黃櫻 肖玉明

【摘要】本文從公立醫(yī)院編外人員管理的現(xiàn)狀，分析人事檔案管理過(guò)程中存在的困難和問(wèn)題，主要是認(rèn)識(shí)不到位、制度不完善、管理不規(guī)范，針對(duì)這些問(wèn)題提出初步的完善措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;人事檔案;對(duì)策

近年來(lái)，隨著就醫(yī)人數(shù)的增長(zhǎng)，公立醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，用人需求量不斷增加，人力資源嚴(yán)重不足，為保證醫(yī)療工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不少醫(yī)院采取聘用編外人員的方式解決這一需求矛盾，目前，編外人員逐漸成為醫(yī)院發(fā)展不可或缺的一部分，并且所占的比例逐年上升。無(wú)論編內(nèi)正式職工還是編外合同職工，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展都起到重要作用，具有相同的價(jià)值。如何有針對(duì)性地對(duì)編外人員人事檔案進(jìn)行規(guī)范管理，探索相應(yīng)改進(jìn)措施，以期建立“以為人本”的和諧勞動(dòng)關(guān)系，更好地開(kāi)發(fā)和利用醫(yī)院人才資源，顯得尤為重要。

一、我院編外人員現(xiàn)狀

我院當(dāng)前主要從事醫(yī)療、科研、教育、衛(wèi)生保健、基層衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)以及康復(fù)護(hù)理等領(lǐng)域的工作，是市內(nèi)衛(wèi)生醫(yī)療精神治療機(jī)構(gòu)，屬于典型的三甲精神專(zhuān)科類(lèi)治療單位，實(shí)際開(kāi)放病床數(shù)680張，現(xiàn)有編制數(shù)240個(gè)，近5年平均在編人數(shù)237人，幾乎滿(mǎn)編，為了完成巨大的工作量，緩解百姓“看病難”的問(wèn)題，近年來(lái)，我院開(kāi)始有計(jì)劃地大批招聘編外人員。

（一）近三年編外人員所占比例居高不下。2016年總?cè)藬?shù)418，編外188，占全院總?cè)藬?shù)44.98%;2017年總?cè)藬?shù)426，編外195，占全院總?cè)藬?shù)45.77%;2018年總?cè)藬?shù)406，編外188，占全院總?cè)藬?shù)46.30%;截至2019年10月31日，2019年總?cè)藬?shù)428，編外202，由2009年占總職工數(shù)的9%上升到現(xiàn)在的47.19%。

（二）編外人員流動(dòng)性大。隨著公立醫(yī)院人事制度改革不斷推進(jìn)，多層次醫(yī)療服務(wù)格局逐漸形成，編外醫(yī)護(hù)人員跳槽和獨(dú)立執(zhí)業(yè)日益增多，醫(yī)院對(duì)編外人員在人力資源管理上比較靈活，大部分編外人員的學(xué)歷和職稱(chēng)普遍較低，專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面又缺乏系統(tǒng)培養(yǎng)計(jì)劃，制約了他們業(yè)務(wù)水平的銜接和提高，因而待遇方面不能完全實(shí)現(xiàn)同工同酬，這很大程度上影響了編外人員的工作積極性和奉獻(xiàn)精神，對(duì)醫(yī)院歸屬感不強(qiáng)。近3年來(lái)，我院有33位編外人員辭職，編外隊(duì)伍不穩(wěn)定。

