許琦 秦問

摘要：檔案能夠詳細記錄企業(yè)信息，不僅能實現(xiàn)資源的有效共享，而且大量信息背后可能蘊藏著深刻的規(guī)律。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，信息往往停留在紙面上，使用效率偏低，很難發(fā)現(xiàn)宏觀問題。隨著信息技術的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始重視檔案信息化管理。但也存在缺乏專業(yè)管理人才，軟硬件設施落后，多頭管理責任不明等問題，這些問題嚴重影響了檔案管理的效率。為了實現(xiàn)“大數(shù)據(jù)”管理，應該提高企業(yè)檔案的管理與應用能力，加強檔案管理人才的培育，推動檔案理論研究與實踐的結合，提升軟硬件設備的兼容能力，開發(fā)檔案價值，提升檔案的利用效率。

關鍵詞：信息化;檔案管理;技術

一、引言

隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，獲得數(shù)據(jù)資源對宏觀戰(zhàn)略分析變得格外重要，而檔案是歷史數(shù)據(jù)積累與搜集的重要來源，是進行“大數(shù)據(jù)”管理的工作基礎。國有企業(yè)以及事業(yè)單位較民營企業(yè)有較好的檔案管理基礎，但檔案管理較為傳統(tǒng)。隨著信息技術的不斷創(chuàng)新，現(xiàn)代化檔案管理的方式也在不斷改變，傳統(tǒng)的紙質檔案不再適用于人才高流動、信息大爆炸的現(xiàn)代社會。在此背景下，進行檔案管理的目標不僅僅是記錄過程、管理員工，而是更好的傳承企業(yè)文化、分析宏觀發(fā)展趨勢以及快速響應市場，這是檔案管理的發(fā)展趨勢，也是企業(yè)在進行檔案優(yōu)化管理的目標之一。借助信息技術對老舊檔案進行翻新、整理，挖掘檔案信的信息，能夠提高企業(yè)管理檔案的水平，通過歷史數(shù)據(jù)的縱向比較從而輔助企業(yè)戰(zhàn)略決策。

二、國有企業(yè)檔案管理的重要性

（一）記錄企業(yè)詳細信息

在知識經(jīng)濟與信息時代之下，信息是比金錢更加重要的資源，檔案作為一種信息資源，是企業(yè)在生產(chǎn)運作、科技創(chuàng)新等活動中的真實記錄。完整的企業(yè)檔案能夠記錄企業(yè)成長的各項事宜，包括開業(yè)信息，創(chuàng)新信息，戰(zhàn)略目標，擴張信息，員工變動信息。以人事檔案為例，員工檔案是員工履歷以及成績的綜合體現(xiàn)，尤其是經(jīng)過了組織認可保存下來的檔案，往往是企業(yè)資料的重要組成，對于人才的選拔與流動，組織文化的培育，隊伍建設的秩序都發(fā)揮著重要作用：再如企業(yè)項目檔案存儲了項目開展過程中的重要文件資源，能夠為項目的復盤以及經(jīng)驗的復用提供借鑒與參考。

國有企業(yè)的檔案管理模式是否先進，不僅在一定程度上反映了企業(yè)的管理水平，也反映出“大數(shù)據(jù)”時代的戰(zhàn)略意識。規(guī)范化、信息化、科學化的檔案管理，是國有企業(yè)做好其他工作的戰(zhàn)略基礎。

（二）實現(xiàn)企業(yè)內部資源共享

檔案信息能夠為企業(yè)的發(fā)展提供支持，是企業(yè)發(fā)展的重要資源，而信息的有效傳遞與共享是把檔案信息用活的前提。通過對檔案的信息化管理，能夠加大部門之間信息共享的水平，充分挖掘信息的價值，例如，人力資源部門能夠更加全面的了解員工信息，對員工的聘用、升職加薪、部門崗位調動提供可靠的參考。同時，信息化的檔案管理模式能夠擺脫傳統(tǒng)紙質檔案管理的復雜性與繁瑣性，避免紙質內容丟失所引起的不必要麻煩，減輕檔案資料使用人員的信息獲取難度，確保信息積累、提取的準確程度。

