石海英

【摘要】社區(qū)矯正人員檔案管理屬于社區(qū)矯正工作的關(guān)鍵一環(huán)，檔案真實(shí)客觀反映了社區(qū)服刑人員的基本資料和接受矯正的具體情況。準(zhǔn)確完善的社區(qū)矯正人員檔案不僅客觀記錄了社區(qū)服刑人員的學(xué)習(xí)、考核、教育等方面的記錄材料與文件，還能夠?yàn)樗痉ㄐ姓藛T帶來充分的工作依據(jù)，是社區(qū)服刑人員接受矯正的重要依據(jù)。本文結(jié)合筆者實(shí)際研究，探討了社區(qū)矯正人員檔案管理工作科學(xué)化水平提升策略。

【關(guān)鍵詞】社區(qū)矯正人員;檔案管理;對策

社區(qū)矯正人員檔案屬于社區(qū)矯正工作的真實(shí)反映，怎樣更加高效地開展好社區(qū)矯正人員檔案管理工作，對于社區(qū)矯正工作的有序推進(jìn)至關(guān)重要。在實(shí)際工作中，必須要嚴(yán)格遵循檔案管理工作涉及的相關(guān)規(guī)定，真正認(rèn)識到社區(qū)矯正人員檔案管理的重要意義，推進(jìn)檔案管理制度的構(gòu)建與完善，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)社區(qū)矯正人員檔案管理效率不斷提升。

一、社區(qū)矯正人員檔案的特征分析

（一）形成動(dòng)態(tài)性。所謂動(dòng)態(tài)性，是社區(qū)矯正人員檔案自身產(chǎn)生與形成時(shí)表現(xiàn)出的動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)，一般來說，反映在社區(qū)矯正人員檔案的具體類型和實(shí)際內(nèi)容兩個(gè)層面。社區(qū)矯正人員檔案正式立卷之后，矯正對象持續(xù)接受思想教育與各種行為改造活動(dòng)，其自身思想和行為也處于轉(zhuǎn)變之中，產(chǎn)生的文字材料日益增多，基層司法所管理人員每周都會(huì)對社區(qū)矯正人員實(shí)施考核，其行為、思想等情況會(huì)形成相應(yīng)的檔案材料。所以在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)開展好對新檔案材料的收集工作，確保社區(qū)矯正人員檔案的完善。

（二）格式規(guī)范性?！渡鐓^(qū)矯正執(zhí)法文書格式》是組織推進(jìn)社區(qū)矯正工作，進(jìn)行社區(qū)矯正人員檔案收集整理過程中必須要嚴(yán)格遵循的格式規(guī)范，也是確保社區(qū)矯正工作能夠科學(xué)有效開展的重要保障?！渡鐓^(qū)矯正執(zhí)法文書格式》基于司法機(jī)關(guān)社區(qū)矯正執(zhí)法工作的實(shí)際需求，充分考慮社區(qū)矯正人員的具體情況，定義了20種社區(qū)矯正文書的類型，清楚規(guī)定文書內(nèi)容必須要力求簡潔，格式規(guī)范統(tǒng)一，不但要準(zhǔn)確反映問題與事實(shí)，還要求在后期利用時(shí)具有較大的便攜性。如此一來，將這些文書材料轉(zhuǎn)化為社區(qū)矯正人員檔案后，才可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理。

（三）內(nèi)容保密性。社區(qū)矯正人員檔案中非常完整和規(guī)范地記錄了矯正人員的基本信息、犯罪事實(shí)、社會(huì)關(guān)系等，其中常常會(huì)包含很多隱私信息，應(yīng)避免出現(xiàn)泄露的情況，所以必須委派專人予以保管，同時(shí)社區(qū)矯正人員檔案保存地點(diǎn)需要和辦公區(qū)域隔離，建立完善檔案查閱和借閱制度，未經(jīng)允許禁止私自查閱或使用，防止社區(qū)矯正人員隱私泄露。在實(shí)際使用過程中，也應(yīng)當(dāng)注意控制好使用范圍，如果使用時(shí)無意擴(kuò)大了檔案信息范圍，必然會(huì)對社區(qū)矯正人員的個(gè)人隱私帶來損害。另外，對于檔案管理工作人員來說，禁止將檔案轉(zhuǎn)借他人，若檔案主體為未成年人，因?yàn)槠渌枷肷胁怀墒?，在社區(qū)矯正時(shí)必須要依靠引導(dǎo)和教育為主，實(shí)施有針對性的矯正措施，從而更好地保護(hù)其身份，其矯正檔案也需要專門的人員負(fù)責(zé)管理。

（四）管理專業(yè)性。社區(qū)矯正人員檔案是隨著社區(qū)矯正工作開展而逐漸形成的，可以說是對社區(qū)矯正工作進(jìn)行記錄的數(shù)據(jù)與信息，通常擁有相對固定的文件名與形成規(guī)律，按照統(tǒng)一的格式規(guī)范予以收集整理，從這幾方面即能夠了解到社區(qū)矯正人員檔案管理的專業(yè)性特征。在實(shí)踐管理的過程中，檔案管理工作人員必須要充分意識到社區(qū)矯正人員檔案管理的專業(yè)性，根據(jù)實(shí)際工作需要制定相應(yīng)的管理機(jī)制和管理流程，這也是科學(xué)高效開展社區(qū)矯正人員檔案管理工作的重要前提。

