王斌

摘要：目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)科技為主體的信息技術(shù)發(fā)展迅速，人們對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用愈加廣泛。不僅可投入應(yīng)用到生產(chǎn)領(lǐng)域，技術(shù)研究領(lǐng)域，還可以運(yùn)用到檔案管理領(lǐng)域等。同時(shí)，現(xiàn)代機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)單位也在廣泛運(yùn)用信息技術(shù)提升檔案自動(dòng)化管理水平，促使機(jī)關(guān)事務(wù)的檔案管理效率越來(lái)越高。基于此，本文針對(duì)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理中的應(yīng)用策略進(jìn)行了相關(guān)探索與研究，從自動(dòng)化管理檔案信息資源、自動(dòng)化儲(chǔ)存檔案資源信息、自動(dòng)化提高檔案存儲(chǔ)安全性等方面，而為當(dāng)前檔案管理方法創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;機(jī)關(guān)事務(wù);信息技術(shù);自動(dòng)化;策略

在當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展快速的社會(huì)中，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的資源得到了極大豐富。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員在整理檔案過(guò)程當(dāng)中，對(duì)檔案資源的選擇也同時(shí)在不斷擴(kuò)增。其中，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的內(nèi)容愈加豐富，這與機(jī)關(guān)事務(wù)管理與服務(wù)的范圍、對(duì)象信息內(nèi)容的增加有著密切關(guān)聯(lián)?；谛聲r(shí)代信息發(fā)展背景，信息技術(shù)為機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理提供了較為豐富的資源和有效的重獲新手段。對(duì)此，機(jī)關(guān)事務(wù)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案自動(dòng)化管理的作用與意義，積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，細(xì)化每個(gè)管理環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化管理工作流程，從而提高檔案管理質(zhì)量。

1.應(yīng)用信息技術(shù)背景下的資源管理系統(tǒng)，自動(dòng)化管理檔案信息資源

目前，在新時(shí)代信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)事務(wù)單位要優(yōu)化檔案管理制度，建立檔案資源服務(wù)體系，將機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理功能進(jìn)行重新分配。例如，在構(gòu)建機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)管理體系過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)圍繞機(jī)關(guān)事務(wù)單位在新發(fā)展時(shí)期下所形成的需求進(jìn)行模式構(gòu)建，并且依靠網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的需求對(duì)檔案管理模式進(jìn)行快速轉(zhuǎn)變，并且應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建資源服務(wù)體制，如對(duì)外開(kāi)放性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)信息資源庫(kù)、移動(dòng)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)客戶端等[1]。

機(jī)關(guān)事務(wù)單位在構(gòu)建檔案管理模式時(shí)，可通過(guò)信息技術(shù)建立資源導(dǎo)航系統(tǒng)，幫助單位員工快速找到檔案信息內(nèi)容，也便于單位員工獲取有效地檔案信息。例如，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案信息管理部門(mén)根據(jù)檔案信息的來(lái)源進(jìn)行分類整理，之后再按照一定的規(guī)律或者特點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)分類，并且對(duì)資源信息進(jìn)行相關(guān)篩選。另外，在信息技術(shù)發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門(mén)要注重對(duì)檔案信息的完整保存和有效應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息的資源整合，從而為單位員工提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)性導(dǎo)航服務(wù)。

對(duì)于機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理人員，應(yīng)該以檔案資源為核心來(lái)構(gòu)建檔案管理模式，協(xié)同其它相關(guān)信息服務(wù)部門(mén)以及政府管理部門(mén)等，為檔案數(shù)據(jù)的保存提供有效保障。例如，機(jī)關(guān)事務(wù)單位管理部門(mén)依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)保存技術(shù)，對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)單位不同層面的資源數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，并且在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中以分類保存的形式，進(jìn)一步對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案信息進(jìn)行分類保存，便于使用人員在查找檔案信息時(shí)通過(guò)類別篩選進(jìn)行有效篩查[2]?？偠灾?，機(jī)關(guān)事務(wù)單位管理部門(mén)應(yīng)用信息技術(shù)下的資源管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效管理。

2.應(yīng)用信息技術(shù)背景下的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，自動(dòng)化儲(chǔ)存檔案資源信息

目前，機(jī)關(guān)事務(wù)單位已經(jīng)在檔案管理中應(yīng)用了信息技術(shù)，對(duì)單位檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理以開(kāi)放模式為服務(wù)中心，逐漸在教育領(lǐng)域不斷興起。其中，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門(mén)作為檔案資源管理體系的重要組成內(nèi)容，為單位每個(gè)組織管理部門(mén)提供與檔案信息查詢相關(guān)的服務(wù)，注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的資源建設(shè)，并以相關(guān)的資源儲(chǔ)存數(shù)據(jù)為使用人員提供了優(yōu)質(zhì)性的資源檔案服務(wù)。另外，機(jī)關(guān)事務(wù)單位在應(yīng)用信息技術(shù)的同時(shí)，并整合了大部分檔案管理資源，建設(shè)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并從不同發(fā)展層面為單位員工提供了長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)的功能服務(wù)。其中，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)包含內(nèi)容為：科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)、單位各大會(huì)議報(bào)告信息、管理文件、車輛信息檔案、車輛調(diào)度資料、辦公場(chǎng)地分配資料等。

