劉冰潔

摘? ?要：在信息科技的推動(dòng)下，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)的應(yīng)用日益廣泛。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在企業(yè)檔案歸檔管理中，將計(jì)算機(jī)技術(shù)全面應(yīng)用其中，可以促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率與水平不斷提升。本文先分析了數(shù)字檔案的歸檔方式和途徑，重點(diǎn)對(duì)數(shù)字檔案歸檔工作策略進(jìn)行了探討，希冀能為企業(yè)數(shù)字化檔案管理實(shí)踐提供一定參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)? 數(shù)字檔案? 歸檔工作

中圖分類(lèi)號(hào)：F274? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）06（c）-0145-02

檔案管理是企事業(yè)單位重要的內(nèi)部管理內(nèi)容，在信息科技進(jìn)步推動(dòng)下，檔案管理工作也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，數(shù)字檔案成為檔案管理的主流趨勢(shì)，同時(shí)，關(guān)于數(shù)字檔案的相關(guān)建設(shè)與研究問(wèn)題也開(kāi)始成為各界關(guān)注的熱點(diǎn)和重點(diǎn)問(wèn)題。但是，從現(xiàn)有的文獻(xiàn)研究結(jié)果來(lái)看，很多研究的重點(diǎn)大都落腳在數(shù)字檔案基本情況介紹，如基本概念與特點(diǎn)、技術(shù)、功能等，對(duì)于其具體應(yīng)用、歸檔工作等的研究，還不夠多。如果不加強(qiáng)研究，可能會(huì)嚴(yán)重影響數(shù)字檔案的發(fā)展進(jìn)步。

1? 數(shù)字檔案歸檔方式和途徑

1.1 通過(guò)局域網(wǎng)設(shè)置數(shù)字檔案歸檔專線

現(xiàn)在很多企業(yè)都建立了局域網(wǎng)，企業(yè)在內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理中，也基本實(shí)現(xiàn)了信息化辦公與管理，很多工作和文件都是通過(guò)線上開(kāi)展和傳輸?shù)摹＞€上傳輸?shù)奈募荚趥鬏斍敖?jīng)過(guò)業(yè)務(wù)管理部門(mén)選擇，同時(shí)，也按照檔案管理部門(mén)要求，將其格式轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式，這在很大程度上，確保了檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性，也方便了檔案進(jìn)行通用。在數(shù)字歸檔工作中，這一步是非常重要的。而未傳送到檔案管理部門(mén)的一些數(shù)字檔案，因其保存價(jià)值比較高，所以這部分內(nèi)容應(yīng)由數(shù)字檔案形成部門(mén)進(jìn)行有針對(duì)性的編目整理，并在整理完成后，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞歸檔和保存。完成這些工作，就需要企業(yè)利用局域網(wǎng)，在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間設(shè)置數(shù)組檔案歸檔專遞網(wǎng)線，通過(guò)這些系統(tǒng)來(lái)對(duì)那些保存價(jià)值較高的電子文件進(jìn)行保存。

1.2 明確數(shù)字檔案歸檔工作的職責(zé)

渤海造船廠集團(tuán)有限公司在具體的檔案管理工作中，檔案館利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建了比較先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)。在這個(gè)系統(tǒng)中，來(lái)自各部門(mén)的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)被傳輸?shù)竭@里，進(jìn)行集中處理，處理完畢后進(jìn)行歸檔，其他各部門(mén)也可根據(jù)自己的權(quán)限，對(duì)這些信息數(shù)據(jù)資料進(jìn)行共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，也會(huì)出現(xiàn)不少過(guò)期數(shù)據(jù)，此類(lèi)數(shù)據(jù)將根據(jù)按檔案部門(mén)統(tǒng)一要求，由計(jì)算機(jī)信息管理處進(jìn)行鑒定，通過(guò)編目整理等工作后，再經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)移交給檔案部門(mén)進(jìn)行長(zhǎng)期保存。這項(xiàng)工作要定期進(jìn)行歸檔。

