【摘? 要】事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理無(wú)疑是為檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)提供了關(guān)鍵助力，隨著社會(huì)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不斷提升，進(jìn)一步嚴(yán)抓規(guī)范化管理已經(jīng)成為了檔案管理工作中必不可少的一環(huán)，因此，本文將進(jìn)一步探討人事單位檔案規(guī)范化管理的重要性，以期引起更多單位的高度重視。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案規(guī)范化管理;重要性

引言

人事單位檔案規(guī)范化管理已經(jīng)是各單位檔案管理工作的重中之重，檔案的規(guī)范化管理不僅要實(shí)現(xiàn)制度、管理模式上的革新，還要利用智能科技提升規(guī)范化管理效率，同時(shí)降低工作成本。而隨著規(guī)范化管理價(jià)值和功能的不斷拓展，檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)到規(guī)范化管理的重要作用，積極研究并遵守相關(guān)的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，利用規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新和發(fā)展。具體如下。

1.改變傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性

如今是一個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，而傳統(tǒng)檔案管理工作由于沒有信息技術(shù)支持，所以發(fā)展速度將遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后與時(shí)代發(fā)展速度，表現(xiàn)出了嚴(yán)重的滯后性，具體來(lái)說(shuō)，主要包括以下幾點(diǎn)：（1）檔案利用率低，造成珍貴檔案信息流失;（2）檔案信息流通效率低，而且容易丟失和損毀;（3）檔案管理耗時(shí)長(zhǎng)、投入成本非常高。更好的適應(yīng)智能電子檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，確保檔案資料的利用效率。隨著規(guī)范化管理的功能的強(qiáng)大，檔案信息化管理的水平也會(huì)水漲船高，事業(yè)單位檔案服務(wù)想達(dá)到何種層次、實(shí)現(xiàn)什么功能，規(guī)范化管理都可以以直接或者間接的方式實(shí)現(xiàn)，例如現(xiàn)在的很多檔案管理部門都通過(guò)微信等各種智能化軟件管理檔案資料，既方便了檔案管理工作，又在很大程度上節(jié)省了人力物力財(cái)力，可以說(shuō)是一舉兩得。

2.使檔案管理工作過(guò)程簡(jiǎn)潔，信息安全度提升

目前各個(gè)地方都出臺(tái)了相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，初衷雖然很好，但是實(shí)際操作過(guò)程中，有些管理人員卻沒有嚴(yán)格執(zhí)行這套標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)形同虛設(shè)，不僅沒有很好的解決檔案的安全問題，“一人一個(gè)做法”的情況還使得檔案管理工作面臨很大的困難，而為了保證檔案管理工作能和正規(guī)流程高度契合，就必須通過(guò)規(guī)范化管理簡(jiǎn)化整個(gè)工作流程，同時(shí)提升的安全度。

首先，規(guī)范化管理準(zhǔn)則不僅要對(duì)職工、部門主管和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的行為進(jìn)行管理和約束，還要對(duì)檔案管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行說(shuō)明，而且盡量通過(guò)智能化軟件簡(jiǎn)化工作流程，只有落實(shí)好這項(xiàng)工作，才能保證檔案借閱的過(guò)程變得更加簡(jiǎn)潔可控，既節(jié)省了管理成本，又合理配置了管理資源，大家在借閱、處理、歸還檔案公文的時(shí)候也不會(huì)覺得麻煩，主動(dòng)走正規(guī)流程。其次，規(guī)范化管理必須要對(duì)職工、部門主管和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限做好設(shè)定，這時(shí)非常重要的，只有不同的人擁有不同的查閱權(quán)限，才能最大限度的提升檔案信息的安全性，一旦出現(xiàn)檔案損壞、丟失的情況時(shí)，能夠根據(jù)權(quán)限范圍縮小查找范圍，更利于快速的找到責(zé)任人。

3.做到與時(shí)俱進(jìn)，使檔案管理朝著智能化方向發(fā)展

隨著大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價(jià)值已經(jīng)成為了可能，而大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一項(xiàng)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，也必須要有一整套的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行管理和約束，否則將產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。所以規(guī)范化管理后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的使用，能夠保證相關(guān)的檔案管理人員不會(huì)因?yàn)閭€(gè)人操作失誤而刪除、修改重要的檔案信息，這不僅極大提高了檔案信息的安全性，而且由于對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的集中管理，能夠在最大程度上發(fā)揮其本身的智能化功能，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

4.規(guī)范工作，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

目前由于檔案管理人員也必須遵守規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，所以在很大程度上能夠快速提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，能夠促使他們?cè)谧疃虝r(shí)間內(nèi)改變低效、重復(fù)的檔案工作方式，從而節(jié)省不少的工作時(shí)間。并且在信息時(shí)代下，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，以全新的信息交換方式體現(xiàn)自身的先進(jìn)性。而作為檔案信息管理人員，通過(guò)規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)使用電子檔案管理軟件、大數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)，不但能夠提升自己的信息素養(yǎng)以及可以為他人提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，而且還能夠不斷增強(qiáng)其互聯(lián)網(wǎng)思維助力規(guī)范化管理使工作更加的現(xiàn)代化、更加完善與發(fā)展。

5.結(jié)束語(yǔ)

規(guī)范化管理的主要功能體現(xiàn)在提升檔案管理工作效率和質(zhì)量、簡(jiǎn)化工作流程并提高信息安全度、實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化以及提高人員職業(yè)素養(yǎng)等四個(gè)方面。檔案管理人員對(duì)規(guī)范化管理制度、標(biāo)準(zhǔn)的研究既要見實(shí)效，又要勇于創(chuàng)新求發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。秉持這樣的工作精神和態(tài)度，就可以助力檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。使工作更加簡(jiǎn)潔、便捷、提高工作效率，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：劉華（1968.10-），女，四川資中人，本科，館員。