（三）順應時代要求

國有企業(yè)檔案管理的發(fā)展與改革離不開創(chuàng)新，只有利用信息技術對傳統(tǒng)的管理方式進行創(chuàng)新與改變，才能激發(fā)檔案管理的活力，適應“大數(shù)據(jù)”時代的要求。例如，在許多國有企業(yè)中，都開始試點實行檔案集中管理模式，建立了人事檔案管電子化管理平臺，搭建了檔案借閱系統(tǒng)。在人力資源部門，當員工離職、入職時遇到與檔案相關的問題，都能在交流平臺上找到對應的負責人，及時解決問題，檔案的流動安全性得到了有效的保障。人力資源部門也可以根據(jù)績優(yōu)人員的信息，發(fā)現(xiàn)人才成長的規(guī)律從而制定人才培育與激勵計劃。根據(jù)以往工程項目人員分配的數(shù)據(jù)，動態(tài)調配職位數(shù)量等。在未來的檔案管理過程中，越來越多的企業(yè)將會為員工建立電子檔案，在保管好紙質版檔案原件的同時，將有效信息全部在計算機中備份，提高信息傳遞共享效率，同時也能更好的分析檔案信息，提供決策建議。

三、國有企業(yè)檔案管理問題分析

在多年的實踐中，國有企業(yè)針對檔案管理建設取得了一定的成績。但隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸難以適應市場的需求。常見的問題包括缺乏專業(yè)的檔案管理人才，多頭并行的管理模式不利于保證檔案的有效性與完整性，檔案理論研究與實踐環(huán)節(jié)脫軌等。

（一）缺乏企業(yè)檔案管理人才

現(xiàn)階段，在絕大多數(shù)的國有企業(yè)中，檔案管理屬于文職類的工作，從事檔案管理的員工往往年齡偏大，在企業(yè)中工作多年，擁有豐富的紙質檔案管理經(jīng)驗。在此背景下，檔案管理部門缺少具有現(xiàn)代化檔案管理技術，很難從檔案中提取有效數(shù)據(jù)。首先，企業(yè)本身對于檔案管理工作的意識還未完全轉變，由于歷史檔案管理并不能直接為企業(yè)創(chuàng)造收益與價值，檔案管理工作不被大多數(shù)人重視與認可，眾多的紙質文檔僅僅在有需要的時候才會翻閱查詢，并不會有管理人員提出對檔案管理工作進行修整與完善，并對歷史信息進行數(shù)據(jù)化統(tǒng)計。其次，在信息化技術發(fā)展迅速的今天，只有具備計算機技術、數(shù)理統(tǒng)計知識、檔案管理理論等綜合學科的知識才能把握檔案管理的發(fā)展趨勢，將檔案信息轉變?yōu)槠髽I(yè)大數(shù)據(jù)。但國有企業(yè)的檔案部門恰恰缺少這類人才，在許多中小型的國有企業(yè)中，檔案部門的在職員工都是工齡超過20年的資深老員工，新員工占比很低，檔案管理部門缺乏新的動力。最后，從現(xiàn)有的工作情況及性質來看，很多企業(yè)尚未建立大數(shù)據(jù)處理部門，而傳統(tǒng)檔案管理部門工作又較為基礎，所以愿意進行檔案信息化工作的專業(yè)人士較少，檔案管理工作的吸引力偏低。

（二）多頭管理影響檔案完整性

在大多數(shù)企業(yè)中，檔案分別由組織部，人事部，辦公室等各個部門分別管理。檔案分散在不同的部門中進行管理，往往會導致檔案在流轉過程中出現(xiàn)丟失，不便于信息化處理，更不利于數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析。同時，每年都會出現(xiàn)大量國有企業(yè)破產(chǎn)、并購、改制的情況，職工下崗、轉崗、轉企業(yè)過程中，檔案會在企業(yè)間以及社會機構間流動，由于管理的規(guī)則不夠明確，許多員工表示曾經(jīng)歷過檔案缺失、檔案不全的問題。以人事檔案流轉為例，民營企業(yè)往往不需要審查員工的檔案材料，也存在不為員工建立工作檔案的現(xiàn)象，導致員工人事檔案材料缺失。企業(yè)的檔案管理流程過于松散，不夠規(guī)范，不能保證檔案的安全性。這種多頭管理的模式并不利于檔案的及時更新，在頻繁的人員調動中，紙質檔案也極為容易發(fā)生丟失。因此，如何規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程，明確各個部門在檔案管理中發(fā)揮的作用，促進檔案信息及時更新，保證檔案的完整性，值得深入思考。

（三）檔案信息化管理理論與實踐脫節(jié)

在信息化背景下，越來越多的學科開始探索如何利用信息技術，提升本專業(yè)實踐的效率。檔案學作為重要的人文社科基礎學科，亟須信息技術、數(shù)理分析方面的專業(yè)人員著手探索信息技術在檔案管理中的應用。一方面，現(xiàn)有的檔案信息管理研究不夠深入，信息技術作為新興技術，以現(xiàn)有的研究基礎尚且難以將信息技術與檔案管理學深度結合，絕大多數(shù)的研究都集中在信息化檔案管理上，只是對存儲管理、查閱進行了革新，而在數(shù)據(jù)提取、分析應用方面工作較少。另一方面，很多國有企業(yè)的檔案信息資料繁多，將信息錄入計算機是一項長期的、艱巨的任務，也使一部分企業(yè)對檔案信息化的工作望而卻步。

