劉超

摘要：為深入推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+行政服務(wù)的融合，提高辦公效率，某集團(tuán)以實(shí)現(xiàn)辦公管理的流程化、自動化為目標(biāo)，決定構(gòu)建新一代智能辦公管理平臺，2018年11月，筆者公司成功中標(biāo)，建設(shè)周期12個(gè)月。公司委派筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目推進(jìn)工作。該項(xiàng)目包括行政管理系統(tǒng)、協(xié)同管理系統(tǒng)、服務(wù)管理系統(tǒng)、內(nèi)控管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、移動辦公系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)等七大子系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：管理系統(tǒng);智能辦公

本文以該智能辦公平臺建設(shè)為例，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，主要從規(guī)劃進(jìn)度管理、定義活動、排列活動順序、估算活動資源及持續(xù)時(shí)間、制定進(jìn)度計(jì)劃、控制進(jìn)度等方面進(jìn)行論述。

該集團(tuán)在用辦公平臺2008年上線，隨著業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，后期又陸續(xù)開發(fā)多個(gè)子系統(tǒng)，由于各系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一致，因而存在系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不共享、流程處理效率低、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確、行政業(yè)務(wù)線上流轉(zhuǎn)線下審批、遠(yuǎn)程辦公受限等問題。作為項(xiàng)目經(jīng)理，筆者在硬件選型、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、操作系統(tǒng)等四個(gè)方面分別做了部署，硬件方面按照數(shù)據(jù)處理和存儲分離原則，采用戴爾R940作為數(shù)據(jù)處理服務(wù)器，采用聯(lián)想SR550做分布式數(shù)據(jù)冗余存儲。網(wǎng)絡(luò)方面，按照自主可控原則采用深信服AF-1000做背靠背防火墻。操作系統(tǒng)方面，采用SUSE Linux便于后期業(yè)務(wù)拓展及運(yùn)維，用戶接入采用Web響應(yīng)式布局加身份認(rèn)證機(jī)制完成，便于不同設(shè)備安全接入。軟件設(shè)計(jì)部分，秉持高內(nèi)聚、低耦合的開發(fā)理念，基于該企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略部署及后期便于拓展的出發(fā)點(diǎn)，采用Python作為開發(fā)語言，結(jié)合Django框架、Gaussdb數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行項(xiàng)目開發(fā)。

從項(xiàng)目進(jìn)度管理角度來看，這個(gè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)涉及面廣、覆蓋范圍大、功能應(yīng)用多，如何制定進(jìn)度計(jì)劃、如何對項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)控是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵。為此筆者帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)嚴(yán)格按照進(jìn)度管理的七個(gè)子過程即規(guī)劃進(jìn)度管理、定義活動、排列活動順序、估算活動資源、估算活動持續(xù)時(shí)間、制定進(jìn)度計(jì)劃、控制進(jìn)度開展工作。下面結(jié)合此項(xiàng)目的實(shí)施過程，分別論述進(jìn)度管理的各過程。

一、規(guī)劃進(jìn)度管理

規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)度管理是實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度管理制定政策、程序，并形成文檔化的項(xiàng)目進(jìn)度管理計(jì)劃的過程，從接受項(xiàng)目開始，筆者就意識到該項(xiàng)目進(jìn)度管理的重要性。根據(jù)此項(xiàng)目的管理計(jì)劃和項(xiàng)目章程，按照項(xiàng)目需求，為項(xiàng)目選擇適合的控制臨界值，形成了詳細(xì)的進(jìn)度管理計(jì)劃，作為未來項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。

二、定義活動

定義活動是識別和記錄為完成項(xiàng)目可交付物成果而采取的所有活動。為了能有效地制定進(jìn)度計(jì)劃，依照項(xiàng)目進(jìn)度管理計(jì)劃和范圍基準(zhǔn)，將設(shè)定的工作包分解成項(xiàng)目的活動清單和與之對應(yīng)的活動屬性，并以此確定了項(xiàng)目的里程碑清單。

三、排列活動順序

排列活動順序是識別和記錄項(xiàng)目活動之間的關(guān)系和過程。在明確了活動清單后，通過前導(dǎo)圖法，確定各類活動的依賴關(guān)系并針對項(xiàng)目活動設(shè)定提前量和滯后量，在通過內(nèi)部評審后，確立了項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖并更新了風(fēng)險(xiǎn)登記冊。

