于萍 劉洪緯 張詩敏 姜山 宋智斌

摘 要：為了提高項目管理效率，優(yōu)化含有多級子公司企業(yè)的項目管理模式。本文從多級企業(yè)項目管理的問題分析出發(fā)，從加強項目管理培訓(xùn)、完善項目管理流程、搭建項目管理信息化平臺和建立規(guī)范的項目管理績效考核方法四個方面給出多級企業(yè)項目管理優(yōu)化策略。本文提出的多級企業(yè)項目管理優(yōu)化策略不但優(yōu)化了多級企業(yè)項目管理流程，而且為提高企業(yè)項目管理效率提供了策略，為實現(xiàn)企業(yè)降本增效的戰(zhàn)略目標(biāo)提供參考。

關(guān)鍵詞：項目管理;多級企業(yè);降本增效

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）09-0250-03

0 引言

隨著企業(yè)發(fā)展和企業(yè)的高新技術(shù)戰(zhàn)略布局，為了推動科技進步，增強企業(yè)創(chuàng)新能力，培養(yǎng)高質(zhì)量的創(chuàng)新型人才，優(yōu)化企業(yè)項目管理的流程逐漸成為廣泛關(guān)注的重點。目前，國內(nèi)外已有大量對于企業(yè)項目管理的研究。項目管理理論最初是由項目管理相關(guān)技術(shù)發(fā)展而來，1965年國際項目管理協(xié)會（International Project Management Association，IPMA）在歐洲成立，1969年美國項目管理協(xié)會（Project Management ?Institute， PMI）成立[1-2]。中國項目管理委員會對項目管理做了如下定義：“項目管理就是基于系統(tǒng)思想和權(quán)變理念、面向?qū)ο蟮慕M織管理方法論”[3]。在項目管理的過程中建立臨時性的專門組織——即項目團隊，其運用各種方式、方法對項目的整個流程進行前期規(guī)劃、組織節(jié)點進度設(shè)計，以及后期的進程把控和有關(guān)指導(dǎo)工作，從而可以實現(xiàn)對項目進度的動態(tài)管理和項目成果和目標(biāo)的協(xié)調(diào)與優(yōu)化。甄進明認為必須以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的方式構(gòu)建企業(yè)項目管理體系。在進行規(guī)劃時應(yīng)重點構(gòu)建以項目管理為核心的項目管理體系而不是如何對單個項目進行管理[4]。在進行企業(yè)項目管理過程中，設(shè)立專門的項目管理團隊即建立項目管理辦公室（Project Management Office， PMO）是十分必要的。王祖和、聶香探討了在矩陣式組織結(jié)構(gòu)下，PMO可以是項目管理的支持者、項目的控制者和項目戰(zhàn)略的管理者[5]。大量的學(xué)者探討了如何進行企業(yè)項目管理的優(yōu)化[6-10]，但是對于擁有多級子公司的集團企業(yè)如何協(xié)調(diào)子公司與集團中心的項目管理進程，提高項目管理效率并沒有深入研究。本文將針對擁有多級子公司的集團項目管理中存在的問題展開深入分析，并對企業(yè)項目管理優(yōu)化策略進行研究，從而提高企業(yè)項目管理效率，優(yōu)化項目管理進程，增強企業(yè)創(chuàng)新活力。

1 多級企業(yè)項目管理問題分析

1.1項目管理認知不足

（1）從事項目管理工作的管理崗位人員對項目管理認知不足。在多級企業(yè)項目管理的過程中，雖然集團中心和各分級子公司均形成了一定的項目管理團隊和技術(shù)專家團隊。但是各團隊對于項目管理體系的認知存在一定程度的不匹配現(xiàn)象，對于各類項目的把控力度各不相同，在項目管理的過程中，各級公司管理人員沒有形成一套統(tǒng)一且準確的管理思維，認為只要備案、審查了項目的申報、節(jié)點把控、經(jīng)費預(yù)算、結(jié)題整個過程就是在進行項目管理。對項目管理缺乏自上而下整體的認識和自下而上遞進式的反饋，導(dǎo)致集團和各分公司的項目管理人員管理的認知深度、管理高度、執(zhí)行方法沒有形成統(tǒng)一的體系。項目管理工具沒有統(tǒng)一準確的理論知識作為支撐，自然也無法發(fā)揮它強大的作用。

