劉遷 陳建

摘 要：電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建設是電子政務信息化建設的重要內(nèi)容，筆者參與建設了一套機關(guān)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。本文以業(yè)務功能為主線，以實現(xiàn)技術(shù)為脈絡，重點闡述其設計實施的獨特經(jīng)驗。系統(tǒng)功能涵蓋收文管理、發(fā)文管理、督辦事項、輔助辦公四大核心模塊。機關(guān)所有的公文辦理都通過系統(tǒng)進行，公文的起草、審批、簽發(fā)、辦理、修訂等操作都有完善的日志留存。系統(tǒng)采用B/S模式構(gòu)建，以JAVA技術(shù)為核心，基于Struts2框架實現(xiàn)。最終系統(tǒng)投入運行，實現(xiàn)了機關(guān)公文流轉(zhuǎn)的自動化、網(wǎng)絡化、無紙化目標，提高了工作人員辦文速度，規(guī)范了機關(guān)公文辦理流程，提高了處室間協(xié)同工作效率，完全達到了系統(tǒng)設計的預期效果。

關(guān)鍵詞：公文流轉(zhuǎn);電子政務;Struts2框架;MVC

中圖分類號：TP311.52文獻標識碼：A文章編號：1003-5168（2020）23-0018-04

Abstract： The construction of electronic official document circulation system is an important part of the construction of e-government information， the author has participated in the construction of a system for the circulation of electronic official documents. This paper took the business function as the main line and the realization technology as the context， focusing on the unique experience of its design and implementation. The system functions covered the four core modules of receiving management， sending management， supervision of matters and auxiliary office. All official documents were handled through the system， and a complete log was kept for the drafting， approval， issuance， processing and revision of official documents. The system was constructed by using B/S mode， with JAVA technology as the core and based on the Struts2 framework. Eventually， the system was put into operation， which realized the goal of automation， network and paperlessness of the official document circulation， improved the speed of the staff's document processing， standardized the official document processing process， improved the efficiency of collaborative work between offices， and fully reached the expected effects of system design.

Keywords： official document circulation;e-government;Struts2 framework;MVC

電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建設是電子政務信息化建設的關(guān)鍵內(nèi)容之一，其核心是創(chuàng)新政務公文處理模式，積極提升公文辦理自動化水平，不斷提高政府公文辦理效率。電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)機關(guān)公文流轉(zhuǎn)的自動化、網(wǎng)絡化、無紙化，顯著提高工作人員辦文效率，進一步規(guī)范機關(guān)公文管理[1-2]。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)在實現(xiàn)電子公文辦理自動化的同時，也為機關(guān)日常辦公提供輔助功能，如即時通信、會議通知、人員查詢、領導日程、個人日記、通信錄等。隨著Web技術(shù)的不斷發(fā)展，電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)更傾向于B/S架構(gòu)，其好處是用戶無須安裝客戶端軟件（采用瀏覽器訪問），使用及維護簡單便捷[3-4]。Apache Struts2作為一款開源Web開發(fā)框架，用于創(chuàng)建優(yōu)雅的現(xiàn)代Java Web應用程序。它支持約定勝于配置，可以使用插件體系結(jié)構(gòu)進行擴展，并且附帶了支持REST、AJAX和JSON的插件。基于Struts2來開發(fā)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，能夠保證公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)MVC架構(gòu)清晰，模型、視圖、控制器三部分充分解耦，大大縮短開發(fā)周期，提升系統(tǒng)全生命周期的可維護性。

1 系統(tǒng)設計

1.1 系統(tǒng)功能

本公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是一個政府機關(guān)公文辦理的工作平臺，設計目標是實現(xiàn)機關(guān)公文辦理流程的自動化，規(guī)范公文辦理工作，提高處室間協(xié)同工作的效率。系統(tǒng)主要功能包括收文管理、發(fā)文管理、督辦事項、輔助辦公，如圖1所示。收文管理功能實現(xiàn)外來公文的登記（紙制收文掃描為PDF格式電子文檔錄入系統(tǒng)）、分發(fā)、閱批、查詢、催辦。發(fā)文管理功能實現(xiàn)發(fā)文起草、發(fā)文審核、發(fā)文查詢、領導代理。督辦事項模塊實現(xiàn)督辦事項的起草、接收。輔助辦公模塊完成提醒、領導日程、會議通知、個人記事、辦公用語等功能。