（四）檔案開發(fā)利用程度較低

檔案資料中含有大量能夠被開發(fā)利用的文本信息，能夠為企業(yè)的人力資源管理，戰(zhàn)略調整，策略優(yōu)化提供決策依據(jù)。但在國有企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理邏輯下，難以對檔案內容進行充分的利用。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴張，檔案的數(shù)量也在不斷增加，而從事檔案管理的工作人員往往只負責檔案資料的保管，避免檔案受潮、遺失，而前來借閱檔案的工作人員對檔案的利用程度也僅限在閱讀上，并不會深層次挖掘信息背后的內容。例如，企業(yè)中含有大量的員工檔案信息，員工檔案信息中會對員工的學習經(jīng)歷、職業(yè)經(jīng)歷、政治覺悟等方面進行全面的記錄，通過對這些信息進行深入的挖掘，企業(yè)能夠有更高的概率挖掘到合適的崗位專業(yè)人才，也能夠將員工安置在更加適合其專業(yè)技能的職位上。除此之外，由于國有企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理主要以紙質版檔案為主，缺乏信息化的電子檔案，也難以利用計算機等軟件技術對檔案信息進行整合與挖掘。

四、信息化背景下國有企業(yè)檔案管理對策分析

（一）引進檔案管理人才

專業(yè)的檔案管理人才是國有企業(yè)推動檔案信息化管理的必要前提。首先，企業(yè)需要從應屆生中挑選合適的候選人，對檔案管理信息系統(tǒng)等相關知識有深刻的了解以及獨特的見解，為企業(yè)的檔案管理部門注入新鮮的血液，同時也能逐漸增加檔案部門中專業(yè)人才的比例，推動檔案信息化管理的變革。其次，企業(yè)需要強化對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，由于現(xiàn)任在職在崗的檔案管理人員年齡偏大，基礎辦公軟件的使用能力較弱，因此，提供針對性的軟件操作學習，信息化管理理論十分必要，進而提升在職員工的工作效率。例如，推出檔案信息化管理案例教學，為檔案管理人員提供優(yōu)秀的信息化管理模式，借助其他企業(yè)的成功管理方式，從而對企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理模式進行創(chuàng)新與改進。再例如，不定期的安排檔案工作人員前往檔案局、檔案館進行參觀學習，在遇到問題時向檔案界的專家進行請教，有意識的提高檔案管理的科學性。最后，引進檔案管理人才也需要企業(yè)建立穩(wěn)定的檔案管理隊伍，保證人才能夠在企業(yè)的實踐中不斷充實自己、提升檔案管理能力，進而形成良性的循環(huán)。由于檔案崗位是文職類崗位，多為年齡偏大的員工調任而來，企業(yè)需要自主的選擇具有耐心，細心的工作人員作為團隊的補充，保證檔案管理部門工作的連貫性[1]。

（二）建立完善的檔案管理制度

在現(xiàn)有的檔案管理中，以“多頭”管理模式為主，各個部門都會有自己的檔案管理室，檔案資料的流通性較弱，信息存在較大的隔離。對于國有企業(yè)而言，應該加強對檔案管理的把控程度，徹底解決檔案管理不全、材料分散的問題。第一，根據(jù)企業(yè)多年管理檔案的經(jīng)驗，結合實際問題，制定檔案管理制度，并根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標對制度進行不斷的完善與改進，讓檔案的每一次轉移以及借閱都有跡可循，有制度可遵守，將檔案管理的環(huán)節(jié)責任落實到個人，促進檔案信息化管理。第二，加大員工對于檔案管理的重視程度，通過內網(wǎng)郵件、公司會議等方式讓各個部門的管理人員以及普通員工都意識到檔案的重要性，并加強員工對于《檔案法》的認識，更好的利用制度與法律維護自己的權益，在離職、交接過程中，積極、主動的配合企業(yè)對自己的檔案進行妥善的管理，保證檔案等資料的安全。第三，學習其他企業(yè)的先進檔案管理經(jīng)驗，建立綜合檔案管理平臺，設立檔案信息咨詢團隊，充分利用平臺的檢索功能，減少檔案使用人員的費力度，也能夠提升信息的共享程度[2]。

