種茵

[摘 要] 文章分析了科研項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀與存在問題，并針對(duì)意識(shí)層面、管理制度等方面提出對(duì)策與建議，進(jìn)而不斷完善科研檔案管理，促使檔案資料最大限度地支持科研工作，提高科研項(xiàng)目管理效率，旨在為相關(guān)工作人員提供一定的幫助與參考。

[關(guān)鍵詞] 科技檔案 科研項(xiàng)目 科研項(xiàng)目管理

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在科研項(xiàng)目管理工作中，通過合理融入科技檔案管理理念，不僅能夠提升科研項(xiàng)目的整體管理效率，而且可以顯著減輕項(xiàng)目管理人員的工作壓力，提高科研項(xiàng)目管理質(zhì)量。結(jié)合當(dāng)前階段科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀得知，在項(xiàng)目管理工作之中，仍然存在較多問題，為了進(jìn)一步提升科研項(xiàng)目管理水平，筆者深入分析科技檔案融入科研項(xiàng)目管理中的有效途徑。

一、科研項(xiàng)目管理與科研檔案之間的關(guān)系

第一，科研項(xiàng)目管理和科技檔案之間存在密切聯(lián)系?？萍紮n案管理活動(dòng)，需要收集科技檔案，經(jīng)過認(rèn)真整理與保管后，為后續(xù)的各項(xiàng)活動(dòng)提供重要支持?？萍紮n案是科研項(xiàng)目管理中的核心組成部分?？蒲许?xiàng)目管理與科技檔案之間聯(lián)系密切，并不是獨(dú)立存在的，通過將科技檔案融入科研項(xiàng)目管理之中，加強(qiáng)融合管理，能夠明顯提高科研項(xiàng)目管理質(zhì)量[1]。

第二，科技檔案與科研項(xiàng)目管理之間是相輔相成的。在科研項(xiàng)目管理工作之中，通過融入科技檔案，能夠保證科研項(xiàng)目進(jìn)度策劃與資金策劃更加合理，確?？蒲许?xiàng)目管理更加科學(xué)，可以顯著提升科研文檔生成速度?？蒲许?xiàng)目管理要對(duì)科技檔案實(shí)施模塊化管控，提升科研項(xiàng)目管理效果，確保生成的科技檔案滿足有關(guān)要求。

第三，科技檔案的有效融入，能夠合理控制科研項(xiàng)目進(jìn)度。要想提升科研項(xiàng)目進(jìn)度控制水平，要產(chǎn)生相應(yīng)的文件檔案，在科技檔案的幫助下，確?？蒲许?xiàng)目進(jìn)度得到有效管控。同時(shí)，在科技檔案中，存在較多薄弱環(huán)節(jié)，通過科學(xué)控制科研項(xiàng)目進(jìn)度，能夠保證科技檔案錯(cuò)誤內(nèi)容及時(shí)修正，提升科技檔案質(zhì)量[2]。

二、科技檔案的融入途徑

（一）提升科研檔案融入意識(shí)

為了保證科技檔案更好地融入科研項(xiàng)目管理之中，相關(guān)人員要不斷提高自身的科技檔案融入意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到科技檔案融入的重要性。對(duì)于科研項(xiàng)目管理人員來講，由于自身受到傳統(tǒng)理念影響較大，認(rèn)為檔案管理和科研項(xiàng)目管理之間無任何聯(lián)系，經(jīng)常出現(xiàn)檔案處理不及時(shí)現(xiàn)象，影響科研項(xiàng)目的整體管理效果。因此，科研項(xiàng)目管理人員要不斷提高自身的科技檔案融入意識(shí)，打破行政限制，妥善處理科技檔案和科研項(xiàng)目管理間的矛盾。

對(duì)于科研項(xiàng)目管理人員來講，要全面認(rèn)識(shí)到自身工作重要性，并明確自身工作職責(zé)與任務(wù)，不斷強(qiáng)化自身的科技檔案融入意識(shí)，確?？蒲许?xiàng)目管理工作的有序進(jìn)行。同時(shí)，科技檔案的完美融入，要求科研項(xiàng)目管理部門全面接納，了解科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀，合理融入科技檔案，在提升科研項(xiàng)目管理水平的同時(shí)，充分發(fā)揮科研項(xiàng)目管理的主觀能動(dòng)性。

（二）合理運(yùn)用信息技術(shù)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到科技檔案管理中，能夠保證科技檔案文檔形式更加完整，確?？萍紮n案管理中的難題得到更好地解決。例如，在科技文件編碼過程中，若仍然采用傳統(tǒng)的編碼方法，特別容易出現(xiàn)重復(fù)，通過運(yùn)用信息技術(shù)，在文檔管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置編碼規(guī)則，系統(tǒng)可以結(jié)合科技檔案類型進(jìn)行有效編碼[3]。

此外，在科技檔案管理系統(tǒng)之中，運(yùn)用信息技術(shù)，構(gòu)建多個(gè)模板庫，系統(tǒng)能夠自動(dòng)更新，為科研項(xiàng)目管理人員提供諸多便利，科研項(xiàng)目管理人員進(jìn)入系統(tǒng)后，通過選擇相應(yīng)的模板庫，輸入準(zhǔn)確信息后，系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)模板，顯著提高科研項(xiàng)目管理的規(guī)范性與合理性。將先進(jìn)的信息技術(shù)融入科技檔案中，能夠提升科研項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，減少錯(cuò)誤檔案數(shù)據(jù)的出現(xiàn)。