1.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字檔案歸檔工作交融集成

我國(guó)早期的檔案都是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案管理人員經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，已形成比較穩(wěn)定的專職隊(duì)伍，其工作水平與能力也相對(duì)較高，而且工作基礎(chǔ)也比較佳，不同的立卷部門(mén)都分別設(shè)置了分管領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任人，具體來(lái)管理立卷工作與檔案管理工作。數(shù)字檔案歸檔工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，也應(yīng)以人為本，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)其水平與能力，使其能更好地承擔(dān)此項(xiàng)工作。在實(shí)際中發(fā)現(xiàn)，不少計(jì)算機(jī)信息管理人員還不是非常熟悉檔案管理及歸檔工作，其技術(shù)也還不夠成熟，因此，企業(yè)要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍建設(shè)水平。通過(guò)隊(duì)伍建設(shè)，可以建立穩(wěn)定、協(xié)作的業(yè)務(wù)關(guān)系，提高檔案歸檔工作隊(duì)伍的工作效率與質(zhì)量。

與紙質(zhì)檔案相比，在涉及范圍上，數(shù)字檔案歸檔的范圍更加寬泛，使得其影響因素也更多，如果只是依靠檔案部門(mén)，將難以順利完成。所以，需要將數(shù)字檔案相關(guān)的各個(gè)部門(mén)整合起來(lái)，如形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)信息管理部門(mén)等。對(duì)于數(shù)字檔案形成部門(mén)來(lái)說(shuō)，由于其對(duì)于本單位業(yè)務(wù)比較熟悉，能夠深入了解數(shù)字檔案形成過(guò)程中的各項(xiàng)功事宜，因此，其是數(shù)字檔案歸檔工作的主要責(zé)任者，他們?cè)趯?duì)數(shù)字檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定的過(guò)程中，是最有發(fā)言權(quán)的;檔案部門(mén)不僅了解全局情況，還能掌握歸檔的方法與原則等，能夠?qū)⒔y(tǒng)籌作用充分發(fā)揮出來(lái)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)在數(shù)字檔案形成過(guò)程中，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是設(shè)計(jì)和維護(hù)數(shù)字檔案的主要技術(shù)部門(mén)。相關(guān)的三個(gè)部門(mén)職能相互融合，能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，使數(shù)字檔案的質(zhì)量得到不斷提高。

2? 健全和完善數(shù)字檔案歸檔制度

在進(jìn)入21世紀(jì)初期，渤海造船廠集團(tuán)有限公司就開(kāi)始推行和建設(shè)數(shù)字檔案歸檔工作，出臺(tái)了相關(guān)的文件和政策，明確了數(shù)字檔案的歸檔單位、范圍、方法和要求等各項(xiàng)內(nèi)容。并根據(jù)數(shù)字檔案建設(shè)的實(shí)際需求，建立了“電子文件歸檔目錄”樣式。此外，還通過(guò)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班等教育、培訓(xùn)等工作，在公司內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，使主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和員工等，都能盡快接受這一新生事物。組織相關(guān)人員廣泛調(diào)查研究數(shù)字檔案，落實(shí)“切實(shí)可行”的原則，不斷提高數(shù)字檔案的信息綜合性。還選定了數(shù)字檔案歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位，以渤海造船廠集團(tuán)有限公司船舶設(shè)計(jì)研究院作為定點(diǎn)，依據(jù)紙質(zhì)檔案歸檔范圍，結(jié)合數(shù)字檔案管理的實(shí)際需求，制定了數(shù)字檔案歸檔細(xì)目。在具體實(shí)踐工作基礎(chǔ)上，又明確了數(shù)字檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)字檔案的歸檔工作變得日益細(xì)化，提高了數(shù)字檔案歸檔的實(shí)效性。

