薛四新/清華大學(xué)檔案館

2016年4月，國(guó)家檔案局發(fā)布《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出“有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)”[1]要求，旨在引導(dǎo)各單位逐漸地將信息化環(huán)境下生成的原生電子文件，無(wú)需打印成紙質(zhì)僅以電子方式進(jìn)行歸檔和保管，促進(jìn)電子文件管理走向科學(xué)化。這不僅能夠降低電子環(huán)境下文件檔案管理的行政運(yùn)營(yíng)成本，而且能夠提升管理工作能力和效率，實(shí)現(xiàn)電子文件的電子化歸檔和電子檔案的系統(tǒng)化保管。中國(guó)石油、中國(guó)石化、天津軌道集團(tuán)、交通銀行、福建福清核電、江蘇核電、國(guó)泰君安等33家企業(yè)率先被國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)展改革委遴選為電子文件歸檔和電子檔案管理的第一批試點(diǎn)單位；截止到2019年4月，此33家企業(yè)全部通過(guò)了試點(diǎn)驗(yàn)收[2]。試點(diǎn)工作的開(kāi)展推動(dòng)了檔案領(lǐng)域信息化系統(tǒng)建設(shè)和現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)開(kāi)展，促進(jìn)了以“電子為主紙質(zhì)為輔”的檔案工作新業(yè)態(tài)的快速形成，標(biāo)志著我國(guó)電子文件和電子檔案單軌制工作進(jìn)入了快速發(fā)展的新軌道?？偨Y(jié)和分析這些試點(diǎn)工作的開(kāi)展，就會(huì)發(fā)現(xiàn)推行單軌制，要想達(dá)到電子文件電子化可信歸檔和電子檔案系統(tǒng)化安全管理的理想狀態(tài)，還有許多難關(guān)需要突破，重點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一是單軌制政策難以徹底執(zhí)行。各單位基于系統(tǒng)開(kāi)展管理工作時(shí)，依然會(huì)產(chǎn)生一些紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)雖然對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描處理，但仍然會(huì)同時(shí)將紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存。二是電子文件的檔案化處理缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。歸檔電子文件是否需要電子簽章、電子簽名，是否需要進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)和編號(hào)，歸檔電子文件是否需要進(jìn)行封裝以及如何封裝等，缺乏系統(tǒng)層面的電子檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量要求。三是電子檔案的質(zhì)量檢查不夠全面。目前主要進(jìn)行電子檔案四性檢測(cè)，但缺乏對(duì)電子檔案的查重處理、電子檔案存儲(chǔ)格式（如OFD、PDF）的標(biāo)準(zhǔn)符合性檢測(cè)。四是電子檔案的入庫(kù)處理和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不夠精細(xì)。電子檔案的“原件”“衍生件”“備份件”是否需要進(jìn)行分庫(kù)保存，如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保障電子檔案原件的憑證性還有待深入研究。五是電子文件在線歸檔系統(tǒng)的功能不夠全面、自動(dòng)化處理程度不夠強(qiáng)大。哪些業(yè)務(wù)可以由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行，哪些業(yè)務(wù)需要人工參與，自動(dòng)化處理過(guò)程中系統(tǒng)與檔案人員職責(zé)如何界定？這些問(wèn)題需要認(rèn)真思考。六是跨網(wǎng)絡(luò)、跨平臺(tái)的歸檔處理業(yè)務(wù)如何更方便、更安全地進(jìn)行？離線的檔案移交和數(shù)據(jù)交換如何確保電子檔案不丟失、不被篡改？解決這些問(wèn)題的關(guān)鍵在于分析電子文件可信歸檔和電子檔案安全保管的業(yè)務(wù)框架，細(xì)化每個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程及其具體的實(shí)施策略和方案，從系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)規(guī)則和技術(shù)實(shí)現(xiàn)等方面制定更為詳細(xì)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，引導(dǎo)和指導(dǎo)單軌制工作的有效開(kāi)展。

