徐月丹

我國(guó)的社會(huì)保障體系日益完善，醫(yī)療保險(xiǎn)的覆蓋范圍越來(lái)越廣，醫(yī)療保障檔案作為醫(yī)療保險(xiǎn)的重要組成部分，在其中發(fā)揮著重要的作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理應(yīng)改變傳統(tǒng)的方式，逐步實(shí)現(xiàn)信息化，以提高檔案管理的工作效率和管理水平。本文就實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化的重要意義和有效措施進(jìn)行了探討。

醫(yī)療保障檔案之中包含著文書(shū)、參保、審核、財(cái)務(wù)等多種檔案資料，是在多年的醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦工作中產(chǎn)生并逐漸積累起來(lái)的重要信息，它是醫(yī)療保障的基礎(chǔ)性資源，在醫(yī)療保障事業(yè)中有著不可替代的作用。在全民醫(yī)保目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的進(jìn)程中，傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理工作顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)醫(yī)療保障事業(yè)的發(fā)展要求，而實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化將可以解決這一發(fā)展中的問(wèn)題。

一、實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化的重要意義

在醫(yī)療保障體系不斷完善，參保人員越來(lái)越多，人員流動(dòng)使醫(yī)保信息變化頻繁的情況下，醫(yī)保檔案管理的難度在持續(xù)增加。而傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著效率低、容易出現(xiàn)錯(cuò)誤等問(wèn)題，使得參保人員在辦理醫(yī)保時(shí)的難度增大，影響了醫(yī)保的時(shí)效性。因此，醫(yī)保檔案管理必須跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷切實(shí)提升管理工作效率，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的信息化、科學(xué)化和規(guī)范化。實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化，可以有效提升醫(yī)保辦理效率，優(yōu)化醫(yī)保管理的手段和形式，從而降低管理成本，提高管理水平，使檔案管理工作進(jìn)一步順應(yīng)信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)。

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化的有效措施

1、建立健全信息化管理制度

醫(yī)保檔案管理部門(mén)要以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、科學(xué)化和規(guī)范化為目標(biāo)，結(jié)合醫(yī)療保障工作的實(shí)際，制定并出臺(tái)關(guān)于醫(yī)保檔案的各項(xiàng)管理制度，如醫(yī)保檔案歸檔制度、醫(yī)保檔案管理制度、醫(yī)保檔案借閱制度等，對(duì)醫(yī)保檔案收集、整理、立卷、歸檔進(jìn)行規(guī)范，將檔案資料歸檔工作分解到醫(yī)療保障局的每個(gè)部門(mén)，要求各部門(mén)按照歸檔制度的要求，對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的具有歸檔價(jià)值的資料進(jìn)行收集整理、分類(lèi)裝訂、數(shù)據(jù)錄入等，按時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)將檔案資料歸檔，成為醫(yī)保檔案管理中的一部分。

2、對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換

為便于信息化管理，要及時(shí)將紙質(zhì)資料進(jìn)行電子文件轉(zhuǎn)化，采取提供電子文檔、進(jìn)行紙質(zhì)文檔掃描、重新錄入，將圖片文件和視頻文件錄入電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保存等，方便檔案資料的管理、查找和利用，有利于使檔案的價(jià)值得到更大的發(fā)揮。對(duì)應(yīng)用比較頻繁、瀕臨破損和重要的檔案優(yōu)先進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，設(shè)立電子化檔案目錄，形成業(yè)務(wù)檔案的條形碼，在調(diào)取文檔時(shí)只要對(duì)條形碼進(jìn)行掃描即可實(shí)現(xiàn)閱讀和利用。

3、設(shè)立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和共享平臺(tái)

要設(shè)立區(qū)域性的社保業(yè)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和共享平臺(tái)，形成分類(lèi)明確、層次清晰的檔案信息管理系統(tǒng)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行共享，使檔案信息的查詢和利用更加便捷、高效。對(duì)于涉密檔案信息來(lái)說(shuō)，應(yīng)加強(qiáng)安全性管理，根據(jù)文件的安全等級(jí)進(jìn)行加密處理，防止出現(xiàn)泄密問(wèn)題。

4、做好電子化檔案信息的備份管理

要建立電子檔案信息的備份文件夾或采取云備份的方法，確保電子檔案信息不丟失、不損壞，有條件的話也可以購(gòu)置存儲(chǔ)磁盤(pán)，用于檔案信息備份文件的存儲(chǔ)。進(jìn)一步做好電子文件的歸檔，以及電子檔案的規(guī)范化管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)與利用。

5、推進(jìn)電子檔案館建設(shè)

按照檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的要求，加大電子檔案館的建設(shè)力度。開(kāi)展電子文件的收集整理工作，要求各部門(mén)將電子文件及時(shí)歸檔。理順電子檔案館的管理體制和機(jī)制，對(duì)醫(yī)保檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，對(duì)目標(biāo)任務(wù)重新分配，對(duì)管理責(zé)任進(jìn)一步明確，完善和健全電子化檔案的管理工作。

6、完善檔案管理的硬件設(shè)備設(shè)施

為檔案管理配備專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房和辦公場(chǎng)所，即使是推行檔案信息化管理，紙質(zhì)檔案仍需要繼續(xù)保存，因此，必須設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管庫(kù)房，為庫(kù)房配備空調(diào)和防潮設(shè)備，并配備相當(dāng)數(shù)量的檔案柜和檔案盒，用于紙質(zhì)檔案資料的存放和保管。同時(shí)，為確保檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，還需通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)的方式，購(gòu)置信息化依托的必要的硬件設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等。

7、加大對(duì)檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)

信息化技術(shù)需要專(zhuān)門(mén)人才和專(zhuān)業(yè)知識(shí)來(lái)掌控，而一些檔案管理部門(mén)的工作人員有的屬于兼職、有的年紀(jì)已大、有的文化水平較低，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)還可以適應(yīng)，但對(duì)于信息化管理來(lái)說(shuō)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)，必須對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打造一支思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬的檔案信息化管理隊(duì)伍。檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合本部門(mén)實(shí)際，舉辦檔案管理信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，采取邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員講課和同事之間進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流等方法，確保培訓(xùn)取得良好效果。培訓(xùn)的內(nèi)容主要是：關(guān)于檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，電子文件的歸檔與管理方法，電子化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與使用方法，檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接技術(shù)，電子檔案信息的查詢和利用等。在進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育，使檔案管理人員提高工作責(zé)任心，具有良好的法律意識(shí)和職業(yè)道德。

總之，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案信息化管理是一種發(fā)展趨勢(shì)，各地醫(yī)療保障部門(mén)應(yīng)積極推進(jìn)醫(yī)保檔案的信息化建設(shè)，解決好在信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，投入人力和物力，為檔案信息化管理配備必要的硬件和軟件，確保通過(guò)信息化技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、科學(xué)化和規(guī)范化管理。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣醫(yī)療保障信息服務(wù)中心）