四、估算活動資源

估算活動資源是估算執(zhí)行項(xiàng)目活動所需的人員、設(shè)備、材料或用品的種類和數(shù)量的過程。需詳細(xì)分析資源日歷并考慮風(fēng)險(xiǎn)等級冊的風(fēng)險(xiǎn)因素，自下而上的估算各工作包所需的活動資源，例如針對各系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步問題，通過群體創(chuàng)新技術(shù)，得到備選方案，通過比較分析，最終選擇一個(gè)最優(yōu)的解決方案。雖然耗時(shí)耗力，但可以得到精準(zhǔn)的活動資源需求及資源分解節(jié)后，為下階段的工作奠定了基礎(chǔ)。

五、估算活動持續(xù)時(shí)間

估算活動持續(xù)時(shí)間是根據(jù)資源估算的結(jié)果，估算完成單項(xiàng)活動所需工作時(shí)段數(shù)的過程。有了明確的活動資源后，依據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn)，采用參數(shù)估算的方式，對活動進(jìn)行持續(xù)時(shí)間的估算，此環(huán)節(jié)中，針對各子模塊的前后端數(shù)據(jù)聯(lián)調(diào)等里程碑處設(shè)定一定的時(shí)間儲備，去應(yīng)對不確定性風(fēng)險(xiǎn)。

六、制定進(jìn)度計(jì)劃

制定進(jìn)度計(jì)劃是分析活動順序、持續(xù)時(shí)間、資源需求和進(jìn)度計(jì)劃制約因素，創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度模型的過程。一個(gè)好的項(xiàng)目，必須要協(xié)調(diào)部署好人力、設(shè)備、方法及環(huán)境制約因素，為了保證進(jìn)度計(jì)劃的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性，在此階段通過關(guān)鍵路徑法和關(guān)鍵鏈法對項(xiàng)目中所有的活動消耗進(jìn)行計(jì)算，得出關(guān)鍵路徑和非關(guān)鍵路徑，結(jié)合項(xiàng)目方要求的建設(shè)工期，在不延誤項(xiàng)目完工的情況下，對關(guān)鍵路徑設(shè)置項(xiàng)目緩沖，同時(shí)也在不影響既定的關(guān)鍵路徑下，為非關(guān)鍵路徑設(shè)置了接駁緩沖。經(jīng)過項(xiàng)目變更控制委員會（CCB）批準(zhǔn)后得到進(jìn)度基準(zhǔn)，為接下來的工作績效考核，提供了基礎(chǔ)依據(jù)。

七、控制進(jìn)度

控制進(jìn)度是監(jiān)督項(xiàng)目活動狀態(tài)，更新項(xiàng)目進(jìn)展，管理進(jìn)度基準(zhǔn)變更，以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的過程。雖然在進(jìn)度管理的過程中，注重了質(zhì)量，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，減少返工情況的出現(xiàn)，但在黨建管理子系統(tǒng)驗(yàn)收的過程中，客戶對此系統(tǒng)提出了新的要求，由于客戶明確希望能夠在此功能中完善團(tuán)員的團(tuán)費(fèi)繳納功能，以提高后期集團(tuán)公司人力管理的水平。通過和此系統(tǒng)使用人說明此功能已經(jīng)超出了之前設(shè)定的范圍基準(zhǔn)后，使用人仍然希望公司能完善此功能，為此將該情況詳細(xì)記錄，向變更控制委員會提交項(xiàng)目變更申請。經(jīng)CCB授權(quán)批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照變更流程規(guī)范執(zhí)行變更控制，為保證項(xiàng)目工期不會延誤，進(jìn)度管理朝著有利的方向進(jìn)行，筆者組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)過重新核算決定采用趕工的方式對新功能進(jìn)行開發(fā)，因?yàn)橹g設(shè)定的時(shí)間儲備充足，所以并未影響項(xiàng)目的完工。

經(jīng)過團(tuán)隊(duì)的不懈努力，為項(xiàng)目方構(gòu)建的高度集成且統(tǒng)一的辦公平臺，通過了第三方的壓力測試及負(fù)載測試，同時(shí)也通過了項(xiàng)目方的驗(yàn)收。該項(xiàng)目于2019年11月底正式上線，至今安全平穩(wěn)的運(yùn)行，在提升該集團(tuán)公司管理效能的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了辦公效率的提升和無紙化辦公的流程體驗(yàn)，得到了項(xiàng)目方領(lǐng)導(dǎo)和用戶的一致好評。當(dāng)然，項(xiàng)目過程中也存在一些不足需要認(rèn)真總結(jié)，例如項(xiàng)目前期由于收集需求階段耗費(fèi)了大量的時(shí)間，在分解WBS的階段，進(jìn)度有所落后，為此筆者召集有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目成員進(jìn)行趕工，并采取了合理的糾偏措施，因此未對項(xiàng)目產(chǎn)生大的影響。