1 電子文件可信歸檔和電子檔案安全管理的業(yè)務(wù)框架

歸檔是文件轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程，是檔案機(jī)構(gòu)及其人員接管文件管理權(quán)限的起點(diǎn)。電子環(huán)境下，機(jī)構(gòu)各類電子文件是在各業(yè)務(wù)部門(mén)使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、企業(yè)資源管理系統(tǒng)（ERP）、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)或電子校務(wù)等各類前端的業(yè)務(wù)系統(tǒng)或終端電腦上形成。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)通常是以圍繞其職能活動(dòng)過(guò)程的“事項(xiàng)”形成各類數(shù)據(jù)、記錄和文件，并多以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)方式在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)[3]。早期建設(shè)的一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)基本都缺乏文件歸檔功能，由此在啟動(dòng)電子檔案單軌制工作時(shí)，首先需要對(duì)這些尚無(wú)歸檔功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，增加電子文件歸檔處理功能；同時(shí)，也需要對(duì)檔案人員正在使用的檔案管理信息系統(tǒng)的歸檔接收和登記入庫(kù)的功能進(jìn)行改進(jìn)，甚至需要重新開(kāi)發(fā)增加新功能。譬如，增加四性檢測(cè)功能、電子檔案的憑證性驗(yàn)證、電子檔案的封裝和格式轉(zhuǎn)換等功能。圖1梳理了基于系統(tǒng)開(kāi)展電子文件電子化可信歸檔和電子檔案系統(tǒng)化安全保管的關(guān)鍵業(yè)務(wù)。其中，文件捕獲整理和文件歸檔處置是生成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)具備的歸檔功能，歸檔文件質(zhì)量檢查、電子檔案入庫(kù)處理、檔案管理系統(tǒng)（通常包括檔案長(zhǎng)期保存、檔案管理和檔案利用三類系統(tǒng)）是電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備的必要功能。

圖1：基于系統(tǒng)的電子文件歸檔和電子檔案管理的業(yè)務(wù)框架

從圖1可以看出，單套制工作模式下，前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要新增電子文件的檔案化處理和電子化歸檔功能，后端的檔案管理系統(tǒng)需要增加電子檔案入庫(kù)前的質(zhì)量檢查、憑證性驗(yàn)證和入庫(kù)后的基于“分庫(kù)”思想的精細(xì)化管理功能。特別的，基于系統(tǒng)開(kāi)展電子文件歸檔和電子檔案管理需要一個(gè)安全可信的公共支撐環(huán)境，譬如需要實(shí)現(xiàn)電子簽章的CA認(rèn)證服務(wù)、需要有前后統(tǒng)一和管理連續(xù)的電子文件與電子檔案接口標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范。電子檔案來(lái)自于不同行業(yè)、不同種類的業(yè)務(wù)及其系統(tǒng)，有電子公文、電子會(huì)計(jì)檔案、產(chǎn)品數(shù)據(jù)檔案、工程基建圖紙與三維模型、信息化項(xiàng)目、錄音錄像等各種類型，即便是同一類型的檔案，也會(huì)由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)具有技術(shù)平臺(tái)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和技術(shù)方案的不同而具有異構(gòu)性和非標(biāo)準(zhǔn)性。由此，單套制歸檔業(yè)務(wù)中最基礎(chǔ)、最重要的任務(wù)就是確定業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件、記錄和數(shù)據(jù)的歸檔范圍、歸檔文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲方式與檔案化處理規(guī)范。不同種類文件的檔案化處理要求和方法也需要進(jìn)行個(gè)性化定義和程序化約定。目前，通過(guò)試點(diǎn)的33家單位，主要在電子公文、電子會(huì)計(jì)檔案和CAD文件電子化歸檔方面進(jìn)行了一些有益的探索和試驗(yàn)，建立了一定范圍內(nèi)電子文件單軌制管理的應(yīng)用系統(tǒng)，積累了一定的基礎(chǔ)和經(jīng)驗(yàn)，但依然還有很多難點(diǎn)和重點(diǎn)問(wèn)題需要進(jìn)行突破，特別是在電子文件的可信性、電子檔案的憑證性和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的精細(xì)化管理等方面，需要進(jìn)一步結(jié)合單軌制業(yè)務(wù)模式進(jìn)行深入探索和研究。

