔案管理的責(zé)任主體并不是單個(gè)參建方或其檔案管理部門(mén)，而是對(duì)上述多個(gè)主體全方位、多層次的整合。另一方面，境外工程檔案管理主體的多元性也源于主體所在國(guó)家的多元性[7]。境外工程建設(shè)由來(lái)自不同國(guó)家的參建方共同完成，他們分別對(duì)工程各階段檔案負(fù)有管理職責(zé)，且責(zé)任主體與檔案管理間存在復(fù)雜的對(duì)應(yīng)關(guān)系，某一階段工程檔案的管理可能由多國(guó)參建方負(fù)責(zé)，某一國(guó)參建方也可能支持多項(xiàng)工程檔案管理業(yè)務(wù)。

（二）監(jiān)管流程的特殊性

境外工程檔案監(jiān)管流程的特殊性，是境外工程項(xiàng)目監(jiān)管力量分散、監(jiān)管范圍寬泛的結(jié)果。一方面，由于境外工程項(xiàng)目建設(shè)處于國(guó)境范圍之外，其檔案監(jiān)管工作無(wú)法集中于境內(nèi)本部，因而呈現(xiàn)出監(jiān)管力量相對(duì)分散的狀態(tài)[8]，監(jiān)管流程因此變得更為復(fù)雜，需接受境內(nèi)外雙重監(jiān)管；另一方面，工程檔案的監(jiān)管范圍更加寬泛，需對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、竣工文件、設(shè)備文件乃至電子文件進(jìn)行全面的質(zhì)量監(jiān)管，而大多境外機(jī)構(gòu)缺乏健全的檔案管理機(jī)構(gòu)，難以執(zhí)行“整改處置—考核兌現(xiàn)—信息反饋—復(fù)查落實(shí)—簽名認(rèn)定”這一閉合監(jiān)管流程[9]，因此境外機(jī)構(gòu)常以“監(jiān)理制”替代“簽名認(rèn)定制”，將檔案監(jiān)管的責(zé)任交由第三方。監(jiān)理在業(yè)主的授權(quán)下對(duì)各參建方的工程檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，通過(guò)事前、事中及事后控制確保檔案監(jiān)管與工程同步。

（三）保管形式的分散性

境外工程檔案保管形式的分散性，是檔案形成地域相對(duì)分散、保管思維因“國(guó)”而異的結(jié)果。一方面，境外工程項(xiàng)目建設(shè)跨度大、參建單位點(diǎn)多面廣，其檔案形成具有顯著的地域分散性，加劇了檔案集中保管的困難性[10]。受制于距離遙遠(yuǎn)，大多境外工程檔案僅依靠工作人員回國(guó)時(shí)陸續(xù)帶回，而工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)且工作人員回國(guó)次數(shù)有限，實(shí)體檔案無(wú)法及時(shí)移交國(guó)內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔與保管，致使其長(zhǎng)期處于散存兩地的狀態(tài)，部分檔案甚至因歸檔滯后而最終留存于個(gè)人手中[11]。另一方面，我國(guó)境外工程項(xiàng)目涉及多個(gè)國(guó)家和地區(qū)，而不同國(guó)家和地區(qū)在工程檔案保管思維上不乏差異性，“集中式保管”與“分布式保管”兩種主流保管思維的博弈始終存在[12]。部分境外項(xiàng)目駐在國(guó)（如加拿大、老撾等）推行分布式保管，即當(dāng)?shù)匦纬傻臋n案分散保存于各業(yè)務(wù)部門(mén)，無(wú)須實(shí)行集中統(tǒng)一管理[13]。因此，境外工程建設(shè)期間產(chǎn)生的文書(shū)檔案、圖片檔案、聲像檔案與實(shí)物檔案等各類檔案往往隨著項(xiàng)目的完成而散存于相應(yīng)部門(mén)。

（四）語(yǔ)言種類的多樣性

境外工程檔案語(yǔ)言種類的多樣性，是境外工程項(xiàng)目涉及國(guó)家廣泛、語(yǔ)言環(huán)境復(fù)雜的結(jié)果。我國(guó)境外工程建設(shè)業(yè)務(wù)已拓展至185個(gè)國(guó)家和地區(qū)[14]，境外工程檔案所涉及的駐在國(guó)既包括美國(guó)、英國(guó)及澳大利亞等英語(yǔ)母語(yǔ)國(guó)家，也涵蓋西班牙、墨西哥及哥倫比亞等西語(yǔ)母語(yǔ)國(guó)家，還涉及德國(guó)、法國(guó)、俄羅斯、日本及印度等其他外語(yǔ)類型國(guó)家。由于駐在國(guó)的工作語(yǔ)言不同，境外工程項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中面臨著更為復(fù)雜的語(yǔ)言環(huán)境，使得工程檔案語(yǔ)言文字不僅涉及本國(guó)語(yǔ)言，更有相當(dāng)一部分涉及駐在國(guó)語(yǔ)言[15]，由此展現(xiàn)出語(yǔ)言種類的廣泛性與多樣性。

