尹登銀

【摘要】民政檔案管理工作在社會中發(fā)揮著越來越重要的作用。本文主要探討新時期開展民政檔案信息化建設(shè)工作的重要性、分析我國現(xiàn)階段民政檔案信息化管理與利用中存在的問題，并尋找相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】民政檔案;信息化;管理;利用

我國民政檔案管理工作的執(zhí)行部門主要是民政局，其主要職責(zé)是保障所在地區(qū)居民的基本生活權(quán)益，維護(hù)社會穩(wěn)定與發(fā)展。新時期社會形勢更加復(fù)雜，民政檔案管理工作同樣面臨著一系列的挑戰(zhàn)，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使人們的生活節(jié)奏不斷加快，同時對民政檔案獲取和處理的速度和準(zhǔn)確性也提出了更高的要求。為了保障民政部門工作職能的正常發(fā)揮，更好地服務(wù)于社會，民政檔案管理信息化建設(shè)工作勢在必行。民政檔案的信息化建設(shè)工作主要通過利用計算機(jī)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案進(jìn)行存儲，建立相應(yīng)的民政檔案數(shù)據(jù)庫，并對其進(jìn)行一定的整理、開發(fā)和利用。

一、新時期民政檔案信息化建設(shè)工作的重要性

（一）民政檔案信息化建設(shè)有利于提高工作效率。在互聯(lián)網(wǎng)尚未普及之前，民政檔案存儲媒介主要是紙質(zhì)工具，當(dāng)工作人員想要進(jìn)行信息檢索及處理操作時，必須要依靠手工操作，同時由于民政檔案數(shù)量眾多，想要對特定某一人的信息進(jìn)行查找，需要消耗大量的時間和精力。工作人員在對所需要的檔案進(jìn)行處理時還要經(jīng)過一系列復(fù)雜的程序和交接手續(xù)，這同樣會降低工作效率，檔案查詢和處理的難度使得現(xiàn)有資源的利用率下降，其應(yīng)有的服務(wù)功能同樣也會降低。在信息技術(shù)問世之后，我們可以通過建設(shè)信息化民政檔案管理平臺，將紙質(zhì)檔案以數(shù)字媒介進(jìn)行存儲，并建立具備檢索、處理等功能的數(shù)據(jù)庫，大大降低檔案查詢的難度，節(jié)約時間，提高工作人員的工作效率。

（二）民政檔案信息化建設(shè)有利于充分開發(fā)和利用現(xiàn)有資源。開展民政檔案信息化建設(shè)工作可以對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理歸類，實現(xiàn)現(xiàn)有資源的合理分配和科學(xué)使用，促使民政檔案管理工作實現(xiàn)信息化、數(shù)字化和規(guī)范化，提高對現(xiàn)有資源的利用率。通過利用信息技術(shù)建立標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，可以減少在檢索時由于數(shù)目過大而造成的無法找到所需檔案的情況，還可以避免存儲時發(fā)生的意外損壞。在信息化管理平臺中通過關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，可迅速找到所需要的全部內(nèi)容，工作人員根據(jù)需要進(jìn)行篩選，從而提高資源利用率。

二、新時期民政檔案信息化管理與利用問題

（一）民政檔案信息共享程度不夠。現(xiàn)階段，我國各地區(qū)民政局所存儲的個人檔案之間共享程度不夠高，處于同一省的民政部門之間可以實現(xiàn)資源共享，而異省之間的民政檔案則處于不透明狀態(tài)。以婚姻登記為例，登記者在相應(yīng)地區(qū)的民政局進(jìn)行登記結(jié)婚時，工作人員在系統(tǒng)中只能看到本省的信息，無法查詢在其他省的婚姻登記狀況，若登記者在其他省市處于已婚狀態(tài)而在本市系統(tǒng)卻無法查詢，登記者就可以實現(xiàn)跨省重婚，此時經(jīng)辦婚姻登記的工作人員就會存在風(fēng)險。由于民政檔案共享程度不夠，可能導(dǎo)致一些不法分子鉆空子，不僅會給經(jīng)辦工作人員帶來風(fēng)險，還會給普通民眾造成精神財產(chǎn)損失。

（二）管理部門對于民政檔案信息化建設(shè)重視程度不夠。通過對我國各地區(qū)民政部門信息化建設(shè)成果的調(diào)查分析，我們可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前還有許多管理人員沒有認(rèn)識到實行民政檔案信息化建設(shè)對于開展工作的重要性，許多單位的信息化建設(shè)僅僅是搞形式主義，雖然也有相應(yīng)的進(jìn)展，但其主要目的是為了應(yīng)對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的檢查，信息化管理平臺相應(yīng)的功能模塊還不夠完善。同時由于上級領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，工作人員在開展民政檔案信息化建設(shè)工作之時缺乏必要的支持和配合，進(jìn)而影響整體進(jìn)程。

