俞木發(fā)

自動(dòng)更正 隨輸隨換

Word自帶“自動(dòng)更正”功能，對(duì)經(jīng)常需要輸入的特殊字符，我們可以使用常見字符實(shí)現(xiàn)自動(dòng)替換。依次點(diǎn)擊“文件→選項(xiàng)→校對(duì)→自動(dòng)更正”，在打開的窗口中添加需要替換的選項(xiàng)，比如“二氧化硫”替換為“SO₂”，這樣以后在Word中輸入“二氧化硫”就會(huì)自動(dòng)替換為上述的分子式。同理，我們可以將平時(shí)經(jīng)常需要輸入的特殊字符都使用常見字符替換（圖1）。

快捷鍵輸入 特殊字符輸入更快速

Word對(duì)一些特殊字符的輸入已經(jīng)提供了默認(rèn)的快捷鍵組合，依次點(diǎn)擊菜單欄中的“插入→符號(hào)→其他符號(hào)”，在打開的窗口中就可以看到，比如“Alt+Ctrl+T”快捷鍵對(duì)應(yīng)“TM”這個(gè)字符（圖2）。

有些字符的默認(rèn)快捷鍵比較復(fù)雜，比如攝氏度符號(hào)的默認(rèn)快捷鍵是輸入2103后按“Alt+X”，不太好記，我們可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣將其修改為新的快捷鍵。在“其他符號(hào)”中選中該符號(hào)，點(diǎn)擊“快捷鍵”，在打開窗口中的“請(qǐng)按新快捷鍵”選項(xiàng)下按下“Ctrl+Shift+C”，這樣以后就可以使用這個(gè)新的快捷鍵輸入攝氏度符號(hào)了（圖3）。

化繁為簡(jiǎn) 用好符號(hào)域

如果經(jīng)常需要在文檔中輸入各種公式或指定格式的字符，比如帶根號(hào)的分式，那可以借助Word的符號(hào)域快速輸入。在需要輸入公式或字符的地方按下“Ctrl+F9”快捷鍵插入一個(gè)域符號(hào)，在文檔中會(huì)出現(xiàn)一個(gè){}的符號(hào)，按提示在其中輸入指定的域代碼即可。如輸入“eq＼f（＼r（3，2），2）”（注意：字符需要在英文半角的狀態(tài)下輸入，eq后有個(gè)半角的空格），在域代碼中，“＼f”表示輸入分?jǐn)?shù)，“＼r”表示輸入根號(hào)（圖4）。

輸入完后選中代碼并按下“Shift+F9”，域代碼就會(huì)自動(dòng)地轉(zhuǎn)換為帶根號(hào)的分式（圖5）。利用同樣的方法，我們還可以輸入其他的公式或特殊字符，比如在域中輸入“eq＼o（＼s＼up5（山），＼S＼do2（鬼））”就可以輸入“嵬”字。關(guān)于代碼的更多知識(shí)，大家可以在微軟Office的支持網(wǎng)頁(yè)中進(jìn)行查詢。

批量替換 用好VBA腳本

在一篇或多篇文檔中如果有很多的特殊字符需要替換，上述介紹的方法都有各自的不足。如Word本身的“查找和替換”組件只能替換一種字符，而為了書寫規(guī)范，現(xiàn)在需要將文檔中的“wifi”替換為“Wi-Fi”、“win10”替換為“Windows 10”，使用Word組件需要執(zhí)行多次替換操作?！白詣?dòng)更正”則只能對(duì)設(shè)置之后的文本生效，之前撰寫的文稿中的字符是無(wú)法自動(dòng)更正的。這時(shí)我們可以借助VBA腳本進(jìn)行批量替換。

依次點(diǎn)擊“文件→選項(xiàng)→自定義功能區(qū)”，勾選右側(cè)窗格中的“開發(fā)工具”。再切換到“信任中心”，將“宏設(shè)置”設(shè)置為“啟用所有宏”。最后返回到Word窗口，按下“Alt+F11”快捷鍵打開設(shè)計(jì)窗口，依次點(diǎn)擊“插入→模塊”，輸入下列代碼（圖6）：

Sub批量替換（）

Set myRange=ActiveDocument.Content

myRange.Find.Execute FindText：="wifi"，Replace With：="Wi-Fi"，Replace：=wdReplaceAll

Set myRange=Active Document.Content

my Range.Find.Execute FindText：="winin10"，ReplaceWith：="Windows 10"，Replace：=wdReplaceAll

End Sub

代碼中的“FindText：”和“ReplaceWith：”分別指需要查找和替換的字符，大家可以根據(jù)自己的實(shí)際需要按此格式批量添加。

輸入完代碼后返回文檔編輯窗口，依次點(diǎn)擊“開發(fā)工具—宏”，在列表中選擇“批量替換”，再點(diǎn)擊右側(cè)的“運(yùn)行”按鈕，這樣文檔中的指定字符就會(huì)被全部替換（圖7）。