三、境外工程檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境

境外工程檔案管理受“境外”與“工程”雙重屬性的影響而呈現(xiàn)出四大顯著特點(diǎn)，這些特點(diǎn)使得境外工程檔案管理在實(shí)踐中面臨著與之相應(yīng)的挑戰(zhàn)。其中一些挑戰(zhàn)由于長(zhǎng)期未采取有效策略，逐漸成為阻礙境外工程檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境。

（一）多元的管理主體引發(fā)管理沖突

境外工程檔案管理的責(zé)任主體具有多元性，意味著境外工程檔案同時(shí)接受多個(gè)主體的管理，是一種分散的、多元的、無(wú)中心的管理機(jī)制。由于缺乏統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)加以約束，在這一機(jī)制下，不同主體對(duì)境外工程檔案采用的管理模式、原則及方法不盡相同，致使檔案管理過(guò)程中不可避免地產(chǎn)生一定沖突[16]。以某電力公司為例，其下屬44家境外機(jī)構(gòu)中，5家機(jī)構(gòu)制定了專項(xiàng)的境外工程檔案管理制度，而其余39家機(jī)構(gòu)仍參照國(guó)內(nèi)本部的檔案管理相關(guān)制度，因而在工程檔案管理模式上存在沖突。部分境外機(jī)構(gòu)實(shí)行屬地化管理，即所有檔案均在當(dāng)?shù)卣?、保存和利用；部分機(jī)構(gòu)采取分段管理方式，即項(xiàng)目前期檔案由國(guó)內(nèi)本部進(jìn)行管理，項(xiàng)目建設(shè)或運(yùn)營(yíng)周期的檔案則由境外機(jī)構(gòu)實(shí)行屬地化管理；還有部分境外機(jī)構(gòu)則將檔案全部交由本部集中管理[17]。

此外，境外工程檔案管理主體所屬國(guó)家或地區(qū)不同，工程檔案的管理制度必然存在一定差異，從而增加了管理的復(fù)雜性。例如，也門(mén)、沙特等國(guó)規(guī)定，不允許將地質(zhì)檔案材料帶離出境，而中國(guó)許多企業(yè)要求境外工程項(xiàng)目結(jié)束后，所有檔案移交國(guó)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。為滿足各自國(guó)家或地區(qū)對(duì)工程檔案管理的相關(guān)規(guī)定，中外方管理主體對(duì)于境外工程檔案管理存在多套制、多版本及多規(guī)格的要求，但通常難以有效落實(shí)[18]。

（二）特殊的監(jiān)管流程加劇監(jiān)管難度

境外工程檔案監(jiān)管流程具有特殊性，意味著境外工程檔案的監(jiān)管工作有別于境內(nèi)，監(jiān)管流程的復(fù)雜化及差異化加劇了檔案監(jiān)管難度。一方面，境外工程檔案的監(jiān)管工作需接受境內(nèi)本部的監(jiān)督與指導(dǎo)，但境內(nèi)本部因無(wú)法深入現(xiàn)場(chǎng)檢查，在監(jiān)督和指導(dǎo)的“度”上難以把握[19]，若監(jiān)管過(guò)度容易造成境外監(jiān)管壓力過(guò)大，若監(jiān)管缺失則又可能引發(fā)工程檔案的質(zhì)量問(wèn)題；另一方面，以簽名為準(zhǔn)的境內(nèi)機(jī)構(gòu)本部在監(jiān)督境外機(jī)構(gòu)檔案工作時(shí)很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，因?yàn)槠渫ǔＵJ(rèn)定監(jiān)理機(jī)構(gòu)審查無(wú)誤后方才簽字，只要簽字符合要求，在監(jiān)管困難的情況下境內(nèi)機(jī)構(gòu)本部不會(huì)再次查驗(yàn)檔案本身是否齊全完整。例如，某電力公司境外工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理制，其監(jiān)理單位重工程質(zhì)量監(jiān)理而輕檔案質(zhì)量監(jiān)理。在境內(nèi)機(jī)構(gòu)本部對(duì)境外檔案工作開(kāi)展遠(yuǎn)程監(jiān)督時(shí)，因檔案簽名符合規(guī)范而未發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。但當(dāng)境外工程檔案移交本部時(shí)卻發(fā)現(xiàn)檔案仍存在諸多問(wèn)題，如施工記錄文件的數(shù)據(jù)失真或工程圖紙不規(guī)范等[20]。