系統(tǒng)以收發(fā)文為文件辦理主線，配合督辦功能對重要公文進行重點監(jiān)督，輔以提醒、記事、日程、通知、即時通信等功能實現(xiàn)辦公輔助。各處室以電子化的方式協(xié)同完成辦文業(yè)務流程，各環(huán)節(jié)能夠有機結(jié)合，無縫銜接。獨特的即時通信功能，使得無論是公文、通知的發(fā)送還是同事之間的交流都更加便捷，使單位內(nèi)部的通信和信息交流更通暢。系統(tǒng)為工作人員提供強有力的協(xié)同辦公平臺及即時溝通手段。

1.2 技術(shù)架構(gòu)

本系統(tǒng)開發(fā)采用的Struts2框架是一款優(yōu)秀的MVC開源框架。MVC（模型—視圖—控制器）是一種流行的Web應用程序的設計模式，能夠區(qū)分應用程序的邏輯層和用戶界面層，支持開發(fā)關(guān)注點的分離。在MVC模式下，接收所有來自應用程序的請求后，控制器調(diào)用模型去準備視圖所需要的數(shù)據(jù)，然后視圖使用由控制器提供的數(shù)據(jù)生成一個可視的響應。本系統(tǒng)采用Java語言開發(fā)，開發(fā)工具為Eclipse IDE，部署在金蝶中間件上，后端MYSQL數(shù)據(jù)庫保存系統(tǒng)所有相關(guān)運行數(shù)據(jù)，所有公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一入庫存儲（公文文檔以二進制方式存入數(shù)據(jù)庫）?？蛻舳耸褂肳eb瀏覽器訪問系統(tǒng)，瀏覽器內(nèi)嵌NTKO OFFICE文檔控件，實現(xiàn)辦公文檔的瀏覽器端在線編輯。系統(tǒng)的整個技術(shù)架構(gòu)如圖2所示。

2 系統(tǒng)實現(xiàn)

2.1 收文管理

系統(tǒng)的收文管理功能是指將紙質(zhì)來文錄入系統(tǒng)（掃描為PDF電子文檔存入系統(tǒng)，并附加文件類型、收文時間、內(nèi)容關(guān)鍵字、緊急程度），錄入完成后，系統(tǒng)將該電子文件自動轉(zhuǎn)發(fā)給辦公室收文管理人員，進入待分發(fā)階段。辦公室根據(jù)文件內(nèi)容確認文件分發(fā)路徑，分發(fā)后，具體辦理人員根據(jù)情況填寫處理結(jié)果，文件所述事宜辦理完成后，由承辦處室進行辦結(jié)操作，文件自動歸檔備查。本系統(tǒng)實現(xiàn)了以電子文檔的形式處理和記載上級公文、平級來文，完全取代手工紙質(zhì)辦理模式，提高了收文的運轉(zhuǎn)速度，實現(xiàn)了公文辦理信息的完整記錄。該模塊包含收文登記、收文分發(fā)、領導閱批、處室閱辦、個人閱辦等子模塊。收文管理功能流程如圖3所示。

起草匯總意見功能用于將收文辦理結(jié)果與其后續(xù)發(fā)文相關(guān)聯(lián)，流程將自動轉(zhuǎn)入發(fā)文管理。收文文件的辦理流程受文件類型控制，本系統(tǒng)設計充分考慮辦理流程的可擴展性，可根據(jù)不同類型文件增加個性化流程。

2.2 發(fā)文管理

系統(tǒng)的發(fā)文管理功能，可以實現(xiàn)電子公文從起草到最終印發(fā)的全過程管理。該模塊包含發(fā)文起草、處室審核、秘書審核、領導審簽、發(fā)文編號、發(fā)文校對、發(fā)文歸檔、打印發(fā)行等子模塊，如圖4所示。公文起草通過NTKO OFFICE瀏覽器插件在IE瀏覽器中打開WORD文檔進行在線編輯，并選擇適當?shù)奈募愋汀⒐_方式、審簽領導、印刷份數(shù)、附件文件（發(fā)文附件格式支持WORD、EXCEL、PDF三種）信息。系統(tǒng)按照公文類型選定發(fā)文流程進行文件流轉(zhuǎn)。發(fā)文起草的幾個關(guān)鍵狀態(tài)包括“未送審”“已送審”“退稿”“會簽完畢”。文件進入辦理流程后，處室重點審核發(fā)文內(nèi)容，辦公室文電秘書重點審核文件規(guī)范，領導整體把握文件導向。發(fā)文在領導審簽之前，每個辦理節(jié)點都可以進行信息修訂及退回操作。對于領導審簽后的文件，辦公室文電管理人員對文件賦予對應的編號，然后文件起草處室對文件內(nèi)容進行最終校對，文件自動歸檔備查并進行印發(fā)。發(fā)文實現(xiàn)了以WORD電子文檔的形式起草和處理各種機關(guān)發(fā)文，由系統(tǒng)自動按流轉(zhuǎn)取代手工紙質(zhì)傳送辦理模式，提高發(fā)文效率，記錄每個辦理人員的辦理意見及操作日志，使發(fā)文辦理信息具有可追溯性。