2 電子檔案單軌制管理的重點(diǎn)難點(diǎn)及其突破路徑

實(shí)行單套制管理，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的升級(jí)改造是不可避免的。就目前已經(jīng)通過(guò)驗(yàn)收的單軌制試點(diǎn)工作情況看，各單位基本上是對(duì)某個(gè)系統(tǒng)中形成的某個(gè)類型的電子文件實(shí)現(xiàn)電子化歸檔，其中共性的、重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題還需要進(jìn)一步提煉和總結(jié)，才能夠進(jìn)一步促進(jìn)單軌制業(yè)務(wù)的全面推進(jìn)。本文針對(duì)圖1中提出的單軌制業(yè)務(wù)框架，重點(diǎn)從可信生態(tài)環(huán)境的建設(shè)、電子文件電子化可信歸檔、電子檔案分庫(kù)管理三個(gè)方面闡述應(yīng)進(jìn)一步重點(diǎn)解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題。

2.1 可信生態(tài)環(huán)境的建設(shè)

云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能等新技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，推動(dòng)了各行各業(yè)信息化系統(tǒng)的普及與深化，電子文件廣泛生成但缺乏科學(xué)有效的管理，造成業(yè)務(wù)系統(tǒng)因滯留了大量的歷史文件而運(yùn)轉(zhuǎn)效率低，系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份的成本高，系統(tǒng)升級(jí)時(shí)造成數(shù)據(jù)丟失等系統(tǒng)隱患和數(shù)據(jù)失信等問(wèn)題[4]。這是當(dāng)前單軌制實(shí)施最大的障礙，解決這一問(wèn)題，需要重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行突破。

第一，建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度體系，促進(jìn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理文化的逐步建立和單軌制工作的有序開(kāi)展。機(jī)構(gòu)內(nèi)部任何一名員工都可能是電子文件的形成者，每位員工應(yīng)對(duì)其制作、使用和歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性負(fù)責(zé)，電子文件單軌制工作的順利開(kāi)展必須是全員參與和整體行動(dòng)[5]，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏漏都會(huì)造成潛在的風(fēng)險(xiǎn)與隱患。

第二，建立面向各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享使用的統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口和統(tǒng)一編碼服務(wù)系統(tǒng)，保障各類電子文件交換和共享使用時(shí)的一致性、便捷性和有效性。電子檔案管理工作是將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的各種類型的電子文件進(jìn)行逐步聚合并進(jìn)行系統(tǒng)化關(guān)聯(lián)管理的過(guò)程，這就需要每類電子文件在共享使用、數(shù)據(jù)交換，特別是歸檔時(shí)按照電子檔案管理的具體要求進(jìn)行規(guī)范化統(tǒng)一處理，需要對(duì)每一份電子文件賦予唯一標(biāo)識(shí)，以確定其來(lái)源與身份，因此應(yīng)從機(jī)構(gòu)全局設(shè)計(jì)和規(guī)定每類電子文件的編碼規(guī)則，就像為機(jī)構(gòu)內(nèi)部每個(gè)部門(mén)、每個(gè)人員、每個(gè)系統(tǒng)賦予唯一代碼一樣，機(jī)構(gòu)需要從全局角度規(guī)定每一類電子文件的編碼規(guī)則，確保每份電子文件形成時(shí)就具有唯一的編號(hào)，以及與每份電子文件相關(guān)的文件與附件能夠通過(guò)電子文件的編碼建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。

第三，建立面向各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)共享使用的數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、時(shí)間戳等公共服務(wù)設(shè)施與系統(tǒng)及其使用規(guī)范，保障電子文件和電子檔案的法律效力和原始憑證性。推行單軌制工作，不僅僅要在電子文件歸檔時(shí)使用電子簽章，更需在電子文件形成的關(guān)鍵業(yè)務(wù)如起草、審核、批復(fù)和發(fā)布等環(huán)節(jié)記錄其證據(jù)信息，保障關(guān)鍵過(guò)程的真實(shí)可信；同時(shí)，還應(yīng)在檔案接收、入庫(kù)、鑒定、處置和格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移等可能造成電子檔案被修改的關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)使用數(shù)字簽名和時(shí)間戳，保障電子檔案管理業(yè)務(wù)過(guò)程信息的可追溯性。

由此，各單位在推行電子文件單軌制時(shí)，不僅僅是局部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能改造，更重要的是機(jī)構(gòu)全局的電子文件管理文化和可信運(yùn)作體系的形成。

2.2 電子文件的可信歸檔

電子化可信歸檔是單軌制工作的關(guān)鍵業(yè)務(wù)，它涉及歸檔部門(mén)和檔案部門(mén)雙方的業(yè)務(wù)協(xié)同與信息交互、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的共同制定和一致遵從，以及電子文件管理對(duì)象與權(quán)限的轉(zhuǎn)移和交接?！耙绘I自動(dòng)歸檔”[6]和可信歸檔的實(shí)施是單軌制工作需要達(dá)到的理想效果，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，還需要重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行突破。