（三）分散的保管形式致使檔案流失

境外工程檔案的分散保管，意味著其將長(zhǎng)期依托各形成單位進(jìn)行保管，保管方由單方變?yōu)槎喾絒21]。這一轉(zhuǎn)變使整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案完整性會(huì)受到各方保管水平的制約，任意一方的保管不當(dāng)均有可能造成檔案流向不清，從而加劇檔案流失的整體風(fēng)險(xiǎn)。加之境外機(jī)構(gòu)的檔案管理人員相較境內(nèi)存在更強(qiáng)的不確定性，較大的人員流動(dòng)性往往會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的非連續(xù)性，若檔案交接不及時(shí)極易造成檔案丟失現(xiàn)象，從而影響境外工程檔案的整體價(jià)值[22]。

境外工程檔案保管方也可能受部分駐在國(guó)分布式保管模式的制約，放棄集中式保管轉(zhuǎn)而實(shí)行檔案的分散管理，將檔案管理的責(zé)任移交給各業(yè)務(wù)部門(mén)。然而，部分已適應(yīng)集中式保管模式的業(yè)務(wù)部門(mén)，對(duì)分布式保管的本質(zhì)與機(jī)制不甚了解，僅簡(jiǎn)單模仿駐在國(guó)的保管形式或組織方法，而忽略檔案保管的流程設(shè)計(jì)，容易引發(fā)境外工程檔案流向不清、管理缺失的問(wèn)題。例如，某電力公司境外機(jī)構(gòu)實(shí)行部門(mén)責(zé)任制的分散式管理，但未設(shè)置與之相適的審批流程，致使檔案管理人員無(wú)法按照境外工程檔案歸檔范圍進(jìn)行檢查并根據(jù)審批權(quán)限對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取，從而造成檔案的流失[23]。

（四）多樣的歸檔語(yǔ)種造成利用不便

境外工程檔案歸檔語(yǔ)種具有多樣性，意味著語(yǔ)言障礙成為檔案潛在利用價(jià)值挖掘的一大難題。由于境外工程檔案本身內(nèi)容復(fù)雜且專業(yè)性強(qiáng)，而兼具外語(yǔ)翻譯水平與檔案專業(yè)知識(shí)的人員極少，多數(shù)境外機(jī)構(gòu)并未實(shí)現(xiàn)工程檔案譯文稿與原文稿同步歸檔[24]。即便少數(shù)境外機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)同步歸檔，所歸檔的譯文稿形式也不盡相同，難免為檔案歸檔后的開(kāi)發(fā)與利用造成諸多不便。例如，某電力公司為響應(yīng)國(guó)家“一帶一路”倡議的號(hào)召，在“一帶一路”沿線國(guó)家中持續(xù)跟蹤開(kāi)發(fā)了多個(gè)工程項(xiàng)目，在此過(guò)程中產(chǎn)生了中文、土耳其語(yǔ)、老撾語(yǔ)以及緬甸語(yǔ)等多語(yǔ)種檔案。這些多語(yǔ)種檔案大多僅以形成語(yǔ)言統(tǒng)一歸檔，少部分遵循“當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言—英語(yǔ)—中文”的翻譯流程（請(qǐng)當(dāng)?shù)卣J(rèn)可的翻譯公司翻譯）進(jìn)行雙語(yǔ)歸檔。但因各境外機(jī)構(gòu)對(duì)翻譯內(nèi)容及要求尚未統(tǒng)一，部分歸檔的譯文稿中有些僅翻譯案卷封面、卷內(nèi)目錄及備考表等關(guān)鍵部分，給檔案的利用造成困擾。由于無(wú)法有效克服語(yǔ)言障礙，該公司境外工程檔案開(kāi)發(fā)利用程度始終較低[25]。