（2）各項目組成員對項目管理的認知不足。項目負責(zé)人對整個項目組起到監(jiān)督、管理、把控項目進程和跟進執(zhí)行項目經(jīng)費預(yù)算的作用。但是部分項目負責(zé)人缺乏對項目管理的系統(tǒng)性認知以至于對項目前期論證調(diào)研不充分、項目節(jié)點把控不嚴，容易出現(xiàn)項目進程拖沓，浪費項目經(jīng)費等問題。另外，項目組的成員由于沒有領(lǐng)會到項目管理工作的重要性，缺少對項目管理工作的認同，在完成項目的過程中規(guī)范意識薄弱，工作積極性較差。沒有對項目管理的正向認知，項目管理的效率就會下降。

1.2項目管理流程混亂

對于包含多層層級結(jié)構(gòu)的“集團中心—二級公司—三級公司—……”的企業(yè)結(jié)構(gòu)模式，項目管理流程常常會發(fā)生管理效率低下、審批權(quán)限不明確、項目管理流程混亂等問題。這是擁有多級子公司的企業(yè)與普通企業(yè)相比在項目管理上面對的最嚴峻的考驗。集團中心和各層級機構(gòu)通常對項目管理均會制定一套相應(yīng)的管理辦法和管理流程。而管理辦法和管理流程的不完全對接，往往會帶來項目組工作人員的負擔(dān)，造成項目立項、審批、驗收等過程重復(fù)提交大量材料，增加了企業(yè)的成本支出，降低了企業(yè)員工的工作效率。另外，在各層級子公司沒有形成嵌套的100%的對接式管理流程之前，各項目負責(zé)人只能根據(jù)自己工作經(jīng)驗從項目的類型和歷史類似項目執(zhí)行的方法等角度對項目進行跟蹤和事項處理。各層級間不同的流程也會使得其他部門不知道該如何配合項目負責(zé)人和有關(guān)專家的工作，也容易造成工作過程中的對接疏漏和不愉快。

1.3項目管理信息化程度不夠

隨著國家“五位一體”的戰(zhàn)略布局，國家對于經(jīng)濟建設(shè)重視程度持續(xù)提高，信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展帶動了周邊大量行業(yè)的迅猛發(fā)展。各類APP和信息化平臺的建設(shè)，為諸多領(lǐng)域帶來了“無紙化辦公”的福音。但是目前在項目管理方面的“無紙化”水平還不夠高。項目管理軟件是企業(yè)實現(xiàn)項目管理高效化、無紙化、便捷化的重要途徑，而目前多級企業(yè)更急需一套合理高效的嵌套式項目管理軟件工具。選擇合適的項目管理工具，對提高企業(yè)項目管理的效率、規(guī)范企業(yè)項目管理流程、建立項目管理檔案、管理項目參與人員績效等具有極大的推動作用。

另外，不同層級公司之間沒有建立起一套統(tǒng)一完善的項目管理信息化系統(tǒng)，缺乏高效的信息傳輸工具。通過對目前企業(yè)內(nèi)主要信息傳遞內(nèi)容及方式的研究發(fā)現(xiàn)，目前項目管理團隊獲得項目信息的渠道主要有：文件、進度總結(jié)、會議、報告、OA系統(tǒng)等。且提交材料和項目備案時仍采用Microsoft Office一系列辦公軟件。在項目申報，驗收等材料遞交時，浪費了大量的紙張資源，增加了不同層級之間多道重復(fù)審批環(huán)節(jié)，大大浪費了員工、項目管理人員和領(lǐng)導(dǎo)專家的工作時間。

