文/陜西凌云電器集團(tuán)有限公司 薛蕾

陜西凌云電器集團(tuán)有限公司（國(guó)營(yíng)第765廠）是我國(guó)專(zhuān)業(yè)研制和生產(chǎn)無(wú)線電導(dǎo)航設(shè)備的國(guó)防骨干企業(yè)，也是國(guó)防科工局確立的軍工科研和生產(chǎn)能力雙保留單位。為了加速信息傳遞，提高工作效率，降低辦公費(fèi)用，公司于2007年9月21日頒布司通字〔2007〕51號(hào)文件《關(guān)于推行無(wú)紙化辦公的通知》，決定從2007年10月15日起開(kāi)始推行無(wú)紙化辦公，公司級(jí)下行公文、內(nèi)部公文等都以電子郵件形式發(fā)送。企業(yè)日常辦公從紙質(zhì)文件到電子公文、電子信息、電子郵件等辦公形式發(fā)生根本性的變化，大量電子文件隨即應(yīng)運(yùn)而生，員工轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公觀念。國(guó)家于2016年頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（代號(hào)：GB/T 18894-2016），其中明確規(guī)定電子文件的歸檔管理流程以及電子文件的存儲(chǔ)載體和存儲(chǔ)格式，對(duì)于企業(yè)規(guī)范電子文件的歸檔管理發(fā)揮了重要指導(dǎo)作用。本文針對(duì)電子文件的產(chǎn)生、范圍、收集、安全保密等方面，談一下電子文件在企業(yè)中的應(yīng)用與安?，F(xiàn)狀。

一、電子文件的概念

新版的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)定，電子文件是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備產(chǎn)生、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于光盤(pán)、硬盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等數(shù)字化載體。

二、電子文件的特點(diǎn)

與紙質(zhì)文件相比較，電子文件利用信息化設(shè)備可以快速閱讀、處理和傳遞，不再受時(shí)間和距離的影響，為現(xiàn)代化企業(yè)辦公帶來(lái)質(zhì)的飛躍，創(chuàng)新了管理模式，提高了企業(yè)管理質(zhì)量。

（一）形式多樣，多種信息集成。電子文件形式多樣、來(lái)源廣泛，按存在形式可以將電子文件以文本文件（.TXT）、圖形文件（.JPG）、表格文件（.XLS）、影像文件（.MP4）、多媒體文件（.FLV）等格式存在、處理和使用，可以把文字、照片、聲像等運(yùn)用多媒體技術(shù)把各種形式的信息加以有機(jī)的立體組合，使電子文件的文字、聲音、圖像同時(shí)存在，真實(shí)再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情形，是一種全方位的記憶和再現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)文件功能的革命性變化。

（二）使用簡(jiǎn)單，便于搜索。電子文件利用信息化設(shè)備實(shí)現(xiàn)智能查詢(xún)，依據(jù)檢索的內(nèi)容，可以根據(jù)使用者的不同需求、不同條件、不同字段進(jìn)行全方位檢索，查詢(xún)者可以方便快捷地檢索出所需要的電子文件。尤其是在科研生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生大量的CAD設(shè)計(jì)文件，設(shè)計(jì)人員可直接通過(guò)軟件輕松檢索到所需的文件或圖紙，大大節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

（三）存儲(chǔ)量大，占用空間小，方便攜帶。電子文件依靠信息化設(shè)備而生存，存儲(chǔ)于光盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)等數(shù)字化載體，可以在不同的儲(chǔ)存介質(zhì)中格式轉(zhuǎn)換轉(zhuǎn)移和轉(zhuǎn)換。一張普普通通的光盤(pán)可以容納巨大的信息量，這些高科技的存儲(chǔ)介質(zhì)材料存儲(chǔ)容量大，最大程度增加了存儲(chǔ)空間的利用率和電子文件的存儲(chǔ)率。

（四）隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件帶來(lái)便捷性的同時(shí)，自身也有很多缺點(diǎn)和不足。1.易更改。電子文件因格式的不同，基本信息例如分類(lèi)、歸屬、文件名、擴(kuò)展名等信息存儲(chǔ)在結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)中，真實(shí)的文件則以上傳的方式保存在服務(wù)器的文件系統(tǒng)中，大部分文檔以Word文件的形式保存，而平臺(tái)以PDF格式展現(xiàn)給終端用戶(hù)，這就存在一個(gè)格式轉(zhuǎn)化問(wèn)題。歸檔起來(lái)也會(huì)產(chǎn)生很多格式，有的格式修改起來(lái)極其便利，直接在原文的基礎(chǔ)上就可以進(jìn)行修改，這就難以保證文件的原始性和真實(shí)性。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)版本具有依賴(lài)性。針對(duì)各類(lèi)資源信息具有結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的特點(diǎn)，采取不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方法，利用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)存儲(chǔ)具有共同特征的電子文檔基本信息。利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和文件管理技術(shù)搭建起涵蓋常見(jiàn)的DOC、DOCX、MA3、FLX、JPG、RAR等多種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)格式文件的存儲(chǔ)管理方法。電子文件必須完全依靠計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)才具有生命力，電子文件的存儲(chǔ)依靠系統(tǒng)軟件，高版本的系統(tǒng)軟件兼容性更強(qiáng)、適應(yīng)性更廣、耦合度更高。3.保存條件要求高。結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保電子文件的完整、真實(shí)、安全的基礎(chǔ)上，應(yīng)作仿寫(xiě)處理并留存?zhèn)浞荩还獗P(pán)要避免擦、劃、觸摸記錄涂層；避免擠壓；遠(yuǎn)離強(qiáng)熱源、強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有毒有害氣體隔離；保存環(huán)境溫度在15～27℃，相對(duì)濕度20～60%。