二、編外人員人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。1.醫(yī)院相關(guān)部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)片面。部分在職人員認(rèn)為，檔案管理工作主要從事事務(wù)類(lèi)服務(wù)工作，對(duì)于醫(yī)院的整體而言作用不大，更不可能為醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)直接性經(jīng)濟(jì)收益，普遍存在重醫(yī)療工作而輕人事管理現(xiàn)象，并且對(duì)編外人員的發(fā)展重視程度不夠，這就導(dǎo)致編外人事檔案管理過(guò)于被動(dòng)，降低了服務(wù)質(zhì)量。2.編外群體在認(rèn)知層面并未看到人事檔案管理的價(jià)值。人事檔案管理是對(duì)醫(yī)院中日常工作情況的記錄和保存，其中既包括最基礎(chǔ)的人員性別、年齡、學(xué)歷等信息，又包括崗位思想學(xué)習(xí)、專(zhuān)業(yè)人員能力提升等方面的內(nèi)容，是醫(yī)院人員考核和崗位變動(dòng)的重要參考性依據(jù)。由于編外在職人員對(duì)個(gè)人人事檔案管理重視程度不夠，醫(yī)院在深入進(jìn)行人員培訓(xùn)時(shí)，很容易出現(xiàn)醫(yī)療工作服務(wù)結(jié)構(gòu)規(guī)劃不當(dāng)、在職教育信息記錄不夠全面等方面的問(wèn)題，后續(xù)進(jìn)行人事檔案管理內(nèi)容統(tǒng)籌分析時(shí)，極易出現(xiàn)檔案材料“斷檔”現(xiàn)象。

（二）人事檔案管理制度有待完善。2016年以前，對(duì)于醫(yī)院編外人員人事檔案管理的制度體系還不完整，且人事檔案管理主要是以《流動(dòng)性人員檔案管理暫行規(guī)定》為依據(jù)。依據(jù)其規(guī)定，醫(yī)院所有編外人員的人事檔案管理，均采取分散法進(jìn)行資源管理，而后續(xù)出臺(tái)的管理制度中，又進(jìn)一步細(xì)化了對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的要求，前后制度管理標(biāo)準(zhǔn)的沖突，會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理資料收集的難度加大。醫(yī)院對(duì)編外自主的聘用僅限于一定時(shí)期，而且他們的檔案存放在戶(hù)口所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，醫(yī)院僅僅建立個(gè)人專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案（學(xué)歷、執(zhí)業(yè)資格證、注冊(cè)資格等與崗位相符的材料），編外人員流入流出醫(yī)院，其入職、辭職、簽訂或者解除勞動(dòng)合同等人事檔案經(jīng)常因?yàn)闄n案材料移交制度不健全，出現(xiàn)不知道歸整交哪個(gè)部門(mén)等情況，檔案管理缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性。

（三）存在“人檔分離”的現(xiàn)象。1.醫(yī)院和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)職責(zé)分工不明確、工作不銜接導(dǎo)致“人檔分離”問(wèn)題日益突出。眾所周知，人事檔案資料整理的周期性，如人事檔案中考核檔案、繼續(xù)教育檔案、職稱(chēng)聘任檔案等材料一般在年底或下一年初才能產(chǎn)生，這就導(dǎo)致流出人員的這些檔案，醫(yī)院不能及時(shí)到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)及時(shí)更新。同時(shí)，醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案管理人員存在能力與崗位不相匹配的情況，進(jìn)而出現(xiàn)了工作效率低下、工作材料交接方面問(wèn)題諸多，以及人事檔案管理材料變更調(diào)節(jié)時(shí)內(nèi)容不全面等問(wèn)題，都會(huì)造成醫(yī)院人事檔案管理工作難以合理化開(kāi)展。2.在職人員與個(gè)人檔案相互分離的問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員能力考核造成了巨大的沖擊。醫(yī)院想要獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)性發(fā)展，人才是第一要素，制訂任人唯賢的用人決策是醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)。增強(qiáng)在職人員的認(rèn)識(shí)素養(yǎng)，是醫(yī)院人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)。醫(yī)院如需查閱編外人員的人事檔案，必須通過(guò)審批到其戶(hù)口所在地人才服務(wù)中心查閱，這就出現(xiàn)跨縣、跨區(qū)、跨省工作問(wèn)題。

（四）智能化技術(shù)難融合于人事檔案管理。做好醫(yī)院人事檔案管理工作，應(yīng)從提升人事檔案管理的操作技術(shù)層面尋求不斷更新的渠道。但從國(guó)內(nèi)醫(yī)院實(shí)踐的基本情況而言，大部分醫(yī)院依舊采用人工為主的人事檔案管理方式。雖然其方式能夠最大限度確保檔案資料的第一手掌握，但其中存在的人事檔案管理效率低、工作規(guī)范性不夠等問(wèn)題，也會(huì)造成醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作長(zhǎng)期性、大規(guī)模滯留，不利于醫(yī)院內(nèi)人事檔案管理工作的推進(jìn)。

