李玉歡

摘要：從今年春節(jié)前延續(xù)至今的新冠肺炎疫情，牽動(dòng)著所有人的心。在全國人民的齊心協(xié)力下，疫情的新增趨勢目前趨于穩(wěn)定，而治愈率也在持續(xù)上升中。但是這類新發(fā)傳染病往往具有傳染性強(qiáng)、傳播速度快、病死率高的特點(diǎn)，對社會(huì)穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國家安全造成嚴(yán)重影響。因此，預(yù)防和控制新出現(xiàn)的傳染病，已成為當(dāng)前疾病預(yù)防控制工作中的重要內(nèi)容。無疑，檔案室作為各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)重要的信息資源管理部門，應(yīng)該盡早認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，積極將檔案管理滲透到防控工作中，做到關(guān)口前移，才能收集到全面的第一手的材料，才能確保這些檔案材料能夠真正完整地反映防控過程和經(jīng)驗(yàn)。基于此本文就新發(fā)傳染病檔案管理進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：新發(fā)傳染病;檔案管理

一、建立檔案管理機(jī)制

（一）架構(gòu)檔案管理組織

當(dāng)疾控機(jī)構(gòu)全面啟動(dòng)新發(fā)傳染病預(yù)防控制機(jī)制時(shí)，往往會(huì)建立起防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面組織和領(lǐng)導(dǎo)防控工作，并在此之下，成立相關(guān)工作組。如協(xié)調(diào)組、信息組、現(xiàn)場組、檢驗(yàn)組、宣傳組、后勤保障組、外聯(lián)組、專家組等，具體負(fù)責(zé)預(yù)防控制工作中上下級(jí)部門的協(xié)調(diào)與溝通;進(jìn)行疫情信息的收集、分析與上報(bào);開展疫情的應(yīng)急處理與流行病學(xué)調(diào)查、疫情的監(jiān)測與檢驗(yàn)檢測。同時(shí)還要對社會(huì)民眾進(jìn)行健康教育，并與社會(huì)多系統(tǒng)多部門開展聯(lián)防聯(lián)控，共同抵御新發(fā)傳染病。在疾控機(jī)構(gòu)啟動(dòng)防控機(jī)制的第一時(shí)間，檔案部門就應(yīng)積極行動(dòng)起來，將檔案管理介入到防控機(jī)制之中。首先，檔案人員應(yīng)加入?yún)f(xié)調(diào)組或信息組的工作，專職負(fù)責(zé)對整個(gè)防控工作檔案的指導(dǎo)與收集。第二，在各個(gè)防控小組中確定檔案信息員，負(fù)責(zé)該組檔案材料的收集和歸檔工作。

（二）明確機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)，建立規(guī)章制度

檔案部門應(yīng)在各工作組成立之始，建議領(lǐng)導(dǎo)小組在各組建立和制定制度時(shí)，在制度中明確歸檔任務(wù)。在工作結(jié)束或告一段落時(shí)，將本組形成的文件材料及時(shí)收集和歸檔，并將這一責(zé)任具體落實(shí)到各組的信息員職責(zé)中去。明確規(guī)定信息員的職責(zé)，除了定期將該組工作信息上報(bào)防控領(lǐng)導(dǎo)小組外，還要負(fù)責(zé)將該組文件材料收集齊全，上交到檔案室。檔案部門也應(yīng)該及時(shí)制定歸檔范圍，提出歸檔要求，發(fā)送至各工作組，從而確保信息員和各組工作人員都能了解和掌握歸檔內(nèi)容。

（三）利用現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)

在防控工作結(jié)束、工作組解散后，還會(huì)有反映防控工作的文件產(chǎn)生或需要?dú)w檔，如表彰類的申報(bào)材料和實(shí)物類的檔案以及各科室申報(bào)的有關(guān)項(xiàng)目或科學(xué)研究的檔案材料。為了確保檔案能完整地反映整個(gè)防控的全過程，也應(yīng)該注意收集這部分材料，而它們的歸檔就需要靠現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)來完成。因此，檔案機(jī)構(gòu)還要及時(shí)對各科室的兼職檔案員提出要求，關(guān)注并及時(shí)收集和歸檔這部分檔案材料。

二、明確防控文件材料的歸檔范圍

（一）防控工作的組織與框架文件

包括防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組的籌備、建立文件：領(lǐng)導(dǎo)小組和各工作組的職責(zé)任務(wù)、工作制度及人員安排、通訊錄;重要的會(huì)議記錄;本單位和上級(jí)單位的防控工作預(yù)案、方案、技術(shù)規(guī)范與技術(shù)指南;本單位和上級(jí)單位的防控工作計(jì)劃、總結(jié)、大事記;本單位和上級(jí)單位關(guān)于防控工作的通知、簡報(bào)等文件以及本單位向上級(jí)的請示、報(bào)告、建議、意見以及上級(jí)單位的指示、批復(fù)、復(fù)函等文件材料。