三、電子文件的歸檔范圍

新版《規(guī)范》要求電子文件歸檔范圍是反映單位職能活動(dòng)、具有考查和保存價(jià)值的各門(mén)類(lèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔。企業(yè)管理中涉及元數(shù)據(jù)的范圍很多，文書(shū)類(lèi)、聲像類(lèi)、科技類(lèi)、媒體類(lèi)、各種專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件等，在本單位涉及的內(nèi)容和涉及的部門(mén)如下表：

序號(hào) 電子文件類(lèi)別 內(nèi)容 涉及單位 備注1文書(shū)類(lèi) 公司級(jí)上下行公文、內(nèi)部公文等 公司辦公室、規(guī)劃部、科技部等單位 郵件形式2聲像類(lèi) 照片、錄音、錄像等 技標(biāo)處、黨委工作部、網(wǎng)信處等單位 數(shù)碼載體形式3科技類(lèi) 產(chǎn)品在論證、方案、工程研制、設(shè)計(jì)定型（鑒定）、生產(chǎn)定型（鑒定）階段形成的資料 科技部、設(shè)計(jì)所、工藝所等單位 郵件形式4 網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi) 新聞、圖片 技標(biāo)處、人力資源部、網(wǎng)信處等單位 數(shù)碼載體形式5各種專(zhuān)業(yè)類(lèi) 技術(shù)文件、工藝文件、計(jì)量資料、設(shè)備資料、環(huán)保資料、保密資料等設(shè)計(jì)所、工藝所、計(jì)量處、保密處、安管部、機(jī)動(dòng)能源部等單位 郵件形式

四、單位電子文件歸檔情況

經(jīng)調(diào)查，企業(yè)的固定信息約占企業(yè)管理系統(tǒng)中總信息量的80%（每年公司辦公室、產(chǎn)品設(shè)計(jì)所、工藝所、財(cái)務(wù)部、人力資源部、計(jì)量?jī)x表處等單位的檔案都是100%歸檔），其中電子信息約占固定信息的60%以上，整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)的工作質(zhì)量很大程度上取決于電子信息的收集和管理。每年都要形成公司公文、員工信息、技術(shù)文件、工藝文件、公司財(cái)務(wù)、測(cè)量設(shè)備信息等檔案，為了科學(xué)規(guī)范管理這些檔案，單位設(shè)有技標(biāo)檔案處，到目前為止，本單位持有檔案類(lèi)崗位資格證9人，檔案類(lèi)高級(jí)職稱(chēng)1人，中級(jí)職稱(chēng)7人，初級(jí)職稱(chēng)1人，負(fù)責(zé)所有的電子文件的收集、整理，編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄，并分類(lèi)保存。

五、單位電子文件的安全保密情況

新版《規(guī)范》明確要求電子檔案的提供、管理和使用應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)保密管理規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)電子文件安全保障方面的規(guī)范性要求。本單位在這方面加大管理力度，應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息技術(shù)加快自身信息化建設(shè)的步伐。

（一）建立科學(xué)的安全保密管理制度。把日常電子文件的使用與安全保密措施相結(jié)合，從電子文件的產(chǎn)生、使用、傳遞、歸檔、銷(xiāo)毀等方面都做出詳細(xì)的規(guī)則制度。例如涉密電子文件和非涉密電子文件的郵件發(fā)送渠道就不同，郵件的密級(jí)和發(fā)送電子文件的密級(jí)要保持一致，涉密電子文件的發(fā)送要嚴(yán)格經(jīng)過(guò)審批，密級(jí)不一致就無(wú)法發(fā)送，從源頭避免擴(kuò)大涉密電子文件的知悉范圍。

（二）采用專(zhuān)業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件。單位內(nèi)部職能部門(mén)較多，產(chǎn)生的電子文件種類(lèi)繁多，不同格式的電子文件其解讀的軟件或程序也不相同。比如財(cái)務(wù)部、人力資源部使用的是金蝶軟件；計(jì)量處、機(jī)動(dòng)能源處使用的是云光設(shè)備管理軟件；工藝所、設(shè)計(jì)所、技標(biāo)檔案處使用的是Ptc公司W(wǎng)indchill軟件。所有的軟件都設(shè)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，定期安全檢查與系統(tǒng)維護(hù)，讓其處于安全保密狀態(tài)之中，隨時(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的效能。

（三）人員專(zhuān)業(yè)水平提升。專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)是人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)中不可缺少的重要組成部分。對(duì)檔案管理人員，應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)的更新和補(bǔ)充，學(xué)習(xí)新方法，掌握新技能；對(duì)檔案使用人，應(yīng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，熟悉檔案的使用和保護(hù)；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人員，除了熟悉檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)外，還應(yīng)掌握檔案管理技能。企業(yè)要形成一套系統(tǒng)穩(wěn)定的培訓(xùn)方案，加強(qiáng)對(duì)員工未來(lái)所需知識(shí)、技能及素質(zhì)的培養(yǎng)，使企業(yè)能夠在未來(lái)發(fā)展中保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

綜上所述，企業(yè)的電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，為了保證企業(yè)的飛速發(fā)展，必須做好電子檔案的管理工作，使電子檔案管理工作貫穿于企業(yè)設(shè)計(jì)研發(fā)、人員管理、設(shè)備管理等過(guò)程，有效服務(wù)于企業(yè)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，部門(mén)與部門(mén)之間相互協(xié)同，從電子檔案管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題的角度出發(fā)，改善電子檔案管理水平。只有這樣，才能充分發(fā)揮電子檔案信息資源的作用，更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)。