1.4項目管理績效考核方法不規(guī)范

在激勵和鼓勵企業(yè)員工積極開展項目工作、明確不同員工對項目貢獻度上，沒有形成完備且規(guī)范的績效考核方法。部分企業(yè)在項目管理的過程中甚至沒有制定項目管理績效考核辦法，使企業(yè)員工逐漸喪失推進項目進程的積極性，影響了企業(yè)的收益和員工之間的關(guān)系。而已建立起項目管理績效考核制度的企業(yè)也存在這以下問題：（1）績效考核方法不科學(xué)，缺乏數(shù)據(jù)考評指標(biāo)和定量化的考評辦法，多數(shù)由項目負責(zé)人、項目管理辦公室成員、以及相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业闹饔^判斷，缺乏客觀性和科學(xué)性。（2）績效考評目的不明確，為考核而考核，存在著一定的形式主義。（3）通常情況下，僅依據(jù)項目階段性工作報告的內(nèi)容、答辯情況和經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況進行考評，在過程中沒有對項目管理人員的管理能力和專業(yè)知識的考核、項目參與人員的工作執(zhí)行能力的考核，更沒有對各層級子公司的項目管理能力的評價和考核。

2 多級企業(yè)項目管理優(yōu)化策略

2.1加強項目管理培訓(xùn)

要想實現(xiàn)高效管理各類項目，使企業(yè)員工能夠準確掌握集團中心和各分級公司的項目管理流程和項目管理辦法，需要大力加強項目管理培訓(xùn)。從根源上解決項目管理體系松散，各層級子公司員工對項目管理認知不夠的問題，通過加強培訓(xùn)，使企業(yè)員工心中均能對集團和各所屬分支機構(gòu)項目管理的構(gòu)架有全面系統(tǒng)化的了解。企業(yè)可以階段性邀請項目管理顧問開展講座對項目管理人員、項目執(zhí)行人員進行培訓(xùn)。也可以利用網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，在企業(yè)微課堂等培訓(xùn)學(xué)習(xí)平臺中，增加項目管理培訓(xùn)板塊，使項目參與者、項目管理者都能利用工作之余的空閑時間，掌握項目管理的基礎(chǔ)知識，為后續(xù)開展項目管理工作夯實理論基礎(chǔ)，增強企業(yè)員工對于項目管理的認知。

2.2完善項目管理流程

企業(yè)項目管理流程體系是從項目準備到項目收尾全過程范圍內(nèi)流程的集合。對于含有多級子公司的大型企業(yè)來說，嚴格把控項目管理流程是一項頗有難度的工作。經(jīng)過1.2節(jié)的分析，多層級之間項目管理流程的不完全對接，給企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)專家等帶增加了工作難度。企業(yè)應(yīng)該由上至下制定一套涵蓋范圍廣、系統(tǒng)化的項目管理辦法，讓員工可以有章可循，有法可依。同時，各層級之間應(yīng)規(guī)范項目管理流程，從立項—啟動—節(jié)點檢查—驗收等諸多環(huán)節(jié)出發(fā)，對不同環(huán)節(jié)各層級間應(yīng)使用相同的把控力度。

另外，對于各層級之間的重復(fù)審批流程，應(yīng)由下自上的由項目管理辦公室安排專門的項目管理人員在對應(yīng)的時間組織收報審批材料，避免項目組重復(fù)提交多項重復(fù)材料，加快項目管理工作進度，提升企業(yè)項目管理效率。

2.3搭建項目管理信息化平臺

多數(shù)企業(yè)單個項目管理信息是通過郵件、報告、會議、Excel、OA系統(tǒng)進行傳播和發(fā)布的。由于沒有完善的嵌套式的項目管理平臺，使得項目信息在各層級公司之間的流通不暢，流程中出現(xiàn)斷點，因此無法為項目管理團隊和企業(yè)提供充分的幫助。因此，要構(gòu)建多級企業(yè)項目管理體系必須通過信息化的管理平臺對各層級的項目信息、企業(yè)資源信息、項目財務(wù)信息等進行整合和管理，保證信息傳遞的速度和準確性。各類信息準確、有機的結(jié)合對協(xié)助各層級公司項目管理工作的銜接，實現(xiàn)一體化、規(guī)范化的項目管理流程，達到項目管理流程工作的可查可控可索引和信息的共享大有裨益。項目管理信息化平臺以項目管理專業(yè)軟件和辦公軟件為接入口。項目管理中有大量的信息需要處理，通過項目管理軟件能夠進行復(fù)雜的時間和資源調(diào)度，還能夠幫助進行風(fēng)險分析和形成適宜的費用計劃等[1]。搭建項目管理信息化平臺可以整合項目進程中的各項信息，減少項目團隊的工作量，將項目從申報立項到驗收的過程公開化、簡潔化。在項目管理系統(tǒng)中可以通過索引數(shù)據(jù)生成各類進度圖表，得到各層級公司項目管理總體情況和各具體項目的執(zhí)行情況，通過軟件設(shè)置的各種計算路徑迅速生成科學(xué)的計算結(jié)果，從而為項目進度管理提供了極大方便。