第一，建立歸檔移交的業(yè)務(wù)規(guī)范，開(kāi)發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化處理的系統(tǒng)功能，確定歸檔移交過(guò)程中相關(guān)責(zé)任者的職能和系統(tǒng)承擔(dān)的角色。電子文件歸檔不再像紙質(zhì)檔案一樣需要進(jìn)行組卷，而是以“件”為單位進(jìn)行歸檔，“組件”則成為歸檔系統(tǒng)必備的功能。它是以“事項(xiàng)”為單位將事項(xiàng)辦理過(guò)程中的主文件、附件及相關(guān)依據(jù)性文件進(jìn)行歸類、排序和編號(hào)，形成符合電子檔案管理要求“歸檔件”，這個(gè)過(guò)程需要檔案部門(mén)與文件形成部門(mén)（復(fù)雜的事項(xiàng)通常會(huì)涉及牽頭部門(mén)和多個(gè)參與部門(mén)）對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)中文件的形成規(guī)律和存在形態(tài)進(jìn)行詳細(xì)分析，明確歸檔責(zé)任部門(mén)、實(shí)施歸檔的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、歸檔范圍、歸檔計(jì)劃、歸檔電子文件的數(shù)據(jù)格式與有效性構(gòu)成要素、歸檔文件整理方法和歸檔實(shí)施的技術(shù)路線，確定歸檔移交的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并基于此開(kāi)發(fā)歸檔移交的系統(tǒng)功能?！皻w檔件”移交是歸檔部門(mén)與檔案部門(mén)之間的業(yè)務(wù)交互并通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，即歸檔部門(mén)需要給予業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起歸檔任務(wù)并發(fā)送消息給檔案部門(mén)及其使用的檔案系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)需要對(duì)“歸檔件”進(jìn)行質(zhì)量檢查、確定是否入庫(kù)、返回歸檔成功與失敗消息，并記錄歸檔過(guò)程信息。要想完全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化處理，則需要預(yù)先針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每類事項(xiàng)形成的每件電子文件進(jìn)行詳細(xì)分析，設(shè)計(jì)歸檔策略和歸檔業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，明確系統(tǒng)自動(dòng)化處理的功能與歸檔相關(guān)責(zé)任者之間的角色關(guān)系。因此，系統(tǒng)自動(dòng)化功能的實(shí)現(xiàn)是需要預(yù)先將責(zé)任者的職能及其業(yè)務(wù)規(guī)律和工作標(biāo)準(zhǔn)嵌入到系統(tǒng)中，由系統(tǒng)代替人工完成任務(wù)，這將會(huì)帶來(lái)電子環(huán)境下系統(tǒng)自動(dòng)化處理業(yè)務(wù)的電子簽名責(zé)任，以及文件和檔案人員角色變化等相關(guān)問(wèn)題[7]。