三、醫(yī)院編外人員人事檔案管理環(huán)節(jié)優(yōu)化方式

（一）加強(qiáng)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。廣泛宣傳相關(guān)政策和法律法規(guī)，糾正醫(yī)院相關(guān)部門(mén)、非在編人員對(duì)人事檔案管理的認(rèn)知偏差。逐步提升在職人員的檔案管理能力，并通過(guò)人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)管理水平以及職業(yè)道德修養(yǎng)等方面的優(yōu)化，創(chuàng)建新型高水準(zhǔn)的工作服務(wù)體系，這樣可以及時(shí)更新現(xiàn)有的人事工作檔案隊(duì)伍水平，創(chuàng)建與當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作相互適應(yīng)的檔案管理思路。

（二）進(jìn)一步完善人事檔案管理制度。在新形勢(shì)下，針對(duì)編外人員特點(diǎn)建立健全人事檔案管理制度，在工作中做到有章可循、有法可依。參照編制內(nèi)人員檔案管理要求，人事檔案管理工作人員要與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間齊心協(xié)力，逐步加強(qiáng)彼此之間的互動(dòng)與協(xié)作溝通，并在明確個(gè)人任務(wù)的基礎(chǔ)上實(shí)行檔案整理、歸類(lèi)、交接等工作，以系統(tǒng)化、規(guī)范式的人事檔案管理流程，進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部人事檔案資源的整合與管理，這是保障員工和醫(yī)院合法權(quán)利的重要環(huán)節(jié)。

（三）實(shí)現(xiàn)“人檔統(tǒng)一”的科學(xué)方法。人事檔案不是固定存放在戶(hù)口所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，而是隨著人員變動(dòng)不斷流動(dòng)到所屬醫(yī)院對(duì)應(yīng)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，人事檔案管理應(yīng)堅(jiān)持“一對(duì)一式”檔案管理。即，人事檔案管理因人員的工作職位變動(dòng)等產(chǎn)生改變，這樣方可規(guī)避人事檔案管理與人員能力之間不相適應(yīng)的問(wèn)題。這一點(diǎn)也是當(dāng)前人事檔案管理工作全面化推進(jìn)的主要管理措施，是人員檔案管理戰(zhàn)略得以科學(xué)性開(kāi)展的重要性條件，發(fā)揮編外人員人事檔案的真正價(jià)值。

（四）及時(shí)收集更新有價(jià)值的人事檔案。編外人員人事檔案是其職業(yè)生涯的重要參考憑據(jù)，因此，對(duì)檔案材料應(yīng)該做到應(yīng)收盡收，對(duì)于重要的有價(jià)值的人事資料如第二學(xué)歷、職稱(chēng)材料、考核考察材料及入職、辭職、簽訂或者解除勞動(dòng)合同等人事檔案應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行收集，并及時(shí)進(jìn)行維護(hù)與更新。

（五）創(chuàng)建傳統(tǒng)與新式檔案管理結(jié)構(gòu)。在信息化溝通渠道多元化的今天，編外人員的人事檔案管理手段更新已成為一種必然性發(fā)展態(tài)勢(shì)。在具體工作落實(shí)期間，我們應(yīng)結(jié)合檔案軟件管理的基本需求，做好檔案信息的整合與規(guī)劃，科學(xué)、系統(tǒng)地進(jìn)行人事檔案管理資源整理，并創(chuàng)建多方聯(lián)動(dòng)的人事檔案信息體系，不僅可以增加醫(yī)院內(nèi)部人事檔案查詢(xún)、檢索的工作效率，還能夠保障醫(yī)院人事檔案管理的完整性，為醫(yī)院人力資源管理提供科學(xué)依據(jù)。

隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入，基層醫(yī)院人員聘用體制逐步優(yōu)化，不僅為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了沖擊，更為能力較強(qiáng)的編外群體提供了充足的發(fā)展空間，我們要結(jié)合醫(yī)院自身的發(fā)展情況，形成新的認(rèn)知觀念，在綜合把握編外人員能力管理方面，尋求高水準(zhǔn)的人資檔案管理價(jià)值，帶動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。

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