第八章? 企業(yè)檔案信息化建設

二、電子文件的歸檔要求

8.2.2? 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。

電子文件的元數(shù)據(jù)（ metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。而背景信息（ context）則指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對維護電子文件真實性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點強調(diào)電子文件歸檔時應注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。

8.2.3? 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T 18894第6章。

由于電子文件對軟硬件有特殊要求，因此“易于識讀、遷移”就成為衡量電子文件歸檔后能否有效利用的重要指標。所謂“易于識讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀。所謂“遷移（ migration）”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。“易于遷移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進行。要做到“易于識讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時使用通用格式。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式;掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式;視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式;音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

8.2.4? 電子文件應經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T 17678.1和GB/T 18894。

8.2.5? 加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

8.2.6? 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。

按照《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T 17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的規(guī)定，對電子文件的歸檔、整理和鑒定的要求是：

1.歸檔要求

（1）文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

（2）在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測。檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

（3）加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

（4）文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。

（5）歸檔的電子文件由形成部門負責整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導。

2.整理方法

歸檔電子文件以件為單位整理。

（1）同一全宗內(nèi)的文書類電子文件按照年度——保管期限——機構(gòu)（問題）或保管期限——年度——機構(gòu)（問題）等分類方案進行分類。

（2）產(chǎn)品研制或工程設計過程中形成的電子文件應以產(chǎn)品型號、研究課題或建設項目為單元按電子文件類別分別保管。

①圖形、圖像類文件按產(chǎn)品隸屬或分類編號順序排列，由幾個產(chǎn)品組成的復雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機排列;建設項目按設計、施工、結(jié)構(gòu)、維護管理等順序排列。

②數(shù)據(jù)文件按計算、試驗、設計等屬類進行整理。同一屬類文件按自然形成規(guī)律排列。

③文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進行整理。

④計算機程序按形成時間順序排列。

（此部分未完待續(xù)）