（三）基礎(chǔ)設(shè)備配置不夠完備。民政檔案信息化管理和利用工作的開展需要與其相匹配的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，但在工作中由于上級領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠和經(jīng)費限制等原因，許多地區(qū)民政部門的基礎(chǔ)設(shè)施配置還不夠完善，數(shù)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足工作需求。對民政檔案進(jìn)行信息化管理與利用不僅需要依靠計算機(jī)、存儲器等硬件設(shè)備，還需要相應(yīng)的操作軟件、數(shù)據(jù)庫等軟件系統(tǒng)，為了實現(xiàn)各地區(qū)之間的傳輸和共享，必須要保證網(wǎng)絡(luò)連接。目前我國基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋，民政部門的計算機(jī)配置也基本可以做到全面覆蓋，因此民政檔案信息化管理和利用工作中基礎(chǔ)設(shè)備配置的重點是操作系統(tǒng)和相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，軟件設(shè)施的不足是制約信息化管理工作發(fā)展的一個重要原因。

（四）民政檔案信息化管理規(guī)范程度不夠。利用信息技術(shù)進(jìn)行民政檔案的管理和利用工作是一個全新的實踐，此前我們并沒有相關(guān)的管理經(jīng)驗，因此現(xiàn)階段在開展工作之時還存在著許多的問題，需要重點解決的就是管理規(guī)范化程度不夠問題。各地區(qū)在進(jìn)行民政檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)之時需要收集信息，但目前還沒有制定規(guī)范化的收集標(biāo)準(zhǔn)，因此工作人員所收集的資料和檔案可能存在內(nèi)容丟失或者格式不規(guī)范的問題。其次，民政部門對于信息化檔案的整理程序沒有通用的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員在查詢和操作過程中存在困難。同時信息化操作系統(tǒng)在調(diào)閱檔案時的審查程序缺少規(guī)范化，在外部人員訪問時有可能存在泄密風(fēng)險。

（五）工作人員素質(zhì)與能力不匹配。民政檔案信息化管理與利用工作的開展與傳統(tǒng)的檔案管理工作方式不同，工作人員不僅需要具備相應(yīng)的民政檔案管理經(jīng)驗，還需要對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行一定的了解，能夠正確使用現(xiàn)有的信息化操作系統(tǒng)。但通過對目前民政部門工作人員能力和素質(zhì)的調(diào)查結(jié)果看，能夠熟練操作信息化管理系統(tǒng)的人數(shù)比較少，絕大部分工作人員缺乏對計算機(jī)知識的了解和應(yīng)用，在操作時也往往會出現(xiàn)失誤，進(jìn)而影響工作效率。

三、新時期民政檔案信息化管理與利用措施

（一）完善現(xiàn)有民政檔案信息化管理系統(tǒng)。為了解決上述問題，民政部門的首要任務(wù)是完善現(xiàn)有的民政檔案信息化管理系統(tǒng)，提高資源共享的程度，建立相應(yīng)的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)。各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對民政檔案信息化建設(shè)的重視程度，加大資金投入，以完善各部門基礎(chǔ)設(shè)施配置，保證工作的正常開展。工作人員在進(jìn)行信息化資料庫數(shù)據(jù)收集工作時要嚴(yán)格遵守現(xiàn)有的法律法規(guī)，務(wù)必保證所收集內(nèi)容的準(zhǔn)確性。同時為了保證工作開展的規(guī)范化，相關(guān)部門應(yīng)加緊制定相應(yīng)的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各個部門的職責(zé)和任務(wù)，做到分工明確，同時對于借閱等流程也要進(jìn)行規(guī)范化，以減少檔案泄露的可能性。

（二）提供工作人員素質(zhì)與能力。工作人員的素質(zhì)和能力決定了民政檔案信息化管理和利用工作開展的有效性，現(xiàn)階段很大一部分工作人員對計算機(jī)技術(shù)的了解不夠，使得信息化管理系統(tǒng)的職能無法得到充分發(fā)揮。因此民政部門應(yīng)組織開展相應(yīng)的專業(yè)知識培訓(xùn)活動，提高工作人員的應(yīng)用能力和動手操作能力，提高其工作效率。

（三）建立相應(yīng)的安全保障體系。民政檔案信息化管理系統(tǒng)雖然脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲設(shè)備，但依然會不可避免地面臨一系列安全風(fēng)險，因此做好安全保障工作對于民政部門和廣大人民群眾是至關(guān)重要的。信息化管理系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險一方面來源于內(nèi)部工作人員的操作失誤，另一方面來源于外部病毒的攻擊。因此民政部門一方面應(yīng)聘請專業(yè)的計算機(jī)工作人員建立全面可靠的安全保障系統(tǒng)以減少被外部竊取機(jī)密的可能性，另一方面應(yīng)加強(qiáng)對內(nèi)部工作人員的管理，通過講座宣傳等形式提高其安全意識。

四、結(jié)語

利用信息技術(shù)開展民政檔案管理和利用可以大大提高工作效率，提高民政部門的服務(wù)水平。但現(xiàn)階段信息化管理與利用工作中依然存在一系列的問題需要解決，民政部門應(yīng)結(jié)合社會發(fā)展實際，不斷完善其信息化管理系統(tǒng)，提高員工的工作能力，加快實現(xiàn)資源共享。

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