發(fā)文如需多個處室會簽，在起草文件和處室審核環(huán)節(jié)都可以選擇會簽處室，如圖5所示，系統(tǒng)會根據(jù)擬稿單中是否選中會簽功能來確定是否進入會簽流程。

2.3 督辦事項

督辦是行政機關(guān)中對工作、任務的督促、檢查，通過督辦提醒承辦人及時辦理，防止工作貽誤。傳統(tǒng)督辦的操作形式是通過口頭、電話等方式進行督辦，督辦工作效率低下。本系統(tǒng)設計了督辦事項功能，實現(xiàn)領導交辦事項的督促辦理工作，為機關(guān)重點工作、重大項目、重要批示、重要文件的辦理落實提供催辦、追蹤、反饋、匯總的信息化處理手段，如圖6所示。本系統(tǒng)優(yōu)化了機關(guān)督辦流程，增強了領導實時掌握重點工作辦理狀態(tài)的能力，及時發(fā)現(xiàn)問題，保證政令暢通，提高工作效率。督辦事項包括發(fā)出督辦、接收督辦功能。發(fā)出督辦，實現(xiàn)了督辦通知消息的起草、編輯、發(fā)布、刪除等功能。接收督辦，對領導發(fā)布的督辦通知進行辦結(jié)處理，需要回復的，可反饋辦理情況。

2.4 輔助辦公

輔助辦公作為本公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的支線功能，通過實現(xiàn)一些小巧的實用工具，提高公文辦理工作的溝通協(xié)調(diào)效率?，F(xiàn)對重點的幾個輔助辦公子模塊進行介紹。

2.4.1 通知管理。通知管理功能實現(xiàn)機關(guān)的通知公告電子化、網(wǎng)絡化，通知是日常工作中一種比較正式的告知方式，機關(guān)日常辦公的會議通知、工作通知都可以通過本系統(tǒng)進行發(fā)送。通知管理的發(fā)送權(quán)限賦予辦公室相應人員，所有處室及個人都具有通知的接收權(quán)限。通知管理流程如圖7所示。

2.4.2 辦公消息。辦公消息功能為本公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)提供一個即時通信工具，當公文流轉(zhuǎn)到某個節(jié)點時，流轉(zhuǎn)系統(tǒng)通過自動發(fā)送辦公消息提醒的方式，提示該節(jié)點辦理人員有新的待處理文件，如圖8所示。辦公消息還實現(xiàn)用戶間點對點的消息傳遞，方便公文辦理人員之間就工作事宜進行即時溝通交流。

2.4.3 領導日程。領導日程功能用于展示機關(guān)主要領導工作行程信息，方便機關(guān)工作人員及時了解領導行程，公文辦理人員可對預期簽批時間進行預估。領導日程流程如圖9所示。

3 系統(tǒng)應用

該機關(guān)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)已開發(fā)完成并正式投入實際應用，功能達到了預期設計效果，系統(tǒng)運行平穩(wěn)可靠。其完全實現(xiàn)了機關(guān)公文流轉(zhuǎn)的自動化、網(wǎng)絡化、無紙化目標，提高了工作人員辦文速度，規(guī)范了機關(guān)公文辦理流程，提高了處室間協(xié)同工作效率，完全達到了系統(tǒng)設計的預期效果。經(jīng)統(tǒng)計，系統(tǒng)每年流轉(zhuǎn)公文6 000份左右，數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)增量每年接近6 GB，符合設計之初預估算的數(shù)據(jù)量大小。同時，從系統(tǒng)運行安全角度出發(fā)，本設計為系統(tǒng)增加了自動備份功能，制定了完整的數(shù)據(jù)備份計劃。該機關(guān)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的應用徹底解決了機關(guān)紙質(zhì)辦文流程繁雜、效率低下、溝通不暢等問題，是機關(guān)實施電子政務信息化建設的最佳實踐。

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