3? 實(shí)施“兩套制”歸檔和適時(shí)簡(jiǎn)化合一

因?yàn)樵跀?shù)字檔案歸檔過(guò)程找文件，印章和簽署是主要的文件生效的標(biāo)志，如果有的文件具有較高的憑證作用和法律效力，還需要采用紙介質(zhì)形式對(duì)其進(jìn)行保存。這主要是考慮到網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字檔案載體等還存在一定的不安全性，如果遭到黑客或病毒等的入侵，將有可能導(dǎo)致數(shù)字檔案信息泄露或者別篡改，影響數(shù)字檔案的安全、可靠。所以，要將數(shù)字檔案進(jìn)行備份處理，將其制成硬拷貝存檔，這樣才能有效保證數(shù)據(jù)的安全。由于企業(yè)傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)檔案，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的過(guò)程中，企業(yè)通常采取“雙軌制”的方法，將紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)檔案等都進(jìn)行歸檔。但在歸檔時(shí)，其編目方法和存儲(chǔ)介質(zhì)都是不同的。檔案部門(mén)需要在紙質(zhì)檔案?jìng)淇急砘蚓韮?nèi)目錄內(nèi)，將其電子文件的編碼等相關(guān)信息標(biāo)注清楚，以便于查詢和利用;數(shù)字檔案歸檔目錄中，也要將紙質(zhì)檔案的信息詳細(xì)地進(jìn)行備注，這樣才能方便在利用時(shí)相互參照和補(bǔ)充。

鑒于磁、光介質(zhì)檔案在保留的耐久性方面，還存在一些問(wèn)題，在較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，其可能都將與紙質(zhì)檔案并存。不過(guò)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案存儲(chǔ)介質(zhì)也在不斷地發(fā)展變化，當(dāng)存儲(chǔ)技術(shù)條件進(jìn)一步優(yōu)化后，就可選擇那些價(jià)值比較高的數(shù)字檔案，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐源?、光介質(zhì)歸檔為主，逐漸取代紙質(zhì)檔案，使紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐漸得到減少。對(duì)于價(jià)值特殊的檔案，還要以紙介質(zhì)歸檔為主，同時(shí)以磁、光介質(zhì)歸檔為輔，這樣可以避免檔案信息受損，減少檔案的體積，還能提升檔案管理工作效率，使館藏的檔案得到優(yōu)化，解決檔案庫(kù)房緊張的問(wèn)題。對(duì)于紙質(zhì)與磁、光介質(zhì)檔案兩種介質(zhì)進(jìn)行簡(jiǎn)化合一歸檔后，要經(jīng)過(guò)審慎印證和檢查，以確保檔案信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容完全。通過(guò)簡(jiǎn)化合一，還能實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢和便捷應(yīng)用。

與紙質(zhì)檔案相比，進(jìn)行數(shù)字檔案歸檔的難度比較大，內(nèi)容也更為復(fù)雜，深入研究其主要原因，發(fā)現(xiàn)是因?yàn)楹芏鄶?shù)字檔案的形成者的思想觀念解放不夠及時(shí)，工作方法創(chuàng)新性不強(qiáng)，這就影響了數(shù)字檔案歸檔工作的可持續(xù)進(jìn)行。有的數(shù)字檔案歸檔工作對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)依賴性比較強(qiáng)，需要借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目歸檔，如果立卷人不夠熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，就會(huì)影響到檔案立卷的效率與質(zhì)量，使得立卷人心生畏難情緒。企業(yè)在具體實(shí)踐中，要立足數(shù)字檔案歸檔工作實(shí)際，對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案歸檔工作進(jìn)行合理規(guī)劃和統(tǒng)籌管理，厘清其環(huán)節(jié)與內(nèi)容，以促進(jìn)數(shù)字檔案歸檔工作順利開(kāi)展，使企業(yè)數(shù)字檔案工作高效、高質(zhì)地開(kāi)展。

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