四、境外工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理：助力檔案管理走出困境

境外工程檔案因其固有的特點(diǎn)在管理實(shí)務(wù)中陷入管理沖突、監(jiān)管困難、檔案流失與利用不便等現(xiàn)實(shí)困境，而這些困境很大程度上源于境外工程檔案多元共治過(guò)程中缺少統(tǒng)一且通用的標(biāo)準(zhǔn)。因此，克服困境應(yīng)致力于消除多元管理主體在“制度管理”“流程管理”“檔案保管”和“檔案利用”等方面的差異。標(biāo)準(zhǔn)化管理主張?jiān)诠芾磉^(guò)程中對(duì)實(shí)際或潛存的重復(fù)性、共通性問(wèn)題制定國(guó)際通用規(guī)則[26]，將其落實(shí)于境外工程檔案管理實(shí)踐中，可使檔案管理工作不再受雙重管理、雙套流程及多元語(yǔ)種的困擾，推動(dòng)多數(shù)現(xiàn)實(shí)困擾迎刃而解。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化既涉及管理體制標(biāo)準(zhǔn)化（含制度與流程），也涵蓋業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化（含保管與利用），是解決上述困境的有效手段。

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理體制標(biāo)準(zhǔn)化，突破管理沖突與監(jiān)管困難

在境外工程檔案管理實(shí)務(wù)中，管理沖突與監(jiān)管困難的兩大難題是由制度管理與流程管理不善所致。為走出困境，檔案管理主體應(yīng)充分重視境外工程檔案管理體制標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)實(shí)行統(tǒng)一的戰(zhàn)略性標(biāo)準(zhǔn)來(lái)引導(dǎo)制度管理與流程管理工作，實(shí)現(xiàn)制度管理標(biāo)準(zhǔn)化和流程管理標(biāo)準(zhǔn)化。

境外工程檔案管理沖突的產(chǎn)生，源自各管理主體間缺乏統(tǒng)一適用的檔案管理制度作為可供參考的實(shí)踐依據(jù)[27]。因此，解決這一問(wèn)題的關(guān)鍵便在于消除多元主體間多套制、多版本的管理制度。各管理主體可參考現(xiàn)行國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)—文件管理體系—要求》（ISO 30301：2019）[28]。該標(biāo)準(zhǔn)從戰(zhàn)略上考慮了跨組織結(jié)構(gòu)、跨地理邊界和跨部門(mén)的文件管理，可為境外工程檔案管理的最佳實(shí)踐提供管理框架和方法[29]。通過(guò)規(guī)范文件過(guò)程和受控文件系統(tǒng)將文件管理工作模型化，能夠確保文件管理機(jī)制、原則和方法的統(tǒng)一。若境內(nèi)外檔案管理主體均以該標(biāo)準(zhǔn)下科學(xué)合理的管理體系對(duì)工程檔案管理加以約束，并加強(qiáng)制度標(biāo)準(zhǔn)化的引導(dǎo)功能，將有效緩解管理沖突問(wèn)題。

境外工程檔案監(jiān)管難度的加劇，則歸咎于境內(nèi)外檔案監(jiān)管方采取的監(jiān)管流程復(fù)雜化與差異化[30]。因此，要克服這一難題，就應(yīng)化“特殊性”為“通用性”。在監(jiān)管流程管理上，ISO 9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)所提供的質(zhì)量監(jiān)控內(nèi)容與程序具有參考價(jià)值。ISO 9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)視角下的檔案監(jiān)管工作，強(qiáng)調(diào)對(duì)文件質(zhì)量記錄與現(xiàn)場(chǎng)過(guò)程管理的把控，把質(zhì)量控制的客觀要素設(shè)定為標(biāo)準(zhǔn)，把檔案監(jiān)管工作擴(kuò)展到整個(gè)文件生命周期，實(shí)現(xiàn)全方位、全過(guò)程的監(jiān)管[31]。若境內(nèi)外檔案監(jiān)管方均在ISO 9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)下實(shí)施工程項(xiàng)目檔案監(jiān)管工作，把工程文件質(zhì)量納入工程質(zhì)量管理體系，以統(tǒng)一的質(zhì)量要求作為監(jiān)管的依據(jù)，那么境內(nèi)外工程檔案監(jiān)管流程間的本質(zhì)差異（即檔案的質(zhì)量監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)）將不復(fù)存在，由此產(chǎn)生的監(jiān)管難題也將迎刃而解。

（二）推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化，避免檔案流失與利用不便

在境外工程檔案管理實(shí)務(wù)中，檔案流失與利用不便兩大現(xiàn)實(shí)困境則是由檔案保管與檔案利用難所致。這兩大困境的解決思路應(yīng)聚焦于境外工程檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化，即通過(guò)設(shè)定通用化的操作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)檔案保管與檔案利用等實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)化和檔案利用標(biāo)準(zhǔn)化。