二、檔案管理工作科學(xué)化水平的提升對策

（一）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)保障。一方面，應(yīng)當(dāng)積極開展好檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)工作。社區(qū)矯正人員檔案管理和普通的人事檔案、會(huì)計(jì)檔案管理工作存在一定的差異，其承擔(dān)著更多的法律責(zé)任，自身所表現(xiàn)出的政策性與動(dòng)態(tài)性更為突出，因此對檔案管理人員的專業(yè)性提出了更高的要求。應(yīng)當(dāng)委派專門人員負(fù)責(zé)，真正確保檔案管理人員思想認(rèn)識到位、明確自身職責(zé)，定期組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步發(fā)揮出地方社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)職能，結(jié)合實(shí)際情況對檔案管理工作人員實(shí)施培訓(xùn)，進(jìn)而打造出一支專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案管理人員隊(duì)伍，從而更好地適應(yīng)現(xiàn)代社區(qū)矯正人員檔案管理的實(shí)際需要;另一方面，必須要強(qiáng)化資金保證，進(jìn)一步提高資金投入，確保社區(qū)矯正人員檔案管理工作能夠擁有更加齊全完善的軟硬件條件和各種現(xiàn)代化信息化技術(shù)裝備，創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，這是檔案管理工作高效開展的重要前提。

（二）建立完善檔案管理制度。首先，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持依法治檔的思想認(rèn)識，堅(jiān)持以規(guī)章制度為起點(diǎn)，強(qiáng)化社區(qū)矯正人員檔案管理制度的研究，在合理借鑒國外社區(qū)矯正人員檔案管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合地方具體情況，不斷探索設(shè)計(jì)出符合實(shí)際的檔案管理制度，確保社區(qū)矯正人員檔案管理活動(dòng)能夠嚴(yán)格按照制度規(guī)范來執(zhí)行。其次，應(yīng)當(dāng)加快推進(jìn)社區(qū)矯正人員檔案統(tǒng)一化、規(guī)范化管理機(jī)制的構(gòu)建，要結(jié)合執(zhí)行檔案、工作檔案以及處罰類檔案等各個(gè)類型的檔案差異，結(jié)合市、縣司法局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所對社區(qū)矯正人員管理工作的實(shí)際權(quán)限，結(jié)合各個(gè)類型的服刑人員在各個(gè)階段的刑罰執(zhí)行要求，建立完善有針對性的管理機(jī)制，確保各級機(jī)構(gòu)在開展社區(qū)矯正人員檔案管理過程中明確自身職責(zé)。

（三）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。盡快構(gòu)建社區(qū)矯正人員檔案規(guī)范化管理體系，對于形成的檔案文件材料要第一時(shí)間整理收集，保證信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性，同時(shí)需要把過去的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行掃描后存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)之內(nèi)，合理劃分其類型，實(shí)現(xiàn)分類管理，針對不同類型的檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，讓各類檔案之間可以相互聯(lián)系，使用者能夠更加快速準(zhǔn)確找到自己所需的文件。另外，還需要開展好對社區(qū)矯正人員檔案材料的原始真實(shí)性鑒別工作，社區(qū)矯正人員利用電話、互聯(lián)網(wǎng)等渠道所作的匯報(bào)、報(bào)告等形成的音視頻電子信息數(shù)據(jù)也應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間進(jìn)行采集并確保其妥善保管，針對社區(qū)矯正人員手機(jī)GPS定位監(jiān)控的數(shù)據(jù)信息也應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔，這些工作都需要一個(gè)更加規(guī)范化的管理體系，確保相關(guān)檔案材料不遺漏、不丟失，提升社區(qū)矯正人員檔案的準(zhǔn)確性與完善性，為開展好社區(qū)矯正工作提供充足的保障。

（四）積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。進(jìn)一步推進(jìn)社區(qū)矯正人員檔案管理信息化建設(shè)，盡快打造一個(gè)電子檔案管理平臺(tái)，讓其成為有效的執(zhí)法監(jiān)管系統(tǒng)，依靠信息技術(shù)的優(yōu)勢來促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，讓我們能夠把過去社區(qū)矯正人員的紙質(zhì)檔案信息錄入電子管理系統(tǒng)之內(nèi)，為社區(qū)矯正人員分別創(chuàng)設(shè)檔案文件庫并做好備份，避免電子數(shù)據(jù)的丟失或損壞。同時(shí)，還需要重視保密工作，避免社區(qū)矯正人員檔案資料泄露。需要認(rèn)識到的一點(diǎn)是，在錄入檔案信息數(shù)據(jù)前，需要對矯正人員的基本信息再三確認(rèn)，防止出現(xiàn)錯(cuò)漏，定期予以更新核實(shí)，避免后期查找利用過程中受到影響。最后應(yīng)當(dāng)根據(jù)社區(qū)矯正工作的開展情況第一時(shí)間對電子檔案庫予以更新，從而確保檔案管理活動(dòng)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語

總而言之，矯正人員檔案屬于社區(qū)矯正工作開展過程的重要記錄，其本質(zhì)屬于司法文件的一種，承擔(dān)著一定的法律效用，同時(shí)也影響到社區(qū)矯正服刑人員的合法權(quán)益，影響到司法公正以及法律的權(quán)威。所以必須要站在更高的層面來開展好社區(qū)矯正人員檔案管理工作，采取科學(xué)有效的對策，確保社區(qū)矯正人員檔案管理工作朝著更加科學(xué)化、規(guī)范化和高效化的方向發(fā)展。

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