對于擁有多層分支機構(gòu)和子公司的大型企業(yè)，建立項目管理信息化平臺顯得更為重要。通過搭建涵蓋多級子公司的項目管理系統(tǒng)，可以盡量實現(xiàn)“無紙化”辦公，減少逐層遞交紙質(zhì)材料的成本。項目團隊通過互聯(lián)互通的平臺，可以實現(xiàn)在子系統(tǒng)填報材料，獲取子公司項目管理人員、技術(shù)專家等審批通過后，自動上報上級機構(gòu)，大大簡化了審批程序，實現(xiàn)降本增效的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.4 建立規(guī)范的項目管理績效考核方法

要想實現(xiàn)提升企業(yè)項目管理績效的目標(biāo)，首先應(yīng)當(dāng)完善績效考核體系，要求擁有一套覆蓋多級企業(yè)各層級的項目管理績效考核制度、項目執(zhí)行工作管理細則以及項目實施結(jié)果考評標(biāo)準在內(nèi)的一體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的項目管理績效考核制度。企業(yè)項目管理考核制度是項目管理人員、項目負責(zé)人、項目參與人在項目推進過程中可參考的規(guī)范化標(biāo)準，只有有完善的項目管理考核制度才能使全體員工在執(zhí)行過程中有章可循，不會造成明顯偏差，導(dǎo)致預(yù)期結(jié)果和實際結(jié)果偏離的情況。在對項目經(jīng)理及團隊進行績效考核與分配設(shè)計時，需要重點關(guān)注三個問題：第一個問題是誰在干？第二個問題是干了多少？第三個問題是干得怎么樣？在項目規(guī)劃和進展的過程中，隨時更新項目各子模塊的實施執(zhí)行人員清單。將工作量定量化，通過定期匯報，成果檢查等方式盡可能最真實地反應(yīng)員工工作量的差異。對項目團隊完成的工作進行質(zhì)量驗收，將項目做得好壞用評分去衡量。形成一套項目管理績效考核方法，與企業(yè)日常的員工績效考核相結(jié)合有助于各部門更加深刻了解到部門運行情況。將項目運行狀況納入至考核范圍中，提高了員工參與項目的積極性。同時在項目管理信息化平臺的幫助下，未來可將定性化指標(biāo)定量化，提高項目管理的科學(xué)性。另外，在含有多層級分公司的企業(yè)中，針對不同級別的項目需根據(jù)項目類別分類分子公司層級逐步制定一套合理的項目管理績效考核辦法，激發(fā)員工工作潛力。

3 結(jié)語

本文從含有多級子公司的企業(yè)項目管理的問題分析出發(fā)，找出含多級分支機構(gòu)企業(yè)項目管理中存在的問題，繼而對企業(yè)項目管理的優(yōu)化策略進行分析，通過加強項目管理培訓(xùn)、完善項目管理流程、搭建項目管理信息化平臺和建立規(guī)范的項目管理績效考核方法四個方面改進多級企業(yè)項目管理模式，優(yōu)化項目管理策略。通過本文所進行的項目管理優(yōu)化策略研究，可以為企業(yè)提高項目管理效率、加強企業(yè)項目管理質(zhì)量、實現(xiàn)企業(yè)降本增效的戰(zhàn)略目標(biāo)提供一定的支持。

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