（三）推動檔案信息管理理論與實踐的結合

現(xiàn)階段，國有企業(yè)在進行檔案信息化管理的過程中，對于理論知識的重視程度較低。然而，只有將先進的理論知識運用到實踐管理中，才能夠推動企亞檔案信息管理的進程。首先，企業(yè)需要推進與專業(yè)信息化人員的合作，將企業(yè)在檔案管理過程中遇到的實際問題同步反饋給合作的專業(yè)人員，并提供必要的信息資料以及文本數(shù)據(jù)，從理論研究的角度找到問題的突破方案。其次，國家科研機構以及相關部門應該加大對于檔案信息學的研究資助，鼓勵在校學生、老師發(fā)現(xiàn)更多的理論問題，并能夠深入的對問題進行分析與挖掘，從而總結出較為完整的檔案實踐管理方案。最后，為了更好的推動理論與實踐的結合，企業(yè)需要放開與研究機構的合作，提高解決問題的針對性[3]。

（四）充分開發(fā)利用檔案信息

為了充分的開發(fā)并利用檔案信息，國有企業(yè)應該從以下角度進行調整與優(yōu)化。第一，進一步規(guī)范檔案信息的管理工作，例如全面的檢查檔案案卷，對無效、過期的案卷進行剔除，從而減少后期計算機錄入信息的繁瑣重復工作，這也是實現(xiàn)檔案電子化管理的必要步驟，同時，也要對重復的檔案記錄進行整理與合并，盡可能的將主題相似的檔案歸類在一起，尤其針對頁碼缺失、信息缺失的文件進行及時補充，更好的為開發(fā)利用檔案資源服務。第二，擴大利用的效率，檔案信息對于人力招聘，黨建活動，服務發(fā)展等項目有直接的幫助作用，因此，企業(yè)可以從以上項目著手進行檔案信息的歸類于應用，制定科學合理的檔案開發(fā)計劃。例如，針對人力招聘項目，尤其是內部員工的升職加薪問題，可以根據(jù)員工檔案信息記載的工作經(jīng)歷，思想?yún)R報水平，服務項目等資料進行全面的評估，通過文本挖掘等方式提高信息利用效率，充分利用檔案記錄的文本信息。最后，制定完善的檔案開發(fā)計劃，在整理基礎信息后，通過計算機模型，數(shù)據(jù)挖掘等方式對檔案內容進行數(shù)據(jù)化的分析，挖掘更多的有效信息。借鑒國外先進的檔案管理與開發(fā)模式，加強檔案管理部門與業(yè)務部門的合作[4]。

（五）做好信息化基礎建設工作

全面推動檔案信息化管理需要良好的基礎硬件設施支持。一方面，提高計算機、信息系統(tǒng)等軟硬件的兼容能力，設計檔案信息專用數(shù)據(jù)庫，以供存儲檔案數(shù)據(jù)信息，同時聘請數(shù)據(jù)開發(fā)專員，針對檔案文本信息的合理存儲進行設計，簡化后期數(shù)據(jù)錄入的復雜性，提升檔案文本數(shù)據(jù)使用的便利度。另一方面，國有企業(yè)也要通過加強信息設備投資，來對現(xiàn)有的陳舊系統(tǒng)進行升級，保證系統(tǒng)的安全性與隱私性，避免發(fā)生重要信息泄露的問題[5]。

五、結論

隨著信息技術的不斷發(fā)展，越來越多的國有企業(yè)開始重視檔案信息化的建設過程。檔案資料中含有大量可深入挖掘的信息，借助計算機軟件主動對檔案文本資料進行挖掘與分析。然而，在國有企業(yè)的檔案管理實踐過程中，往往面臨諸多問題，例如，缺少檔案信息化管理人才，企亞對于檔案信息化管理的重視程度較低，相關軟硬件設備不達標等，這些問題嚴重制約了國有企業(yè)對檔案資料的管理、開發(fā)以及利用，盡管越來越多的研究人員投入到檔案管理的理論研究中，但科研成果并不能及時的應用在企業(yè)實踐中。本文提出，國有企業(yè)應該加強檔案管理人才的引進，充實現(xiàn)有的檔案管理團隊，提升在職員工的理論與實踐操作水平，從而更好的從事本職工作。一方面，企業(yè)要加強軟硬件的投資管理，升級設備，為儲存管理檔案信息提供可靠的基礎;另一方面，積極與研究人員合作，推動先進科研成果在企業(yè)實踐中的應用，進一步對檔案資料中的信息進行挖掘，提煉有效信息。

參考文獻：

[1]楊遠琴.淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2017（17）：90.

[2]白茹.國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（18）：98.

[3]賀曉宏.信息化時代下國有企業(yè)檔案管理策略研究[J].企業(yè)改革與管理，2017（24）：33.