第二，建立電子檔案管理的技術(shù)規(guī)范，檢查歸檔電子文件的質(zhì)量，采用技術(shù)方法確保電子檔案歸檔過(guò)程的可信性。電子檔案的質(zhì)量要求和長(zhǎng)期保存方法決定了歸檔電子文件整理和移交的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、電子文件的組成要件、電子文件的存儲(chǔ)格式、歸檔時(shí)如何“組件”、是否需要進(jìn)行封裝等都是電子文件歸檔系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)前要確定的技術(shù)規(guī)范。目前多數(shù)檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的四性檢測(cè)功能是參照《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70-2018）進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要從電子文件信息包的規(guī)范性，電子文件的元數(shù)據(jù)、內(nèi)容信息及其關(guān)聯(lián)性等方面對(duì)其真實(shí)性、完整性、有效性和安全性進(jìn)行檢查，但是普遍缺乏對(duì)電子文件存儲(chǔ)格式的標(biāo)準(zhǔn)符合性進(jìn)行檢測(cè)，如歸檔的一份OFD文件是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件存儲(chǔ)與交換版式文檔》（GB/T 33190）中的相關(guān)規(guī)定和存檔保管的要求。一個(gè)符合GB/T 33190要求的OFD格式文件可以是包括元數(shù)據(jù)、文本和圖像3層結(jié)構(gòu)的電子文件，如果僅以圖像方式進(jìn)行歸檔形成的電子檔案，是無(wú)法支持全文檢索、文件內(nèi)容信息語(yǔ)義關(guān)聯(lián)和目錄索引等功能的。另外，電子文件歸檔過(guò)程中通常需要采用商用密碼算法對(duì)歸檔信息包、歸檔電子文件及其組件生成數(shù)字摘要等技術(shù)，以保障歸檔過(guò)程的可信性，更重要的是可以支持電子檔案“查重”功能的實(shí)現(xiàn)，并確保已歸檔的電子檔案信息包不再重復(fù)歸檔，已歸檔的多個(gè)部門(mén)共享使用的一份電子文件不再被重復(fù)歸檔。譬如，一份電子合同已由法務(wù)部歸檔，在會(huì)計(jì)憑證歸檔時(shí)該份電子合同就沒(méi)必要作為合同付款業(yè)務(wù)記賬憑證的附件再次歸檔，只需要建立記賬憑證與歸檔電子合同的關(guān)聯(lián)即可。系統(tǒng)“查重”功能的開(kāi)發(fā)不僅能解決各機(jī)構(gòu)內(nèi)部共享使用的電子文件重復(fù)歸檔問(wèn)題，而且能夠促進(jìn)機(jī)構(gòu)信息化規(guī)劃人員重新思考多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔業(yè)務(wù)的協(xié)同與集成，甚至?xí)|發(fā)機(jī)構(gòu)人員從全局角度研究如何優(yōu)化和重組機(jī)構(gòu)內(nèi)部的跨部門(mén)的信息化系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)，通過(guò)建立公共的電子文件服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的文件共享，增強(qiáng)電子文件的科學(xué)管理和有效利用。

2.3 電子檔案的分庫(kù)管理

基于分庫(kù)思想實(shí)現(xiàn)電子檔案的精細(xì)化管理，是許多試點(diǎn)單位按照檔案的歸檔件、長(zhǎng)期保存件、復(fù)制件或利用件等基本形態(tài)，以及檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)與基礎(chǔ)設(shè)施情況而采取的技術(shù)方案。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的精細(xì)化管理，還需要重點(diǎn)從以下兩個(gè)方面進(jìn)行突破。

第一，依據(jù)電子文件歸檔和電子檔案管理的實(shí)際環(huán)境，科學(xué)設(shè)計(jì)和合理規(guī)劃?rùn)n案數(shù)據(jù)庫(kù)，支持電子文件可信歸檔和電子檔案的長(zhǎng)期保存與有效利用。如圖1所示，一個(gè)支持精細(xì)化檔案業(yè)務(wù)管理的信息系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，通常會(huì)設(shè)計(jì)歸檔文件庫(kù)、檔案長(zhǎng)期保存庫(kù)、檔案管理庫(kù)、檔案利用庫(kù)、憑證庫(kù)和備份庫(kù)等。其中，歸檔文件庫(kù)是臨時(shí)的，當(dāng)歸檔文件通過(guò)質(zhì)量檢查入庫(kù)后轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，歸檔文件就可以刪除；檔案長(zhǎng)期保存庫(kù)用來(lái)保存原生電子文件及其歸檔時(shí)按照電子檔案保管要求而形成的電子檔案的“原件”，維護(hù)電子檔案的原始憑證性，通常以物理隔離（如刻錄成光盤(pán)、存儲(chǔ)在單獨(dú)的服務(wù)器）方式進(jìn)行專門(mén)保管，有條件的單位可以考慮建立專門(mén)的電子檔案庫(kù)房與長(zhǎng)期保存系統(tǒng)；檔案管理庫(kù)支持檔案人員利用檔案管理信息系統(tǒng)開(kāi)展檔案的歸檔接收、質(zhì)量檢查、入庫(kù)處理、鑒定處置、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移、統(tǒng)計(jì)檢索、公開(kāi)發(fā)布和出庫(kù)移交等業(yè)務(wù)，其存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)包括檔案目錄、檔案復(fù)制件和檔案業(yè)務(wù)過(guò)程記錄，用于支持檔案管理業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)與審計(jì)，以及檔案工作的統(tǒng)計(jì)分析與輔助決策；檔案利用庫(kù)是檔案機(jī)構(gòu)面向用戶提供開(kāi)放檔案的查詢、檢索和瀏覽的數(shù)據(jù)庫(kù)，或者針對(duì)特定或?qū)ｉT(mén)的檔案利用者而臨時(shí)生成的個(gè)性化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用庫(kù)中的檔案是檔案管理庫(kù)的子集。具體實(shí)施時(shí)，檔案利用庫(kù)與檔案管理庫(kù)可以是邏輯權(quán)限上的區(qū)分，也可以是物理上的單獨(dú)存儲(chǔ)，這與檔案部門(mén)開(kāi)展利用服務(wù)的業(yè)務(wù)范圍和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及其安全要求有密切關(guān)系；憑證庫(kù)是用于支撐電子檔案可信管理而設(shè)計(jì)的，專門(mén)用于記錄電子檔案的憑證信息并支持電子檔案憑證性驗(yàn)證，是獨(dú)立于檔案的長(zhǎng)期保存庫(kù)、管理庫(kù)和利用庫(kù)的數(shù)據(jù)庫(kù)；備份是為應(yīng)對(duì)突發(fā)事件而由系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)人員開(kāi)展的一項(xiàng)日常業(yè)務(wù)，所形成的備份庫(kù)內(nèi)容主要包括檔案系統(tǒng)程序、前述各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)運(yùn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等。