（三）優(yōu)化科研項(xiàng)目管理程序

結(jié)合科研項(xiàng)目管理的特點(diǎn)得知，項(xiàng)目的核心流程是催生各項(xiàng)文件，科研項(xiàng)目管理通常是結(jié)合項(xiàng)目具體進(jìn)展，有針對(duì)性地進(jìn)行管理。將科技檔案融入科研項(xiàng)目管理工作之中，主要是將檔案管理工作和科研項(xiàng)目管理有效結(jié)合，在提高科技檔案文檔準(zhǔn)確性的同時(shí)，滿足科研項(xiàng)目管理工作需求。

將科技檔案合理融入科技項(xiàng)目管理工作之中，可以顯著提高科技檔案管理水平，防止出現(xiàn)檔案遺漏現(xiàn)象。對(duì)于科技檔案管理人員來講，可以結(jié)合科研項(xiàng)目管理開展情況，總結(jié)相應(yīng)的文件文檔，找到科研項(xiàng)目管理中存在的不足與缺陷，并及時(shí)提出，為科研項(xiàng)目管理工作提供有利條件，確?？蒲许?xiàng)目管理程序得到更好優(yōu)化。

科技檔案的全過程融入，能夠幫助檔案管理人員進(jìn)一步明確自身工作職責(zé)，科技檔案管理人員更好地了解項(xiàng)目管理現(xiàn)狀，并對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)程過程中所形成的文件，進(jìn)行準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)與登記，提升各項(xiàng)文件資料的準(zhǔn)確性與合理性，保證科技檔案管理工作能夠順利開展[4]。

（四）明確檔案管理要求

科技檔案的形成，主要產(chǎn)生于源頭，在科技檔案管理工作之中，由于存在諸多信息，會(huì)對(duì)最終的檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。因此，有關(guān)部門要加大對(duì)科技檔案管理工作的監(jiān)督管理力度，明確檔案管理要求，找到科技檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象產(chǎn)生原因，并及時(shí)處理，確保科技檔案能夠更好地融入到科研項(xiàng)目管理工作之中。

另外，為了確?？萍紮n案更好地融入到科研項(xiàng)目管理工作當(dāng)中，進(jìn)一步提升科研項(xiàng)目管理質(zhì)量，要求科技檔案管理人員不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，明確科技檔案管理業(yè)務(wù)要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的科技檔案管理知識(shí)，具體可從以下幾個(gè)層面入手：

第一，了解科研項(xiàng)目管理流程，并根據(jù)科研項(xiàng)目管理工作特點(diǎn)，合理開展檔案管理工作，有效彌補(bǔ)科技檔案管理工作中存在的不足。

第二，了解科研項(xiàng)目常識(shí)，根據(jù)科研項(xiàng)目管理工作開展情況，優(yōu)化科技檔案管理流程。

第三，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)采購知識(shí)。根據(jù)科研項(xiàng)目管理工作的特點(diǎn)得知，為了滿足試驗(yàn)需求，要定期采購有關(guān)設(shè)備與材料，并妥善管理各項(xiàng)采購文件。因此，科技檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)采購知識(shí)，如果采取招標(biāo)采購模式，檔案管理人員要運(yùn)用自身所學(xué)的招標(biāo)知識(shí)，準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案資料[5]。在采購特種設(shè)備的過程中，檔案管理人員要明確需要收集哪些資料數(shù)據(jù)。針對(duì)非標(biāo)設(shè)備，要合理保留其質(zhì)量證明文件。

科研項(xiàng)目管理的核心目標(biāo)是針對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)施制度化與規(guī)范化管理，確?？蒲杏?jì)劃能夠順利完成。因此，科研項(xiàng)目管理人員要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)既有的科研項(xiàng)目檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，找到科研項(xiàng)目實(shí)施過程中存在的問題，及時(shí)改進(jìn)，在滿足檔案管理工作需求的同時(shí)，不斷強(qiáng)化科研項(xiàng)目管理質(zhì)量。

（五）改進(jìn)科研檔案薄弱點(diǎn)

在科研項(xiàng)目管理工作之中，部分環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件較為重要，部分環(huán)節(jié)所產(chǎn)生為文件不是特別重要，為了保證科技檔案能夠更好地融入到科研項(xiàng)目管理工作之中，要求管理人員要找到科技檔案管理的薄弱點(diǎn)，并及時(shí)改進(jìn)，明確科研項(xiàng)目各個(gè)節(jié)點(diǎn)的歸檔時(shí)間，并根據(jù)科研項(xiàng)目管理工作特點(diǎn)，合理控制科技檔案流向[6]。

對(duì)于科研檔案管理人員來說，要主動(dòng)配合科研人員工作，并加強(qiáng)檔案文件跟蹤與記錄，加大監(jiān)督力度，結(jié)合科研項(xiàng)目管理中的薄弱點(diǎn)，加強(qiáng)指導(dǎo)，不斷提升科研檔案管理效率。將科技檔案融入到科研項(xiàng)目管理工作當(dāng)中，能夠原有的文件和檔案相互分離狀態(tài)完全打破，針對(duì)科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行全過程管理，減少薄弱點(diǎn)，不僅提升科研項(xiàng)目管理水平，而且可以推動(dòng)科研項(xiàng)目的有序建設(shè)，確保科研檔案管理質(zhì)量與效率得到全面提升。

三、結(jié)語

綜上所述，通過對(duì)科技檔案融入科研項(xiàng)目管理的有效途徑進(jìn)行全面分析，提升科研檔案融入意識(shí)、合理運(yùn)用信息技術(shù)、優(yōu)化科研項(xiàng)目管理程序、明確檔案管理要求、改進(jìn)科研檔案薄弱點(diǎn)等，可以顯著提高科研項(xiàng)目管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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