在信息技術(shù)迅速發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)事務(wù)管理與服務(wù)單位借助信息技術(shù)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行儲(chǔ)存，并且在單位每個(gè)部門(mén)領(lǐng)域?qū)用娓鶕?jù)大量的檔案進(jìn)行資源管理服務(wù)，注重每個(gè)層面相對(duì)分散的檔案資源信息進(jìn)行有效采集、加工以及儲(chǔ)存，并且從海量的檔案數(shù)據(jù)資源中提取價(jià)值相對(duì)較高的檔案信息，之后通過(guò)數(shù)據(jù)優(yōu)化，使得檔案儲(chǔ)存更加具有功能價(jià)值。近年來(lái)，我所在的機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心就采用了數(shù)據(jù)采集技術(shù)，并且能夠?qū)挝环稚⒌臋n案資源信息進(jìn)行有效性采集，應(yīng)用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，建設(shè)大量的資源管理體系，為單位使用人員提供專業(yè)科學(xué)地?cái)?shù)據(jù)依據(jù)，構(gòu)建了CENC資源共享網(wǎng)絡(luò)，和單位檔案管理使用人員分享檔案信息資源，從中獲取有效性的資源數(shù)據(jù)[3]。此外，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理人員依據(jù)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理化，建立了數(shù)字化條件的檔案資源信息儲(chǔ)存的便利性模式。

總而言之，當(dāng)前機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門(mén)多借助信息技術(shù)下的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效篩選，從而進(jìn)一步儲(chǔ)存檔案資源信息。

3.應(yīng)用信息技術(shù)背景下的處理系統(tǒng)，自動(dòng)化提高檔案存儲(chǔ)安全性

隨著機(jī)關(guān)事務(wù)管理的業(yè)務(wù)增加，機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)單位就不得不擺脫傳統(tǒng)檔案管理措施的束縛，開(kāi)始引入信息技術(shù)，對(duì)單位檔案實(shí)施自動(dòng)化信息技術(shù)管理。當(dāng)前，大部分機(jī)關(guān)事務(wù)單位對(duì)檔案管理工作觀念有著深刻認(rèn)識(shí)，逐漸形成以信息化建設(shè)為主的良好檔案管理氛圍，不斷順應(yīng)時(shí)代發(fā)展特征，借助信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理工作，從而提高單位檔案存儲(chǔ)安全性。

對(duì)此，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理人員可應(yīng)用信息技術(shù)下的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)單位檔案資源進(jìn)行安全有效管理。首先將大量信息資源錄入到電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，然后通過(guò)電子信息技術(shù)系統(tǒng)當(dāng)中的信息處理軟件，對(duì)單位檔案資源進(jìn)行分析、整合處理、歸檔以及存儲(chǔ)管理等。其中，檔案管理人員在運(yùn)用信息技術(shù)軟件時(shí)，要將檔案資源接收情況進(jìn)行分析，并且通過(guò)技術(shù)搜索與掃描，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理接收以及規(guī)范性處理，即不要忽略每條檔案信息資源，要確保信息資源的完整性[4]。

另外，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)技術(shù)處理，進(jìn)一步保護(hù)檔案資源。例如，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理工作者可以利用信息技術(shù)的處理功能，對(duì)單位檔案資源目標(biāo)信息進(jìn)行重組，同時(shí)要發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)功能，對(duì)檔案資源信息文件技術(shù)進(jìn)行歸檔與加密處理，減少不必要的安全風(fēng)險(xiǎn)，從而提高案信息的安全性。機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門(mén)在記錄檔案資源信息時(shí)，需通過(guò)信息技術(shù)下的處理系統(tǒng)在短時(shí)間內(nèi)獲取檔案資源信息后，處理檔案資源信息，并且在存儲(chǔ)操作過(guò)程當(dāng)中要設(shè)置信息驗(yàn)證方式，防止單位檔案信息資源被非法人員篡改。

此外，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門(mén)借助信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源自動(dòng)生成文本檔案時(shí)，需要完成檔案歸檔以及存儲(chǔ)環(huán)節(jié)。對(duì)此，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案管理部門(mén)為了防止單位檔案信息丟失，可以電子文檔的形式對(duì)檔案進(jìn)行保存，這有利于信息資源的安全存儲(chǔ)。同時(shí)，為了能夠進(jìn)一步確保機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案信息的真實(shí)性，單位檔案管理部門(mén)還要加強(qiáng)制度約束，提高檔案管理工作的規(guī)范性，并且約束檔案管理人員的工作行為，確保檔案信息資源能夠得到安全保護(hù)，以提高檔案存儲(chǔ)安全性[5]。

4.結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)前機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)檔案管理過(guò)程當(dāng)中，檔案管理工作者應(yīng)該借助現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)施信息資源管理，提高檔案管理質(zhì)量，加快信息化檔案管理步伐，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理。應(yīng)用信息技術(shù)下的資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理檔案信息資源;應(yīng)用信息技術(shù)下的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，自動(dòng)化儲(chǔ)存檔案資源信息;應(yīng)用信息技術(shù)下的處理系統(tǒng)，自動(dòng)化提高檔案存儲(chǔ)安全性?？偠灾瑱C(jī)關(guān)事務(wù)單位應(yīng)該不結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展情況，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)單位檔案資源進(jìn)行有效管理。

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