境外工程檔案的有效保管建立在檔案歸屬清晰的基礎(chǔ)上，因此，減少境外工程檔案流失，首先需要解決境外工程檔案的流向問(wèn)題。根據(jù)《信息與文獻(xiàn)—文件管理第1部分：概念與原則》（ISO 15489—1：2016）的要求，文件的保管工作必須經(jīng)過(guò)授權(quán)；必須遵循已批準(zhǔn)的規(guī)定、程序進(jìn)行；必須明確各執(zhí)行主體的責(zé)任[32-33]。若境外機(jī)構(gòu)工程檔案保管原則的設(shè)定均以ISO國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，維持保管責(zé)任主體的清晰化，便能有效避免檔案原始材料因歸屬不清而流失，從而保證境外工程檔案的連續(xù)性、完整性。

境外工程檔案得以利用的前提是確保多語(yǔ)種檔案的通用性，唯有對(duì)多語(yǔ)種檔案進(jìn)行統(tǒng)一語(yǔ)言、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的歸檔，消除歸檔語(yǔ)種的非通用性，才能使其更好地服務(wù)于后續(xù)利用[34]。對(duì)于境外工程檔案文字應(yīng)用的問(wèn)題，ISO暫未發(fā)布相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)予以指導(dǎo)。若未來(lái)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定境外工程檔案需采取通用的國(guó)際語(yǔ)言（如英語(yǔ)）為主要用語(yǔ)，那么遵循該標(biāo)準(zhǔn)的境內(nèi)外機(jī)構(gòu)便能夠省去多語(yǔ)種檔案語(yǔ)言翻譯的煩瑣程序，并滿足多語(yǔ)種檔案有效利用的現(xiàn)實(shí)需求。

值得注意的是，盡管現(xiàn)有通用型國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)體系可以為境外工程檔案管理走出困境提供借鑒，但將其應(yīng)用于實(shí)踐中仍較為困難。況且部分困境尚不可通過(guò)現(xiàn)有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)解決，其他可解決的困境也需綜合考量多個(gè)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，而這要求檔案人員對(duì)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)十分了解。因此，在尚未出臺(tái)境外工程檔案管理專項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的情境下，標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)現(xiàn)還存在一定障礙。現(xiàn)階段，開(kāi)展境外工程項(xiàng)目的企業(yè)可以暫以上述國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)作為參考，但標(biāo)準(zhǔn)化管理的最終實(shí)現(xiàn)還有賴于專項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的制定。

五、結(jié)論與建議

隨著大批“一帶一路”合作項(xiàng)目落地生根，我國(guó)進(jìn)入了境外工程項(xiàng)目高速拓展的階段，境外工程檔案的構(gòu)成更加豐富，檔案價(jià)值也日益凸顯；但檔案管理卻因其固有的特點(diǎn)，面臨管理沖突、監(jiān)管困難、檔案流失及利用不便等困境，阻礙了檔案信息資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在如何推動(dòng)境外工程檔案管理走出困境這一問(wèn)題的引導(dǎo)下，本研究結(jié)合境外工程檔案所呈現(xiàn)的特點(diǎn)，剖析現(xiàn)實(shí)困境的成因并識(shí)別其解決的關(guān)鍵要素，在此基礎(chǔ)上探尋標(biāo)準(zhǔn)化視角下境外工程檔案管理的可行路徑，如圖2所示。

研究發(fā)現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化為工程檔案跨境管理的實(shí)現(xiàn)提供了一種嶄新的視角和思路。以標(biāo)準(zhǔn)化為導(dǎo)向，積極借鑒ISO 30301：2019、ISO 9000及ISO 15489—1：2016等現(xiàn)行國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，并將其作為管理體制標(biāo)準(zhǔn)化與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化的參考框架和基準(zhǔn)，有助于克服境外工程檔案管理困境。但想真正走出困境，離不開(kāi)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的支撐，因此，各國(guó)應(yīng)協(xié)同推進(jìn)境外工程檔案管理專項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的盡快落實(shí)，使其可直接用于指導(dǎo)工程檔案跨境管理實(shí)踐。我國(guó)在已有SC11文件管理標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作的基礎(chǔ)上，可以有計(jì)劃地申領(lǐng)與境外工程檔案管理相關(guān)的專項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)制定工作，提升我國(guó)在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作中的話語(yǔ)權(quán)[35]，力求為企業(yè)“走出去”和“一帶一路”倡議的實(shí)施提供標(biāo)準(zhǔn)指引。

*本文系國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金青年項(xiàng)目“面向創(chuàng)新型國(guó)家建設(shè)的工程檔案知識(shí)賦能及其實(shí)現(xiàn)路徑研究”（項(xiàng)目編號(hào)：19CTQ037）研究成果之一。

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作者單位：1.華中師范大學(xué)信息管理學(xué)院

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