（二）現(xiàn)場流行病學(xué)調(diào)查及疫情處理材料

對新發(fā)傳染病進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查和處理所形成的材料是反映整個(gè)防控工作的至關(guān)重要的第一手材料，是開展傳染病癥狀分析、流行病學(xué)分析和病原學(xué)分析與研究的最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的材料，因此要特別重視這部分材料的收集。這些文件材料應(yīng)包括確診病例及其密切接觸者的現(xiàn)場流行病學(xué)調(diào)查表、調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室檢測報(bào)告、專家會(huì)診意見及現(xiàn)場消毒或進(jìn)一步隔離的記錄等材料。除個(gè)案材料外，還應(yīng)包括新發(fā)傳染病的報(bào)告管理、流行病學(xué)調(diào)查和處理的技術(shù)規(guī)范、指南等規(guī)定性和指導(dǎo)性文件。此外，消毒藥品、器械及防護(hù)用品等應(yīng)急物資儲(chǔ)備的申請、批復(fù)、登記表、匯總表，消毒工作登記和統(tǒng)計(jì)表以及應(yīng)急隊(duì)伍集結(jié)和培訓(xùn)等材料也應(yīng)包含其中。

（三）疫情信息統(tǒng)計(jì)與分析材料

這部分文件材料反映的是整個(gè)疫情的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此，對它們的收集也是檔案收集的重頭工作。應(yīng)包括本單位以及與上下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)溝通的疫情監(jiān)測日報(bào)、周報(bào)、月報(bào);疫情的監(jiān)測分析報(bào)告;建立新的疫情信息報(bào)告系統(tǒng)或平臺(tái)的材料以及相關(guān)的技術(shù)指南、規(guī)范性文件和培訓(xùn)材料等。

（四）健康教育材料

開展為大眾傳染病防控知識(shí)的普及和宣傳是疾控機(jī)構(gòu)的重要任務(wù)，特別是對大眾都不了解的新的傳染病，就更是需要加強(qiáng)民眾的健康教育。因此，在工作中形成的健康教育材料就成為整個(gè)檔案材料中較為重要的組成部分，包括健康宣傳方案、宣傳海報(bào)、公益廣告、折頁、手冊;以及多媒體制作材料如DVD、VCD光盤等等。此外，還應(yīng)包括對社區(qū)或下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)人員開展培訓(xùn)的材料。

（五）有關(guān)新發(fā)傳染病的科研項(xiàng)目等研究性材料

在開展疫情癥狀監(jiān)測和實(shí)施防控措施的同時(shí)，疾控機(jī)構(gòu)對新發(fā)傳染病的研究會(huì)迅速跟上。檔案人員應(yīng)注意收集圍繞該病開展的疫情風(fēng)險(xiǎn)分析和應(yīng)對措施研究、檢測技術(shù)與方法研究、流行病學(xué)、病原學(xué)分析與研究等材料;此外，還應(yīng)關(guān)注疾控機(jī)構(gòu)為防控工作申請的各類項(xiàng)目和科研材料，它們也從多個(gè)側(cè)面反映了防控工作的進(jìn)展。這部分文件材料還應(yīng)包括項(xiàng)目的申請、計(jì)劃或方案、項(xiàng)目的進(jìn)展記錄、項(xiàng)目的總結(jié)性和評(píng)估性材料以及項(xiàng)目的審計(jì)材料等。

（六）社會(huì)機(jī)構(gòu)聯(lián)合防控的材料

防控新發(fā)傳染病，不可能僅是衛(wèi)生健康部門單兵作戰(zhàn)，而是需要加強(qiáng)社會(huì)相關(guān)部門的聯(lián)防聯(lián)控，共同應(yīng)對嚴(yán)重的疫情。當(dāng)疫情發(fā)生時(shí)，疾控機(jī)構(gòu)會(huì)立即與出入境管理部門、民航局、鐵路局、交委、教委以及疫情周邊省區(qū)的疾控機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，定期交流疫情信息，聯(lián)合采取防控措施，并協(xié)助開展異地患者的排查和確診工作。在聯(lián)防聯(lián)控工作中產(chǎn)生的文件材料主要包括信息交流的制度、規(guī)定;疫情信息通報(bào)和工作簡報(bào);重要會(huì)議材料;協(xié)助開展的流行病學(xué)調(diào)查處理材料以及相關(guān)個(gè)案信息的通報(bào)、函件等材料。

三、結(jié)語

做好新發(fā)傳染病的檔案管理工作有助于汲取防控經(jīng)驗(yàn)，為新發(fā)傳染病的預(yù)防和控制提供有效的依據(jù)，因此，我們對這項(xiàng)工作要高度重視，為人民健康服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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