第二，制定電子檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理和運(yùn)行維護(hù)方案，處理好多個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)間的數(shù)據(jù)同步問(wèn)題，保障多個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中同一份電子檔案在內(nèi)容信息上的一致性。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案系統(tǒng)正常運(yùn)行和檔案業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的基礎(chǔ)支撐，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中各類檔案的分類、組織、關(guān)聯(lián)、存儲(chǔ)格式與存儲(chǔ)空間等都需要有明確的技術(shù)實(shí)施方案，歸檔文件在通過(guò)質(zhì)量檢查后，入庫(kù)時(shí)應(yīng)依據(jù)長(zhǎng)期保存庫(kù)、檔案管理庫(kù)的要求分別進(jìn)行處理，長(zhǎng)期保存庫(kù)中的電子檔案通常以檔案信息包的形式進(jìn)行整體性的保管，以維持檔案入庫(kù)時(shí)的“原貌”，因此電子文件的元數(shù)據(jù)、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)等通常以格式化文件的形式進(jìn)行統(tǒng)一封裝，譬如文檔類文件三層結(jié)構(gòu)的OFD或PDF就是其中一個(gè)典例，也就是說(shuō)長(zhǎng)期保存庫(kù)中存儲(chǔ)的電子檔案應(yīng)為歸檔入庫(kù)的“原始件”；對(duì)于檔案管理庫(kù)，在檔案管理系統(tǒng)接收歸檔文件入庫(kù)時(shí)，通常需要對(duì)歸檔文件信息包進(jìn)行拆分，形成電子檔案元數(shù)據(jù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)方式進(jìn)行管理，以方便檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)，檔案管理庫(kù)中的電子檔案通常采取降低分辨率、增加水印、加蓋電子簽名等技術(shù)，保障網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下檔案系統(tǒng)的高效、安全和可靠運(yùn)行，但是需要保障電子檔案的元數(shù)據(jù)和內(nèi)容信息在多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中是一致的，因此多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的檔案信息的一致性是數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)需要解決的又一重點(diǎn)問(wèn)題。

3 結(jié)語(yǔ)

電子化單軌制是實(shí)現(xiàn)電子文件科學(xué)管理的主要途徑，是檔案機(jī)構(gòu)未來(lái)開(kāi)展現(xiàn)代檔案管理工作的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)。由于各單位的信息化程度、水平和實(shí)施范圍參差不齊，同一單位的不同系統(tǒng)中形成的電子文件，在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)格式等方面也不完全相同，因此在實(shí)施電子化歸檔時(shí)，需要針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的每類電子文件進(jìn)行個(gè)性化的分析，并設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)特定的歸檔處理功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)每類現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行功能升級(jí)和改造，這其中最重要的還是需要 檔案部門(mén)制定電子文件歸檔和電子檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如此才能從系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的微觀層面推動(dòng)單軌制業(yè)務(wù)的科學(xué)開(kāi)展和規(guī)范實(shí)施。