謝亞非
摘 要:伴隨國家事業(yè)單位體制改革進(jìn)程的有序推進(jìn),新形勢下對于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作來說也需要緊密結(jié)合新時(shí)代的發(fā)展變化要求加強(qiáng)新理念、新模式、新技術(shù)的探索應(yīng)用,這樣才能全面夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ),推動檔案信息成果的有效轉(zhuǎn)化。本文圍繞事業(yè)單位辦公室檔案管理工作探究了其開展的必要性,分析了目前辦公室檔案管理工作的開展現(xiàn)狀并針對如何加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新提出了具體的對策,以供參考。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;形勢;信息;意義;對策
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:2096-5079 (2020) 11-0-02
一、引言
隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展水平不斷提高,新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的市場挑戰(zhàn)形勢。在激烈的市場競爭環(huán)境下加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新,有助于全面推動檔案信息資源的有效轉(zhuǎn)化,進(jìn)而不斷夯實(shí)事業(yè)單位改革發(fā)展基礎(chǔ),提高科學(xué)化管理水平。目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習(xí)慣于經(jīng)驗(yàn)管理,創(chuàng)新性不足,檔案信息資源開發(fā)利用深度不夠,嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。加強(qiáng)新時(shí)期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新對策探究具有重要的社會意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的意義及原則分析
對于事業(yè)單位來說辦公室檔案管理工作是重要的基礎(chǔ)工作,新時(shí)期隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的有序推進(jìn),事業(yè)單位經(jīng)營管理形勢也更為復(fù)雜。各類檔案信息等不斷變化,規(guī)模也在不斷提高,所以加強(qiáng)辦公室檔案管理創(chuàng)新,是新形勢下適應(yīng)事業(yè)單位改革發(fā)展的必然選擇。加強(qiáng)辦公室檔案管理,一方面,可以有效推動事業(yè)單位各個(gè)領(lǐng)域的工作有序開展,進(jìn)而為工作的開展提供重要的原始資料支撐,夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ),提高科學(xué)決策水平。另一方面,可以更好地推動部門之間有效協(xié)同,針對各個(gè)方面的情況進(jìn)行不斷溝通,強(qiáng)化資源共享,從而最大限度提高工作效率,減少沖突和矛盾。此外事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新也有助于提高管理者的科學(xué)化管理水平。通過對各類檔案信息等進(jìn)行了解,進(jìn)而對下屬等方面的情況進(jìn)行全面掌握,更好地為人才招聘、人員使用與管理等提供有力的說明,也可以根據(jù)檔案信息的變化情況等開展人才選拔,加強(qiáng)績效管理與薪酬管理,營造公平有序的競爭環(huán)境,提高事業(yè)單位人力資源綜合管理效能。
此外,隨著事業(yè)單位發(fā)展水平不斷提高,社會化競爭形勢也越來越嚴(yán)峻,辦公室檔案管理工作可以從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化模式,向著電子化智能化模式轉(zhuǎn)變,這對于事業(yè)單位檔案管理人才來說可以更好地激發(fā)他們的工作積極性和挑戰(zhàn)欲望,進(jìn)而學(xué)會應(yīng)用相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息技術(shù)等進(jìn)行問題的處理和資料的整合,更好地提高自身能力。
當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新,并不是漫無目的地隨意進(jìn)行模仿,而是應(yīng)當(dāng)把握基本的創(chuàng)新原則。一是要堅(jiān)持動態(tài)結(jié)合的原則,也就是說事業(yè)單位檔案管理信息并不是一成不變的,是隨著時(shí)間的推移和形勢的變化不斷進(jìn)行變化的,所以需要檔案管理工作也要及時(shí)進(jìn)行信息的更新,并且對相關(guān)的檔案管理制度予以完善,從而切實(shí)提高檔案管理的規(guī)范性。二是要堅(jiān)持權(quán)責(zé)利明確的原則。要對涉及檔案管理的各方明確具體的責(zé)任與權(quán)力,從而確保他們在自身的崗位上履行好自身的職能,更好地提高合法權(quán)利應(yīng)用水平。三是要堅(jiān)持規(guī)范性與靈活性的原則。規(guī)范性體現(xiàn)在必須要嚴(yán)格按照國家相關(guān)的政策要求以及行業(yè)規(guī)范、事業(yè)單位自身工作實(shí)際等加強(qiáng)檔案管理,確保符合統(tǒng)一的要求。同時(shí)要結(jié)合事業(yè)單位的具體情況及發(fā)展戰(zhàn)略等,動態(tài)進(jìn)行檔案管理內(nèi)容框架和管理方式等調(diào)整,從而確保檔案管理工作靈活有序開展。
三、當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理工作開展現(xiàn)狀與優(yōu)化對策分析
目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作開展過程中主要存在的問題及建議如下:
(1) 檔案管理機(jī)制不夠完善,規(guī)范性有待提高。受到多方面因素的影響,事業(yè)單位對辦公室檔案管理工作重視程度不夠,沒有將其作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和調(diào)度安排。檔案管理相關(guān)的制度也不夠完善,僅僅是按照上級的要求來進(jìn)行檔案信息的采集和整理,沒有從規(guī)范性的角度全面加強(qiáng)辦公室檔案管理工作,相關(guān)的制度不夠完善,管理體系需要健全,以此才能保證檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。此外,事業(yè)單位辦公室檔案管理工作需要加強(qiáng)系統(tǒng)規(guī)劃,針對性完善相關(guān)的資金保障機(jī)制,切實(shí)保證檔案建設(shè)工作扎實(shí)有序開展,設(shè)置專項(xiàng)資金來進(jìn)行統(tǒng)籌管理,更好地推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。
(2) 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)需要加強(qiáng)。辦公室檔案管理工作的開展要依靠廣大人員積極參與和共同努力,在技術(shù)、方法、理念等方面不斷創(chuàng)新探索也需要檔案管理人員努力實(shí)踐,所以要在不斷完善相關(guān)的檔案管理制度,明確權(quán)責(zé)利分配的基礎(chǔ)上,細(xì)化檔案管理流程,將檔案管理知識、技能等培訓(xùn)全面納入到檔案管理體系中,從而不斷提高檔案管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識、規(guī)范意識,更好地結(jié)合事業(yè)單位改革發(fā)展的要求對檔案管理資料進(jìn)行動態(tài)補(bǔ)充與維護(hù),為檔案管理資源的開發(fā)利用等提供更多的可行性建議,切實(shí)發(fā)揮他們的聰明才智為檔案管理深度開發(fā)應(yīng)用等提供重要的人力支持。此外檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)道德素養(yǎng)培訓(xùn),不斷提高他們的服務(wù)意識,針對各個(gè)部門涉及到檔案管理事務(wù)等做好服務(wù)指導(dǎo),并及時(shí)給予相關(guān)的支持,從而共同為檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)構(gòu)建合力。
(3) 檔案信息化建設(shè)需要不斷加快。目前在檔案信息化建設(shè)方面存在進(jìn)度滯后,推進(jìn)效果不足等方面的問題。要圍繞檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行不斷創(chuàng)新探索,積極引進(jìn)更多先進(jìn)的檔案管理軟件,加強(qiáng)檔案管理信息資源的開發(fā)與集成,從數(shù)據(jù)的采集到整理、整合和共享等各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)紙質(zhì)化與電子化數(shù)據(jù)協(xié)同管理,完善基礎(chǔ)檔案,加強(qiáng)分類整合,并構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系,確保檔案管理信息庫完善,動態(tài)更新。要圍繞檔案管理分類開發(fā)建設(shè)等方面不斷學(xué)習(xí)更多的經(jīng)驗(yàn)和方法,從而實(shí)現(xiàn)檔案的同步更新、同步分類整合及同步開發(fā)應(yīng)用。同時(shí)事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立大局意識和宏觀理念,要將檔案管理軟件與事業(yè)單位其他業(yè)務(wù)管理軟件等進(jìn)行整合,這樣既可以避免各類軟件資源等出現(xiàn)沖突,提高信息資源整合的統(tǒng)一性和規(guī)范性,同時(shí)也便于相關(guān)的信息及時(shí)進(jìn)行動態(tài)維護(hù)和共享,更好地為人事決策制定等方面的政策研究提供更大的參考價(jià)值。當(dāng)然檔案管理信息化建設(shè)還需要從加強(qiáng)檔案信息資源的保密性以及安全性等角度來進(jìn)行維護(hù)升級,從而確保檔案信息資源不被泄露,做好備份管理和安全防護(hù),最大限度保證檔案信息資源的安全性和可靠性。另外在檔案管理信息化建設(shè)方面要不斷進(jìn)行軟件的升級,開發(fā)更多的功能性模塊,從而更好地提高檔案管理信息化建設(shè)的深度,推動檔案管理信息資源成果的有效轉(zhuǎn)化。
(4) 檔案信息資源可靠性不足。目前在檔案信息資源等整合方面缺乏有力的監(jiān)督,導(dǎo)致信息資源出現(xiàn)漏項(xiàng)或者弄虛作假等情形。所以要加強(qiáng)檔案信息資源的質(zhì)量監(jiān)督。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作,并不是單純地依靠辦公室一個(gè)部門就可以完成的,在信息的采集和形成的過程中需要各個(gè)部門緊密配合,加強(qiáng)聯(lián)動,所以需要對檔案管理信息進(jìn)行全面的質(zhì)量檢查,對每一類檔案資源入檔的及時(shí)性、規(guī)范性、真實(shí)性和系統(tǒng)性等各個(gè)方面制定相關(guān)的考核評價(jià)指標(biāo),加強(qiáng)過程監(jiān)督和審查,從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在的各種問題,最大限度提高檔案管理成效,更好地提高檔案信息資源的整體規(guī)范水平。
四、總結(jié)
總之,事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新,需要事業(yè)單位緊密結(jié)合新形勢下的要求以及自身的實(shí)際在檔案管理制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、資源開發(fā)管理及信息化建設(shè)等方面不斷加強(qiáng)謀劃,創(chuàng)新探索,這樣才能更好地提高檔案管理綜合成效。
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